Automação de processos: checklist com as 7 características essenciais que uma boa ferramenta precisa ter

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Qualquer ferramenta que proponha auxiliar no workflow da sua empresa e não tenha os requisitos mínimos, pode ir de solução a dor de cabeça em poucos dias. Saiba quais requisitos são esses e como fugir de encrencas na hora de escolher sua plataforma de automação de processos.

características de uma boa automação de processos

1. Tecnologia baseada em nuvem

Escolher um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho e automação de processos que não tenha sua base em nuvem é um passo para trás. É que os usuários devem poder fornecer informações e acessar dados e relatórios a partir de qualquer local e a qualquer momento. O software baseado em nuvem também evita grandes investimentos com atualizações.

2. Relatórios baseados em KPIs

KPI é a sigla para o termo em inglês “Key Performance Indicator”, que significa indicador-chave de desempenho. Cada setor da sua empresa possui KPIs relevantes para medir seu desempenho. Com a análise dos indicadores corretos, você passa a saber quais os processos são os mais fluidos e quais não funcionam tão bem e necessitam de mais atenção. É comum os relatórios da ferramenta de automação mostrarem onde estão os gargalos de cada fluxo, onde você deve incluir passos etc.

3. Notificações quando e onde você precisa delas

As pessoas vão esquecer e abandonar a plataforma que não lembrá-las de voltar. Um sistema efetivo e focado em automação de processos no fluxo de trabalho enviará notificações por e-mail ou até mesmo notificações de push em seu celular para alertá-lo sobre alguma mudança de status (ou a falta dela). Os usuários também devem ser capazes de personalizar o tipo de notificações que querem receber.

4. Fluxos paralelos

Todos os fluxos de trabalho são seqüenciais, mas alguns são especiais. Alguns passos podem acontecer ao mesmo tempo. Um reembolso de viagem, por exemplo, geralmente, precisa da aprovação de um gerente. Em vez de criar vários fluxos de trabalho diferentes – um para cada departamento, a automação de processos pode criar um único fluxo apenas, que vai depender do departamento que o solicitante escolher no formulário. Fique de olho: adicionar este tipo de complexidade deve ser fácil e não deve exigir um diploma em ciência da computação.

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5. Controle de acesso baseado em funções e cargos

Muitos fluxos de trabalho contêm informações confidenciais que não devem ser compartilhadas com todos no processo. Todo o sistema de automação deve permitir que você personalize o que cada usuário individual pode ver e editar. Outra coisa: fazer uma alteração rápida não deve quebrar o fluxo ou afetar solicitações no histórico.

6. Integração com outros serviços em nuvem

Os fluxos de trabalho não operam independentemente de outros processos. Documentos, relatórios de vendas, fluxos de caixa, calendários e detalhes de contato são elementos importantes que devem ser incluídos como parte do próprio fluxo de trabalho. Então, considere uma ferramenta que te dê recursos para gerenciar tudo isso internamente ou, ao menos, que seja integrada com serviços como o Google Agenda, Zendesk, Quickbooks etc. Lembre-se: o melhor dos mundos é ter o máximo de recursos nativos.

7. Uma automação de processos com preço justo

Por que você deveria investir um baita capital em um software que pode trazer problemas em vez de soluções? E se você quiser apenas automatizar um processo específico como o CRM? Vale a pena pagar pela ferramenta completa? Os melhores sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho possuem um trial, um período de testes. Ele é a sua porta de entrada para conhecer parte da ferramenta ou ela por completo em período limitado. Após isso, você adota um modelo mensal de pagamento, onde as taxas incluem todos os custos de funcionamento.

Ao analisar suas opções de automação de processos, tenha em mente essas 10 dicas. Elas te auxiliarão na escolha de um sistema que realmente mantenha seus fluxos de trabalho fáceis e livres de complicações.

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