Projetos, tarefas e as vantagens de gerenciá-los em uma plataforma integrada

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Pode reparar: seja para organizar as tarefas de rotina do departamento, planejar ou participar de projetos ou, ainda, executar uma etapa de um processo de negócio, todos nós precisamos de ferramentas.

Da agenda no papel, passando por Excel ou Microsoft Project até chegar em plataformas como o Trello, as ferramentas foram ganhando novas funcionalidades e trazendo mais facilidade para quem precisa delas.

O problema é que, mesmo com toda essa evolução tecnológica, as empresas ainda sofrem com um problema bem grave: a falta de integração entre as áreas.

Tarefas e Projetos no Bitrix24

Vamos usar um exemplo prático?

O pessoal de vendas acaba de fechar um negócio na sua ferramenta de CRM. O processo funcionou redondinho e todos os dados do cliente foram cadastrados na plataforma. Para passar o bastão, eles precisam informar a área de entrega. Geralmente isso acontece através de um e-mail – ou vários.

A área de entrega, por sua vez, tem que criar o projeto na ferramenta de gestão de projetos e, mais uma vez, cadastrar todos os dados do cliente, agora nessa ferramenta de projeto.

Chegou a hora do pós-venda (que geralmente tem acesso ao CRM) executar. Para fazer as comunicações com o cliente e alavancar outras oportunidades, ele precisa estar por dentro do status do projeto. Se você está acompanhando, sabe que mais informações redundantes serão cadastradas em outra plataforma.

Viu como é difícil?

Os efeitos da falta de integração no projeto

A falta de praticidade está longe de ser o pior problema de manter equipes e processos dispersos em vários aplicativos. Quem passa por isso vai identificar facilmente:

1 – Problemas de comunicação causados por informações incompletas, esquecimentos ou desatualização;

2 – Falta de agilidade ou imprecisão, pela dependência de outra área para ter acesso a informações importantes no processo;

3 – Dinheiro gasto desnecessariamente com versões pagas de plataformas que prometeram, mas que não podem entregar. Afinal, estarão sempre vulneráveis a fatores externos.

Vantagens em utilizar uma plataforma integrada como o Bitrix24

Ok, temos pontos importantes a serem corrigidos. Mas como uma plataforma como o Bitrix24 pode corrigir isso tudo? O segredo está em suas integrações nativas:

1 – As informações sobre mudanças e atualizações são compartilhadas de maneira muito mais rápida;

2 – Além do cronograma e das pastas de documentos do projeto, é possível estabelecer formas de comunicação muito mais amigáveis e eficientes que o e-mail. Estou falando da rede social e do chat exclusivo em cada grupo de trabalho ou projeto;

3 – Os relatórios são gerados online e podem ser compartilhados com os interessados em cada projeto;

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4 – Todas as permissões podem ser configuradas pra suportar os diversos papéis que estão envolvidos em cada projeto.

Além disso, o Bitrix24 permite construir fluxos automatizados que envolvem a criação de um projeto e tarefas, aprovações, comunicação e outras funcionalidades para suportar os mais variados processos de negócio.

Modestia à parte, a gente entende de projetos

Nós aqui, atendemos frequentemente casos de uso com gerenciamento de projetos e tarefas integrados a outras áreas e processos. São empresas de engenharia, desenvolvimento de software sob demanda, soluções de datacenter, consultorias etc.

Geralmente, nessas empresas a área comercial demanda um orçamento preliminar para uma área técnica que precisa desenvolvê-lo em tempo hábil para que a negociação prossiga. Os pontos críticos desse processo a serem melhorados são:

1 – A troca de informação entre as áreas (é preciso manter um padrão do envio e fluxo de informações e manter um histórico);

2 – O controle de prazos e SLA entre áreas;

3 – Acesso à informação de maneira rápida e precisa.

São muitos os casos em que esse tipo de integração se aplica. E você? Já pensou em como uma plataforma integrada como o Bitrix24 pode ajudar a melhorar o gerenciamento de tarefas e projetos na sua empresa? Compartilhe as suas ideias com a gente ou tire suas dúvidas aqui nos comentários 😉

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