Se o processo de fechar um contrato na sua empresa está dando mais dor de cabeça do que motivos para comemorar uma nova conquista, este artigo é para você.
Neste rápido guia, você vai entender as definições, regulamentações e benefícios envolvidos com a implementação da assinatura eletrônica nas empresas. Se você é um usuário Bitrix24 vai aprender, também, como nossos clientes estão acelerando seus processos de fechamento de vendas com a integração eSignature, da Br24.
Assinatura eletrônica x assinatura digital: qual a diferença?
Antes de tudo, é preciso conhecer quais são as maneiras de validar um documento por assinatura. Você já conhece a firma tradicional, onde alguém escreve o nome ou uma rubrica no papel.
Já a assinatura eletrônica refere-se a qualquer método de assinatura realizada por meio eletrônico e reúne vários métodos: reprodução da imagem da firma, login-senha, token, biometria, assinatura digital, etc.
No Brasil, a chegada da pandemia provocou um significativo avanço neste tema com a Lei 14.063/20, que organizou as assinaturas eletrônicas em:
- Assinatura eletrônica simples – que identifica os signatários
- Assinatura eletrônica avançada – que usa método de certificação, mas que não é emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
- Assinatura eletrônica qualificada – que usa certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada na ICP-Brasil.
Assim, a assinatura digital contempla as duas últimas modalidades porque são aquelas assinaturas eletrônicas que são protegidas e verificadas por certificação digital. Ela comprova a identidade na internet, por sistemas de criptografia, podendo ser reconhecida por um órgão do governo ou não.
Benefícios da assinatura eletrônica para as empresas
Apesar de integrar uma breve etapa da negociação, usar a assinatura eletrônica promove ganhos operacionais, financeiros e estratégicos para a empresa. Confira como:
- Agilidade – mais rapidez para distribuir o documento;
- Economia – a distribuição eletrônica evita gastos com impressão e logística – essencial durante a pandemia e para empresas com contratos internacionais;
- Segurança – o processo é protegido contra invasões e fraudes;
- Acesso facilitado à informação – com toda informação digital, fica mais recuperar histórico de dados e
- Melhoria nos processos – a digitalização do processo de assinatura pode facilitar a passagem de bastão entre os setores de venda, financeiro e atendimento ao cliente, otimizando a produtividade dos times.
Para otimizar, ainda mais, essas vantagens podem ser combinadas com a automação no processo de vendas. Saiba mais como fazer uma assinatura eletrônica pode melhorar a performance da empresa:
Tudo sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica
Como vimos, existem três métodos de assinatura eletrônica. De acordo com a Medida Provisória 2.200/2001-2, todas são reconhecidas por lei, desde que os signatários assim o reconheça. Portanto, a assinatura eletrônica tem validade jurídica.
No entanto, valer-se de uma assinatura avançada (a mais utilizada por empresas) ou qualificada (geralmente utilizada em processos governamentais) é o melhor método para evitar fraudes e alterações nos documentos após a assinatura. Isso porque elas são protegidas por criptografia e perdem a validade se houver alguma alteração.
Neste sentido, ao buscar por uma solução de assinatura digital para sua empresa, o recomendado é optar por serviços de assinatura, como a Clicksign, a D4Sign ou a DocuSign. Essas empresas se especializaram em criar soluções de tecnologia anti-fraude para ser integrado aos principais CRM’s do mercado.
Automatize a assinatura de documentos
Agora que você já entendeu o mínimo para começar a usar a assinatura eletrônica na sua empresa, vamos ao que interessa: como otimizar os processos no fechamento dos contratos.
Os usuários do Bitrix24 têm a opção de contratar a integração eSignature, que conecta os principais serviços de assinatura eletrônica ao Bitrix24 CRM. Depois de configurar a integração, é preciso definir as regras de automação. Nesta etapa, você pode definir automações para:
- enviar o documento automaticamente a todos os signatários, após o fechamento da venda;
- identificar e notificar a conclusão das assinaturas e
- após a assinatura, avançar a negociação no funil de vendas.
Além da agilidade na conclusão do fechamento do contrato, todos os departamentos envolvidos ficam alinhados, facilitando o acompanhamento da venda e início da prestação do serviço/produto negociado.
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