Como organizar sua empresa para o trabalho remoto em tempos de pandemia

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Classificado como uma pandemia, o Novo Coronavírus é o assunto mais discutido atualmente. E não é para menos, o vírus que teve origem na China e se espalhou pelo mundo está causando inquietação e muitas dúvidas.

Além dos procedimentos de cuidados pessoais que devem ser feitos, como higienizar as mãos com frequência, utilizar álcool gel, não tocar o rosto, evitar aglomerações, entre outras atitudes importantes, muitos países estão adotando a quarentena obrigatória para evitar que o vírus continue se propagando

No meio empresarial, quando pensamos na situação atual, a dúvida que vem à mente é: como as empresas farão para garantir a segurança de seus colaboradores? E de que maneira garantir isso fazendo com que as corporações sigam funcionando e continuem alcançando resultados sem prejudicar o negócio?

No post de hoje trazemos a resposta: trabalho remoto. Sim, é possível manter seus funcionários seguros e fazer com que continuem engajados e trabalhando normalmente, mesmo que longe do escritório.

Tenha seu Plano de Contingência

O plano de contingência é um planejamento preventivo e alternativo para auxiliar as empresas em casos onde determinado evento afeta as atividades normais da corporação. Infelizmente, apenas uma pequena porcentagem das empresas e instituições tem um plano de contingência eficaz e que garante a possibilidade de colaboração remota, onde o funcionário consegue trabalhar em casa.

Por isso, a maioria das organizações foi obrigada a buscar soluções e protocolos de última hora.

Pensando nisso, o Bitrix24 criou a campanha #StaySafe e liberou algumas funcionalidades para auxiliar as empresas que não tinham planos na plataforma e assim poder lidar com este cenário. Por exemplo, foi liberada a utilização de usuários ilimitados para contas free (antes o número limite era 12 por conta). 

Este tipo de liberação vai ajudar as empresas a terem um “plano B”, sem precisar mexer em orçamento e passar por liberação do setor financeiro. Para te ajudar, trouxemos algumas dicas para você adotar em sua corporação e criar o plano de contingência o mais rápido possível:

Ações urgentes e eficazes

Se você está situado em uma área que teve casos do Novo Coronavírus ou que tem probabilidade de ser afetada, a sugestão é que você comece imediatamente a planejar como a sua organização funcionará durante um possível período de quarentena temporária ou restrições de viagem.

Para isso, listamos ações que você pode fazer para se organizar melhor:

  1. Tem funcionários que podem trabalhar remotamente? Determine quem são eles e caso seja absolutamente necessário, faça sua realocação para exercer suas funções a partir de sua casa;
  2. Veja quais as ferramentas para colaboração remota serão mais necessárias para determinado funcionário ou departamento;
  3. Conceda a esses funcionários acessos que eles precisarão para exercer seu trabalho: logins, senhas e instruções para cada ferramenta de colaboração remota para facilitar o trabalho deles;
  4. Faça um guia para garantir que todos saibam como transitar do trabalho de escritório para o trabalho em casa. O ideal é que você dê dicas de organização e mostre que, mesmo remotamente, ele terá o suporte necessário para efetuar suas funções normalmente.
  5. Se a sua empresa utiliza Bitrix24, mostre aos seus colaboradores onde podem encontrar insumos importantes para realizar suas tarefas, como: onde ficam suas atribuições, como realizar reuniões virtuais por videoconferência, onde estão localizados o calendário da empresa, a base de conhecimentos, o bate-papo em grupo e o armazenamento on-line de documentos.

Com o intuito de ajudar você a utilizar a plataforma e facilitar o seu dia a dia, fizemos um Guia básico de onde encontrar as funcionalidades do Bitrix24. 

Para facilitar a comunicação com o líder

Antes de mais nada, uma empresa é feita de pessoas. Estas pessoas estão habituadas a processos padrões em seu dia a dia e, talvez, nem todos estejam preparados para trabalhar remotamente.

Como a prioridade é proteger a saúde de todos sem abrir mão do cumprimento do trabalho, é importante que o líder mostre confiança e ajude o colaborador a mudar o mindset que está acostumado em seu cotidiano, passando a segurança necessária para que o funcionário se sinta amparado e saiba que pode contar com seu líder mesmo que haja uma distância física temporária.

Em contrapartida, o coordenador também deve ficar seguro e confiar em seus liderados, e para isso, o Bitrix24 disponibiliza funções para manter os líderes informados em tempo real sobre o que está sendo feito. Ele tem acesso a funções como: 

  • Controle de horário de expediente: Você pode acompanhar a jornada do colaborador todos os dias;
  • Acompanhamento de tarefas: o colaborador pode dar play iniciando a tarefa e depois de finalizá-la você pode gerar um relatório de produtividade;
  • Bate-papo: você pode conversar com o colaborador por texto, vídeo ou voz e ainda acompanhar quando ele está on-line para fazer comunicados gerais por grupos ou no fluxo de atividades. 

Antes de mais nada, lembre-se que você deve confiar na sua equipe e criar uma atmosfera de colaboração, trabalho em equipe e sintonia entre as pessoas. Lembre-se de dar feedbacks e auxiliar o funcionário para que exerça o seu trabalho da melhor maneira possível, criando um ambiente saudável (mesmo que virtual). 

Facilidade para os colaboradores

Para muitos funcionários o home office é algo novo e pode ser muito desafiador. Para melhor organizar e facilitar a sua rotina, o Bitrix24 tem funcionalidades que vão auxiliar e servir como guia para as atividades, facilitando este processo de adaptação. Confira algumas delas:

  • Kanban com tarefas onde o líder pode colocar as atividades, prazos, orientações e briefings, e ainda inserir etapas de alteração e aprovação; 
  • Acesso ao calendário para marcar eventos importantes;
  • Possibilidade de fazer videoconferência;
  • Bate-papo com todos os membros do time de uma só vez;
  • Drive seguro para armazenar arquivos;
  • Fluxo de Atividades ou a Rede Social Interna do Bitrix24, que todos têm acesso ao que está acontecendo na empresa.

Lembre-se de manter contato constante com sua equipe, mas não faça ações que pareçam que você está fazendo cobranças desnecessárias por não confiar no que estão fazendo. Treine seu time para que tenham autonomia e mostre a eles que você tem confiança em seu trabalho. Engaje sua equipe, faça reuniões construtivas e auxilie o funcionário em todas as dúvidas que ele tiver.    

Mas e depois que a ameaça COVID-19 terminar, o que acontece?

O Bitrix24 vai emitir um aviso avançado para todas as alterações gratuitas no plano, oferecendo pelo menos 30 dias para salvar seus dados, se necessário. Além disso, conforme o requisito de conformidade com o GDPR, você poderá solicitar a remoção completa de dados pessoais dos servidores do Bitrix24, caso assim queira.

Entre na corrente do #StaySafe

Aderir ao home office se torna de suma importância para manter os colaboradores em segurança e fazer com que o trabalho siga sendo feito com eficácia. Dar suporte ao funcionário neste momento é essencial e ter ferramentas, que auxiliem neste processo, torna-se primordial. 

Faça parte do movimento #StaySafe: se você está promovendo o home com seus funcionários, compartilhe os conteúdos que vamos publicar aqui no blog e nas redes sociais nos próximos dias.

Gostou? O que você está fazendo para promover a saúde dos seus funcionários? Tem alguma dica de home office para compartilhar? Deixe um comentário e nos ajude a atualizar este artigo.

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