[Case de sucesso] Como a RP Trader escalou seu negócio usando o Bitrix24

Entenda como a maior empresa de terceirização de prospecção do Brasil usa o Bitrix24 em sua operação

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Empresas que precisam obter lucro de maneira mais efetiva, podem contar com uma estratégia de outbound como aliada para alcançar seus objetivos de forma mais rápida. 

Principalmente quando falamos de vendas mais complexas para o mercado B2B, com várias etapas de negociação e um ticket médio maior.

A abordagem outbound é o processo de identificar e atrair leads qualificados com o objetivo de convertê-los em clientes através do contato por e-mail, telefone, redes sociais e outros caminhos que a criatividade permitir.

Muitas empresas não conseguem contar com uma estrutura de prospecção outbound interna, e para isso existem empresas que prestam serviços de terceirização deste setor.

Contar com um time que busca ativamente novos clientes através de um processo mais ágil, faz com que as empresas consigam aumentar a conversão em vendas mais rapidamente, e dessa forma, aumentar o seu lucro.

E este é o serviço que a RP Trader presta, sendo atualmente a maior empresa de terceirização da área de prospecção de vendas no mercado B2B do Brasil.  

Convidamos Rafael Mendes, CEO e co-founder da RP Trader, e Victor Batista, Diretor de Operações da empresa, para contar como têm usado o Bitrix24 para rodar sua grande operação de outbound e assim crescer exponencialmente nos últimos anos.

Conhecendo a RP Trader

Fundada em 2018, a empresa nasceu com o objetivo de terceirizar o funil de vendas dos seus clientes, e atuar de acordo com as suas necessidades. E isso inclui a qualificação de leads e a prospecção B2B.

O nome da empresa é uma homenagem à Receita Previsível, livro do Aaron Ross que mudou a história da empresa e de milhares de outras pessoas através desta metodologia difundida no Vale do Silício. Somado ao trader, que significa transação, temos a origem do nome RP Trader.

Atualmente, é a maior empresa no Brasil a prestar o serviço de terceirização da área de prospecção de vendas e é a única certificada no país, apta a encontrar clientes através da metodologia de Aaron Ross. 

Em seu serviço, une o melhor da Máquina Definitiva de Vendas de Chet Holmes e a prática da Receita Previsível para buscar novos clientes, qualificar grandes volumes de leads e ajudar a mostrar o diferencial das empresas no mercado.

Foco em resultados

O segredo do seu sucesso combina Business Intelligence com uma equipe multidisciplinar, especializada em criar estratégias baseadas em personas e ICP, para encontrar as melhores oportunidades para seus clientes. 

Em sua equipe, conta com mais de 70 SDRs utilizando a metodologia da Receita Previsível para prospectar oportunidades para seus clientes. 

O foco do negócio é ajudar empresas que não conseguem montar internamente uma máquina complexa de vendas e precisam da ajuda de especialistas para fazer este serviço por eles. 

Sobre seus clientes e seus serviços, Victor fala:

“É interessante comentar que nós também somos uma opção para empresas que ainda não sabem muito bem o mercado que estão entrando ou não conhecem a sua persona. Temos a etapa inicial da nossa prospecção, que se chama validação de mercado, e todos os nossos clientes passam por ela. Essa validação é muito rica para empresas que ainda não entendem muito bem o mercado que estão entrando e precisam de um apoio. Em nosso trabalho, somos muito transparentes, nunca vamos prometer a entrega de milhares de agendamentos e oportunidades, sem antes conhecer o negócio do cliente. Nos orgulhamos muito desse processo de validação que criamos internamente e que com certeza passa uma segurança maior para o empresário que está escalando a empresa dele.“

Este serviço é a validação de negócios na prática e envolve ligações, testes e mensurações, tudo para ajudar empresas a desenvolverem um processo comercial mais inteligente.

A metodologia da Receita Previsível

Rafael, que também é Head de Conteúdo na Receita Previsível e apaixonado por vendas, conta que o que sustenta a metodologia de Aaron Ross são 3 pilares: pessoas, processos e ferramentas. 

O pilar de pessoas se refere aos profissionais responsáveis pela prospecção para seus clientes. Dentro da empresa, Victor criou uma metodologia que faz com que dentro de 72h um profissional fique habilitado para iniciar o trabalho. 

Esse método criado por ele, ampara o segundo pilar, que é o de processos. Todos os processos que ocorrem dentro da RP Trader são previsíveis, mensuráveis, escaláveis e se repetem.

Já o terceiro pilar de ferramentas, está ligado à tecnologia que sustenta os outros dois. No caso da RP Trader, a plataforma escolhida é o Bitrix24.

Como a RP Trader usa o Bitrix24 em sua operação

Quando abriu a empresa, Rafael fez uma pesquisa para encontrar uma tecnologia que pudesse ajudar a começar sua operação. Seguindo a dica de um amigo, começou o teste com o Bitrix24, trazendo o conceito da Receita Previsível para dentro da plataforma.

O co-founder da RP Trader conta que começou a configurar a ferramenta e aprendeu mais sobre ela assistindo aos vídeos do nosso CEO, Filipe Bento, especialista Bitrix24. 

Quando começou a utilizar a plataforma, operava com um funil padrão para todos os SDRs. Com o passar do tempo e a chegada de clientes mais complexos, foi necessário adaptar a operação e criar funis personalizados, com mais automações e fluxos de cadência mais completos. 

Victor, Diretor de Operações, conta que a ferramenta facilita muito a gestão do negócio. Como os dados ficam todos centralizados na plataforma, não é preciso sair do Bitrix24 para visualizar as métricas dos pré-vendedores.

Além disso, a opção de integrar aplicativos externos, sendo muitos deles gratuitos, auxilia muito no dia a dia.

Com mais de 70 colaboradores e 250 empresas atendidas, são muitos ambientes diferentes dentro do mesmo Bitrix24. As inúmeras possibilidades da plataforma trouxeram mais autonomia e a robustez necessária para alavancar ainda mais o negócio. 

“Se não tivéssemos processos claros, não conseguiríamos em poucos dias colocar um SDR em condições de operar e prospectar. E o Bitrix24 facilita muito isso, por ser tão interativo. Ele loga na ferramenta, acessa seu pipeline e com o kanban fica muito simples e objetivo o que ele precisa fazer. Todas as fases que precisa cumprir, desde um cadastro de dados das empresas, passando pelo funil com diversas cadências, até um fechamento/agendamento que mandamos ao nosso cliente.”  Victor Batista, Diretor de Operações

Outro ponto importante é que a empresa precisa disponibilizar aos clientes acesso na plataforma, para que possam acompanhar na prática como está o seu processo de prospecção. E tudo isso é possível sem que precisem se preocupar com mudança de licença ou aumento de custos.

Há 2 anos a empresa inaugurou um novo escritório, com 62 estações de trabalho. Isto é, atualmente a estrutura física não comporta o tamanho da empresa. E essa é uma grande vantagem do Bitrix24, é possível fazer toda a operação remotamente.

E isso se comprovou com a chegada da pandemia. A plataforma manteve sua versatilidade e estabilidade, apresentando melhorias, principalmente para auxiliar empresas que fazem a gestão à distância. 

“Olhando para a ferramenta, um ponto que gosto de enfatizar é que ela é um SaaS, então está na nuvem. É muito importante ter uma solução estável que funcione 24/7, né? Nosso negócio precisa de muito resultado, então a solução precisa estar funcionando sempre. A estabilidade da plataforma é ótima. Na minha visão como empreendedor, a palavra que resume a plataforma é estabilidade.Rafael Mendes, CEO e Co-founder da RP Trader

Entre os principais usos e vantagens que a empresa tem com o Bitrix24, destacamos:

  • Por ter um volume de dados muito grande, desde ligações a abordagens e cadência, precisa ter uma boa gestão de dados. A plataforma atua diminuindo a possibilidade de duplicação de dados; 
  • Como tem vários funis, sendo cada um deles com uma personalização de fluxos de cadência, com etapas, tempos e abordagens diferentes, precisa contar com automações e centralização da informação. Tudo isso guardando dados de cadastro, enriquecimento de funis e gravação de ligações para fazer coaching de SDRs, mantendo tudo dentro de um mesmo portal, sem precisar de armazenamento extra;
  • Todo novo colaborador que entra tem acesso imediato ao histórico de conversas, compliances, bate-papos e informações necessárias para iniciar o trabalho de forma rápida e objetiva;
  • Através do módulo de comunicação da plataforma, a empresa consegue difundir a cultura interna entre os colaboradores, mesmo com o trabalho remoto;
  • Com o crescimento da empresa, não foi preciso aumentar os custos com a plataforma, já que ela não cobra por cada novo usuário que entra. Isso traz previsibilidade e dá escalabilidade ao negócio.

Como podemos ver, depois de 4 anos desde o início da empresa, o uso da plataforma já evoluiu muito, e é primordial para o andamento de todas as operações internas. 

Por ser muito completa, conseguiu acompanhar o crescimento do negócio e assim segue, ajudando a manter o alto nível de escalabilidade. Tudo isso sem perder a qualidade do serviço prestado e empoderando cada vez mais os colaboradores e clientes.

O Bitrix24 na prática das operações

Com a evolução da operação, a empresa viu a necessidade de migrar o formato de visão de leads para entidade de negócios do CRM, no modelo kanban, conforme imagem abaixo:

Fonte: compartilhamento RP Trader – cliente que aparece na imagem autorizou a divulgação deste conteúdo

A empresa nos mostrou um exemplo de como divide a operação:

  • Onboarding: a cada novo cliente que chega, uma pesquisa é feita para entender o perfil de empresas que ele quer atingir, quais as regiões, ICP/persona e construção da estratégia de outbound.
  • Prospecção: primeira etapa, listagem de contatos para dar início na busca por oportunidades. Depois do levantamento desta lista, vai para a etapa de “cadastrado” no kanban, onde ficam alguns leads que ainda não foram trabalhados no processo. 
  • Enriquecimento da base: nesta etapa, é feito o enriquecimento de informações dos leads, onde os SDRs definem quem é o responsável correto, qual meio de contato (e-mail, ramal, etc) e demais informações importantes.
  • Funil de cadências: depois do levantamento de dados, iniciam as cadências. Aqui são feitas desde ligações até envio de e-mails. Tudo de forma automatizada, respeitando a etapa do funil em que o lead se encontra.
  • Final da cadência: aqui, fica a lista com as oportunidades geradas para os clientes, que estão prontas para serem enviadas para o comercial.  

Este é um dos ciclos mais simples da operação da empresa. Existem níveis de personalização para cada tipo de negócio, ou seja, é totalmente personalizável e adaptável a cada cliente e suas necessidades.

A empresa também usa o Bitrix24 em sua operação interna de vendas. A plataforma é integrada com as Landing Pages, WhatsApp e demais canais de aquisição de leads utilizados por eles. 

Outros usos internos são a organização das tarefas dos Traders (nome dado aos colaboradores da RP Trader) e divulgação de pesquisas de satisfação, tudo de forma automatizada dentro do Bitrix24.

Como recado final sobre os aprendizados e evolução da empresa, Rafael deixa o recado:  

“Vou falar algo que escutei do meu professor de banco de dados, o Leonel, em 2008: nunca informatize uma empresa onde os processos são desorganizados, porque se não o sistema também será desorganizado. O grande recado aqui é que a Receita Previsível tem 3 pilares: pessoas, processos e tecnologia. Na minha opinião, o processo é o mais importante, porque ele é o que sustenta as pessoas e o que faz uma boa tecnologia ser extraordinária. Então, minha dica é: priorize o processo e olhe para a tecnologia como uma forma de escalar o seu processo e uma maneira de trazer os dados quantitativos e qualitativos do seu negócio.”

Para assistir a entrevista completa, veja o vídeo abaixo:

Se você, assim como a RP Trader, tem interesse em escalar o seu negócio utilizando o Bitrix24 como ferramenta, entre em contato com nossos especialistas para entender como a plataforma pode te ajudar!

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