Liberte seu negócio do caos de papéis e dados perdidos! Descubra os segredos da gestão de documentos e impulsione a eficiência e segurança da sua empresa.
Imagine um escritório onde a informação flui, os documentos são acessados em segundos e a segurança dos dados é garantida. Parece um sonho? Com a gestão de documentos, isso se torna uma realidade tangível para qualquer negócio. A gestão de documentos vai além do simples ato de arquivar papéis; trata-se de uma estratégia integral que organiza, protege e otimiza o acesso às informações, facilitando processos e melhorando a produtividade.
Neste artigo, você descobrirá como a gestão de documentos pode transformar a eficiência da sua empresa, trazendo inúmeros benefícios – como a redução de custos operacionais, a melhoria na tomada de decisões e a conformidade com regulamentos. Também exploraremos os três principais tipos de gestão de documentos que você pode implementar para elevar o nível de organização e controle no seu negócio.
Fique conosco até o final para desvendar os segredos dessa prática e impulsionar o sucesso da sua empresa!
Afinal, o que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é um processo fundamental para qualquer empresa em busca de eficiência, organização e segurança em suas operações.
Trata-se de nada menos que a administração sistemática de todos os documentos da organização – da criação e do recebimento a arquivação e eventual descarte. Mas, vamos com calma! A importância desse processo não reside em um único fator.
Entenda a importância da gestão de documentos
Antes de qualquer outra coisa, vale mencionar a eficiência operacional, que é, por sua vez, aprimorada por meio de uma gestão de documentos eficaz.
As empresas podem acessar informações em minutos (e, às vezes, segundos), reduzindo o tempo gasto na procura de documentos específicos. O resultado? Um só: melhora na produtividade, fazendo com que os colaboradores possam se concentrar em tarefas mais trabalhosas ou estratégicas.
A gestão adequada também garante que cada documento importante seja protegido contra perda, roubo ou danos – o que, no quesito informações confidenciais e dados sensíveis que exigem medidas de segurança rigorosas, faz toda a diferença.
Outro aspecto que vale a menção é a conformidade legal, tendo em vista que muitas indústrias estão sujeitas a regulamentações que exigem a manutenção de registros precisos e acessíveis. A gestão de documentos ajuda as empresas a cumprirem essas obrigações legais, evitando penalidades e danos à reputação, e ainda pode levar à redução de custos operacionais – que, convenhamos: que empresa não valoriza?
Reduzindo (ou eliminando por completo) o excesso de papel e otimizando o armazenamento de documentos, a economia de espaço físico e recursos financeiros pode transformar pequenas, médias e grandes empresas.
Por fim, o acesso rápido e fácil a informações precisas permite que os gestores tomem decisões mais bem fundamentadas, baseadas em dados reais e atualizados. Ufa!
Os principais pontos da gestão de documentos
A gestão de documentos é composta por elementos que garantem a organização, segurança e eficiência no tratamento das informações. Estes pontos incluem a criação ou recepção, classificação, armazenamento, recuperação, manutenção e descarte de documentos.
Conheça mais sobre cada um deles a seguir!
Criação ou recepção
A gestão de documentos começa com a criação ou recepção de documentos, que envolve a elaboração de novos documentos internos, como relatórios, contratos e memorandos, ou a recepção de documentos externos, como correspondências, faturas e formulários.
A criação deve seguir padrões estabelecidos pela organização para garantir consistência e qualidade – sempre e sem exceção. No caso de recepção, os documentos devem ser verificados quanto à sua autenticidade e relevância antes de serem incorporados ao sistema de gestão de documentos.
Classificação
A classificação nada mais é do que a organização dos documentos de acordo com um sistema lógico que facilita a localização e o acesso futuro, que pode ser feita por meio de categorias – como tipo de documento, data, departamento ou assunto, por exemplo.
É através de uma classificação bem feita que os documentos são encontrados de forma rápida e precisa quando necessários, economizando tempo e melhorando a produtividade. Uma boa classificação ajuda a evitar a perda de documentos e ainda facilita o cumprimento das políticas de retenção e descarte.
Armazenamento
O armazenamento de documentos pode ser físico ou digital. No armazenamento físico, os documentos devem ser mantidos em locais seguros, como arquivos, estantes ou cofres, protegidos contra danos físicos e acesso não autorizado. Já no armazenamento digital, os documentos são armazenados em servidores, nuvens ou dispositivos eletrônicos, com backups regulares para prevenir a perda de dados.
O armazenamento adequado garante que os documentos sejam preservados em boas condições e estejam acessíveis quando for preciso.
Recuperação
A recuperação de documentos nos auxilia na capacidade de localizar e acessar documentos (de maneira rápida e eficiente, claro).
Isso envolve o uso de sistemas de busca e indexação – afinal, é através deles que documentos específicos podem ser encontrados por meio de palavras-chave, datas ou categorias.
Um sistema de recuperação bem projetado diminui o tempo gasto na busca de informações e, aqui, a tecnologia desempenha um papel importantíssimo, especialmente com sistemas de gestão de documentos digitais que disponibilizam ferramentas avançadas de busca e organização.
Manutenção
A manutenção de documentos compreende a atualização, revisão e arquivamento recorrentes dos documentos para garantir que eles permaneçam relevantes e precisos.
É justamente aqui, nesta etapa, que a edição de informações, a adição de novos dados ou a reorganização de documentos conforme necessário são feitas.
Uma manutenção regular garante que as informações estejam sempre atualizadas e prontamente disponíveis para uso, além de ajudar a prolongar a vida útil dos documentos e a garantir a conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Descarte
O descarte de documentos é a fase final do ciclo de vida dos documentos e, como o próprio nome diz, envolve a remoção segura e definitiva de documentos que não são mais necessários.
Este processo deve ser realizado de acordo com políticas de retenção estabelecidas e regulamentações legais para garantir que informações sensíveis sejam destruídas de maneira apropriada. O descarte pode ser feito por meio de métodos como trituração de documentos físicos ou exclusão segura de arquivos digitais. Um descarte bem feito ajuda a liberar espaço de armazenamento e a reduzir riscos de segurança associados à retenção de documentos desnecessários.
Conheça os 3 tipos de gestão de documentos mais usuais
A gestão de documentos pode ser categorizada em três tipos principais: gestão de documentos intermediários, gestão de documentos permanentes e gestão de documentos correntes.
Cada tipo tem características e finalidades específicas – e, sem mais enrolações, conheça-as nos tópicos seguintes.
01 – Gestão de documentos intermediários
A gestão de documentos intermediários refere-se ao tratamento de documentos que não são mais necessários para as operações diárias, mas que ainda precisam ser mantidos por um período de tempo devido a requisitos legais, fiscais ou administrativos.
Esses documentos costumam ser armazenados fora do local de uso imediato, em arquivos de médio prazo, até que possam ser descartados ou transferidos para um arquivo permanente. A gestão adequada desses documentos garante que as informações sejam preservadas durante o período necessário e que possam ser recuperadas quando necessário para auditorias ou referências futuras.
02 – Gestão de documentos permanentes
A gestão de documentos permanentes, por outro lado, envolve a preservação de documentos com valor histórico, legal ou administrativo contínuo. Esses documentos são mantidos indefinidamente, pois contêm informações que podem ser exigidas em consultas futuras, pesquisas históricas ou comprovações legais.
A gestão de documentos permanentes requer métodos de armazenamento e preservação especiais para garantir a integridade e a acessibilidade a longo prazo. A digitalização de documentos físicos, o uso de materiais de arquivamento de alta qualidade e a implementação de controles de ambiente para prevenir danos fazem parte desse tipo de gestão.
03 – Gestão de documentos correntes
A gestão de documentos correntes, por fim, abrange a administração de documentos utilizados (com frequência) nas operações diárias de uma organização.
Esses documentos precisam estar prontamente acessíveis para os funcionários e são atualizados ou modificados periodicamente. Uma boa gestão de documentos correntes envolve a organização, classificação e armazenamento desses documentos de forma que possam ser rapidamente localizados e utilizados – e, sendo assim, a implementação de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) que facilitam o acesso e a edição colaborativa, bem como a definição de políticas claras para a manutenção e a atualização contínua desses documentos, fazem a diferença por aqui.
Saiba como funciona a classificação dos documentos
A classificação de documentos é indispensável para a organização e a gestão das informações dentro de uma empresa, envolvendo a categorização dos documentos de acordo com critérios específicos, como tipo, data, departamento ou assunto.
A criação de um sistema de classificação lógico e coerente facilita a localização e o acesso rápido aos documentos quando necessário – economizando tempo e melhorando a produtividade.
A classificação adequada também ajuda a garantir que os documentos sejam mantidos de acordo com as políticas de retenção e descarte da organização mencionadas há alguns tópicos acima, evitando a perda de documentos importantes e assegurando que os documentos sejam armazenados de maneira ordenada e segura.
A implementação de um sistema de classificação funcional pode envolver tanto métodos manuais quanto digitais, por meio de ferramentas de software que viabilizam a indexação e a busca avançada, tornando o processo de gestão documental mais ágil e eficaz.
