A Importância da Gestão de Processos e 6 Benefícios de Aplicá-la

Cada vez mais empresas reconhecem a importância da gestão de processos e aplicam a metodologia nos fluxos de trabalho. Afinal, aumentar a produtividade, reduzir custos e tornar as atividades mais eficientes são objetivos unânimes de gestores que buscam mais lucros e qualidade para seus produtos ou serviços. 

Em consonância com a previsão de crescimento de 11,83% até 2029, lideranças exploram cada vez mais o mercado de BPM, Business Process Management, tanto pelos benefícios da gestão de processos quanto pela versatilidade da prática, aplicável às mais diversas áreas de um negócio. 

Para te ajudar a entender o que é a gestão de processos e o que essa estratégia oferece, continue a leitura.

O que é gestão de processos?

Gestão de processos de negócios, também conhecida como BPM, é uma disciplina gerencial cujo objetivo é otimizar as atividades de um fluxo, desde o recebimento das demandas, até sua efetiva entrega ao cliente final. Por meio da gestão, as companhias identificam erros e ineficiências e realizam as melhorias necessárias para conquistar mais produtividade, lucros e qualidade. 

Além de facilitar a visão do funcionamento e a organização dos fluxos, a gestão de processos permite que os times implementem ferramentas estratégicas e automações que reduzem o tempo de execução das atividades e ajudam a reduzir o risco de erros causados pela ação humana. 

Como fazer a gestão de processos?

Confira, abaixo, 5 passos para saber como fazer a gestão de processos de forma eficiente. 

1. Análise

Analise e entenda a situação atual dos seus processos para identificar as necessidades. É nesta etapa que você encontra atividades para melhorar, eliminar ou manter, baseando-se na eficiência apresentada por cada uma. 

1. Modelagem 

A modelagem ou mapeamento de processos é a prática de documentar o andamento das atividades por meio de diagramas visuais, feito com formas, cores e linhas que indicam as etapas e pessoas envolvidas no fluxo. 

Esse documento facilita muito a identificação das responsabilidades e atribuições em todos os níveis, desde a liderança até os colaboradores. Dessa forma, todos entendem o objetivo geral da companhia e sua importância individual para conquistá-lo. 

Aqui, também deve-se apontar as tecnologias a implementar para obter mais benefícios com a gestão de processos, como a automação. 

1. Implementação

Na implementação, o time coloca em prática as decisões destacadas na etapa de modelagem. Neste momento, é preciso fazer testes para reconhecer a efetividade do novo fluxo e as eventuais oportunidades de melhorias futuras. 

Também é nesse momento em que se considera as métricas de desempenho.. 

1. Monitoramento

Após implementar a gestão de processos, os gestores devem monitorar e acompanhar as métricas de desempenho e sucesso. Esta etapa é fundamental para que as equipes entendam o funcionamento do novo fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível melhorar certos aspectos que não estão 100% refinados, como a qualidade dos produtos ou serviços e o tempo de realização das tarefas e, pouco a pouco, eliminar as ocorrências de erros. 

1. Otimização

Tão importante quanto saber como fazer a gestão de processos é otimizar a execução das tarefas. Por isso, use técnicas modernas, estratégicas e que permitam a implementação de novas tecnologias e melhorias nos fluxos sempre que possível.

Benefícios da gestão de processos

Grande parte da importância da gestão de processos para as companhias está na obtenção dos benefícios que a metodologia oferece. Quando bem aplicado, o BPM apresenta uma ampla gama de vantagens, como: 

• ganho na produtividade: a melhoria na definição dos processos acarreta um aumento significativo na produtividade, uma vez que as atividades ocorrem de forma otimizada e assertiva; 

• mais clareza nos processos: o BPM permite que todas as pessoas envolvidas no fluxo operacional entendam suas atribuições e responsabilidades. Além disso, a comunicação fica muito mais ágil e clara; 

• aumento dos lucros: o alinhamento das atividades beneficia a produtividade, que impacta diretamente a receita do negócio;

• satisfação elevada dos consumidores: o BPM auxilia no aumento da satisfação dos clientes, graças às melhorias alcançadas pelas otimizações nos processos;

• redução de custos: ao mapear e entender os processos de negócio, é possível eliminar etapas que não agregam valor, mas exigem custos de manutenção. O mesmo se aplica aos investimentos direcionados à solução de problemas, que podem se direcionar para atividades mais estratégicas; 

• minimização de riscos: outro fator de importância da gestão de processos é a possibilidade de reduzir o risco de ocorrências. Uma vez que há o estudo prévio das atividades, as chances de problemas reduzem significativamente. 

Como escolher plataformas de BPM

Após entender a importância da gestão de processos e como sua correta implementação oferece benefícios, é hora de considerar as ferramentas de BPM que te ajudam a controlar o fluxo de informações e direcionar a organização rumo ao sucesso. 

Nesse momento, escolha plataformas idôneas, com resultados comprovados e capazes de suprir sua necessidade. Essa parceria é essencial para que você, gestor, perceba as vantagens e realize as otimizações necessárias na empresa junto ao seu time 

Por isso, lembre-se: faça pesquisas extensas e avalie cuidadosamente os prós e contras antes de qualquer contratação e aproveite os benefícios da tecnologia a favor da evolução da sua empresa.