Quase 60% das empresas brasileiras apresentam baixa maturidade organizacional — boa parte por apresentar “gargalos” na execução de suas atividades. Entender o que é um modelador de processos no mercado brasileiro é ter um diferencial competitivo na parte estratégica do negócio.
Usar a tecnologia para aprimorar o desempenho da sua empresa é essencial, mas é preciso fazer com inteligência. Neste artigo, você vai entender o que é um modelador de processos, como a ferramenta funciona e quais benefícios proporciona. Continue lendo!
Descubra o que é um modelador de processos
O modelador de processos é uma ferramenta que cria a representação dos processos de uma empresa. Sua principal finalidade é identificar o que é desnecessário para executar as atividades cruciais do negócio.
Geralmente, o modelador é um software que permite resultados precisos e mais rápidos.
Para otimizar o desempenho, o modelador mapeia o fluxo de atividades e cria mapas, modelos ou diagramas que facilitem sua visualização. Dessa forma, documenta tudo o que se faz na empresa.
Mapa, modelo ou diagrama?
Embora pareçam sinônimos, cada estilo de modelagem de processo tem suas características. Por exemplo:
- Diagrama: Mostra o processo em sequência, com cada etapa e função bem definida. Porém, prioriza as macroatividades e omite os detalhes;
- Mapa: É como uma “evolução” do diagrama, pois mostra o detalhamento das funções, com eventos, regras e resultados;
- Modelo: É o mais detalhado entre os três, pois apresenta tudo o que acontece em cada etapa, como os profissionais envolvidos, tempo de execução, interação entre os participantes e muito mais.
Para saber qual escolher, a empresa deve optar pelo tipo de abordagem que sua modelagem de processos terá:
- Top-down: De cima para baixo, é o tipo de abordagem que valoriza o macro dos processos para depois entrar nos detalhes;
- Middle-out: Do meio para fora, foco no centro de cada processo;
- Bottom-up: De baixo para cima, detalha cada etapa até oferecer uma visão ampla.
Veja qual a importância da modelagem de processos
O modelador de processos otimiza os fluxos de trabalho, o que diminui etapas muito longas, que “travam” os processos. Permite visualizar gastos desnecessários e investir em ferramentas com melhor custo-benefício.
Um exemplo recente é com o uso de inteligência artificial (IA) humanizada em tarefas burocráticas. Com seu uso como assistente virtual entre os setores comercial e financeiro, a farmacêutica Cimed conseguiu reduzir custos em um prazo curto de testes.
Além disso, o modelador documenta os processos da empresa em formatos simples de visualizar. Dessa forma, é mais fácil entender o que cada setor faz e o que é realmente essencial para seu funcionamento.
Saiba qual é a função de um modelador de processos
O modulador desenha todos os processos da empresa, o que facilita sua visualização. Então, mesmo um funcionário que não conhece o trabalho de outro setor vai entender como cada atividade acontece.
A principal função de um modelador de processos é padronizar cada trabalho feito dentro da empresa e, assim, otimizar suas etapas.
A visualização facilita o entendimento, já que os processos ocorrem em etapas. Portanto, mesmo que seja uma atividade complexa, é possível entender como ocorre, quais os recursos necessários e quem está envolvido.
O modelador de processos trabalha em três etapas:
- Mapear: Identificar cada processo da empresa, suas etapas e agentes envolvidos;
- Documentar: É o momento de registrar todos os processos envolvidos em documentos separados;
- Analisar: Observar e estudar cada processo para entender quais etapas são realmente essenciais e como otimizá-las.
Entenda quais são os benefícios de um modelador de processos
Os principais benefícios de um modelador de processos que tornam a ferramenta fundamental na rotina da sua empresa são:
- Redução de custos;
- Redução de tempo;
- Implementação de BPM;
- Padronização;
- Digitalização dos processos.
Entenda melhor sobre cada um a seguir.
Redução de custos
Processos mais curtos exigem menos ferramentas e pessoas envolvidas. Portanto, utiliza-se o orçamento no que é realmente necessário para que a empresa funcione.
O modelador facilita os processos no geral. Quando uma empresa trabalha com estoque, por exemplo, o programa permite visualizar os produtos que estão em falta ou excesso. Assim, a companhia investe no que realmente precisa e evita acúmulos.
Redução de tempo
A expressão “Tempo é dinheiro” não é apenas um clichê, e sim uma realidade no ambiente corporativo. Se uma empresa deseja reduzir custos, também deve otimizar o tempo de seus processos.
E não falamos de uma redução apenas de minutos — que também pode ter um impacto muito positivo para a empresa. Para se ter uma ideia, na Jalles, empresa que desenvolve tecnologias para o setor sucroenergético, processos que demoravam três dias, hoje, levam apenas duas horas.
Implementação de BPM
Business Process Management (BPM), ou gerenciamento de processos em negócios, é uma metodologia que consiste no monitoramento, controle e otimização dos fluxos de trabalhos.
Entender o que é BPM também é entender o que é um modelador de processos. Enquanto o primeiro é a teoria, o segundo é a prática.
Padronização
Um dos maiores benefícios de um modelador de processos é facilitar a padronização.
Imagine que dois profissionais com a mesma função façam suas tarefas de maneiras totalmente distintas. Um consegue entregar com até um dia de vantagem em relação a outro, sem que isso interfira na qualidade do seu trabalho.
Como seria possível? Em muitos casos, a falta de padronização, e comunicação faz com que o colaborador crie sua própria forma de trabalhar.
Com o modelador, é possível descobrir o que há de diferente entre os dois processos e qual traz melhores resultados para a empresa.
Digitalização dos processos
A importância de modelar processos traz resultados não apenas para o desempenho interno, mas também em relação à concorrência.
Segundo relatório da McKinsey and Company, empresas líderes em maturidade digital no Brasil conseguem um crescimento do EBITDA (lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização) até 3 vezes maior que de suas concorrentes.
Já um estudo realizado com 104 CEOs e C-Levels pela Data-Makers, em parceria com a CDN, aponta que 77% das empresas não têm cultura de transformação digital. Segundo 62%, por falta de preparo das lideranças.
Como visto, a digitalização é um diferencial competitivo muito forte. Além de aumentar o EBITA, ainda prepara a liderança para um mercado resistente aos avanços tecnológicos.
Criação de manuais e guias
Com processos otimizados e normatizados, a empresa pode criar manuais ou guias de treinamento. Os documentos serão úteis tanto para novos quanto para antigos funcionários, que poderão entender mudanças e conhecer as novas ferramentas.
Como visto, o modelador de processos é uma ferramenta que beneficia o negócio por completo. Além de facilitar o trabalho dos funcionários e padronizar as funções, essa otimização ainda é um diferencial perante a concorrência.