Grupo SM está entre os 10 maiores exportadores de madeira tropical da América Latina e opera de forma mais eficiente e produtiva do que nunca.
A gestão de uma empresa envolve vários processos simultâneos. Centralizar todos os dados em um único software é o caminho mais curto para o controle total da operação, para ter análises mais detalhadas e, assim, tomar decisões estratégicas.
O Grupo SM identificou a necessidade de otimizar o processo de compras, integrando a indústria, a unidade florestal e a unidade de transporte em um mesmo centro de custos e melhorando a visibilidade acerca do responsável por cada compra efetuada.
Esse foi o ponto de partida para um projeto que hoje abrange 100% da demanda da empresa: compras, vendas, gestão de funcionários e muito mais!
Conversamos com Vilson Nunes, Gerente do Financeiro e Contas a Pagar e responsável pelas inovações tecnológicas aplicadas ao dia a dia da SM Madeiras e Laminados. Confira a seguir os detalhes desse Case de Sucesso!
A história da SM Madeiras e Laminados
Fundada pelos irmãos Ney e César Mason, a história do Grupo SM remonta suas operações desde os anos 80, passando pelo Paraguai e pelo Mato Grosso do Sul até estabelecer suas bases principais, no final dos anos 90, no estado de Mato Grosso.
Hoje, a SM Madeiras e Laminados é uma das principais produtoras e distribuidoras de madeira tropical na América Latina, com unidades também em São Paulo e no Paraná.
Com um compromisso com a exploração florestal sustentável e tendo obtido certificações ambientais por 3 anos consecutivos, a empresa visa expandir seus mercados, fortalecendo sua presença global.
SM Madeiras e Laminados e Bitrix24: as primeiras impressões sobre a plataforma all-in-one
A contribuição do Bitrix24 para alcançar os objetivos da SM Madeiras e Laminados foi significativa, conforme destacado por Vilson Nunes. A plataforma não apenas resolveu os problemas iniciais relacionados ao processo de compras, mas também permitiu que a empresa expandisse suas operações e integrasse diferentes fluxos de trabalho de forma mais eficiente.
A abordagem personalizável do Bitrix24 foi crucial para adaptar a plataforma às necessidades específicas da SM Madeiras e Laminados. Nunes ressaltou que, ao conhecer a ferramenta, ficou impressionado com a capacidade de personalização e automação oferecida pela plataforma: “A equipe demonstrou habilmente como a ferramenta poderia ser utilizada não apenas para resolver o problema inicial de compras, mas também para integrar processos adicionais, como CRM, automação de tarefas e gerenciamento de projetos”, conta.
A integração do Bitrix24 com os sistemas existentes da empresa permitiu uma transição suave e eficiente para a nova plataforma. O Bitrix24 não apenas resolveu os problemas de integração apresentados pelo antigo sistema ERP, mas também proporcionou uma visão integrada de todos os aspectos do negócio, desde compras até manutenção de veículos.
O Bitrix24 também permitiu uma mudança significativa na cultura organizacional da empresa, ao eliminar processos manuais e burocráticos. Anteriormente, o processo de compras exigia uma investigação minuciosa para cada transação, resultando em atrasos significativos no pagamento aos fornecedores. Com o apoio da Br24, esse processo foi simplificado e acelerado, permitindo que as compras fossem feitas de forma mais transparente.
Além disso, a capacidade de monitorar e gerenciar o fluxo de trabalho em tempo real proporcionou uma maior visibilidade e controle sobre as operações da empresa. Desde a emissão de requisições de compra até o agendamento de manutenção de veículos, todas as etapas do processo foram integradas e otimizadas através do Bitrix24.
Processo de implementação do Bitrix24 na SM Madeiras e Laminados
A transição do SM Madeiras e Laminados de sistemas mais tradicionais para o Bitrix24 exigiu uma mudança na mentalidade dos funcionários. No entanto, a equipe da Br24 esteve disponível para orientar: “Eles ajudaram a simplificar a curva de aprendizado, fornecendo recursos de treinamento e oferecendo suporte técnico”, conta Vilson.
Essa abordagem proativa foi fundamental para garantir que todos os membros da equipe se sentissem confortáveis e capacitados para utilizar a nova ferramenta em seus fluxos de trabalho diários.
A colaboração estreita com a equipe de Evolution e o Suporte Premium da Br24 foi crucial para superar desafios específicos durante o processo de implementação: “A expertise do Customer Success Manager da Br24, Marcos Silva, em entender os requisitos da SM Madeiras e Laminados e traduzi-los em soluções práticas dentro da plataforma foi inestimável. Eles trabalharam em estreita colaboração com a SM Madeiras e Laminados para desenvolver e refinar os fluxos de trabalho, garantindo que cada etapa do processo estivesse alinhada com as necessidades operacionais da empresa”, conta Vilson.
A abordagem centrada no cliente da equipe de Suporte Premium da Br24 foi igualmente importante. De acordo com o Gerente Financeiro, a equipe estava sempre disponível para responder às dúvidas, fornecer orientações e resolver quaisquer problemas técnicos que surgissem ao longo do caminho.
A SM Madeiras e Laminados, agora opera de forma mais eficiente e produtiva do que nunca. Com 14 fluxos de trabalho implementados e uma cultura organizacional fortalecida em torno do Bitrix24, a empresa está posicionada para continuar crescendo e prosperando.
Com Bitrix24 implementado, liderança da SM Madeiras e Laminados ganha mais visibilidade e controle
A adoção do Bitrix24 promoveu uma transformação fundamental na gestão de compras da SM Madeiras e Laminados. Antes de centralizar todas as informações em apenas um software, rastrear e controlar as despesas de compra era um desafio significativo. A falta de visibilidade e controle sobre o processo de compras resultava em dificuldades na identificação e alocação correta das despesas.
Com a implementação do Bitrix24, a SM Madeiras e Laminados desenvolveu um processo abrangente que fornece visibilidade desde a origem da compra até o momento em que a nota fiscal é lançada no sistema de gestão empresarial (ERP).
Isso possibilitou uma identificação mais precisa das despesas, eliminando a necessidade do Gerente Financeiro realizar a revisão e validação manual de cada transação.
Antes do Bitrix24, o gestor financeiro levava de 15 a 30 dias para autorizar o pagamento de uma compra efetuada por alguém da equipe. Agora, o departamento de compras pode lançar os dados no Bitrix24 para dar continuidade aos processos fiscais e contábeis, antes de chegar ao departamento financeiro, por meio do smartphone.
Além disso, foi criado um sistema de centro de custos que inclui todas as máquinas e veículos da SM Madeiras e Laminados, automatizando tarefas de manutenção.
A integração entre o Bitrix24 e a ferramenta de Business Intelligence (BI) Adianti permite que a SM Madeiras e Laminados tenha uma visão detalhada de suas despesas e padrões de compra. Com a capacidade de filtrar os dados por empresa, centro de custo e fornecedor, a equipe financeira pode identificar oportunidades rapidamente.
Transformação significativa também no fluxo de vendas da empresa
Inicialmente, o foco foi na otimização do processo de compras, que foi bem-sucedido e trouxe benefícios tangíveis. No entanto, o verdadeiro destaque foi a implementação do fluxo de vendas dentro do Bitrix24.
Esse fluxo de vendas abrange desde a distribuição da matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente, integrando todas as etapas do processo, da produção à distribuição. Vilson ressalta a importância desse fluxo de vendas, descrevendo-o como a “menina dos olhos” da empresa: “A integração do Bitrix24 permitiu à SM Madeiras e Laminados automatizar e monitorar cada etapa do processo de vendas, proporcionando visibilidade e controle completos”.
Com o sucesso da implementação inicial, a SM Madeiras e Laminados continuou a expandir e aprimorar seus processos empresariais, desenvolvendo 16 outros fluxos dentro do Bitrix24 ao longo de dois anos. Esses fluxos abrangem uma variedade de áreas, desde requisição de materiais até controle de frota, demonstrando o compromisso contínuo da empresa com a inovação e a eficiência operacional.
Como o Bitrix24 impactou a colaboração e cultura organizacional da SM Madeiras e Laminados
A implementação do Bitrix24 na SM Madeiras e Laminados não foi apenas uma solução técnica para resolver problemas operacionais, mas também uma oportunidade para transformar a cultura organizacional e a forma como a empresa se comunica e colabora.
Inicialmente concebido para ser utilizado por apenas quatro pessoas no departamento de compras, o Bitrix24 logo se expandiu para incluir outros departamentos, como contabilidade e recursos humanos.
A plataforma não apenas centralizou os processos de comunicação interna, mas também permitiu a integração de parceiros de negócios externos, criando um ambiente colaborativo mais amplo.
A curva de aprendizado durante a implementação foi gerenciada com sucesso, graças ao apoio de Nunes como o “champion” do projeto, responsável por liderar a adoção da plataforma dentro da empresa.
Ao demonstrar os benefícios e possibilidades oferecidas pelo Bitrix24, Nunes conseguiu mobilizar toda a empresa em torno da nova ferramenta, resultando em uma ampla aceitação e integração.
PowerZap WhatsApp API: a experiência com clientes e funcionários
A implementação do PowerZap no Bitrix24 representa um novo marco na jornada de transformação digital da SM Madeiras e Laminados. Vilson Nunes conta que, apesar de serem uma cidade pequena, a empresa se depara com o desafio de integrar comunicações pessoais e profissionais em um único canal.
Com o PowerZap integrado aos processos de negócios da empresa, houve ganho de agilidade em diversas tarefas. Por exemplo, quando um vendedor recebe uma requisição de compra, ele pode responder automaticamente pelo WhatsApp, agilizando o atendimento.
Outro aspecto importante é a utilização do WhatsApp para coletar informações e atualizações sobre a frota de veículos da empresa: “Os motoristas recebem links periodicamente para atualizar dados como quilometragem e horas de operação dos veículos, garantindo que o departamento de logística tenha acesso a informações precisas e atualizadas em tempo real”.
Para a SM Madeiras e Laminados, o desafio para 2024 é abolir os números particulares e consolidar todas as comunicações dentro do Bitrix24, utilizando o WhatsApp integrado ao Bitrix24 como o principal canal de comunicação da empresa. Essa abordagem promete simplificar ainda mais as operações, aumentar a eficiência e fortalecer a colaboração entre os departamentos.
Aprendizados e conselhos
Dentre as lições aprendidas durante o processo de implementação do Bitrix24 com a Br24, Vilson Nunes enfatiza a importância de reconhecer os problemas e buscar soluções adequadas: “A implementação do Bitrix24 não foi apenas uma mudança de software, mas uma mudança de mentalidade em toda a empresa”.
Uma das principais lições foi a necessidade de adaptar o Bitrix24 aos processos internos da empresa. Isso exigiu flexibilidade e abertura para mudar procedimentos que não estavam funcionando.
Além disso, Vilson destaca a importância de ter uma equipe dedicada responsável por manter o sistema em ordem. Isso inclui questões de acesso, configurações e atualizações regulares.
“Uma lição valiosa é a compreensão de que a implementação do Bitrix24 é um processo contínuo de desenvolvimento. Não se trata apenas de resolver problemas imediatos, mas de estar preparado para enfrentar novos desafios e oportunidades à medida que a empresa cresce e evolui. Isso requer uma mentalidade aberta e uma disposição para aprender e se adaptar às mudanças.”
O que mudou para a SM Madeiras e Laminados com os fluxos de trabalho no Bitrix24?
A SM Madeiras e Laminados vivenciou uma mudança significativa na eficiência e autonomia dos processos internos. Antes da adoção do Bitrix24, havia desafios relacionados à gestão de compras e ao acúmulo de pedidos, resultando em problemas de comunicação e confirmação de transações.
Com a implementação do Bitrix24, esses obstáculos foram superados, proporcionando maior transparência, agilidade e precisão no fluxo de compras: “A automação dos processos permitiu que as informações fluíssem de forma mais eficiente entre os departamentos, reduzindo a dependência de intervenções manuais e otimizando o tempo dos colaboradores”, explica Vilson.
Além disso, houve uma mudança na percepção dos fornecedores em relação à SM Madeiras e Laminados após a implementação do Bitrix24. O fortalecimento da marca e a credibilidade da empresa foram aprimorados devido à transparência e eficiência nos processos de compra e comunicação. A integração do Bitrix24 com os fornecedores permitiu uma colaboração mais estreita e uma troca de informações mais fluida, resultando em relacionamentos mais sólidos e confiáveis.
Quanto aos clientes, Vilson ressalta os benefícios da implementação do Bitrix24 na experiência do cliente e na percepção da marca. A capacidade de oferecer um serviço mais ágil, eficiente e transparente aos clientes contribuiu para fortalecer a reputação da SM Madeiras e Laminados e construir relações mais sólidas e duradouras com os clientes.
A integração do Bitrix24 com os processos de produção e entrega permitiu uma comunicação mais eficaz e um acompanhamento mais detalhado do status dos pedidos, garantindo a satisfação dos clientes e a fidelidade à marca.
Todos os fluxos de trabalho da empresa centralizados em uma só plataforma
A expansão do uso do Bitrix24 além do departamento de compras reflete a capacidade da plataforma de se adaptar e evoluir para atender às necessidades em constante mudança da SM Madeiras e Laminados. Ao unificar a comunicação interna e envolver parceiros externos, o Bitrix24 se tornou não apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas também uma plataforma central para colaboração e comunicação em toda a empresa.
A parceria entre a SM Madeiras e Laminados e a Br24 mostra como a tecnologia pode ser usada não apenas para resolver problemas operacionais, mas também para impulsionar a inovação e promover uma cultura de colaboração e eficiência dentro de uma organização. Ao adotar uma abordagem centrada na tecnologia e no desenvolvimento de parcerias estratégicas, a SM Madeiras e Laminados está preparada para continuar sua trajetória de sucesso e liderança no mercado.
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