Cada vez mais empresas reconhecem a importância da gestão de processos e aplicam a metodologia nos fluxos de trabalho. Afinal, aumentar a produtividade, reduzir custos e tornar as atividades mais eficientes são objetivos unânimes de gestores que buscam mais lucros e qualidade para seus produtos ou serviços.
Realizar uma gestão de processos eficiente é fundamental para que as empresas obtenham crescimento sustentável e conquistem melhores resultados. No entanto, para 17,8% dos empresários, a estruturação e o mapeamento de processos ainda é a principal dificuldade nos negócios, conforme aponta o relatório Visão 2024, do G4 Educação.
Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a gestão de processos contribui para que a equipe compreenda a dinâmica da empresa e tenha uma visão mais clara dos impactos que suas ações e decisões geram. Mas, para que ela seja feita de forma assertiva, é preciso seguir algumas etapas.
Para te ajudar a entender o que é a gestão de processos e o que essa estratégia oferece, continue a leitura.
O que é gestão de processos?
Gestão de processos de negócios, também conhecida como BPM, é uma disciplina gerencial cujo objetivo é otimizar as atividades de um fluxo, desde o recebimento das demandas, até sua efetiva entrega ao cliente final. Por meio da gestão, as companhias identificam erros e ineficiências e realizam as melhorias necessárias para conquistar mais produtividade, lucros e qualidade.
Além de facilitar a visão do funcionamento e a organização dos fluxos, a gestão de processos permite que os times implementem ferramentas estratégicas e automações que reduzem o tempo de execução das atividades e ajudam a reduzir o risco de erros causados pela ação humana.
Como fazer a gestão de processos?
Confira, abaixo, 5 passos para saber como fazer a gestão de processos de forma eficiente.
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Análise
Analise e entenda a situação atual dos seus processos para identificar as necessidades. É nesta etapa que você encontra atividades para melhorar, eliminar ou manter, baseando-se na eficiência apresentada por cada uma.
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Modelagem
A modelagem ou mapeamento de processos é a prática de documentar o andamento das atividades por meio de diagramas visuais, feito com formas, cores e linhas que indicam as etapas e pessoas envolvidas no fluxo.
Esse documento facilita muito a identificação das responsabilidades e atribuições em todos os níveis, desde a liderança até os colaboradores. Dessa forma, todos entendem o objetivo geral da companhia e sua importância individual para conquistá-lo.
Aqui, também deve-se apontar as tecnologias a implementar para obter mais benefícios com a gestão de processos, como a automação.
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Implementação
Na implementação, o time coloca em prática as decisões destacadas na etapa de modelagem. Neste momento, é preciso fazer testes para reconhecer a efetividade do novo fluxo e as eventuais oportunidades de melhorias futuras.
Também é nesse momento em que se considera as métricas de desempenho..
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Monitoramento
Após implementar a gestão de processos, os gestores devem monitorar e acompanhar as métricas de desempenho e sucesso. Esta etapa é fundamental para que as equipes entendam o funcionamento do novo fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível melhorar certos aspectos que não estão 100% refinados, como a qualidade dos produtos ou serviços e o tempo de realização das tarefas e, pouco a pouco, eliminar as ocorrências de erros.
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Otimização
Tão importante quanto saber como fazer a gestão de processos é otimizar a execução das tarefas. Por isso, use técnicas modernas, estratégicas e que permitam a implementação de novas tecnologias e melhorias nos fluxos sempre que possível.
Benefícios da gestão de processos
Grande parte da importância da gestão de processos para as companhias está na obtenção dos benefícios que a metodologia oferece. Quando bem aplicado, o BPM apresenta uma ampla gama de vantagens, como:
- ganho na produtividade: a melhoria na definição dos processos acarreta um aumento significativo na produtividade, uma vez que as atividades ocorrem de forma otimizada e assertiva;
- mais clareza nos processos: o BPM permite que todas as pessoas envolvidas no fluxo operacional entendam suas atribuições e responsabilidades. Além disso, a comunicação fica muito mais ágil e clara;
- aumento dos lucros: o alinhamento das atividades beneficia a produtividade, que impacta diretamente a receita do negócio;
- satisfação elevada dos consumidores: o BPM auxilia no aumento da satisfação dos clientes, graças às melhorias alcançadas pelas otimizações nos processos;
- redução de custos: ao mapear e entender os processos de negócio, é possível eliminar etapas que não agregam valor, mas exigem custos de manutenção. O mesmo se aplica aos investimentos direcionados à solução de problemas, que podem se direcionar para atividades mais estratégicas;
- minimização de riscos: outro fator de importância da gestão de processos é a possibilidade de reduzir o risco de ocorrências. Uma vez que há o estudo prévio das atividades, as chances de problemas reduzem significativamente.
Como escolher plataformas de BPM
Após entender a importância da gestão de processos e como sua correta implementação oferece benefícios, é hora de considerar as ferramentas de BPM que te ajudam a controlar o fluxo de informações e direcionar a organização rumo ao sucesso.
Nesse momento, escolha plataformas idôneas, com resultados comprovados e capazes de suprir sua necessidade. Essa parceria é essencial para que você, gestor, perceba as vantagens e realize as otimizações necessárias na empresa junto ao seu time
Por isso, lembre-se: faça pesquisas extensas e avalie cuidadosamente os prós e contras antes de qualquer contratação e aproveite os benefícios da tecnologia a favor da evolução da sua empresa.
Pilares indispensáveis na gestão de projetos
O primeiro passo é realizar um diagnóstico interno da situação atual. Para isso, o Sebrae recomenda considerar aspectos como rentabilidades e investimentos, satisfação do consumidor, lucros obtidos e os novos negócios que foram gerados naquele período.
Em seguida, é preciso identificar as áreas de melhoria e definir as ações necessárias para garantir resultados mais expressivos, priorizando necessidades urgentes que otimizem o fluxo e a gestão de processos. O Sebrae indica, ainda, a importância da tecnologia nesse cenário, destacando que há ferramentas que otimizam as tarefas, orientam equipes e auxiliam no fluxo de trabalho.
Ao usar ferramentas para criar relatórios, por exemplo, as empresas conseguem acompanhar o desempenho de cada etapa dos processos e visualizar informações de maneira mais clara. A partir de dados estruturados, fica mais fácil identificar gargalos operacionais e desenvolver estratégias para aprimorar o fluxo de trabalho.
Esses relatórios podem ser compartilhados entre os setores da empresa, facilitando a integração entre as equipes que, a partir do acesso aos mesmos indicadores de desempenho, conseguem promover uma gestão mais colaborativa e orientada por resultados.
ERP e dashboard para aprimorar o mapeamento
O sistema de gestão empresarial (ERP, na sigla em inglês) é uma das ferramentas tecnológicas que podem ajudar no mapeamento dos processos organizacionais. De acordo com uma pesquisa da Gartner, mais de 80% das empresas que adotaram um software ERP reportaram aumento na eficiência operacional, com uma média de 22% de redução nos custos.
Esses sistemas são desenvolvidos para integrar todos os setores da empresa, automatizando processos e possibilitando o monitoramento dos resultados em tempo real. A partir deles, é possível aprimorar atividades rotineiras, como gerenciar estoques, controlar finanças e emitir notas fiscais.
Para otimizar os processos em determinadas áreas, como o setor de marketing, adotar estratégias específicas, como usar um dashboard, também pode ser interessante. A partir de uma visualização gráfica e intuitiva, o recurso reúne dados de diversas fontes, como mídias sociais, campanhas de e-mail e publicidade, em um só painel.
Dessa forma, as lideranças podem avaliar as métricas mais relevantes para cada ação de marketing, definindo o que apresenta bom desempenho ou ainda precisa de ajustes. O Sebrae destaca que o dashboard permite que as empresas respondam de forma mais rápida e assertiva às mudanças, com base em informações precisas, e não em suposições.
Para garantir que os colaboradores estejam bem preparados e alinhados às melhores práticas e estratégias de organização, é importante que as empresas ofereçam treinamentos contínuos. A capacitação permite que a equipe compreenda melhor as ferramentas e metodologias empregadas na gestão de processos, maximizando a eficiência e aumentando o engajamento nas tarefas.
Benefícios de uma gestão otimizada
O Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGISP) aponta que a mudança da cultura organizacional é uma das vantagens proporcionadas pela gestão de processos, visto que ela promove um entendimento mais sistêmico acerca dos processos de trabalho.
Isso acontece porque os colaboradores passam a ser estimulados a identificar oportunidades de otimização e a colaborar com a inovação nos processos. O movimento fortalece a conexão entre a estratégia empresarial, a gestão de processos e o capital humano, gerando uma organização mais adaptável e eficiente.
Também é destacada como benefício pelo MGISP a redução de custos, como os de retrabalho e logísticos. A partir da identificação de processos ineficientes, especialmente os que exigem grandes investimentos e não geram resultados significativos, é possível implementar ações corretivas ou ajustes estratégicos para maximizar os recursos da organização.
