Promover uma comunicação interna de maneira clara, transparente e eficaz, além de um grande desafio, é mais do que necessário para gerar bons resultados em um negócio. Mas a boa notícia é que isso pode ser feito de maneira muito simples por meio de uma intranet corporativa.
Isso mesmo, foi-se o tempo em que essa interface de comunicação interna era algo monótono e pouco funcional.
Hoje em dia os softwares de intranet, além de modernos e intuitivos, lembram muito verdadeiras redes sociais e que possibilitam maior interação através do envio de mensagens, imagens, vídeos e até gifs e emojis interativos, assumindo um papel muito mais estratégico nas organizações.
A importância da intranet na gestão de equipes
Infelizmente, muitos gestores ainda não percebem a importância de manter uma boa comunicação com a sua equipe, e é aí que começa um grande erro.
De acordo com um estudo realizado pelo McKinsey Global Institute (MGI), a produtividade dos colaboradores de uma empresa pode aumentar em 25% com um bom programa de comunicação corporativa, ou seja, com uma intranet eficiente.
Isso porque uma boa gestão de comunicação interna pode minimizar ruídos e promover a integração das equipes, fazendo com que os colaboradores se sintam parte do time com um diálogo aberto, gerando assim um sentimento de valor através das mensagens compartilhadas.
Além disso, com uma boa intranet corporativa, é possível receber notificações de conversas e construir diálogos entre colegas de equipe, bem como entre grupos de trabalho, em tempo real, seja por meio de um chat ou de uma timeline dentro do sistema.
Mesmo trabalhando no home office ou de maneira híbrida, utilizando o sistema certo de gestão é possível construir um ambiente muito colaborativo, ágil e engajado, que contribua significativamente nas tomadas de decisões.
Menos e-mails, mais produtividade
O mesmo estudo do MGI conta que os colaboradores de uma empresa gastam cerca de 60% do seu tempo com tarefas que não estão diretamente relacionadas às suas funções como por exemplo, e-mails, reuniões e busca por informações básicas que poderiam estar disponíveis para todos os funcionários da empresa, em um único lugar.
Para ter uma visão mais ampla, você já pensou quanto tempo perde redigindo, enviando e-mails e aguardando retornos de terceiros que podem levar dias para acontecer? E o quanto isso pode impactar no andamento das suas tarefas?
Agora imagine poder otimizar este trabalho utilizando uma ferramenta de informações centralizadas. Desse modo, você consegue dar mais vazão ao seu fluxo de atividades e dedicar-se a novas estratégias.
Centralize as informações internas
Documentos, planilhas, dados, regras internas, imagens, templates… são muitas as informações significativas que fazem parte do dia a dia de uma empresa.
Por esse motivo, as chances de perder dados importantes, salvando estes itens em diferentes locais, é enorme. Isso sem contar quando essas informações são salvas offline, no computador de um colaborador, por exemplo, privando o acesso a outras pessoas.
Pesquisas apontam que, quando há familiaridade com algum tipo de sistema, fica muito mais fácil interagir. Por isso, muitas ferramentas estão apostando cada vez mais em promover experiências com funcionalidades que se assemelham às redes sociais.
Vivemos uma nova realidade, onde o mundo está cada vez mais conectado. Escolher uma ferramenta com interface amigável e intuitiva, que centralize informações de forma online, segura e que ainda se pareça com canais sociais, torna muito mais simples o processo de organização, além de evitar perdas significativas.
Diminua a burocracia e gerencie melhor o seu fluxo de atividades
Processos de recursos humanos e administrativos são complexos por natureza. Mas esse cenário pode mudar, concorda?
Outra boa notícia promovida por um sistema de intranet corporativa, é que você pode construir um fluxo de atividades muito mais eficaz, através de automações de processos rotineiros como:
- onboarding de novos funcionários;
- avisos internos;
- documentos importantes que precisam de assinatura;
- solicitação de férias;
- relatórios de despesas;
- dentre várias outras necessidades.
Trazendo assim, grande vantagem para uma empresa com processos estruturados, pois além de um bom fluxo de atividades, engaja mais e mantém a alta performance das equipes em suas atribuições.
Otimize as reuniões
Nem todas as reuniões precisam ser presenciais. Hoje, mais do que nunca, trabalhar home office é a realidade da grande maioria. Por isso é preciso encontrar maneiras criativas e inteligentes de se comunicar, com mecanismos que colaborem para o melhor aproveitamento do tempo.
Por exemplo, em muitos casos, uma reunião longa e improdutiva poderia ser facilmente substituída por uma mensagem objetiva e direta em uma intranet, ou até mesmo por uma videoconferência.
Além disso, muitas empresas depositam tempo demais em reuniões presenciais apenas para fins de informação, quando poderiam resolver de maneira muito mais ágil e unificada.
Precisa fazer uma reunião de apresentação de resultados?
Que tal criar uma publicação na sua intranet avisando todos os envolvidos sobre a pauta e adiantar os tópicos que serão abordados? Dessa maneira, você garante uma comunicação uniforme, evitando que ocorram perguntas fora do escopo.
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Crie grupos de trabalho
É preciso saber como usar a intranet a seu favor. Não adianta ter uma ferramenta tão poderosa se você não souber distribuir as informações e organizá-las na plataforma.
O primeiro passo é dividir as áreas por equipes e criar grupos de trabalho, proporcionando uma comunicação simplificada, subdividida e mais organizada.
Dessa maneira, informações administrativas que não precisam ser do conhecimento de todos os colaboradores da empresa, podem ser direcionadas apenas para os envolvidos em determinada demanda.
Você ainda pode sair da comunicação convencional e aproveitar para interagir de forma descontraída, utilizando recursos de reação como o curtir, citar, utilizar emojis, entre outras opções. Isso torna o diálogo mais leve e dinâmico.
E quando precisar criar um anúncio geral para o time, não tem problema! Existem ferramentas que disponibilizam a visualização no formato de timeline que pode ser utilizada para comunicados gerais, enquetes, comentários, marcar pessoas, divulgar novidades e muito mais. Muito parecido com o que faz no Facebook ou LinkedIn.
Além disso, algumas plataformas disponibilizam recursos de pesquisas internas e relatórios, que podem ajudar a medir o desempenho da comunicação entre colaboradores, bem como de campanhas internas. Assim é possível monitorar dados importantes e estratégicos para melhorar ainda mais o desempenho do seu time.
Intranet eficiente e 100% online
São tantas as oportunidades para gerar melhores resultados ao utilizar um software de intranet corporativa que pode até parecer desafiador no início, mas acredite, não é.
Hoje, no mercado, existem diversas opções para ajudar a organizar a comunicação interna de uma empresa. Um exemplo é a ferramenta Bitrix24, que possibilita utilizar alguns recursos no modo gratuito, totalmente online. Além disso, a plataforma Bitrix24 é um ecossistema robusto e vai muito além de um software intranet, pois conta com mais de 35 ferramentas corporativas como: CRM, projetos e tarefas, telefonia, calendários, documentos, dentre outros, contribuindo com diversas áreas dentro de uma empresa.
>> Leia também: Bitrix24 é bom: 5 motivos (mais 1) para apostar na plataforma
Se você já usa alguma intranet, conta pra gente a sua experiência. Se ainda não usa, que tal criar uma conta grátis e conhecer um pouco mais da ferramenta Bitrix24?
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Equipe Br24
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