Você já ouviu falar sobre Fluxograma de processos? Essa é uma poderosa ferramenta que pode transformar a rotina da sua equipe. Um grande problema que pode atrapalhar todo o funcionamento de uma empresa é a falta de processos definidos. 

A desorganização e a ausência de etapas estabelecidas para a realização de tarefas pode ser um empecilho para o fluxo de entregas e causar perda de tempo e até mesmo prejuízos. 

Sua equipe está passando por isso? Então, saiba que uma simples atitude pode facilitar o dia a dia e ajudar a organizar melhor as tarefas rotineiras. Quer saber mais? Continue lendo esse artigo. 

Entenda o que é Fluxograma de Processos e para que serve

Um fluxograma de processos é uma ferramenta visual que representa graficamente as etapas de um processo ou fluxo de trabalho. 

Ele descreve cada parte, decisões, atividades e resultados de um processo específico e é utilizado para ajudar as empresas a entender e melhorar seus sistemas internos, tornando-os mais eficientes e eficazes. 

O objetivo é documentar e visualizar cada atividade, identificar problemas e gargalos no fluxo de trabalho, analisar em detalhes, identificar pontos de melhoria e desenvolver estratégias para melhorar a qualidade do processo.

Fluxograma de processos: Importância para empresa

O fluxograma de processos é importante para uma empresa por diversos motivos. Ele permite identificar problemas e ineficiências, ajudando a tomar medidas corretivas para melhorar e agilizar as ações internas da empresa. 

Além disso, é uma ferramenta útil para a comunicação, permitindo que todos os envolvidos compreendam visualmente as etapas e atividades envolvidas em cada operação. 

É também importante para a gestão da qualidade, pois ajuda a identificar pontos de melhoria e oportunidades para otimização, permitindo que a empresa implemente soluções para aumentar a qualidade e eficiência.

Dicas de quando usar o Fluxograma

O Fluxograma de processos é uma ferramenta versátil que pode ser usada em várias situações. Ele pode ser usado para documentar processos existentes, ajudando a empresa a identificar áreas que precisam de melhorias. 

O fluxograma também pode ser usado para identificar problemas em um processo, como aberturas e outras questões que afetam a eficiência e eficácia da entrega. 

Além disso, também é útil para planejar uma nova forma de operar, permitindo que a empresa visualize as etapas e atividades necessárias para concluir um novo projeto ou tarefa.

Finalmente, o fluxograma de processos também pode ser usado para comunicar e ensinar as atividades da empresa a outros funcionários, garantindo que todos envolvidos compreendam visualmente as etapas e atividades envolvidas.

Exemplos de fluxograma de processos

Existem muitos exemplos de fluxograma de processos em diferentes áreas de uma empresa. Alguns dos exemplos mais comuns incluem:

Gestão de incidentes ITIL

A gestão de incidentes é uma atividade recorrente da área de TI e envolve uma série de etapas. 

Um fluxograma de processo para a gestão de incidentes pode incluir etapas como a identificação do incidente, a abertura do registro de incidente, a investigação e análise da causa raiz, a implementação de uma solução e a finalização do incidente. Desse modo, é possível padronizar o processo e facilitar na hora de executá-lo. 

Processo de vendas

O processo de vendas envolve várias etapas, desde a prospecção de clientes até o fechamento de vendas. Um fluxograma para otimizar esse tipo de processo pode incluir etapas como a prospecção, qualificação de leads, apresentação de propostas, negociação e fechamento da venda.

Processo de compras 

Essa é uma ação que envolve a aquisição de produtos e serviços para uma empresa.

Um fluxograma de processo para compras pode incluir etapas como a identificação da necessidade de compra, a seleção de fornecedores, a negociação de termos e condições, a emissão do pedido de compra e o recebimento e inspeção dos produtos ou serviços adquiridos.

Solicitação de materiais 

Um fluxograma de processo para a solicitação de materiais pode incluir etapas como a identificação da necessidade de materiais, a elaboração de uma solicitação de materiais, a aprovação da solicitação, a emissão de um pedido de compra e o recebimento e distribuição dos materiais adquiridos.

Melhoria contínua

A melhoria contínua consiste na identificação e implementação de melhorias em um processo existente. 

Um fluxograma com a finalidade de padronizar essa ação, pode incluir etapas como a identificação de oportunidades de melhoria, a análise dos problemas existentes, a definição de objetivos de melhoria, a implementação de soluções e a monitorização contínua para garantir que as melhorias sejam sustentadas.

Entenda a diferença de um Organograma e Fluxograma

É comum as pessoas confundirem esses dois conceitos. No entanto, vamos explicar melhor as diferenças que caracterizam cada um. 

Enquanto um organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma organização, mostrando as unidades organizacionais e as relações entre elas, um fluxograma é uma representação gráfica de um processo, mostrando as etapas sequenciais e as decisões tomadas em cada uma delas. 

Um fluxograma é composto por símbolos padronizados e é utilizado para entender e documentar um processo de negócios ou um fluxo de trabalho. 

Em resumo, a principal diferença entre as duas ferramentas é que o organograma mostra a estrutura organizacional de uma empresa, enquanto o fluxograma mostra um processo ou fluxo de trabalho.

Dicas de como desenhar um fluxo de processo

Desenhar um fluxograma de processo pode parecer uma tarefa complexa, mas com algumas dicas simples, é possível criar um fluxo claro e fácil de entender:

Identifique o objetivo do processo

Antes de começar a desenhar o fluxograma, é importante ter uma compreensão clara do objetivo do processo. O que você está tentando alcançar com esse processo?

Quais são as metas e resultados desejados? Essas informações ajudarão a orientar o desenho do fluxograma.

Identifique as etapas do processo

Com o objetivo em mente, comece a identificar as etapas do processo, desde o início até o fim.

Essas etapas devem ser claras e específicas, para que o fluxograma possa representar com precisão o processo.

Identifique as conexões entre as etapas

 À medida que você identifica as etapas do processo, é importante também identificar as conexões entre elas. Como as etapas se conectam e se relacionam umas com as outras?

Essas conexões ajudarão a criar um fluxograma mais completo e preciso.

Use símbolos padronizados

Existem vários símbolos padrão que são usados em fluxogramas de processos para representar diferentes tipos de etapas e conexões.

Usar símbolos padronizados ajuda a tornar o fluxograma mais fácil de entender e permite que outras pessoas possam interpretá-lo corretamente.

Mantenha o fluxograma simples

É importante manter o fluxograma o mais simples possível, sem muitos detalhes ou informações desnecessárias.

Isso torna mais fácil para as pessoas entenderem o fluxo do processo e identificarem problemas ou áreas para melhorias.

Fluxograma de processos: uma ferramenta poderosa

Como você pode perceber, o fluxograma de processos é uma ferramenta valiosa para as empresas de todos os tamanhos e setores. 

Ele é amplamente utilizado em diversas áreas, como engenharia, negócios, saúde e tecnologia da informação. Sua implementação é simples e rápida, podendo ser criado com uma variedade de ferramentas, desde papel e lápis até softwares especializados.

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