Você já ouviu falar sobre Fluxograma de processos? Essa é uma poderosa ferramenta que pode transformar a rotina da sua equipe. Um grande problema que pode atrapalhar todo o funcionamento de uma empresa é a falta de processos definidos.
A desorganização e a ausência de etapas estabelecidas para a realização de tarefas pode ser um empecilho para o fluxo de entregas e causar perda de tempo e até mesmo prejuízos.
Sua equipe está passando por isso? Então, saiba que uma simples atitude pode facilitar o dia a dia e ajudar a organizar melhor as tarefas rotineiras. Quer saber mais? Continue lendo esse artigo.
Entenda o que é Fluxograma de Processos e para que serve
Um fluxograma de processos é uma ferramenta visual que representa graficamente as etapas de um processo ou fluxo de trabalho.
Ele descreve cada parte, decisões, atividades e resultados de um processo específico e é utilizado para ajudar as empresas a entender e melhorar seus sistemas internos, tornando-os mais eficientes e eficazes.
O objetivo é documentar e visualizar cada atividade, identificar problemas e gargalos no fluxo de trabalho, analisar em detalhes, identificar pontos de melhoria e desenvolver estratégias para melhorar a qualidade do processo.
Fluxograma de processos: Importância para empresa
O fluxograma de processos é importante para uma empresa por diversos motivos. Ele permite identificar problemas e ineficiências, ajudando a tomar medidas corretivas para melhorar e agilizar as ações internas da empresa.
Além disso, é uma ferramenta útil para a comunicação, permitindo que todos os envolvidos compreendam visualmente as etapas e atividades envolvidas em cada operação.
É também importante para a gestão da qualidade, pois ajuda a identificar pontos de melhoria e oportunidades para otimização, permitindo que a empresa implemente soluções para aumentar a qualidade e eficiência.
Dicas de quando usar o Fluxograma
O Fluxograma de processos é uma ferramenta versátil que pode ser usada em várias situações. Ele pode ser usado para documentar processos existentes, ajudando a empresa a identificar áreas que precisam de melhorias.
O fluxograma também pode ser usado para identificar problemas em um processo, como aberturas e outras questões que afetam a eficiência e eficácia da entrega.
Além disso, também é útil para planejar uma nova forma de operar, permitindo que a empresa visualize as etapas e atividades necessárias para concluir um novo projeto ou tarefa.
Finalmente, o fluxograma de processos também pode ser usado para comunicar e ensinar as atividades da empresa a outros funcionários, garantindo que todos envolvidos compreendam visualmente as etapas e atividades envolvidas.
Exemplos de fluxograma de processos
Existem muitos exemplos de fluxograma de processos em diferentes áreas de uma empresa. Alguns dos exemplos mais comuns incluem:
Gestão de incidentes ITIL
A gestão de incidentes é uma atividade recorrente da área de TI e envolve uma série de etapas.
Um fluxograma de processo para a gestão de incidentes pode incluir etapas como a identificação do incidente, a abertura do registro de incidente, a investigação e análise da causa raiz, a implementação de uma solução e a finalização do incidente. Desse modo, é possível padronizar o processo e facilitar na hora de executá-lo.
Processo de vendas
O processo de vendas envolve várias etapas, desde a prospecção de clientes até o fechamento de vendas. Um fluxograma para otimizar esse tipo de processo pode incluir etapas como a prospecção, qualificação de leads, apresentação de propostas, negociação e fechamento da venda.
Processo de compras
Essa é uma ação que envolve a aquisição de produtos e serviços para uma empresa.
Um fluxograma de processo para compras pode incluir etapas como a identificação da necessidade de compra, a seleção de fornecedores, a negociação de termos e condições, a emissão do pedido de compra e o recebimento e inspeção dos produtos ou serviços adquiridos.
Solicitação de materiais
Um fluxograma de processo para a solicitação de materiais pode incluir etapas como a identificação da necessidade de materiais, a elaboração de uma solicitação de materiais, a aprovação da solicitação, a emissão de um pedido de compra e o recebimento e distribuição dos materiais adquiridos.
Melhoria contínua
A melhoria contínua consiste na identificação e implementação de melhorias em um processo existente.
Um fluxograma com a finalidade de padronizar essa ação, pode incluir etapas como a identificação de oportunidades de melhoria, a análise dos problemas existentes, a definição de objetivos de melhoria, a implementação de soluções e a monitorização contínua para garantir que as melhorias sejam sustentadas.
Dicas de fluxograma de processo online grátis
Muitas empresas têm vontade de fazer fluxogramas de processo, mas, por estarem no início do empreendimento, acabam não tendo recursos financeiros suficientes para investir nesse quesito.
Apesar de ter diversas opções ao longo do post, é necessário atender às necessidades desse público, com possibilidades de fluxograma de processo especificamente gratuitas. Se o seu negócio se encaixa no perfil descrito, não se preocupe, pois há muitas alternativas.
Confira algumas dicas:
- Bitrix24;
- yED;
- Draw.io;
- CalligraFlow;
- Dia;
- ClickCharts Diagram;
- Diagram Designer;
- OpenOffice.org Draw;
- Pencil;
- Diagram Ring.
Entenda o que é Fluxograma de Processo de Produção
O Fluxograma de Processo de Produção é um modo utilizado pelas empresas para realizar a gestão e a organização de todas as etapas da produção. Isso é feito para tornar as fases produtivas mais eficientes, organizadas e monitoradas.
Assim, os gestores dos negócios conseguem visualizar todo o processo de produção, descobrindo o que está de acordo com as expectativas e o que deve ser aperfeiçoado ou corrigido. Dessa maneira, o fluxograma serve como um guia para a gestão dos empreendimentos, o que melhora a performance geral do negócio.
Entenda a diferença de um Organograma e Fluxograma
É comum as pessoas confundirem esses dois conceitos. No entanto, vamos explicar melhor as diferenças que caracterizam cada um.
Enquanto um organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma organização, mostrando as unidades organizacionais e as relações entre elas, um fluxograma é uma representação gráfica de um processo, mostrando as etapas sequenciais e as decisões tomadas em cada uma delas.
Um fluxograma é composto por símbolos padronizados e é utilizado para entender e documentar um processo de negócios ou um fluxo de trabalho.
Em resumo, a principal diferença entre as duas ferramentas é que o organograma mostra a estrutura organizacional de uma empresa, enquanto o fluxograma mostra um processo ou fluxo de trabalho.
Dicas de como desenhar um fluxo de processo
Desenhar um fluxograma de processo pode parecer uma tarefa complexa, mas com algumas dicas simples, é possível criar um fluxo claro e fácil de entender:
Identifique o objetivo do processo
Antes de começar a desenhar o fluxograma, é importante ter uma compreensão clara do objetivo do processo. O que você está tentando alcançar com esse processo?
Quais são as metas e resultados desejados? Essas informações ajudarão a orientar o desenho do fluxograma.
Identifique as etapas do processo
Com o objetivo em mente, comece a identificar as etapas do processo, desde o início até o fim.
Essas etapas devem ser claras e específicas, para que o fluxograma possa representar com precisão o processo.
Identifique as conexões entre as etapas
À medida que você identifica as etapas do processo, é importante também identificar as conexões entre elas. Como as etapas se conectam e se relacionam umas com as outras?
Essas conexões ajudarão a criar um fluxograma mais completo e preciso.
Use símbolos padronizados
Existem vários símbolos padrão que são usados em fluxogramas de processos para representar diferentes tipos de etapas e conexões. Usar símbolos padronizados ajuda a tornar o fluxograma mais fácil de entender e permite que outras pessoas possam interpretá-lo corretamente.
Mantenha o fluxograma simples
É importante manter o fluxograma o mais simples possível, sem muitos detalhes ou informações desnecessárias. Isso torna mais fácil para as pessoas entenderem o fluxo do processo e identificarem problemas ou áreas para melhorias.
Principais tipos de fluxograma de processo
Há guatro tipos de fluxogramas de processo. Abaixo, nós separamos cada um deles e explicamos suas principais aplicações.
Diagrama de Blocos
O Diagrama de Blocos é o tipo de fluxograma mais simples, sem envolver pontos de decisão. Ele consiste em representações gráficas e geométricas capazes de representar a estrutura e a sequência lógica dos algoritmos de diversos programas computacionais.
Esse modelo de fluxograma é bastante utilizado para a visualização de sistemas e suas interações internas. Ele é ideal para se ter uma visão geral dos componentes, das entradas, das saídas e das relações de um sistema.
Assim, o Diagrama de Blocos é um excelente fluxograma de processos, possibilitando um ponto de vista mais amplo e claro, o que facilita a tomada de decisões e a observação dos aspectos que precisam de melhorias.
Fluxograma de processo simples
Sendo bem parecido com o Diagrama de Blocos, o Fluxograma de Processo Simples é mais um dos principais tipos dessa ferramenta digital. Ele tem o mesmo objetivo que o Diagrama, mas com uma diferença sutil: inclui pontos de decisão.
Dessa forma, ao longo da sequência lógica do processo, há momentos em que escolhas precisam ser feitas, e cada uma delas direcionarão e guiarão o restante do fluxograma e as respostas encontradas nele.
Fluxograma de Processos Linear
O fluxograma de processos linear é utilizado quando os processos desenhados são criados de forma mais sistemática. Ou seja, quando o processo é mais simples e padronizado. Alguns especialistas também o chamam de fluxograma de processos simples.
Esse modelo de fluxograma de processo visa representar um modelo sequencial que vai do início ao fim, utilizando símbolos padronizados para descrever cada etapa. De modo geral, ele é de mais fácil compreensão.
Fluxograma de processo funcional
O fluxograma de processo funcional é um modelo utilizado para desenhar propostas de processos mais complexos. É muito utilizado, por exemplo, quando os processos são desmembrados em diferentes times ou áreas.
Esse modelo relaciona as funções de uma forma não linear. É utilizado, por exemplo, quando uma atividade começa em um setor e termina em outro, ou quando as funções se convergem. Esse modelo permite fluxos mais robustos e dá mais margem para a inserção de melhorias no meio do processo.
Dicas de como analisar um fluxograma de processo
Nós separamos algumas dicas de como analisar um fluxograma de processos. Confira:
- Faça uma primeira leitura mais superficial, sem se atentar tanto a cada um dos detalhes, para se familiarizar mais facilmente com as etapas;
- Siga a sequência descrita no fluxo, mesmo que ele seja no modelo funcional;
- Analise o tipo de fluxograma de processo, se ele é linear ou funcional, para saber o tipo de abordagem que você deve avaliar;
- Analise cada etapa dos processos e se precisar, revise novamente;
- Certifique-se que cada responsável seja identificado com facilidade;
- Perceba se há gargalos no seu fluxograma de processo;
- Verifique se o fluxograma segue um padrão e se ele está claro para o restante dos envolvidos.
Com essas dicas, sua análise com certeza será muito mais efetiva.
Fluxograma de processos: benefícios para sua empresa
Implementar essa metodologia na sua empresa pode trazer vários benefícios para o dia a dia do seu negócio. Confira a seguir algumas dessas vantagens.
Ajuda a eliminar falhas
Para evitar falhas em um negócio, é muito importante que a análise dos dados seja feita, refeita, supervisionada e frequente. E é nesse ponto que o fluxograma de processos atua.
Afinal, ele deixa de forma muito mais clara as etapas dos processos, bem como os responsáveis por cada uma. E tudo isso de forma otimizada, uma vez que as informações são condensadas e seguem um desenho que facilita o entendimento dos processos.
Reduzir o tempo gasto em tarefas
Por falar em otimização, o fluxograma de processos reduz o tempo gasto em tarefas. Acompanhar as tarefas utilizando um fluxograma assim permite que você identifique gargalos antes deles acontecerem, bem como antecipar e deixar alerta os responsáveis pelas próximas etapas.
Diminui custos
Essa redução de tempo e de falhas nos processos acarretam em menos custos na realização dos processos da sua empresa.
Isso ocorre porque o fluxograma faz com que os processos sejam mais eficientes, exija muito menos esforço humano para refazer as tarefas e torna, assim, os processos muito mais econômicos.
Melhora a eficiência
Os três pontos anteriores levantados evidenciam como o fluxograma de processo melhora a eficiência da sua equipe. A própria forma com que se desenha um fluxograma, dando um panorama geral muito mais visual para quem o utiliza, faz com que a sua equipe trabalhe de forma mais eficiente.
O fluxograma de processo deixa claro o caminho que o negócio irá tomar, comandado por quem e após qual etapa finalizada. Isso de forma simples e de fácil entendimento.
Permite mudanças contínuas e oportunas
Ao longo do texto, falamos sobre a identificação de gargalos. Essa é uma vantagem da utilização de fluxograma de processo. Redesenhar tal fluxograma é possível e o caminho mais fácil para identificar se mudanças oportunas devem acontecer é através da própria análise do fluxograma.
Por isso, é importante que o fluxograma seja revisitado com frequência e durante todas as etapas dos processos. Não se esqueça de mantê-lo também atualizado e acessível para todos que necessitem consultá-lo.
Aumenta a satisfação de clientes e funcionários
Um fluxograma de processos aumenta a satisfação de clientes e funcionários ao permitir a identificação de oportunidades de melhoria no processo, mudanças oportunas e a sua implementação.
Isso resulta em uma experiência mais eficiente e satisfatória para os clientes e uma maior organização (e menos burocracia) aos seus colaboradores.
Determina se os processos são eficientes
É no acompanhamento do fluxograma de processo que você pode identificar com mais facilidade se os processos estão funcionando, se a sua equipe tem trabalhado ativamente e se o prazo é válido.
Além disso, identifica se são necessárias melhorias. Isso tudo faz com que fique muito mais claro se os processos mais eficientes.
Facilita a manutenção de padrões e consistência
O fluxograma de processos facilita a manutenção de padrões e consistência, uma vez que ele é desenhado pensando no processo como um todo, com um início e um fim.
Para quem gosta de trabalhar de forma mais metódica (e sabemos que nos negócios isso muitas vezes é mais que necessário), o fluxograma de processos é um excelente instrumento por isso.
A visão facilitada que ele oferece, bem como ser uma ferramenta que apesar de personalizável, segue um modelo mais padronizado, traz uma maior consistência na hora de realizar etapa por etapa.
Dicas de sites para fazer fluxogramas online
O fluxograma online é uma ferramenta muito funcional para empresas, independentemente do ramo de atuação delas. Se quer fazer fluxogramas online, mas não sabe onde fazer, fique tranquilo, pois você descobrirá agora. Confira algumas dicas de sites para fazer fluxogramas online e escolha o que mais te agradar:
- Creately;
- Canva;
- HEFLO!;
- Draw.io;
- Lucidchart;
- Dia;
- Bizagi Modeler;
- MindMeister;
- Coggle;
- Funnelytics.
Principais erros cometidos na elaboração de Fluxograma de Processos
Apesar de ser muito funcional, o fluxograma de processos às vezes é feito de maneira equivocada. Veja quais são os principais erros cometidos na elaboração dessa ferramenta, para que evite cometê-los e tenha os melhores resultados:
- Colorir o fluxograma sem estabelecer um critério;
- Construir loops infinitos;
- Utilizar caixa de processo para qualquer tipo de atividade;
- Não conectar as tarefas ao longo do fluxograma.
Fluxograma de processos: uma ferramenta poderosa
Como você pode perceber, o fluxograma de processos é uma ferramenta valiosa para as empresas de todos os tamanhos e setores.
Ele é amplamente utilizado em diversas áreas, como engenharia, negócios, saúde e tecnologia da informação. Sua implementação é simples e rápida, podendo ser criado com uma variedade de ferramentas, desde papel e lápis até softwares especializados.
Somos a maior parceira da Plataforma Bitrix24 da América Latina, com um time altamente qualificado para te ajudar a implantar as soluções da ferramenta. Fale com a nossa equipe agora mesmo!
Melhores softwares para elaboração de um fluxograma de processo
Como você pôde perceber ao longo desse conteúdo, ter um fluxograma de processos é muito útil em várias situações. Para que ele seja elaborado corretamente, você precisa contar com boas ferramentas, visando a praticidade, a eficiência e a otimização de tempo.
Alguns dos melhores softwares para a construção de um fluxograma de processo já foram mencionados no decorrer do texto, mas, entre eles, há aqueles que são mais utilizados. Por isso, confira mais informações acerca dos principais programas para elaborar um fluxograma de qualidade!
Edraw Max
Diagramas de rede, organogramas, plantas baixas, mapas mentais, gráficos e, claro, fluxogramas. Essas são algumas diagramações possíveis de serem feitas no Edraw Max, que está entre os melhores softwares desenvolvidos para esse tipo de serviço.
Nessa plataforma, você e sua equipe conseguem visualizar todas as etapas dos processos empresariais, escolhendo os recursos gráficos mais apropriados para cada uma delas. A interface do Edraw Max é organizada, intuitiva e limpa, então é super fácil utilizá-lo para desenvolver o seu fluxograma de processos.
O Edraw Max possui versões gratuitas e pró, sendo permitido experimentar as últimas gratuitamente por 15 dias.
Lucidchart
O Lucidchart é uma plataforma e um aplicativo especializado na criação de diagramações. Uma característica muito positiva desse software é que, nele, é possível que várias equipes de uma empresa colaborem e interajam entre si para chegar a resultados mais satisfatórios para o coletivo.
Além de ter diversos tipos de diagramas, essa ferramenta permite que os usuários utilizem modelos prontos e aprendam como utilizar e criar essas representações gráficas. Caso queira testá-lo, o Lucidchart disponibiliza uma versão gratuita. Mas, as modalidades pagas oferecem um leque bem maior de possibilidades.
Draw.io
Se estava à procura de um criador de fluxograma de processos e diagramas em geral que fosse grátis, o Draw.io pode ser uma boa solução. Os seus benefícios vão muito além do fato dele ser gratuito.
Um dos principais é que ele não precisa de nenhum download para ser acessado, bastando entrar no site. Fora isso, os elementos do software são separados por categorias, a plataforma pode ser traduzida para o português, dá para fazer sobreposições, salvar os trabalhos e muito mais.
Bizagi Modeler
O Bizagi Modeler é uma plataforma que permite que as empresas criem e armazenem processos de negócios. A partir de diagramas e fluxograma de processos feitos no Bizagi Modeler, você conseguirá ter maior transparência interna no seu empreendimento, gerenciar a equipe de maneira mais eficiente e promover a colaboração entre os seus funcionários.
Essa ferramenta é um excelente auxílio no processo de gestão e organização empresarial. Assim como as outras apresentadas, ela permite o controle dos projetos e das atividades de um negócio, o que é fundamental para os empresários que querem se destacar em seu nicho de atuação.
Canva
Sem dúvidas, o Canva é um software de design gráfico sensacional. Ele serve para diversos contextos, tanto pessoais quanto profissionais. Nele, dá para elaborar posts para redes sociais, slides, revistas, fluxogramas, vídeos, cartazes e muitos outros recursos visuais.
O melhor de tudo é que a sua versão gratuita oferece ótimas ferramentas, então o Canva consegue ser extremamente útil até mesmo para quem não pode investir em programas de fluxograma de processos pagos. Porém, se você tiver condições de adquirir a modalidade premium, tenha a certeza de que terá recursos de alta qualidade para a criação dos seus diagramas.
Gliffy
Seguindo com os principais softwares para a elaboração de fluxograma de processos, o Gliffy é mais uma ótima opção. Ele possibilita a criação de diagramas com praticidade, oferece modelos prontos e permite o compartilhamento dos trabalhos criados.
Outro aspecto bastante interessante é que, no Gliffy, é possível realizar colaborações em tempo real. Assim, a sua equipe poderá criar e editar fluxogramas de modo coletivo.
Cacoo
Cacoo é um software que também possibilita a criação colaborativa de fluxogramas. Nele, seu time empresarial pode ter acesso a várias funcionalidades: edições em tempo real, videochamadas, bate-papo, modelos prontos, histórico das versões dos diagramas e muito mais.
Se quiser experimentar o funcionamento do Cacoo, a plataforma disponibiliza seus serviços gratuitamente por 30 dias.
SmartDraw
Concorrente do Windows Visio, o SmartDraw é um programa computacional muito bom para a elaboração de organogramas, calendários, diagramas, cronogramas e fluxogramas. Ele foi desenvolvido para facilitar a criação desses recursos gráficos, o que é excelente para quem não possui muitas habilidades tecnológicas.
Assim, seu funcionamento é bem prático, sendo acessível para diversos tipos de usuários. Isso é ótimo para empresas, já que grande parte dos colaboradores poderão utilizar a plataforma e elaborar fluxogramas. Infelizmente, o SmartDraw não tem uma versão gratuita. Então, caso queira adquirir os seus serviços, terá que optar por planos (individuais e para equipes) pagos, que possuem preços anuais variados.
Entenda os símbolos usados em fluxogramas
Para fazer fluxogramas eficazes e funcionais, você e sua equipe precisam entender os símbolos utilizados nessa metodologia. Veja quais são os principais símbolos usados em fluxogramas:
- Dados → identifica os dados que entram e saem do sistema, como um novo pedido ou uma entrega de produto;
- Terminator → indica o ponto inicial ou final de um fluxo;
- Atraso ou gargalo → identifica um atraso ou um gargalo em algum processo;
- Process → representa um determinado processamento ou processo;
- Decisão → indica um ponto de decisão, mostrando as possíveis situações;
- ISO → representa uma impressão (uma lista ou um documento, por exemplo).
