5 motivos para você ter assinatura eletrônica na sua empresa

A assinatura eletrônica veio para ficar: Conheça as vantagens competitivas e estratégicas de implementar o processo na sua empresa.

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Assinatura Eletrônica

Quem precisa formalizar suas negociações com a assinatura de um contrato, por exemplo,  sabe como esta etapa pode demorar e em alguns casos atrapalhar o fechamento das vendas. Se o cliente for de outra cidade, esse processo pode virar uma verdadeira saga… Você já passou por isso?

Felizmente, com a transformação digital, o gerenciamento de contratos foi otimizado pela assinatura eletrônica

Com a opção de integrar esse processo a sistemas automatizados de CRM e gestão na nuvem é possível se beneficiar de resultados como:

  • redução de custos;
  • economia de tempo;
  • automação de processos
  • maior segurança de dados e
  • ainda, contribuição com a preservação do meio ambiente.

Assim, além da equipe de vendas, os benefícios da assinatura eletrônica podem ser expandidos para as equipes financeira, administrativa e de atendimento

Se você ler este artigo até o final, vai entender por que implementar assinatura eletrônica é vantajoso, financeira e estrategicamente, para sua empresa. Mas, antes, vamos recapitular o que é assinatura eletrônica!

 

O que você precisa saber sobre assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica contempla qualquer método de assinatura realizada por meio eletrônico, segmentada por assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada – sendo estas duas últimas protegidas e verificadas por certificação digital. Ou seja, são assinaturas válidas juridicamente

Essas certificações podem ser realizadas através de login-senha, token, biometria, etc, e é o sistema de validação que garante a legalidade do documento.

Esse sistema de validação, por sua vez, são garantidos por softwares de assinatura eletrônica. Você já deve ter ouvido falar de algum deles, os mais conhecidos são: 

  • Clicksign – pioneira no mercado brasileiro neste segmento;
  • Docusign – empresa com maior número de usuários no mundo e
  • D4Sign – única plataforma com integração de dados junto ao Governo Federal.

➡️ Leia mais sobre cada serviço em: Como escolher o melhor serviço de assinatura eletrônica para o seu negócio 

Apesar dos softwares de assinatura eletrônica existirem há anos, foi a expansão do trabalho remoto provocada pela pandemia de Covid-19 que acelerou a sua implementação em empresas de todos os portes e segmentos. 

No Brasil, por exemplo, foi instituída a Lei 14.063/20, ampliou o uso de assinaturas eletrônicas, para agilizar processos decorrentes do distanciamento social.

➡️ Entenda mais sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica, no artigo em que explicamos como validar documentos digitais com segurança.

Agora que você sabe que as assinaturas digitais são igualmente válidas como as firmadas em cartório, já dá para ter uma ideia de que investir nesta tecnologia pode acelerar os processos na sua empresa, né? Então confira 5 vantagens promovidas pela assinatura eletrônica.

 

5 motivos para utilizar assinatura eletrônica

De acordo com a Associação Brasileira de Startups, a implementação da assinatura eletrônica pode otimizar em até 90% o processo de gestão de contratos. 

Este valor  revela uma grande oportunidade para quem quer construir um negócio escalável, podendo minimizar custos de operação com uma solução tecnológica.

Veja como a assinatura eletrônica pode melhorar, na prática, a saúde da sua empresa.

 

1)  Otimização e mais velocidade em seus processos

 A impressão do documento, o envio e o recolhimento de assinatura por todos os envolvidos, além de custo financeiro com papel e logística, também representa a perda do nosso bem mais valioso: o tempo. Afinal, além de ficar suscetível aos processos próprios dos serviços de entrega, a cobrança de assinaturas também precisa se encaixar na rotina dos signatários (o que, francamente, pode levar semanas).

Com a assinatura eletrônica, a impressão e a logística são eliminadas, dando lugar para um processo que pode ser realizado simultaneamente por diferentes signatários. 

Basta um dispositivo conectado à internet. Quando integrado a um CRM, é possível ainda: 

  • definir lembretes reforçando pedido de assinatura;
  • sinalizar as equipes que todos os envolvidos assinaram o documento e
  • avançar o lead no funil de vendas automaticamente.

Com o armazenamento dos documentos na nuvem, a renovação e a atualização de contratos também são otimizadas pela assinatura eletrônica. 

Graças a este recurso, a busca pelos documentos é feita rapidamente, de qualquer lugar com acesso à internet, sem necessidade de ir ao arquivo morto.

 

2) Seu time se dedicando ao que realmente importa: vender mais

No item anterior já deu para perceber que, com a assinatura eletrônica integrada ao CRM, o vendedor pode excluir do seu workflow a cobrança de assinaturas e a notificação para as equipes técnica e financeira quando o contrato estiver totalmente assinado. 

Delegar processos repetitivos e automáticos para o CRM diminui o custo de aquisição por cliente e possibilita que seus vendedores se dediquem a:

  • estudar e aplicar novas estratégias de vendas;
  • melhorar o relacionamento com o cliente para aprimorar suas propostas comerciais e
  • ganhar velocidade no fechamento de novas negociações e contratos.

Se você usa o Bitrix24.CRM pode acelerar ainda mais o processo de vendas, criando automações associadas ao funil de vendas para disponibilizar e atualizar documentos, conforme o cliente avança na negociação. 

Com o Bitrix24 é possível integrar todas as informações contratuais com o gerenciamento de arquivos na nuvem, podendo ser acessado pelo vendedor a partir do histórico do cliente. 

 

3) Mais economia para o seu negócio

Você faz ideia de quanto sua empresa gasta com a impressão de contratos e documentos que poderiam ser digitais? 

Dependendo do histórico de documentos, quanto você gasta com espaço físico apenas para manter uma quantidade infinita de papéis pegando poeira?

Manutenção de impressoras, compra de papel, autenticações nos cartórios, contratação de office boys, locação de espaço… Tudo isso entra nos gastos recorrentes da empresa, todavia, sem agregar valor ao seu negócio. Ou seja, seu faturamento pode ser prejudicado por um gerenciamento de contratos ultrapassado. 

Por isso, ao escolher por uma solução de assinatura eletrônica com gestão na nuvem considere que a solução vai poupar despesas e otimizar o faturamento da empresa.

 

4) Muito mais controle sobre os dados

A gestão de contratos exige cuidados essenciais com os documentos, que contém informações sensíveis sobre acordos comerciais. 

Neste sentido, a digitalização de assinaturas pode garantir:

  • armazenamento de arquivos na nuvem, que possibilita backups;
  • segurança contra perda e extravio de documentos físicos e
  • maior controle de acesso aos documentos.

5) Sua empresa praticando ações sustentáveis

Já mostramos os ganhos mensuráveis que sua empresa pode alcançar com a assinatura eletrônica, mas existe ainda o legado para o futuro, uma conquista imensurável

Implementar a transformação digital no seu negócio impacta muito na sustentabilidade do meio ambiente, não apenas pela diminuição no uso de papel, mas também a partir da redução de resíduos, como a tinta utilizada nessas impressões.

Além disso, ações de economia consciente rendem importantes selos de sustentabilidade, que comprovam o compromisso com a sociedade e contribuem com o posicionamento estratégico da empresa.

 

Otimize seu negócio com a assinatura eletrônica

Percebeu que sua empresa só tem a ganhar com a implementação da assinatura eletrônica? 

Nós, da Br24, sabemos da revolução que esta tecnologia está trazendo para negócios de diferentes portes e segmentos. Por isso, criamos o eSignature, um aplicativo que integra os principais softwares de assinatura ao Bitrix24.

Com o eSignature, sua empresa: 
  • ganha velocidade e maior otimização nos processos de vendas; 
  • gerencia e controla assinaturas de contratos na nuvem;
  • adiciona signatários responsáveis pela assinatura de documentos;
  • monitora, automaticamente, assinaturas, sem depender de alguém; 
  • diminui ruídos de comunicação entre setores;
  • recebe notificações sobre atualizações automáticas para o time de vendas e demais envolvidos na plataforma Bitrix24;
  • valida documentos dentro do Bitrix24;
  • envia mensagens automáticas sobre contratos e outros documentos para clientes e
  • associa uma série de outros recursos da plataforma que podem ser aproveitados na estratégia de vendas do seu negócio.

Aqui pode ter algumas telas do app no Bitrix24, como a parte de notificação de mensagens, a automação dentro do Bitrix24 no campo Negócios e a dashboard de status da assinatura. 

Saiba mais o que o app pode fazer pelo seu CRM clicando aqui!

Esperamos que você tenha captado todos os benefícios que a assinatura eletrônica pode trazer para seu negócio. 

Quando implementado de maneira inteligente e associado a outros processos da empresa, esta simples, mas importante, etapa pode ser o trunfo para escalar as vendas do seu negócio. 

Agora é sua vez! Se você já é um usuário do Bitrix24 pode testar o aplicativo gratuitamente por 14 dias – mas lembre-se: é necessário ter um software de assinatura eletrônica. 

Você também pode conversar com nossos especialistas para saber tudo que o eSignature pode fazer por sua empresa!

Mas se ainda não conhece os benefícios do Bitrix24, crie sua conta grátis e aproveite para testar também o eSignature!