Intranet gratuita: aumente a produtividade da sua equipe com esta ferramenta

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A comunicação interna é um item mais que necessário no mundo dos negócios. E por esse motivo a intranet é tão importante, afinal, através dela é possível manter a comunicação alinhada e sem ruídos, algo que é essencial para aumentar a produtividade dos colaboradores e por consequência, da empresa.

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Foi-se o tempo em que essa interface de comunicação interna era algo monótono e pouco funcional. Hoje em dia os softwares de intranet são modernos, intuitivos e lembram até as redes sociais que tanto usamos atualmente, possibilitando o envio não só de mensagens, mas também de imagens, vídeos e até gifs e emojis interativos. 

A importância da intranet

Infelizmente, muitos gestores não percebem a importância de manter uma boa comunicação com a sua equipe, e é aí que começa o erro. De acordo com um estudo realizado pelo McKinsey Global Institute (MGI), a produtividade dos colaboradores de uma empresa pode aumentar em 25% com um bom programa de comunicação, ou seja, com uma intranet eficiente, como mencionamos anteriormente. 

Os colaboradores querem sentir que são parte da equipe, querem ver a transparência da empresa e nada mais justo do que proporcionar um diálogo aberto para valorizar essa comunicação. Com a intranet é possível realizar todos esses feitos de forma simples e rápida. Reproduzindo assim o mesmo ambiente de escritório, mas de forma simples e rápida. 

Menos e-mails, mais produtividade

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O mesmo estudo do MGI conta que os colaboradores de uma empresa gastam cerca de 60% do seu tempo com tarefas que não estão diretamente relacionadas às suas funções como por exemplo, e-mails, reuniões e busca por informações básicas que poderiam estar disponíveis para todos os funcionários da empresa, em um único lugar.

Para ter uma visão mais ampla, pense de maneira rápida quanto tempo você gasta por dia visualizando, organizando, escrevendo e respondendo e-mails somente da sua empresa. Agora imagine o quanto todo esse trabalho poderia ser decrescido com uma ferramenta de informações centralizadas. Bastante, não é? Desse modo, você poderia remanejar esse tempo de sobra para dedicar-se às suas atividade. 

Centralize as informações internas

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Documentos, planilhas, dados, regras internas, imagens, templates… são muitas as informações significativas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. E por esse mesmo motivo as chances de perder esse material todo, salvando cada item em uma plataforma diferente são bem grandes. Isso sem contar quando essas informações importantes são salvas offline, no computador de um colaborador, por exemplo. Como os outros colaboradores poderão ter acesso dessa maneira? 

Por isso a intranet é tão eficaz. Com ela é possível centralizar todas essas informações em um único lugar na nuvem. Sendo assim, qualquer pessoa autorizada pode ter acesso de maneira remota, seja por um notebook, desktop ou aplicativo. Essa busca torna-se fácil e sem erros. 

Diminua a burocracia e ganhe tempo 

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Processos de recursos humanos e administrativos são burocráticos por natureza. Mas esse cenário pode mudar, concorda? Com uma intranet corporativa, processos como onboarding de novos funcionários, avisos internos, documentos importantes que precisam de assinatura, solicitação de férias,  relatórios de despesas, dentre várias outras necessidades podem ser atendidas rapidamente.

Com a intranet é possível automatizar processos rotineiros que levariam dias ou até semanas para ter uma resolução. Mas para esse sistema funcionar com perfeição é preciso ter organização e uma visão clara do que é possível ou não automatizar. Além de claro, precisar da colaboração de todos para que o andamento das demandas sejam positivos. 

Otimize as reuniões

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Nem todas reuniões precisam ser presenciais. Em muitos casos uma reunião longa e improdutiva poderia ser facilmente substituída por um e-mail objetivo e direto, ou até uma videoconferência. Muitas empresas depositam tempo em reuniões internas para fins de informação, algo que poderia ser resolvido em tempo hábil, com uma comunicação online prévia. 

Necessita fazer uma reunião de apresentação de resultados? Que tal criar uma publicação na sua intranet avisando aos envolvidos sobre o tema e adiantar os tópicos que serão abordados? Dessa maneira o tempo gasto na reunião será otimizado, já que todos estarão por dentro e não farão perguntas fora do escopo. 

Crie grupos de trabalho 

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É preciso saber como usar a intranet ao seu favor. Não adianta ter uma ferramenta tão poderosa se você não souber distribuir as informações e organizar a plataforma. O primeiro passo é dividir as áreas e criar grupos de trabalho e criar equipes.

Dessa maneira, informações administrativas que não precisam ser do conhecimento de todos os colaboradores da empresa naquele momento, não ficam expostas, por exemplo. Com os grupos de trabalho a comunicação pode ser simplificada, subdividida e muito melhor organizada. 

Intranet gratuita

Usar um software de intranet pode parecer desafiador no início, mas acredite, não é. Hoje, no mercado existem diversas opções pagas e gratuitas para ajudar a organizar a comunicação interna de uma empresa. 

Com o Bitrix24 é possível usar essa funcionalidade de modo gratuito, com até 12 usuários. Esse módulo está disponível em versão cloud e auto-hospedada. Além disso, a plataforma conta com mais de 35 ferramentas corporativas como: CRM, projetos e tarefas, telefonia, calendários, documentos, dentre outros. 

Se você já usa alguma intranet, conta pra gente a sua experiência. Se ainda não usa, que tal conhecer um pouco mais da intranet gratuita do Bitrix24

Deixe aqui sua dúvida ou comentário que ficaremos muito felizes em respondê-la.

Um abraço,

Equipe Br24

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