Vídeos da Br24 e networking no B24 Club apoiaram a empresa cearense na adoção da plataforma all-in-one por mais de 140 colaboradores. Confira!
A RB Distribuidora, fundada em 1979, é uma das mais tradicionais distribuidoras do Ceará. Iniciou suas atividades no Piauí como um pequeno atacado de sandálias e fumo desfiado. Com o passar dos anos, se modernizou e expandiu seus negócios dentro da cadeia de abastecimento. Atualmente, a empresa faz parte do Grupo RB, junto com as empresas B-log e Fortali.
Uma das transformações mais impactantes da história da distribuidora de alimentos foi a adoção do Bitrix24, com o intuito de automatizar processos internos e, assim, obter maior produtividade nas equipes. Depois de ser impactado por um conteúdo sobre Bitrix24 no Youtube, Luiz Carlos Barros, Gestor de TI da RB Distribuidora, iniciou uma jornada de conhecimento na plataforma all-in-one que hoje envolve mais de 140 colaboradores e fez com que muitos outros aplicativos e softwares ficassem para trás.
Continue lendo e descubra os detalhes desse Case de Sucesso!
Como a RB Distribuidora realiza a gestão de processos comerciais com Bitrix24
Como deixar o trabalho mais produtivo? Essa foi a inquietação que deu início à busca por uma ferramenta que pudesse automatizar as tarefas diárias. “Como Gestor de TI, sempre busquei sistemas que ajudassem as equipes no gerenciamento das atividades rotineiras”, conta Luiz, que reconheceu no Bitrix24 a solução perfeita para realizar a gestão de tarefas e desenhar os fluxos de processos internos. Foi assim que a plataforma all-in-one passou a fazer parte da rotina da RB Distribuidora, em 2021.
CRM aplicado a processos internos
Tanto a RB Distribuidora quanto a Fortali utilizam o mesmo Bitrix24 para fluxos de pagamento, relacionamento com clientes, logísticas, solicitações de equipes, solicitações à fornecedores, reserva de salas de reunião e recebimento de mercadorias, para citar alguns processos que rodam dentro do CRM atualmente, em “Negócios”, no modo Kanban.
As solicitações para TI, financeiro, contabilidade e, em breve, para a diretoria da RB Distribuidora acontecem via Automação Inteligente de Processos. Compra de equipamentos, devolução ao fornecedor, avarias internas, portfólio de processos e projetos e onboarding de novos colaboradores são processos que utilizam regras de automação de fluxo.
Grupos de Trabalho também são utilizados para melhor organização interna
A equipe de TI tem todas as suas tarefas organizadas em um Grupo de Trabalho, onde as solicitações são alocadas após serem criadas no CRM. “Consigo visualizar facilmente o status de todas as atividades, conferindo os prazos que foram definidos e identificando gargalos”, avalia Luiz.
Colaboradores de diferentes níveis de suporte recebem os chamados e, quando progridem para o atendimento, assumem automaticamente a responsabilidade pela tarefa em questão. Quando o chamado é encerrado, um e-mail para quem fez a solicitação é enviado também de forma automática.
Qual foi o impacto da automação nos processos de trabalho?
O principal ganho foi deixar de utilizar e-mails para processos, o que evita a perda de informações. Agora, todos podem acompanhar as suas próprias atividades com muito mais clareza no Bitrix24.
“A produtividade melhorou muito. O processo dos pagamentos, por exemplo, era manual. A gente tinha que imprimir a nota fiscal, carimbar, procurar quem deveria assinar, levar essa NF para o faturamento… perdia-se muito tempo!”.
Site institucional foi criado em apenas 1 dia com Bitrix24
A RB Distribuidora tinha um site, criado por uma empresa especializada, mas o atendimento era lento e até mesmo custoso quando alguma mudança era necessária.
Depois de explorar os recursos dos módulos Gestão de Tarefas, Comunicação e também apostar em Processos Automatizados, Luiz Carlos assumiu o desafio de criar o novo site institucional da RB Distribuidora em apenas 1 dia.
As alterações, tão demoradas anteriormente, se tornaram bem fáceis de fazer com sistema “arrastar e soltar” do Bitrix24. Formulários, botões e links de redes sociais, além de um design limpo e funcional, deixam o site bem completo. “O Construtor de Sites do Bitrix24 no plano Enterprise torna a edição mais simples”, pontua.
Aprendendo e ensinando Bitrix24: a importância de se empoderar da plataforma
A versão gratuita do Bitrix24 – que oferecia possibilidades mais abrangentes e usuários ilimitados há alguns anos – foi o ponto de partida para que muitos processos internos da RB Distribuidora fossem construídos. Posteriormente, ela deu lugar ao plano Enterprise 250, que permite alocar todos os funcionários contratados e criar todos os fluxos necessários para a empresa, além de garantir um acesso ao B24 Club.
Luiz Carlos foi à fundo nos tópicos de ajuda do Bitrix24, implantando gradativamente o conhecimento que ia adquirindo. O setor de TI foi o primeiro a utilizar as soluções da plataforma, mas o processo de expansão para outros setores não demorou muito. Gradativamente, os setores mais influentes da empresa – como o RH e a área financeira – foram sendo apresentados ao Bitrix24.
“Eu ‘vendia’ o Bitrix24 na empresa não como um CRM, apesar desta funcionalidade ser o carro-chefe da plataforma, mas para Gestão de Tarefas e Projetos e para Comunicação Interna. O objetivo era fazer com que os colaboradores tivessem menos abas abertas com Asana, Skype, etc“. Hoje, existe um profissional na equipe responsável por tocar o desenvolvimento de processos automatizados, criados por Luiz.
Adaptação ao Bitrix24
“Não foi fácil. Todo mundo quer mudança, mas ninguém quer mudar”. Para Luiz Carlos, o grande acerto da foi fazer a transição para o Bitrix24 com calma, começando por setores chave e contando com o apoio dos gestores mais engajados. Na reunião semanal de líderes, os depoimentos começaram a surgir e, assim, o conhecimento começou a ser compartilhado em treinamentos para equipes, realizados pela própria empresa.
“O Youtube ajudou muito. A didática aplicada nos vídeos da Br24 e outros parceiros, como a CRMThink, me ajudou a conhecer o necessário para realizar as primeiras implementações e apresentar a plataforma já em funcionamento, de maneira bem simples”. Muito estudo e vários testes foram necessários para chegar aos fluxos que existem hoje.
Luiz avalia que atualmente, com o B24 Club, o processo fica ainda mais fácil: “Na minha época, o processo de adaptação foi muito solitário. Hoje em dia é possível bater um papo com alguém que já teve a mesma dúvida e aprender com isso. Já cheguei a ajudar algumas pessoas por lá”.
Em busca do networking que hoje acontece no B24 Club, o Gestor de TI começou a apresentar a plataforma para profissionais como ele, que atuavam em outras empresas: “A ideia era formar um grupo de pessoas próximas a mim que também estivessem utilizando a ferramenta, com quem eu pudesse trocar informações e aprender em conjunto”, relembra.
Integração Bitrix24 com Make e ERP TOTVS
A RB Distribuidora realiza vendas recorrentes, reabastecendo semanal ou quinzenalmente estabelecimentos de clientes já conhecidos. Esse processo acontece com o auxílio do Winthor, da TOTVS, onde estão centralizados o controle de estoque e informações contábeis, fiscais, financeiras, etc.
Quando toda a operação é validada, a integração entre Bitrix24 e Make (antigo Integromat) permite transferir dados entre esses sistemas sem a necessidade de intervenção manual para gerar a Nota Fiscal. Usando webhooks, a integração pode ser altamente personalizada.
Próximos passos: campanhas de e-mail marketing no Bitrix24
Bitrix24 já soluciona o Marketing Interno da RB Distribuidora: comunicados no feed, integração entre colaboradores e Bases de Conhecimento que explicam os processos em detalhes já fazem parte do dia a dia da organização. Vídeos, imagens e conteúdos em texto são produzidos para que todos os envolvidos tenham todas as informações à mão.
Utilizar o CRM do Bitrix24 no atendimento ao cliente é a próxima meta a ser alcançada pela empresa. “O objetivo é começar a utilizar o e-mail marketing dentro da plataforma. Não vamos procurar outra ferramenta para essa finalidade até esgotarem as possibilidades do Bitrix24”.
O plano de ação inclui segmentar leads e clientes em listas e utilizar tags para acompanhar toda a jornada de compra de perto até a primeira venda ser realizada. Quando esse cliente se torna recorrente, ele migra para o ERP, automaticamente.
“O Bitrix24 me surpreendeu bastante. No começo, parece complexo, mas não é. Tem sido uma jornada de aprendizado onde cada descoberta é empolgante. Mas para acelerar esse processo, aconselho contar com especialistas”, finaliza Luiz.
A trajetória de aprendizados da RB Distribuidora é mais um exemplo real de como o Bitrix24 revoluciona a operação de empresas como a sua! Preencha o formulário abaixo e converse com um especialista da Br24, que vai indicar o melhor plano e a maneira mais eficiente de escalar seus resultados com a plataforma.
