Mais agilidade nos seus fluxos de trabalho utilizando o módulo de tarefas e projetos do Bitrix24

Crie grupos estratégicos, automatize processos, compartilhe documentos e descubra como construir uma base de conhecimento para os seus onboarding no Bitrix24. 

0
387

Módulo Tarefas e Projetos Bitrix24

Usuários do Bitrix24 já sabem que esta é uma ferramenta que vai muito além de um simples CRM. 

Reconhecido como um dos sistemas mais completos do mundo, ele contempla módulos de comunicação, gestão de projetos e tarefas, gestão de CRM, sites, além de disponibilizar aplicativos exclusivos que podem ser utilizados integrados à ferramenta.

Nele você ainda pode construir sites, criar regras de automação no seu processo de vendas, integrar suas conversas com o WhatsApp, construir ambientes de comunicação interna e externa com colaboradores e clientes, criar grupos de trabalho, gerir tarefas através de metodologias como Kanban, Gantt e muito mais. 

Tem muita coisa sobre o Bitrix24 para compartilhar com você, mas hoje o foco será no módulo de Projetos e Tarefas da plataforma. Você vai conhecer algumas funcionalidades que vão contribuir em atividades do seu dia a dia e da sua equipe no trabalho. Vem comigo!

 

O que é o módulo de tarefas e projetos do Bitrix24?

Se você é uma destas pessoas em que os dias são tão corridos que fica difícil gerenciar tempo e atividades, o módulo de tarefas e projetos do Bitrix24 pode ser a melhor solução neste caso.

Dentro deste espaço da ferramenta, você consegue fazer todo o gerenciamento da sua carga de trabalho, monitorar atividades e prazos, criar relatórios para acompanhamento de resultados e até sincronizar ações automáticas, captando dados externos recebidos no seu Bitrix24, que podem ajudar no processo de vendas, por exemplo.

E o acompanhamento de tudo isso, ainda pode ser feito utilizando metodologias como Kanban, Planner, Gantt, entre outras. Ou seja, você escolhe o melhor formato para gerenciar todas as suas atividades dentro da plataforma. Mas o que são estas metodologias?

Conhecendo as metodologias de gerenciamento disponíveis no Bitrix24

Anteriormente, apresentei algumas formas de gerenciamento de tarefas no Bitrix24. Agora é hora de falar um pouquinho sobre cada uma delas. Vamos lá?

O Bitrix24 possui basicamente 6 modos de visualização de tarefas para você acompanhar prazos de entrega, andamentos, etc. São eles: Lista, Deadline, Planejador, Calendar, Gantt e Kanban.

Vamos falar um pouquinho sobre cada uma delas agora:

Modo Lista: 

Esta é uma forma mais simples de ver suas tarefas e realizações de uma só vez, pois tudo fica agrupado de forma linear na tela. 

Modulo de lista Bitrix24

Neste caso, você pode configurar informações através de colunas, definindo quais ficam visíveis clicando no ícone de engrenagem e selecionando os campos desejados. 

Modulo Lista

Modo Deadline

A aba Deadline possui uma distribuição diferente do formato lista, com cards organizados também por colunas, mas que se movem automaticamente à medida em que o prazo delas se aproxima. 

Modo Deadline Bitrix24

É possível mover tarefas manualmente também. Fazendo isso, seus prazos alteram conforme a movimentação feita. 

 

Modo Planejador

O Planejador é uma ferramenta de trabalho individual com relação às suas tarefas. Nela você pode organizar suas atividades por cores, por exemplo. 

Este modo não influencia nos prazos de tarefas, apenas serve para organizar as mesmas de uma maneira que fique melhor para você acompanhar suas atividades. 

Modulo Planejador

Modo Calendar

Este formato exibe todos os prazos dentro de um calendário mesmo. Você pode clicar nos filtros e organizar os períodos em que deseja visualizar suas tarefas diárias, semanais ou mensais.

Modulo Calendar

Modo kanban

O Kanban é parte essencial de uma boa gestão de projetos. Possui uma abordagem simples, organizada por cards, como se fossem post-its. 

Este talvez seja um dos mais queridos entre os entusiastas da metodologia ágil. Ele funciona como um quadro virtual de gerenciamento de projetos. 

Diferente do modo planejador, por exemplo, o modo Kanban possui etapas curtas para a execução de tarefas sincronizadas.  

Metodologia Kanban

>> Clique aqui e entenda como configurar todas as etapas em um Kanban dentro do Bitrix24

Aqui tem um artigo que explica bem como a metodologia foi criada. Vale a pena a leitura: A História do Kanban.

Modo Gantt

Menos comum que a metodologia Kanban, o Gantt é mais famoso na área de construção civil, para o controle de cronograma de obras,mas pode ser utilizado por qualquer pessoa e em qualquer projeto.

Metodologia Gantt

Assim como as demais, ela também reúne todas as atividades que precisam ser realizadas, porém apresentada em forma de linha do tempo na dashboard. 

Ele apresenta uma visão macro de atividades em andamento e é mais indicada para uso em projetos menores e menos complexos, pois quanto maior o nível de detalhamento das tarefas, mais difícil fica entender o gráfico de Gantt. 

Por que tantas metodologias?

Talvez você esteja se perguntando agora: Mas por que existem tantas formas assim? As pessoas usam diferentes metodologias? 

A resposta para estas perguntas é: sim! É preciso entender que elementos visuais não funcionam de forma padrão para todo mundo. Cada pessoa tem uma forma de reter informações, principalmente quando esta forma de retenção é visual. 

Segundo um artigo publicado no blog da UX Collective, estudos recentes mostram que aproximadamente 65% da população são aprendizes visuais, preferindo estudar e se envolver com informações quando há ligados elementos visuais. 

É por isso que o Bitrix24 contempla diversas metodologias. Nem todo mundo, por exemplo, consegue visualizar suas tarefas utilizando o formato Gantt, como o exemplo. Algumas pessoas podem preferir um formato de acompanhamento Kanban ou se organizar melhor através de um calendário. A escolha é livre dentro da ferramenta. 

O bom é que, para trocar o formato de visualização, basta clicar em cima da opção que preferir, sem necessidade de qualquer configuração complexa. Apenas escolhendo a que considerar melhor para o seu perfil. 

Estas metodologias servem para facilitar o acompanhamento de demandas criadas para não perder prazos, visualizar todo o fluxo de tarefas e o tempo de entrega em cada uma, quem são os responsáveis ou participantes em cada etapa, etc.

Tudo isso serve para tornar a comunicação interna mais clara e efetiva entre equipes dentro das empresas, minimizando ruídos de comunicação, que é um ponto que abordaremos no próximo tópico. 

 

A importância de ter uma comunicação clara e transparente 

Não basta falar apenas de metodologias e processos sem entender por que elas são necessárias dentro das empresas. 

Hoje, tudo está interligado com uma boa comunicação. Saber direcionar as informações corretas, no tempo certo e para as pessoas certas é que vai fazer a diferença no sucesso das suas operações e nos resultados obtidos. 

Vou deixar aqui o link de um conteúdo com 3 passos para uma Comunicação Interna eficaz + Guia para manter a equipe engajada e produtiva.

O Bitrix24 é uma ferramenta de comunicação que facilita este processo de comunicação. Mas também vai além disso, pois atua de maneira estratégica no seu planejamento e principalmente na gestão dos seus projetos e das tarefas atreladas a ele. 

Agora, que tal explorar um pouco mais sobre formas de organização e comunicação com o módulo de projetos e tarefas do Bitrix24? Vamos nessa!

 

Crie tarefas integradas com o CRM de vendas do seu time!

Você sabia que é possível criar atividades a partir do próprio CRM de vendas do seu Bitrix24?  Isso mesmo!

Você pode trazer qualquer entidade de CRM para vincular a uma tarefa como:

  • empresas;
  • contatos;
  • negócios;
  • e leads.

Você também pode criar checklists de itens necessários para validar processos de forma automática, vincular tarefas ao CRM e marcar clientes já cadastrados em projetos através de um recurso nativo da ferramenta.

Além disso, também pode linkar suas tarefas a ações como:

  • Adicionar participantes internos e externos;
  • Criar condições especiais a partir de gatilhos automáticos do sistema;
  • Visualizar histórico de edições nas tarefas ligadas a cada usuário;
  • Adicionar observadores e participantes;
  • Criar marcadores de referência, entre outros.

Todas estas funções contribuem para que você crie históricos de toda a jornada em um projeto, facilitando a análise posterior, ou até mesmo durante o processo de execução de cada etapa, para a tomada de decisões na hora certa. 

Assim, você não fica no escuro na hora de avaliar dados, pois seus relatórios ficam muito mais ricos e completos.

Crie automações e gere relatórios personalizados mais assertivos com Bitrix24

 

No Bitrix24 você pode taguear dados de clientes direto do seu CRM e fazer diversas análises, que vão além de aspectos comerciais, como mensurar em quantos projetos ele foi envolvido, quantas horas foram investidas nele, qual foi o retorno sobre aquele atendimento, e muito mais.   

Além disso, você também consegue avaliar o tempo dedicado em cada tarefa, criar filtros especiais de acompanhamento de status e administrar prazos de forma alinhada com o planejamento macro de um projeto.

Uma estratégia interessante neste gerenciamento, é que você pode aplicar dentro do Bitrix24 regras de automação em cada atividade, não se limitando apenas ao CRM de vendas.

Deste modo, além de mapear a jornada do que já aconteceu, a ferramenta permite também trabalhar tarefas para previsibilidade de ações.

Estas automações, ou seja, condições especiais, podem ser criadas a partir de qualquer dado dentro do Bitrix24, se tornando gatilhos automáticos no seu processo. 

Estes gatilhos podem ser direcionados para qualquer pessoa na sua empresa, ou seja, você pode criar grupos específicos com pessoas envolvidas em determinado projeto macro, por exemplo, as quais receberão informações do andamento de cada etapa em uma atividade. 

Você também pode direcionar, com base nestes gatilhos, mensagens até mesmo para clientes e fornecedores. 

Ao final de cada ação, todos os dados e informações trocadas durante a logística da atividade, ficarão gravados no sistema e disponíveis para futura avaliação, caso você precise. 

Outra forma de integrar automações, é através do API WhatsApp Integration. Este é um aplicativo exclusivo para o Bitrix24, criado aqui pela Br24. 

Com ele você consegue integrar todas as suas conversas pelo WhatsApp dentro do Bitrix24 e coletar dados diretamente dos seus atendimentos, transformando palavras-chave em gatilhos para os seus projetos.

Estes dados servirão para complementar a sua estratégia comercial e alavancar vendas também.  

 

Automações e a jornada do seu cliente no Bitrix24

Agora que você já sabe que é possível criar gatilhos automáticos com base em conversas dentro do Bitrix24, é importante lembrar também que um bom pós-vendas também faz toda a diferença na hora de encantar seus clientes. 

O sucesso de uma operação, quando o intuito é converter uma venda, por exemplo, está ligado diretamente à relação que você constrói com o seu lead. 

Quanto mais você souber a respeito dele, maiores são as chances de acertar na comunicação com aquela pessoa. 

Depois de captar o máximo de informações e aproveitar oportunidades utilizando gatilhos automáticos em suas tarefas e projetos, é hora de pensar em como fazer para continuar conquistando novos clientes ou fidelizar os que você já tem.

Você pode fazer isso enviando mensagens personalizadas, também de forma automática, construir respostas para clientes importantes após concluir projetos, fazer follow ups de status de compras, envio de notificações e adicionar tudo isso ao seu histórico de atendimento. 

Uma necessidade latente hoje das empresas é a clareza e a agilidade de informações para clientes que compram online, um dos setores que mais cresce no país. 

Segundo dados do Forum 21 Ecommerce Brasil, o nosso país está em sétimo lugar com a melhor taxa de crescimento de e-commerce no mundo, registrando um aumento de 75% em vendas somente no ano de 2020, durante a pandemia. Ou seja, a experiência de compra online tem se destacado como cada vez mais positiva.

Por isso é preciso estar atento ao mercado e criar a melhor experiência possível para os clientes. O Bitrix24 faz isso por você.  

Crie uma loja online na plataforma, construa jornadas de automação,  informe seu cliente em tempo real sobre cada etapa do processo de compra dele. Isso traz valor para o seu lead. 

Além disso, com todas estas etapas bem definidas, fluxos de automação acontecendo corretamente e um bom histórico de dados criado, fica muito mais fácil a passagem de bastão para outros colegas de equipe darem continuidade em seus atendimentos.

 

Como organizar equipes em seus projetos e grupos de trabalho?

Agora chegamos na etapa em que as coisas tomam forma. Aqui, você pode criar grupos de trabalho e construir projetos.

Mas qual é a diferença entre eles? Ambos têm funções muito parecidas, porém com uma característica que os difere: o tempo de durabilidade de cada um. 

Vamos pensar da seguinte forma: projetos tem início, meio e fim, enquanto grupos de trabalho costumam ser perenes, contemplando diversos projetos dentro deles. 

Em ambas as situações, você pode determinar quem quer que participe de cada grupo criado, se limitando a algumas pessoas, ou dando acesso à empresa toda. Tudo depende da estratégia que deseja adotar e do propósito daquele grupo ou projeto. 

É possível criar grupos por departamento, por exemplo, ou promover eventos sazonais que envolvam toda a empresa, enviando convites automáticos para cada um, tudo de forma bastante organizada e produtiva. 

 

Crie grupos com clientes e fornecedores no Bitrix24

Além de escolher o seu público interno, também é possível trabalhar com projetos que contemplem acessos de pessoas externas. 

Funciona da mesma maneira, porém, como característica principal de diferenciação, os grupos e projetos externos possuem cor de destaque diferente no nome criado e um ícone (marcado pelo desenho de um pequeno globo), conforme tela abaixo:

Esta diferenciação funciona como um alerta, justamente para tornar a fácil assimilação de que existem pessoas de fora naquele grupo ou projeto. 

Esta configuração de usuários externos, disponível nas versões standard e professional do Bitrix24, é comumente utilizada em contratações de freelancers, ou de fornecedores. 

Com esta opção, você pode monitorar o tempo de entrega de trabalhos contratados junto a freelancers, acompanhar tarefas atrasadas e fazer follow ups de clientes e fornecedores, entre outras ações.  

Através destes grupos externos, você também pode compartilhar documentos e atribuir tarefas macro, subtarefas, criar feeds com timelines de comunicação e reuniões instantâneas com todos os envolvidos de forma totalmente segura. 

>> Leita também: Adequação LGPD: seus dados mais seguros com o Bitrix24

 

Utilize modelos prontos para criar novas tarefas semelhantes

Já falamos muito sobre organização de tarefas e projetos, mas tem um detalhe que não podemos deixar passar batido. Vamos falar em ganhar tempo agora!

Encontrar uma maneira de gerenciar melhor as atividades diárias vale ouro nos dias de hoje. Conta aí, aposto que você precisa gerenciar muitas demandas e não consegue dar conta de todas elas, não é mesmo?

Isso é mais comum do que você imagina, principalmente quando nvolve outras pessoas em um projeto. Documentar, abrir tarefas, passar briefings, tudo isso faz parte de um processo demorado. 

Uma ideia muito interessante dentro do Bitrix24 é a possibilidade de criar modelos padrões para tarefas, modificando apenas dados importantes quando necessário. 

Estes modelos servem para facilitar a vida dos usuários da plataforma, afinal, por que perder tempo escrevendo as mesmas coisas em tarefas semelhantes? 

Deixe o trabalho maior para o que realmente importa ao criar uma tarefa.  

Compartilhe arquivos em uma base de conhecimento

Não é brincadeira quando falamos que o Bitrix24 é uma das ferramentas mais completas no mundo, pois além de promover uma comunicação integrada, gerenciar atividades e grupos de trabalho, também é uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos, onde é possível criar, consumir e compartilhar arquivos. 

Nele você consegue interligar todas as informações, compartilhar pastas e inserir links destes locais nos seus feeds de comunicação. Também pode criar uma uma base de conhecimento com esta documentação. 

Imagine que você já tenha processos bem definidos e mapeados na sua empresa, com playbooks criados, documentos, desenvolvimento de softwares, etc e precisa compartilhar isso com outras pessoas da sua equipe. 

A base de conhecimento é o lugar onde estas informações vão estar. Este acesso é muito utilizado em casos de onboarding nas empresas, quando há novas contratações. É possível organizar onboarding por setores, departamentos, equipes de projetos, entre outros. Como você preferir!

Favorite seus principais grupos e projetos! 

Deu para ter uma boa base da infinidade de possibilidades que você pode construir dentro do módulo de tarefas e projetos no Bitrix24, não é mesmo?

Agora, para não perder tudo o que você aprendeu, o que acha de colocar a mão na massa e organizar isso tudo de um modo que o seu acesso seja muito mais rápido?

Uma super dica, para você que é pragmático e gosta de ganhar tempo, é sobre transformar seus projetos e tarefas em favoritos, levando eles para o menu lateral do seu Bitrix24. 

Para fazer isso, é só clicar na estrelinha ao lado do projeto que ele automaticamente aparecerá no seu menu. Depois é só arrastar para onde quiser no lado esquerdo da sua barra de favoritos e pronto!

Assim você não perde prazos, encurta caminhos e acompanha ainda mais de perto todas as suas ações!

Gostou deste conteúdo? Aproveita e comenta aqui o que você achou! 

Vou deixar um vídeo abaixo que traz mais detalhes sobre cada assunto abordado aqui e mais algumas informações complementares sobre processos padrões em fluxos de trabalho. 

Espero que este conteúdo tenha te ajudado! Acompanhe nosso blog, para ficar por dentro de mais conteúdos como este.

Se você ficou com alguma dúvida sobre o Bitrix24, fale com um dos nossos especialistas. Eles estão esperando para te ajudar!