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Meeting Briefs: como fazer reunião online no Bitrix24?

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Sua empresa tem dificuldade em integrar equipes e organizar processos? Este é um problema comum para muitos negócios, e a solução é simples: utilize o recurso de reunião online no Bitrix24 e facilite o dia a dia de todos os colaboradores.

O mercado está cada vez mais veloz e isso está impactando a forma como as organizações se posicionam, gerando cada vez mais desafios de gestão, seja a nível estratégico ou operacional.

Neste contexto, o papel das lideranças e colaboradores é conseguir usar a evolução a seu favor e encarar como oportunidade para repensar as práticas dos ambientes corporativos, utilizando o meio digital como ferramenta para isso. 

Neste artigo, trazemos de forma prática todas as razões para você usar o Meeting Briefs e entender como utilizá-lo estrategicamente em seu negócio.

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Reunião online no Bitrix24

Quem nunca teve ruídos de comunicação entre colegas que atire a primeira pedra! 

Essa questão é universal e prejudica todas as pessoas envolvidas, principalmente quando falamos em empresas que atuam com equipes remotas. Por isso, o recurso de reunião online do Bitrix24 torna-se tão importante para o dia a dia de quem trabalha à distância.

Com esta funcionalidade da plataforma, é possível criar salas com mais de 40 pessoas conectadas ao mesmo tempo com a função HD. Ou seja, todos que utilizam a ferramenta na empresa podem participar das reuniões! 

Durante as chamadas, é possível enviar arquivos e fazer compartilhamento de tela. Todos os arquivos e dados compartilhados são enviados de forma segura, devido à tecnologia de proteção garantida pelo Bitrix24.

Você também pode criar bate-papos ao vivo, atribuir tarefas, definir deadlines, criar atas e gravar as reuniões para garantir que nenhuma informação seja perdida.

Outro recurso interessante é para quem faz reuniões com clientes ou parceiros que não utilizam o Bitrix24. É possível criar salas utilizando o Zoom para facilitar a comunicação.
Para agendar uma reunião, vá em Horário e relatórios > Reuniões e Informações.

Print de tela para ver como criar uma reunião no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

Clique em “Nova reunião:”

Print de tela para ver como criar uma reunião no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

Ao abrir a janela seguinte, preencha todos os campos importantes referentes à sua reunião. Lembre-se de selecionar os participantes e a descrição. Você ainda pode associar a reunião a um projeto. Depois de criada, a reunião estará disponível no calendário, bem como na seção “Reuniões e Informações.”

Conheça o Meeting Briefs

Desde o início da pandemia, o Bitrix24 tem feito upgrades importantes para ajudar empresas que fazem o gerenciamento do trabalho à distância, visando proporcionar cada vez mais facilidade para os seus usuários.

Recentemente, a empresa lançou a sua nova versão, o Bitrix24.Time, com inovações muito interessantes. Nelas, está o Meeting Briefs, que nada mais é do que a atualização do recurso de reunião online da plataforma, que falamos anteriormente.

Com as atualizações, a ferramenta ganhou ainda mais visibilidade e trouxe melhorias significativas. 

Outras plataformas só disponibilizam recursos básicos como gravação, formato HD, entre outros, e somente mediante ao pagamento de um plano premium. 

Já no Bitrix24, os recursos disponibilizados vão muito além do básico e permitem que você os utilize sem sair da plataforma, ou seja, tudo incluso no plano que você escolher, sem que precise pagar adicional para isso.

A seguir, veja quais os recursos adicionados e entenda como utilizá-los da melhor forma em seu negócio.

Resumo da reunião no Bitrix24

É comum termos diversas reuniões diariamente, e, muitas vezes, parte das informações pode se perder em meio a tantos diálogos e tarefas rotineiras. Além disso, o ruído da comunicação entre equipes é um fator preocupante.

Nas reuniões de time, ocorre o compartilhamento de temas importantes para o desenvolvimento do trabalho de cada colaborador, e perder qualquer informação pode ser prejudicial para a equipe inteira. 

Pensando nisso, o Bitrix24 lançou o recurso de resumo da reunião, que é o registro de atas da chamada em um documento de texto.

Veja como fazer isso através do Bitrix24:

Print de tela para ver como abrir um resumo de reunião no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

Dentro da chamada, selecione “Resumo da Reunião”, escolha um dos modelos e use como ata para o que for combinado durante a videochamada. 

Print de tela para ver como criar um briefing de reunião no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

Esta é a visão do documento gerado. 

Todos os participantes da chamada podem abrir um documento de resumo. A edição é conjunta e salva automaticamente. Após o fim da chamada, o link com a versão final do documento é enviada através do chat da reunião.

Criação de documento

Com o distanciamento resultante do trabalho remoto, o desafio de co-criar em equipe fica maior. 

Organizar e ao mesmo tempo engajar o time é um ponto decisivo e muito importante para a gestão das lideranças. 

Com o recurso “Criar documento”, é possível facilitar a criação em conjunto mesmo à distância. Você pode criar documentos de texto, planilhas ou apresentações e usá-los durante uma chamada.

Print de tela para ver como utilizar um resumo de reunião no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

Acesse o Bitrix24.Docs e escolha o tipo de documento que vai utilizar durante a videochamada. 

Print de tela para ver como editar um resumo de reunião no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

Diferente do resumo da reunião, o documento criado pelo outro participante da chamada é aberto primeiro para visualização. Para iniciar a edição conjunta, é necessário clicar em “Editar”.

Todas as alterações dos documentos são salvas automaticamente no arquivo e a versão atualizada é enviada pelo chat.

Aproveite este recurso para fazer dinâmicas em grupo e compartilhar informações simultâneas, possibilitando que várias pessoas interajam em conjunto e em tempo real.

Abra resumos recentes

Não perca mais tempo com dificuldade para encontrar as informações importantes!

Este recurso é especial para quem precisa ver os resumos anteriores das chamadas. 

Para abrir o documento de uma chamada feita anteriormente, selecione o documento no menu, conforme imagem abaixo:

Print de tela para ver como abrir um resumo de reuniões anteriores no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

O documento com as informações é aberto para visualização por padrão. Para alterá-lo, clique em “Editar”:

Print de tela para ver como editarr um resumo de reuniões anteriores no Bitrix24
Fonte: Bitrix24.com

Aqui, todas as informações também são salvas automaticamente no arquivo, e a versão final é enviada para o chat.

Com essas atualizações, o modelo de reuniões online ganhou um novo significado, tornando o trabalho muito mais ágil e com infinitas possibilidades para gerir equipes à distância. 

O Bitrix24 é a solução perfeita para a sua empresa

Esqueça outras integrações. Com a reunião online do Bitrix24 você não precisa recorrer a aquisição de um sistema externo para isso, já que pode fazer praticamente tudo sem sair da plataforma.

Questões como falhas na comunicação, perda de informações importantes e desengajamento de times podem ser facilmente resolvidas com o recurso do Meeting Briefis, aliado à utilização de outros recursos da plataforma.

Com o Bitrix24, você ainda pode administrar o seu CRM software, criar processos, fazer o gerenciamento de atividades, cuidar do seu time através da rede social corporativa de forma prática e centralizada, bem como muitos outros recursos.

>> Leia aqui sobre a última versão Bitrix24 e confira todos os lançamentos da plataforma.

Você já utiliza o Bitrix24 em sua empresa? Comente aqui embaixo se você já conhecia o Meeting Briefs e se usa a plataforma em seu dia a dia!

Precisa de ajuda para explorar ao máximo os recursos do Bitrix24? Então conte conosco! A Br24 é a principal distribuidora do Bitrix24 na América Latina e Portugal! Já implementamos a ferramenta em mais 400 empresas.

Se você ainda não conhece o nosso trabalho, te convido para saber mais clicando abaixo. 

Entenda mais sobre o que é Bitrix24!

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