Veja como o CRM automatizado para gerenciamento de vendas e reparo de produtos e a gestão de tarefas para equipes ajudaram a empresa a otimizar sua operação.
Um dos maiores desafios de empresas em expansão é centralizar informações, de modo que a comunicação entre equipes aconteça de forma fluida e organizada. Este é o primeiro passo para prestar um bom atendimento: com acesso ao histórico do cliente no mesmo ambiente em que acontece a gestão de tarefas para equipes, o processo se torna mais simples e menos passível de erros.
Apostar em um banco de dados centralizado, a partir da integração Bitrix24 e um dos sistemas ERP mais usados na atualidade, foi a saída que a Rpn Brasil encontrou para integrar as equipes de vendas e de engenharia, controlando melhor as tarefas e prazos. Junto com a Br24, o projeto foi além, e ganhou automações e gatilhos do CRM capazes de agilizar ainda mais o atendimento.
Continue lendo e descubra tudo sobre essa história de sucesso!
Conheça a Rpn Brasil, líder do segmento de vendas e revendas de acoplamentos industriais no país
A trajetória da Rpn Brasil é marcada por transformações. A empresa foi criada em maio de 2006 e reunia em uma pequena sala em Americana, interior de São Paulo, representantes de vendas de tubos de papelão.
Em 2008, migraram para o mercado de transmissão de potência mecânica, fornecendo acoplamentos, redutores, freios e embreagens industriais para diversos segmentos. Ampliando sua participação no mercado, em 2014, a Rpn Brasil iniciou uma parceria com a Rexnord Brasil, trabalhando exclusivamente com os produtos do líder mundial deste segmento.
Os maiores players nacionais em segmentos como Siderurgia, Papel e Celulose, Açúcar e Álcool, Mineração, e Fertilizantes são alguns exemplos de clientes que a Rpn Brasil atende desde 2021, quando passou a liderar o segmento de vendas e revendas de acoplamentos no Brasil.
Os objetivos e desafios da Rpn Brasil na gestão de processos comerciais
Acoplamentos desempenham um papel fundamental na transmissão de energia mecânica entre diferentes componentes de máquinas e equipamentos industriais. Fornecer equipamentos cada vez melhores e com vida útil cada vez maior é o principal objetivo da empresa.
Acessar o histórico de atendimento de cada cliente no momento em que ele entra em contato é fundamental para fechar vendas consultivas. Além disso, também era preciso garantir que a comunicação entre equipes de vendas e de engenharia acontecesse sem a perda de nenhuma informação: qualquer detalhe pode ser determinante para o sucesso da entrega!
Trabalhando com Excel e se comunicando via Skype, a equipe comercial precisava coletar informações no sistema, alimentar uma planilha à mão, em uma atualização diária. Um processo que facilitava a ocorrência de erros humanos e demandava muito tempo: somente no fim de cada dia os novos projetos eram enviados aos responsáveis.
Gerenciamento de vendas: do Kanban ao CRM automatizado
Realizar a gestão de tarefas para equipes a partir do Kanban que o Bitrix24 oferece foi a intenção inicial de um dos diretores da Rpn Brasil, Fábio Pires, ao iniciar o uso na plataforma, em novembro de 2021.
Quando Guilherme Borsato, TI na empresa, foi convidado a descobrir como realizar a gestão de processos comerciais pelo Bitrix24, a possibilidade de utilizar um software de automação de vendas com integração Protheus – um dos sistemas ERP mais usados e escolhido também pela Rpn Brasil, foi o que chamou a atenção: “Sempre trabalhamos com sistemas ERP antes do Bitrix24, mas precisávamos de algo para controlar os projetos da engenharia, com tarefas e prazos”, relembra Guilherme.
A parceria com a Br24 surgiu exatamente quando se tornou prioridade promover a integração Bitrix24 e ERP Protheus, unindo a gestão de relacionamento com o cliente (CRM) com a gestão de processos e recursos internos da Rpn Brasil. Borsato conta que a expectativa era poder organizar as informações que possuíam: “Construir um banco de dados centralizado nos traria mais segurança, além de otimização de tempo e melhoria na comunicação interna e externa da equipe”. Os resultados obtidos foram muito além do esperado:
Mais eficiência na geração de pedidos
Atualmente, o CRM faz uma comunicação com o ERP, fazendo toda a parte de cotação e abertura dos pedidos dentro do Bitrix24. A partir do momento que essa cotação é finalizada, a plataforma inicia automaticamente um pedido de venda no ERP. Sem planilhas ou mensageiros: tudo acontece a partir da integração Protheus e Bitrix24.
Comunicação interna e externa mais rápida e precisa
Antes do Bitrix24, o contato entre os departamentos de Engenharia e Comercial Interno e Externo eram realizadas por e-mail ou por telefone. Com a opção de delegação de tarefas para seus responsáveis e o bate-papo, não há mais fronteiras entre as equipes da Rpn Brasil: todos os dados estão concentrados em um único software.
Redução nos prazos de entrega ao cliente
Utilizando o Bitrix24 como gerenciador de vendas, o tempo de conclusão de um pedido caiu para menos da metade. De acordo com Borsato, um atendimento que durava 5 minutos, agora não leva mais de dois minutos. É um ganho de, aproximadamente, 60% em eficiência nessa parte do projeto. O banco de dados centralizado garante que a equipe de engenheiros possa utilizar todo o prazo de execução do projeto, sem gargalos. A consequência de um processo bem estruturado é a entrega cada vez mais rápida.
Gestão de relacionamento otimizada do pré ao pós-venda
A longo prazo, a precisão das informações dentro do Bitrix24 tem sido um grande destaque para a Rpn Brasil, que hoje não perde mais nenhuma informação e mantém o histórico de cada cliente, seja ele novo ou mais antigo, sempre à mão. Tudo o que o cliente quiser saber sobre aplicação e equipamentos dele pode ser rastreado facilmente por alguém da Rpn Brasil, o que é especialmente importante em casos de reparos e trocas.
Conquista de prêmios consecutivos como maior distribuidor na América do Sul
Após a implementação do Bitrix24, o aumento da velocidade das vendas e do repasse de informações internas garantiu à Rpn Brasil o prêmio de maior distribuidor Regal Rexnord (fornecedor parceiro) no Brasil de 2015 até 2023.
CRM, Automação e mais: os produtos e serviços da Br24 que ajudaram a Rpn Brasil a crescer
Com a ajuda da Br24, a Rpn Brasil teve a chance de aproveitar ao máximo os recursos do Bitrix24, em um treinamento contínuo que durou aproximadamente 1 ano e meio. A plataforma permitiu à empresa centralizar suas operações, melhorar a comunicação interna e externa, e aumentar a eficiência de seus processos gradativamente.
“A empresa conseguiu melhorar a gestão de seus projetos, acompanhar o progresso das vendas de forma mais eficiente e fortalecer o relacionamento com seus clientes. Além disso, a Rpn Brasil viu um aumento na produtividade de sua equipe, uma vez que o Bitrix24 facilitou a colaboração e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe”, comenta Guilherme.
Veja a seguir os produtos e serviços da Br24 que impulsionaram a Rpn Brasil:
Licença Professional Bitrix24 Cloud
Além de obter as funcionalidades dos planos Basic e Standard, a licença Professional oferece o módulo Sales Intelligence, funcionalidades de RH e otimização do trabalho em todas as áreas. É o plano perfeito para automatizar processos e ter o máximo do Bitrix24, que hoje é a principal fonte de informações da empresa.
Suporte Premium à Implementação
Fábio, Guilherme e toda equipe da Rpn Brasil puderam sanar suas dúvidas diretamente com os especialistas em Bitrix24 do Suporte da Br24 e obter um atendimento especializado e rápido no chat. Eles contam que, durante o processo de implementação, a Br24 sempre esteve presente, às vezes com mais de um implementador se dedicando ao projeto: “Em todas as necessidades que surgiam, a equipe estava sempre à disposição para atender e sanar quaisquer dúvidas”.
CRM: gestão de relacionamento com o cliente automatizada
O maior desafio da Rpn Brasil durante a implementação foi o CRM integrado. Toda a parte de automação era um “mundo novo” para a equipe. Não era possível imaginar nem mesmo o que queriam que acontecesse com o CRM.
Soluções simples, como a criação de diversos workgroups, possibilitaram à Rpn Brasil a organização dos pedidos de venda de acordo com os responsáveis por elas, garantindo mais clareza sobre prazos e gargalos.
A partir de algumas sessões de consultoria CRM com o apoio do Coordenador de Implementação da Br24, Richard Gebien, recursos mais complexos do Bitrix24 foram sendo implementados, como automações que permitem à Rpn Brasil criar fluxos de trabalho personalizados para eliminar tarefas repetitivas e melhorar a eficiência operacional.
Atualmente, é possível gerenciar o relacionamento com clientes, acompanhar leads, automatizar processos de vendas e fornecer suporte sem sair do Bitrix24.
Próximos passos: o que a Rpn Brasil ainda quer construir no Bitrix24, com a Br24
Após alguns anos usufruindo do Bitrix24, o projeto atual é a construção de sites e lojas dentro da ferramenta. “A ideia agora é um site interno para os colaboradores e representantes e um site externo, para acesso do cliente, com catálogo, formulários de aplicação e dimensionamento das máquinas e equipamentos”, adianta Borsato.
Se você também quer aprimorar a gestão do seu negócio e ganhar mais eficiência no atendimento aos seus clientes, entre em contato com os especialistas da Br24. Somos a maior parceira Gold Bitrix24 na América Latina e países da Europa e já auxiliamos mais de 2.100 clientes a conquistarem eficiência com a plataforma.
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