Novo Coronavírus: Como trabalhar em Home office com seu time de marketing

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Como organizar o home office da equipe de marketing?

O que antes parecia “coisa de noticiário”, por fim, chegou ao Brasil e, de fato, tomou todo o mundo. O Covid-19, o novo coronavírus, mexeu com a rotina de chineses, viajantes e, mais recentemente, com a vida de profissionais ao redor do mundo

Após autoridades da saúde orientarem que os cidadãos evitem aglomerações, as empresas vêm indicando que seus colaboradores mantenham-se em segurança e, em alinhamento com recomendações médicas: como trabalhar em Home Office, por exemplo. A medida visa evitar a proliferação do vírus, até que a pandemia esteja sob controle. 

Além do controle na circulação do vírus, é importante lembrar de outras recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS): lavar as mãos com frequência, cobrir nariz e boca ao espirrar e tossir, além de evitar contatos próximos como beijos e abraços. Mas qual a relação dessas medidas com o trabalho da sua equipe de marketing? Algumas gigantes da tecnologia mostraram que é mais próxima do que imaginávamos!

Como o coronavírus mudou a rotina de empresas

Os impactos do coronavírus ainda pareciam distantes até lermos notícias como a liberação do Google às suas ferramentas de trabalho e educação à distância. Quando as gigantes Amazon e Twitter declaram que seus colaboradores deveriam fazer home office, a realidade ficou ainda mais marcante: o coronavírus chegou nas empresas. 

O fato é que um problema de saúde pública expôs uma fragilidade de muitos negócios: como promover um trabalho remoto de maneira estruturada? Apesar de ser comum em algumas empresas, especialmente startups e empresas de tecnologia, o home office nunca foi tão explorado (e necessário) quanto nos últimos meses. Para se ter uma ideia, só no primeiro mês de alastramento do vírus, quando estava restrito à Ásia, o Covid-19 gerou a maior experiência de home office da história!

Como adequar o home office da sua equipe de marketing digital?

Mesmo com tudo parecendo estar parando, as demandas continuam surgindo e o deadline não pode ser ultrapassado. Por isso, perder dias tentando estruturar o trabalho remoto da sua equipe pode gerar queixas dos parceiros, cobranças da diretoria e prejuízos para a empresa. Portanto, saber quais pontos importam em um home office será a diferença entre um time desalinhado, com dificuldade nas entregas, e uma equipe harmônica e produtiva. Em qual das opções a sua equipe se encaixa?  

Com um pouco de calma, atitude importante neste momento, e trabalho em equipe é possível criar um plano de contingência que adeque as necessidades da empresa às ferramentas para times de marketing digital.

Estruture seu plano de contingência

Quando o assunto é trabalho remoto no marketing digital, é importante considerar tudo o que é feito presencialmente para fazer o levantamento do trabalho a ser feito à distância. As reuniões periódicas não podem parar, nem o brainstorm de criação, muito menos as entregas para os clientes. Lembre-se: o resultado final precisa ser o mesmo do trabalho presencial, ou até melhor! Além disso, é preciso considerar, também, o relacionamento com outros times, como vendas, desenvolvimento e freelancers. 

Levantou todos os processos importantes para o time? 

Agora é hora de definir um plano de ação para o trabalho remoto. Confira nossas dicas para estruturar um plano de contingência para sua equipe de marketing digital.

Padronize um guia

Sabemos que é muito fácil o home office se encaixar de maneiras diferentes para cada colaborador. Por isso, adiante-se! Um plano de contingência deve conter a padronização dos processos, dos meios de comunicação e, até mesmo, indicações cada um elaborar sua própria rotina.

A padronização deve considerar a centralização: desde o armazenamento de documentos, até o chat entre o time. Assim, evita-se perda de informação ou dificuldade para encontrar uma demanda que foi divida entre a equipe de design e de conteúdo, por exemplo. Defina qual será a ferramenta de trabalho remoto a equipe de marketing usará, quais os recursos utilizados, registre tudo, apresente para o time e disponibilize para consulta. 

Organize o fluxo de trabalho 

Com tantas pessoas participando de um processo, o ponto inicial é organizar o fluxo de trabalho. Por sorte, a metodologia Kanban se adequada a diferentes gerenciamentos de processos, podendo ser utilizado para equipes de marketing, vendas ou programação. 

Visualmente intuitivo, o kanban é organizado em colunas, definidas pelo gestor de marketing. O modelo clássico é composto das etapas “Para fazer”, “Fazendo” e “Feito”, mas você pode personalizar com colunas de “brainstorm”, “aprovação” e “publicação”, por exemplo.

Observe um modelo de Kanban simples, feito no BItrix24 e que funciona para a maioria dos times:

Para equipes de marketing que precisam especificar melhor etapas e deixar claro quando alguma coisa está em aprovação ou publicação, por exemplo, talvez faça mais sentido um kanban personalizado. Dentro de um time existem diferentes papéis, mas que são interdependentes, como é o caso do social media, que precisa brifar o designer para criar as peças sociais.

Assim, fica visível para os analistas e para o gestor qual a situação de cada demanda e com o que cada membro está ocupado para que não seja necessário realizar cobranças via chat a todo momento, o que pode diminuir a produtividade das pessoas.

Assim, é mais fácil obter uma visão global dos processos e se adiantar caso o prazo do deadline estiver estourando. No Bitrix24 é possível, ainda, obter relatórios de desempenho e verificar o tempo gasto pelo colaborador em cada tarefa. 

Centralize a comunicação

Neste ponto é preciso um olhar amplo: com quem sua equipe de marketing se comunica e por quê? Se for para cobrar um relatório da equipe de vendas, um chat basta ou será necessário marcar uma reunião? E para aprovar uma entrega com o cliente, é preciso agendar uma videoconferência ou um e-mail resolve a necessidade?

O importante é definir prioridades e alinhar com toda a equipe. Defina horários para reuniões começarem e terminarem. Se possível, redija uma pauta, com objetivos e necessidades do encontro, e já compartilhe com a equipe antes das reuniões começarem. Indique como cada meio será utilizado, você pode usar:

  • Videoconferência para fazer reuniões de entrega para os clientes e brainstorms de criação (aqui a dica é associar o Kanban para preenchimento remoto de todo o time durante a reunião).

  • Agenda para marcar seus compromissos – configure lembretes para se preparar para as reuniões.

  • Chat para conversar pontualmente por vídeo, áudio ou texto, ao longo do dia, com o time e outros departamentos.

Reavalie periodicamente 

O sucesso do seu plano de contingência para equipe de marketing, depende de uma avaliação regular. Pergunte aos colaboradores o que funcionou, o que pode melhorar e otimize os recursos disponíveis. Aproveite esta oportunidade para aprender mais sobre gerenciamento de trabalho remoto e, também, sobre a colaboração em momentos de crise. 

#StaySafe

Promover atitudes de saúde na empresa, conversando leve e abertamente sobre o tema e estruturando o trabalho remoto, contribui com a saúde dos colaboradores, de suas famílias e, consequentemente, da empresa. Faça parte do movimento #StaySafe e conte com o Bitrix24 para te ajudar nesse momento. Desde 3 de março, a plataforma liberou a restrição de usuários para os planos gratuitos. Você pode convidar todo o time de marketing digital, basta informar um e-mail para convidar para o seu projeto.

Depois que as recomendações médicas avaliarem a diminuição da ameaça do Covid-19, o Bitrix24 vai emitir um aviso avançado para todas as alterações gratuitas no plano, oferecendo, pelo menos, 30 dias para salvar seus dados. Além disso, conforme o requisito de conformidade com o GDPR, você poderá solicitar a remoção completa de dados pessoais dos servidores do Bitrix24, se necessário.

O objetivo é facilitar a vida daqueles que não podem ver os resultados da sua empresa e o bem-estar dos colaboradores serem prejudicados. Assim, você pode contar com a plataforma para promover o home office da sua equipe de marketing digital!

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