Para que sua empresa funcione de forma eficaz é extremamente importante entender os processos de negócios. No artigo vamos abordar as categorias dos processos, como estão interligadas e como auxiliam para o alcance dos objetivos organizacionais.
Também veremos como representar os processos de forma visual, utilizando fluxograma e Value Stream Mapping. Após os tópicos teóricos teremos uma seção prática de análise de um processo específico dentro de uma empresa.
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Saiba o que são os processos de negócio
Processos de negócio são atividades realizadas por uma empresa para gerar valor ao seus clientes. Elas podem ser realizadas por pessoas ou máquinas, dentro dos setores da empresa ou até entre organizações.
Os processos são guiados por fluxo, para deixar claro o que precisa ser feito e quem vai realizar cada tipo de ação. São estruturados para garantir o cumprimento das metas de negócio.
Sem processos definidos a empresa pode ficar defasada, as estratégias podem não ser claras o que consequentemente irá gerar inúmeros impactos negativos como erros, falhas e desperdícios.
Entenda os tipos de processos de negócio
Os processos de negócio são divididos em três categorias, de acordo com suas características principais. Essa classificação não tem o objetivo determinar a importância de cada tipo na organização, apenas classificá-los de acordo com suas finalidades.
Processos primários
Os processos primários são essenciais para que a empresa cumpra sua missão de negócio. São extremamente conectados com a experiência do consumidor (Customer Experience) e caracterizam a atuação da empresa.
São exemplos de processos primários:
- Gestão de vendas;
- Desenvolvimento de produtos/serviços;
- Cadeia de suprimentos;
- Gestão financeira;
- Marketing e publicidade.
Processos de suporte
Processos de suporte são todas as atividades que facilitam a execução dos processos primários. Não oferecem valor diretamente ao cliente final mas garantem que os processos primários sejam executados com sucesso.
São exemplos de processos de suporte:
- Tecnologia da Informação;
- Gestão de projetos;
- Contabilidade e finanças;
- Gestão de recursos;
- Gestão de qualidade e compliance.
Processos de gerenciamento
Processos de gerenciamento medem, monitoram e controlam as atividades de uma empresa. Geram valor para outros processos, como os primários e os de suporte. São eles que gerenciam o rumo do negócio, garantindo que as metas estabelecidas sejam cumpridas.
São exemplos de processos de gerenciamento:
- Gestão estratégica;
- Gestão de recursos humanos;
- Gestão financeira;
- Gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
- Gestão da qualidade.
Saiba como fazer a modelagem de processos de negócio
A modelagem de processos de negócio representa as etapas de um processo de forma visual, onde é possível observar a correlação entre as etapas. Essa representação geralmente é feita utilizando fluxogramas ou diagramas.
Para entendermos como a modelagem é realizada vamos observar as seguintes etapas:
- Definição de abordagem;
- Realização de levantamento de informações e dados;
- Notação acessível.
01- Defina a abordagem
Existem duas abordagens possíveis para modelar um processo de negócio, são elas: top-down, middle-out e bottom-up.
- Top-down: é uma visão de cima para baixo, onde há a quebra de uma situação macro em pequenas partes;
- Middle-out: coloca o problema no centro e busca encontrar falhas em tarefas e fluxos;
- Bottom-up: é uma visão de baixo para cima, onde o problema é identificado e em seguida é realizada a coleta de informações para entender o problema e ideias de como solucioná-lo.
02- Faça um levantamento de informações e dados
Realize um levantamento de dados sobre as tarefas do processo analisado e verifique se há regras que precisam ser seguidas. Quanto mais informações disponíveis melhor. Se sua empresa utiliza softwares que fornecem esses dados seu trabalho será facilitado.
03- Opte por uma notação fácil e acessível
Para representar visualmente os processos é fundamental selecionar uma notação adequada. Temos duas notações comuns e amplamente conhecidas, que são: BPMN (Business Process Model and Notation) e UML (Unified Modeling Language).
Uma notação clara e acessível dos processos, contendo símbolos intuitivos seguidos de descrições complementares, facilitará a compreensão dos processos.
Fluxograma
O fluxograma oferece uma representação visual clara e detalhada das etapas existentes em um processo. Descrevendo as etapas com símbolos padronizados ele permite que todos os envolvidos compreendam como as etapas funcionam e interagem entre si.
O maior benefício que a utilização de fluxograma fornece é a simplificação de procedimentos complexos. A representação gráfica torna mais simples o entendimento das etapas de um processo específico.
Value stream mapping
O Value Stream Mapping (VSM) é uma técnica utilizada para tornar visual todas as etapas do processo, desde a entrada da matéria prima até a entrega do produto final. Com o VSM você terá uma compreensão macro das atividades.
Um dos benefícios na utilização do VSM é a facilidade de identificar gargalos, atrasos e desperdícios no fluxo analisado. Assim a empresa pode identificar oportunidades para otimizar a produtividade, reduzir tempo de ciclos, definir a quantidade de recursos necessários e aprimorar a qualidade do produto ou serviço oferecido.
Confira um exemplo prático de processos de negócio
Para ilustrar a teoria que vimos sobre processos de negócios, vamos tomar o exemplo da utilização de software de CRM na sua empresa. Na rotina de trabalho é comum identificarmos pontos de falha no software, seja por utilização incorreta ou por limitação da plataforma.
Quando identificamos essas falhas o primeiro passo deve ser consultar a documentação do software e verificar as indicações que existem sobre o que queremos realizar. Caso essa documentação seja ineficiente, podemos entrar em contato com o time que o desenvolve por meio da abertura de ticket na área de suporte.
Assim, temos o seguinte fluxograma sobre esse processo de negócio:
Com o fluxograma definido fica claro que os colaboradores devem entrar em contato imediatamente com o suporte caso não encontrem informações necessárias para solucionar sua dúvida. Isso faz com que as atividades da sua empresa não sejam paralisadas e os problemas sejam resolvidos de forma rápida.
Agindo dessa forma a empresa que desenvolve o software também se beneficia, pois haverá identificação de falhas continuamente o que garante que o software estará em constante evolução.
Como vimos, definir os processos de negócio e os documentar de forma clara e acessível é fundamental para que as pessoas envolvidas na operação compreendam as atividades realizadas.
Para isso é necessário a coleta de dados e informações sobre o negócio e para isso o Bitrix24 é a ferramenta perfeita para sua empresa. Oferece centralização de atividades em um único lugar, desde comunicação do seu time interno até as interações com os seus clientes.
Com o Bitrix24 você terá total controle dos seus processos, identificando pontos de melhoria e assim oferecendo melhoria contínua ao seu negócio. Aqui na Br24 você conta com profissionais qualificados para implementar o que sua empresa necessita de um CRM.
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