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Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?

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Você sabe qual a importância da gestão de projetos para uma empresa? O gerenciamento de projetos e ter uma metodologia clara para isso é essencial para transformar ideias em projetos que deem lucro e que ajudem a empresa a conquistar os seus objetivos. 

Projetos são ações para manter a empresa em movimento criando produtos, serviços e resultados, projetos envolvem ações e tarefas contínuas e repetitivas. Continue a leitura para saber mais sobre como gerenciar e qual metodologia usar nos projetos da sua empresa. 

O que é gestão de projetos em uma empresa?

A gestão de tarefas projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para atingir determinados objetivos. É uma metodologia que engloba práticas de planejamento, monitoramento, garantindo sucesso de um projeto e respeitando prazos e metas. 

Com isso, a empresa se torna competitiva, aumenta a produtividade e obtém maior lucro. As expectativas do cliente são alcançadas e ele fica satisfeito com o produto do projeto. 

Qual a importância de fazer gestão de projetos para uma empresa?

O mercado está cada vez mais competitivo, por isso uma automação na gestão de projetos ajuda a empresa a se destacar, melhora o desempenho e como a empresa é vista pelas pessoas que estão de fora. 

Abaixo estão outros benefícios dessa prática que são fundamentais. 

Redução de custos

A gestão de projetos ajuda a calcular a monitorar e calcular os gastos de um projeto, o correto gerenciamento de custos faz com que se tenha economia, aproveitamento das oportunidades e previsibilidade de todos os gastos do início ao fim do projeto. 

Cumprimento de prazos

A pessoa responsável pela gestão do projeto deve criar um cronograma para execução, propondo todas as etapas do projeto até a entrega de resultados. 

Com isso, mesmo que os atrasos aconteçam, eles serão poucos e não afetarão a satisfação do cliente. 

Satisfação dos clientes

Todo o trabalho é desenvolvido de modo a garantir que os clientes tenham suas expectativas atendidas. Ter uma boa gestão de projetos significa que as equipes terão melhor desempenho, respeitando o orçamento e recursos disponíveis.

Engajamento de colaboradores

A organização das funções e equipes faz com que os colaboradores tenham melhor desempenho no seu trabalho, facilitando a comunicação entre as equipes, que conseguem entender cada etapa e todas as suas implicações. 

Com os resultados sendo alcançados, os colaboradores se sentem mais estimulados a fazer boas entregas e contribuir com o produto final. 

Como funciona a gestão de projetos?

Agora que você já sabe o que é gestão de projetos e sua importância para uma empresa, vamos descobrir as etapas que marcam o ciclo de vida de um projeto. 

Início

Essa fase se inicia antes mesmo do projeto começar, aqui são reunidas todas as informações sobre objetivos, limitações do projeto, etc. A documentação correta dessa fase faz com que se ganhe tempo no futuro.

Essa é a parte mais geral e mais estratégica do projeto, depois virão as questões específicas e detalhes que serão ajustados.  

Planejamento

Nessa fase, o projeto está aprovado e passa a ganhar forma. É definido o cronograma que irá nortear cada uma das entregas, além de orçamento, metas e o que será usado para alcançá-las. 

Coordenação e execução

Nessa fase as ideias saem do papel. São definidas ações para garantir que elas sejam executadas, respeitando os prazos e as limitações de orçamento. 

É preciso prestar atenção caso seja necessário realizar mudanças durante o caminho. 

Controle

Cada ação deve ser monitorada e registrada para que no futuro possam ser feitas análises, auxiliando na tomada de decisões. Os relatórios devem ser completos para se ter eficiência na gestão. 

Encerramento do projeto 

Se todas as etapas foram cumpridas, o projeto será encerrado dentro do prazo estipulado, porém, não é nesse momento que o trabalho se encerra. Essa é a etapa perfeita para reunir a equipe, passar feedbacks e otimizar ainda mais os resultados futuros. 

Quais as principais metodologias de gestão de projetos?

Existem diferentes modelos que atendem às necessidades específicas de cada projeto e equipe. As metodologias diferentes incluem diferentes entregáveis, fluxos de trabalho e software de gestão. Conheça as principais que você pode usar na sua empresa. 

Kanban 

No Kanban é possível melhorar a visualização de fluxos, por meio de elementos visuais, especialmente os quadros. Como ferramenta de software, ela permite a movimentação dos quadros com fluidez. 

É possível usar de diferentes formas, pois no Kanban não há um processo definido, é ótimo para equipes de diversos tamanhos e para equipes remotas. 

Gantt

O gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos que relaciona trabalhos concluídos em certo tempo com o tempo reservado para eles. Ele engloba duas seções, de um lado está a lista de tarefas e do outro cronograma com barras de programação que visualizam o trabalho.

Também é possível incluir datas de início e término das tarefas, marcos, dependência entre tarefas e etc. 

Scrum 

O scrum é uma metodologia para gestão de projetos em diversas áreas. Scrum é focado nas pessoas, em cooperação, envolvimento de equipes diversas e do cliente para cooperarem entre si. 

Existem três pilares do scrum: transparência, interação (ou inspeção) e adaptação. A transparência é o conhecimento de todos os requisitos, argumentos e entregas do projeto. 

A interação ou inspeção faz a avaliação das entregas para verificar o andamento do projeto e garantir a qualidade dos resultados e a adaptação promove o ajuste imediato e modificações ao longo do desenvolvimento. 

Waterfall

Essa é uma metodologia mais tradicional para gerenciamento de tarefas, usada no setor de fabricação ou construção. O modelo possui abordagem linear, em que os projetos são divididos em sequência com o lançamento de uma fase dependente na conclusão do precedente.

Lean

Tem como objetivo fazer mais com menos com menos recurso, aumentando a eficiência e o trabalho em equipe. Os desperdícios podem ser representados por três Ms: muda (desperdício), mura (inconstância) e muri (sobrecarga), a intenção é evitar esses erros, melhorar a execução e agilizar o processo.  

Como escolher a melhor metodologia de gestão de projetos?

Não existe uma regra que determine qual metodologia é melhor para você, tudo vai depender do tamanho do projeto, da empresa e quais são as necessidades naquele momento. 

Sabendo dessas informações, você conseguirá fazer escolhas assertivas e alinhadas com cada necessidade. 

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