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Automação de Processos

Automação de Processos: o que é e quais os benefícios

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A automação de processos é um passo importante para toda empresa que busca otimizar o dia a dia de sua operação, usando a tecnologia a seu favor. Ela torna operacional um procedimento antes executado de forma manual, utilizando a integração de sistemas e dados.

Ela pode ser aplicada de várias formas, contribuindo com negócios de todos os portes e segmentos de mercado. Isso se dá pelo fato de que transforma tarefas repetitivas e manuais em uma operação automática e otimizada.

Com isso, você reduz tempo e custo, aumenta a produtividade do negócio, além de minimizar falhas. Tudo isso através de softwares e sistemas que dão apoio a diversas atividades. 

Afinal de contas, quem não quer diminuir gargalos operacionais e ineficiências do seu negócio, não é mesmo? Assim, sobra mais tempo para investir em estratégias e inovações!

Se você não conhece o tema, continue lendo o artigo e saiba o que é automação, quais seus benefícios e principais tipos.

O que é automação de processos?

Automatizar é a ação de transformar um processo manual, o mais independente possível da interação humana. Isto é, converter uma ação que já existe e, a partir disso, utilizar a tecnologia a favor para melhorias e otimizações e assim minimizar falhas. 

Atualmente, a automação é uma realidade na rotina de empresas que buscam produtividade e eficiência. Esta é uma estratégia de otimização para determinadas atividades de um negócio e pode ser usada em diversas frentes e setores.

Ela garante que os métodos de trabalho sejam mais fáceis, reduzindo assim a necessidade de tarefas manuais e repetitivas, por exemplo.

Para entender como funciona na prática, imagine uma empresa que vende roupas em um e-commerce. 

Se todas as vezes que um produto é comprado, um colaborador precisar enviar um e-mail manual de confirmação do pedido, ou mesmo registrar em sistema cada compra efetuada, o trabalho será muito maior do que precisaria, certo? 

Isso acarreta em uma série de processos manuais que podem ser evitados, o que impacta desde o colaborador que gastará tempo e energia com tarefas morosas,  até o cliente final, que poderá receber informações (ou o produto) com atraso.

Este processo se repetiria muitas vezes ao dia, de forma consecutiva e cíclica, o que resultaria em colaboradores cansados e com maior probabilidade de perder dados importantes ou passar alguma informação errada.

Com a automação de processos, não importa quantas vendas aconteçam, as informações serão enviadas de forma automática e tudo fica registrado no sistema da empresa.

Empresas, de um modo geral, precisam manter um controle contínuo e ágil sobre seus produtos ou serviços, logística, volume de vendas, relacionamento com os clientes e indicadores financeiros. Por isso, contar com a automação de processos torna-se fundamental!

Como funciona a automação de processos?

Como vimos, a automação é feita através de softwares e sistemas utilizados por organizações para gerenciar sua operação.  

A automatização de processos faz a coleta, análise e armazenamento de dados e permite a extração de informações para monitoramento e geração de relatórios, o que impacta na tomada de decisão.

Ela é necessária para centralizar dados e evitar ruídos de comunicação, garantindo que todos os setores da empresa estejam integrados, sem contar a padronização das tarefas que precisam ser realizadas. 

No marketing, por exemplo, usar automação é fundamental para garantir a eficácia nas ações para alcançar resultados de forma mais rápida e assertiva. Vemos isso no envio de e-mails, programação de publicações em redes sociais, geração de cadastros em formulários e muito mais.

A automação tem como objetivo evitar atrasos em diversas atividades e fazer com que qualquer erro seja evitado.

Quais processos podem ser automatizados?

A automação pode ser utilizada de diversas formas, em várias funções e qualquer segmento. Veja abaixo alguns exemplos de processos que podem ser automatizados:

  • Marketing: com plataformas de automação, é possível criar campanhas de captação e retenção de leads e fazer o envio de e-mails automáticos, e, ainda, fazer a curadoria da base de leads.
  • Atendimento: melhore a eficácia e tempo de atendimento com seus leads e clientes, automatizando ações na jornada do comprador. Assim, você oferece mais agilidade e diminui o tempo de espera para ser atendido, por exemplo.
  • Vendas: utilizando ferramentas que dispensam o contato com humanos, como chatbots, por exemplo, é possível otimizar as vendas e fazer uma pré-qualificação dos leads que chegam, enviando ao comercial somente leads quentes.
  • Gestão de estoque: faça o gerenciamento do seu estoque de forma automática, assim, vendedores (ou até mesmo clientes, no caso de e-commerce) terão acesso em tempo real do que está disponível.  
  • Gestão financeira: garanta mais segurança, agilidade e assertividade no controle dos pagamentos, recebimentos, emissão de notas fiscais e boletos, automatizando todos esses processos de acordo com a jornada do cliente. 
  • Relacionamento e satisfação do cliente: o pós-venda é tão importante quanto a venda em si! Para garantir uma melhor experiência com sua empresa, você pode enviar e-mails automáticos ensinando como utilizar o produto ou serviço comprado e deixar um canal aberto para resolução de dúvidas, melhorando o relacionamento com o cliente. Você também pode enviar pesquisas de NPS automaticamente após uma compra.
  • Relatórios: facilite o monitoramento de indicadores, extraindo dados de forma automática através de dashboards personalizados para visualização de informações em tempo real.

É preciso analisar como utilizar cada uma das opções de forma mais adequada e de acordo com a estratégia da empresa, para assim garantir um resultado positivo quando aplicado ao negócio.

Quais os benefícios da automação de processos?

Processos manuais demandam muito tempo, um tempo que um negócio poderia estar dedicando a algo mais produtivo ou estratégico, principalmente porque processos repetitivos e manuais tomam grande parte da rotina de uma empresa.

A automação de processos garante um fluxo de trabalho organizado e traz benefícios para a rotina de todos na empresa, a curto e longo prazo.

Veja a seguir os principais benefícios em usar a automação de processos nas empresas:

Facilita o trabalho interno

Ao automatizar determinadas ações, os colaboradores acabam economizando tempo e conseguem realizar atividades mais importantes. Isso aumenta o nível de motivação das pessoas e facilita o trabalho interno, que passa a ser executado de forma mais produtiva.

Padronização de processos

Processos automatizados garantem uma maior padronização das ações. Atividades feitas manualmente, tem maior risco de erros. Isto é, ao padronizar processos, eles acontecem sempre da mesma maneira e de forma contínua, colaborando para mais qualidade, controle e resultados melhores.

Com isso, fica fácil estabelecer um padrão de qualidade, e assim mantê-lo com mais eficiência.

Ganho na transparência

A automação traz mais transparência aos processos através de informações organizadas e centralizadas. Assim, gestores conseguem ter uma visão mais ampla das operações a tarefas, contando com uma gestão mais segura e eficiente.

Tomada de decisão mais assertiva

Com processos automatizados, as tomadas de decisão são mais rápidas e assertivas, pois se baseiam em dados e indicadores mais precisos. Quando gestores tomam decisões baseadas em dados e não suposições, as chances de encontrar oportunidades melhores no momento certo aumentam exponencialmente. Isso impacta no crescimento e escalabilidade do negócio.

Centralização de informações 

Com dados coletados em tempo real e de forma automática, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar. Isso facilita o acesso aos dados por todos os setores da empresa, e facilita a consulta de informações a qualquer momento. Assim, a automação ajuda a reduzir erros e problemas relacionados a falhas de comunicação, por exemplo.

Redução de custos

Todo negócio tem como meta a redução de custos. E a automação é uma ferramenta excelente para isso, já que diminui custos com infraestrutura, já que, a empresa pode contar com soluções e ferramentas que apoiam os processos. 

A economia também ocorre pois processos automatizados reduzem o tempo de execução de tarefas, desta forma, é possível direcionar os colaboradores para outras funções mais estratégicas, que contribuirão com o crescimento do negócio.

Promove a integração de áreas

Uma boa automação é capaz de mapear todas as atividades da empresa, identificando ineficiências e desperdícios, o que permite realizar correções e centralizar processos. Isto promove uma melhor integração entre setores da empresa, através de uma comunicação unificada, ajudando todos a exercer suas tarefas da melhor forma.

Viabiliza um acompanhamento preciso

A automação permite a padronização de tarefas e processos, o que ajuda a ter um acompanhamento mais preciso. Qualquer colaborador que tenha acesso ao sistema pode acompanhar o andamento dos processos e atividades, e, a partir disso, exercer suas funções com mais eficiência.

Otimiza o tempo e mantém o foco no que é estratégico

Com softwares de automação, o tempo para realizar tarefas é reduzido, já que podem facilmente ser executadas pelo sistema. Isso facilita para manter o foco no que é mais estratégico para o negócio, já que esta ação melhora o fluxo das tarefas e permite que colaboradores direcionem suas atividades em ações focadas no crescimento do negócio.

Maior clareza sobre qual processo vai automatizar

Processos automatizados e organizados permitem o aperfeiçoamento constante das tarefas. Isso porque, a automação torna mais fácil para os gestores realizar alterações nos processos, agilizar ações e incorporar novas tecnologias. Tudo isso agrega para o negócio um ciclo de constante avaliação e melhoria contínua. 

Monitoramento dos resultados alcançados

Por coletar dados e ter informações centralizadas, a automação torna possível monitorar em tempo real os resultados dos esforços de todas as ações realizadas. Isso se dá através do acompanhamento de métricas e geração de relatórios, o que ajuda a trazer mais clareza e precisão na tomada de decisão.

Como colocar a automatização de processos em prática?

Para colocar a automatização de processos em prática, é preciso fazer um planejamento completo, definindo quais objetivos devem ser alcançados através dela. Este é o primeiro passo para mudar e melhorar processos na empresa.

Organize tudo da melhor forma, e lembre-se de alinhar as mudanças com seus colaboradores, que são as pessoas responsáveis por colocar tudo em prática.

Também é importante contar com bons softwares para ajudar a colocar em prática tudo o que foi planejado, integrando todas as áreas do negócio. 

Busque entender também qual o melhor sistema para sua empresa: seria um CRM, que integra todo o processo de vendas? Ou ainda, a gestão de Tarefas e Projetos, ou tudo isso junto?

Indiferente de qual deles você escolher, você pode utilizar o Bitrix24 como ferramenta. Ela oferece soluções completas para um negócio, diminuindo a necessidade de diversos softwares e evitando investimentos desnecessários.

Com a plataforma, é possível automatizar diversos processos, desde o marketing até o pós-venda. 

Aqui na Br24 nós somos especialistas Bitrix24 e podemos te ajudar a implementar a ferramenta em sua operação. 

>> Leia também: Automação de processos pronta para importar no seu Bitrix24

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