“Vocês da Br24 foram fundamentais para o sucesso do projeto desde o momento da identificação das dores. O esforço em entender nosso cenário, todo o relacionamento durante o projeto e o atendimento pós implementação fizeram a diferença. A experiência foi tão positiva que nós estamos expandindo o uso do Bitrix24 para diversos desafios em outras áreas da empresa.” Renata Vaterkemper
Os desafios da Allonda Ambiental
Com 18 anos de mercado, a Allonda têm investido fortemente em sua estruturação para garantir o crescimento e o desenvolvimento sustentável da empresa. Como parte desse investimento, viu a necessidade de ter maior eficiência em seu processo comercial que, por sua vez, tem bastante complexidade, bem como custo elevado de pré-vendas, afinal são mais de 20 profissionais envolvidos nessa etapa.
Dificuldade em gerir os indicadores
Com o processo comercial de alta complexidade, interdependência entre Marketing, Vendas e Propostas jetos, Renata Vaterkemper, Gerente de Marketing & Sustentabilidade, sentia dificuldade de entregar mensalmente os números comerciais para o Board. Isso por que todo o processo era manual, controlado por cada vendedor e com o auxílio de diferente inúmeras planilhas.
Os problemas de fazer a gestão com o uso de planilhas e e-mails
O time comercial precisava preencher um extenso formulário para solicitar propostas ao time de projetos e o controle dos documentos eram manualis e feito pela com a equipe administrativa. Toda a comunicação entre comercial e área de propostas projetos era feito através do e-mail. E esse processo de preenchimento de planilhas, controle de documentos e comunicação por e-mail tornava a operação morosa e desconectada, além de ser ineficiente. O time comercial não tinha uma visão clara dos prazos e andamentos das propostas solicitadas. Já a equipe de propostas projetos não conseguia medir a eficiência interna e responder com velocidade ao comercial.
Havia também uma lacuna a ser preenchida entre o marketing e as prospecções efetuadas pelo time comercial. O processo de fazer a gestão por planilhas era tão complexo que a canais de prospecção não eram efetivamente geridos.
Além disso, a administração sofria com o excesso de planilhas para controle e não conseguia ter uma visão online, sistêmica e clara do todo.
A ineficiência do processo manual para controle e gestão
Havia uma pessoa apenas que tinha como atribuição para solicitar ao cobrar o time comercial da atualização das planilhas, consolidar os dados, e gerar indicadores para a gestão. Esse profissional a pessoa gastava cerca de 35% do seu tempo diário e uma semana por mês para consolidar os dados para a Direção da empresa.
A gestão por sua vez, não conseguia ter entendimentos claros sobre os indicadores que variavam de apresentação periodicamente, e não tinham total confiança nos números por terem sofrido uma série de manipulações manuais através das inúmeras planilhas até chegar na consolidação.Portanto, a acuracidade dos números era questionada.
A escolha de uma ferramenta integrada
Para resolver o problema de eficiência no controle e gestão comercial a Allonda foi ao mercado consultar as melhores ferramentas de CRM software. Comparou 5 grandes ferramentas, de mercado incluindo o Bitrix24. Depois de bastante pesquisa e conversa com a nossa consultoria escolheu decidiram por ficar com o Bitrix24 por 4 fatores principais: Outras grande número de funcionalidades não apenas do CRM, mas de ferramentas de Marketing, Gestão de Projetos e Tarefas e Comunicação que a plataforma apresenta. Também contribuiu para a escolha o grande poder de customização de campos, dashboards, relatórios e automação de processos. O valor de investimento que é mais muito vantajoso comparado a outras ferramentas do mercado, por não cobrar por usuários, podendo suportar o crescimento da empresa sem onerar a operação. E também por ser totalmente on-line e disponível nos dispositivos móveis.
A importância de contratar uma consultoria especializada
`Por reconhecer seu processo comercial como complexo, a Allonda sabia da necessidade de contratar uma consultoria especializada para ajudá-la a estrutura-lo, bem comode orientar sobre o melhor uso do CRM, programar automações para gerir todo o processo e organizar a interação entre com as áreas envolvidas.
Sem esse apoio especializado a Allonda sabia do risco de “perder tempo e dinheiro” num projeto tão importante, além de poder impactar na correndo risco, inclusive, da não adesão do time comercial e de propostas à nova ferramenta. Precisava de apoio para tornar mais simples e ágil seu processo de vendas complexo. Por isso a consultoria BR24 foi contratada.
Depois de 4 meses os resultados
Com o apoio da consultoria especializada a Allonda conseguiu uma redução de 100% do custo com trabalho manual e já possui visão 360 graus do processo comercial. Hoje, têm previsibilidade de fechamentos e receita. O time e a direção ganharam maistotal confiança nos indicadores comerciais. A equipe do Marketing conseguiu se aproximar do processo comercial e direcionar novas ações para geração de demanda, nutrição e pesquisas de satisfação. O time comercial e de projetos teve alta aderência e engajamento com a ferramenta e o novo processo, já que foram envolvidos durante o desenho, implantação e testes da ferramenta.
