Um projeto empresarial é de extrema importância para quem está dando início a uma nova jornada em seu negócio. A elaboração desse projeto tende a ser desafiadora, já que é ele quem vai determinar passos importantes rumo ao sucesso do empreendimento.
Buscando sanar as dúvidas mais frequentes, preparamos esse texto com dicas importantes de como elaborar um projeto de forma eficaz. São passos importantes e estratégicos para que, assim, você tenha êxito no momento do desenvolvimento.
Importância da gestão de projetos para uma empresa
Redução de custos, cumprimento de prazos, prevenção de riscos e satisfação dos clientes, esses são apenas alguns dos benefícios que a gestão de projetos irá trazer para sua empresa. É essa gestão que permite o planejamento de ações, a organização dos processos, o controle por parte dos gestores e o acompanhamento das etapas. Assim, é possível identificar e corrigir falhas com antecedência, garantindo a execução do projeto dentro do prazo, orçamento e qualidade esperados. Logo, é a gestão de projetos que permite uma visão clara do desempenho do projeto, garantindo assim que o gestor tome decisões mais assertivas.
A influência de uma gestão de projetos bem feita vai da eficiência da equipe, passando pela pertinência da ação, até chegar na satisfação dos clientes e no aumento da rentabilidade. Por isso, um gestor que sabe como elaborar um projeto irá realizar cada etapa de uma forma cuidadosa, tendo em vista altos critérios de qualidade.
Como elaborar um projeto empresarial: passo a passo
Em nosso passo a passo de como elaborar um projeto, levamos em consideração a importância de uma gestão eficaz para o alcance dos resultados. É preciso estar atento a todos os passos. Confira:
Definição do escopo
Definir o escopo é a etapa inicial. Logo, ela tem uma importância muito grande, já que é esse escopo que servirá de sustentação para o projeto. A primeira coisa é definir para onde o projeto vai. Qual o objetivo? Qual o limite, até onde a empresa consegue ir ao colocar esse projeto em prática?
Vale lembrar que as etapas seguintes dependerão desta fase. Uma boa dica é começar com um brainstorm, reunindo as ideias, deliberando sobre elas, cortando as arestas, até chegar em um escopo bem definido com métricas e objetivos claros.
Busque apoiadores para o seu projeto
Para que um projeto saia do papel, ele precisa ser acreditado, ou seja, as pessoas precisam enxergar o seu valor, a importância e a possibilidade de execução.
Por isso, na hora de pensar em como elaborar um projeto, certifique-se que há apoiadores para ele a quem você possa buscar, recorrer e, principalmente, validar aos demais o seu discurso. O escopo, que falamos agora há pouco, vai ajudar a ilustrar a esses possíveis apoiadores o valor do seu projeto.
Delimite os recursos disponíveis
Como mencionamos, um projeto precisa de limites. Esses limites são, inclusive, financeiros. Por isso, certifique-se de que você terá recursos disponíveis para colocar o seu plano em prática e que esse investimento tem grandes chances de ser recompensado.
Faça uma análise de mercado, tenha ciência da situação financeira do seu negócio, e assim, você saberá melhor quais os recursos financeiros necessários para executar esse projeto.
Construa um cronograma
Um cronograma é parte fundamental de como elaborar um projeto empresarial, pois ele será o seu principal aporte de organização enquanto esse projeto estiver em prática. Mais que isso, ele é importante para mostrar aos colaboradores e decisores que há uma lógica e permite que as ações sejam acompanhadas.
Assim, são maiores as chances do seu projeto ser entregue dentro do prazo estabelecido e utilizando os recursos que foram disponibilizados.
Crie a estrutura analítica do projeto
Essa é uma outra etapa fundamental de como elaborar um projeto empresarial. A Estrutura Analítica do Projeto (muitas vezes chamado apenas de EAP) permite dividir o projeto em partes menores e gerenciáveis, as quais podemos chamar de tarefas.
Somadas, essas tarefas representam o cumprimento do seu cronograma e a entrega do seu projeto. Isso é feito para que o gerenciamento seja feito de forma mais eficiente, determinando quem cuidará de cada etapa, deixando claro os prazos, reunindo as informações, documentos e entregas.
Para uma boa estrutura analítica de projeto, você pode contar com a tecnologia para isso. Ferramentas como a Bitrix24, por exemplo, permitem que tarefas sejam criadas, envolvendo os responsáveis por cada etapa e organizadas pelo prazo de entrega. Isso facilita para que o executor possa se organizar e, ao mesmo tempo, permite que o gestor acompanhe o andamento do projeto.
Desenvolva um plano preliminar
Um plano preliminar estabelece informações macros, importantes e estratégicas do projeto.
São informações como a divisão das tarefas entre os colaboradores, descrição dos recursos disponíveis, os riscos que o projeto pode ter (e assim buscar prever infortúnios com a finalidade de superá-los), entre outras coisas.
Esse plano é a base mais sólida do projeto. Ele ajuda a comprovar a viabilidade da empreitada. Por isso, desenvolva-o com cuidado, tendo o escopo que você confeccionou como um guia auxiliar.
Faça ajustes para refinar o projeto
Todo projeto precisa ser refinado. Ao longo dos passos anteriores, fomos mostrando como o seu projeto vai ganhando uma solidez, e esse estado precisa que algumas arestas sejam aparadas.
Ajustes e mudanças de rota acontecem, até porque nem todas as ações no seu projeto são do seu controle. É importante que o projeto seja sempre revisitado, com base naquilo que ainda faz ou deixou de fazer sentido, quais ações podem ser tomadas para um trabalho mais eficiente com os dados e a realidade que está se impondo naquela etapa.
Monitore o progresso
É muito importante que o seu projeto seja constantemente acompanhado. Afinal, foram muitas etapas e entregas para garantir o sucesso. Por isso, a gestão deve ser assídua, com a finalidade de saber se os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos e se as atividades estão sendo realizadas de forma correta.
Assim, as ações corretivas que falamos há pouco podem acontecer, mudanças internas ou até mesmo antecipação de etapas podem ser realizadas graças ao monitoramento.
Cronograma de projeto: saiba o que é, como funciona e quais são as vantagens
Softwares de gestão de projeto: entenda a importância
A tecnologia facilita diversas atividades das nossas vidas, dentro e fora das empresas. Felizmente há no mercado softwares de gestão de projeto que facilitam muito a vida do empreendedor e do gestor na construção, execução e monitoramento desse projeto.
O Bitrix24, por exemplo, já está presente em mais de 12 milhões de empresas, facilitando a gestão de projetos. Na plataforma, é possível delegar funções, cadastrar e acompanhar as ações de um projeto, determinar os prazos e facilitar a comunicação dos envolvidos.
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