As novidades Bitrix24 divulgadas em outubro foram importantes para otimizar a rotina de trabalho de quem trabalha com a plataforma e para quem utiliza as automações e o CRM em sua operação.
Com as últimas atualizações, é possível alterar o acesso ao gerenciamento de inventário, além de contar com as novidades para criar serviços no CRM.
Continue a leitura para saber como as novidades facilitam o seu dia a dia.
Atualização de regras de automação
Usar a automação de processos é uma realidade essencial para as empresas que buscam otimizar sua operação. Todo negócio tem pelo menos um processo que pode ser automatizado, e o Bitrix24 é uma das ferramentas mais completas quando o assunto é automação.
No Bitrix24 é possível configurar a automação para diversos cenários, pois existem muitas variações que possibilitam criar as regras de automação.
Para quem utiliza as automações da plataforma, as mudanças vieram para facilitar o seu uso.
No CRM, as regras de automação estão disponíveis em leads, negócios, orçamentos, faturas e automação inteligente de processos. Lembrando que as automações não estão disponíveis em todos os planos da plataforma.*
*Para saber quais planos contemplam as automações, acesse este link.
Recentemente a Bitrix24 criou uma nova página de automação de vendas e deixou apenas um botão para adicionar regras de automação e gatilhos.
A principal mudança divulgada pela plataforma nas regras de automação deste mês é a nova janela onde as automações são criadas. Foi adicionada uma barra de pesquisa para as regras, uma descrição detalhada das ações, um filtro que permite alternar entre regras de automação e gatilhos e muitas outras alterações.
As regras de automação em leads e negócios foram divididas em vários grupos novos com base na ação que a regra de automação realiza. Para encontrar a regra que cria uma tarefa, basta acessar o grupo Gerenciamento de tarefas.
Essas mudanças agilizaram o processo, tendo em vista que agora ficou muito mais rápido percorrer uma vasta lista de regras de automação em busca da correta.
O destaque vai para uma categoria separada de regras de automação auxiliares. Essas regras não executam nenhuma ação em si, mas permitem que mais informações sejam utilizadas nas regras de automação básicas, como a regra de automação Obter informações de funcionário.
Nova interface para adicionar regras de automação e gatilhos
Nesta mesma atualização, a plataforma alterou a interface para adicionar regras de automação e gatilhos, que agora estão na mesma lista. As regras e gatilhos agora também estão divididos em grupos, para facilitar a escolha do tipo certo de automação.
Se você deseja configurar regras de automação para notificar funcionários, pesquise pelo grupo Alertas de funcionário. Caso queira que os documentos sejam gerados de forma automática, selecione as regras no grupo Documentação, por exemplo.
Além disso, cada regra conta com uma breve descrição de suas possibilidades, o que permite que você possa adicionar imediatamente várias regras de automação a um estágio, fechar a janela e começar a configurá-la. Isso é muito mais rápido do que adicionar cada automação individualmente.
Você pode escolher para qual estágio deseja configurar as regras de automação e gatilhos. Isto é, você não precisa mais abrir uma nova janela de configurações para cada estágio.
Como falamos, regras de automação e gatilhos agora estão na mesma lista. Para distinguir uma da outra, o rótulo Gatilho (Trigger), foi adicionado logo após o nome da ação. Você também pode usar o filtro, e em seguida o CRM mostrará apenas regras ou apenas gatilhos.
Para adicionar uma regra, clique em Adicionar (Add). Primeiro você precisa selecionar regras e gatilhos para cada estágio e depois passar para configurá-los.
A regra recém adicionada ficará em amarelo. Assim, você saberá exatamente quais regras de automação precisam ser configuradas.
Para editar a regra, clique em Alterar, no canto inferior.
Atualização para contar e exibir atividades em CRM
A plataforma alterou a forma como as atividades são contadas no CRM. Antes, no contador era possível ver o número de negócios nos quais as atividades estão programadas. Se o número de atividades não correspondesse ao número de negócios, o colaborador não poderia estimar de forma correta o tempo que deveria ser dedicado a cada cliente.
Na atualização, o contador agora exibe o número de atividades em vez de números de negócios no contador. Isso é mais conveniente para que os colaboradores possam planejar o tempo de suas atividades, pois veem informações mais confiáveis.
Outra atualização foi o novo formato para exibir atividades. Antes, o cartão do elemento mostrava o contador apenas para o funcionário responsável pela atividade.
Agora, o contador fica visível para o funcionário responsável pelo elemento, como um negócio. Exemplo: se um gerente instruiu outro funcionário a entrar em contato com o cliente, mas ele não concluiu a tarefa, é o gerente que verá que ninguém ligou para o cliente.
Sua empresa trabalha com serviços? Veja uma atualização importante do CRM que vai te ajudar
Muitas empresas trabalham com prestação de serviços, tanto para público B2B, quanto B2C. Antes, não era conveniente trabalhar com serviços no Bitrix24, principalmente para negócios que utilizavam o gerenciamento do inventário.
Nesta atualização, os serviços tornaram-se um tipo separado de produtos. Existem algumas diferenças entre serviços e produtos comuns, como:
- Serviços não possuem variantes;
- Os serviços não são utilizados no gerenciamento do inventário: os saldos não são registrados, não precisam ser processados no depósito e etc.
Ou seja, isso simplifica o trabalho no CRM, pois agora ficou mais fácil emitir faturas, criar negócios e outros elementos com serviços.
Para criar um serviço, vá até CRM > Inventário > Catálogo de produtos. Clique em Criar e escolha a opção Serviço.
No cartão de serviço, preencha todos os campos obrigatórios e salve as alterações.
O processo de trabalho com serviços é o mesmo que com produtos comuns. Eles podem ser adicionados a elementos de CRM, exibidos em documentos e usados em regras de automação.
Os serviços estão disponíveis para todos os planos atuais do Bitrix24.
Permissões gerenciamento de inventário
Para quem faz a gestão de seu estoque no Bitrix24 entre outras ações que são possíveis com o inventário da plataforma, esta atualização é muito importante: a ferramenta adicionou a possibilidade de configurar as permissões de acesso ao catálogo de produtos e gerenciamento de inventário.
Agora, é possível definir quais ações os colaboradores podem realizar, como criar produtos no catálogo e aplicar descontos, por exemplo. Isso ajuda a evitar problemas com informações ou produtos apagados acidentalmente ou alteração de preços e edição de documentos do inventário.
As permissões de acesso são configuradas em CRM > Configurações > Permissões de acesso > Produtos e depósitos.
Para editar as permissões de acesso ao Catálogo de Produtos, vá até CRM > Configurações > Permissões de acesso > Produtos e depósitos. Você também pode acessar as configurações no catálogo de produtos clicando na engrenagem dentro, e clicar no item Permissões de acesso.
Conectar o Google Analytics ao site do Bitrix24
O Google Analytics é uma importante ferramenta que coleta dados e estatísticas sobre os visitantes do seu site. Ele também serve para analisar o desempenho das campanhas de marketing.
Ele rastreia os eventos, que são as ações de um visitante que ocorrem no seu site, como visualizar uma determinada página, preencher um formulário ou clicar em determinado CTA, por exemplo.
Para conectar o Google Analytics ao Bitrix24, você pode optar por dois tipos de análises: Universal Analytics e Google Analytics 4.
As análises são coletadas automaticamente do site que contém um código, configurado anteriormente. Para saber como configurar acesse o tutorial disponibilizado pelo Bitrix24.
A integração com o Google Analytics no Bitrix24 está disponível em todos os planos comerciais da plataforma.
Importante: a plataforma recomenda que você conecte o Universal Analytics e o Google Analytics 4, tendo em vista que a partir de 1º de julho de 2023, as propriedades padrão do Universal Analytics deixarão de processar dados. Após este período, você poderá visualizar os relatórios do Universal Analytics, porém os novos dados serão incluídos apenas nas propriedades do Google Analytics 4.
Alterações de conexão de e-mail do Microsoft Office365 e Exchange Online
Até o final de 2022, a Microsoft vai desabilitar a autenticação básica para integrações com seus serviços Office365 e Exchange Online, com o objetivo de melhorar a segurança dos usuários.
Isto é, se você utiliza o Bitrix24 integrado a um destes serviços, precisará ficar atento às mudanças. Ao conectar o e-mail do Microsoft Office365 e o Exchange Online, basta clicar no botão Autenticação.
A antiga maneira de conectar o e-mail do Microsoft Office365 e o Exchange Online não será mais compatível com a nova. O que quer dizer que reconectar com a mesma caixa postal pode quebrar conexões com mensagens ou automações criadas anteriormente para aquela caixa postal.
Exemplo: enviar um e-mail por meio de uma regra de automação ou processo de negócios.
Neste caso, é necessário verificar novamente a configuração dessas conexões.
Se você conectou o e-mail de acordo com o formulário de autorização anterior, ou seja, através do nome de usuário e senha IMAP, essa conexão funcionará até o final de dezembro de 2022.
Se a conexão atual de acordo com o formulário de autorização anterior foi desconectada por algum motivo, você pode continuar usando o método anterior usando o provedor IMAP:
A plataforma recomenda que a mudança para a nova forma de autorização seja feita antes do desligamento em dezembro.
Você pode gerenciar a caixa de correio conectada em Configurações > Configurações da caixa de correio. Aqui, é possível alterar as opções de desativar a caixa de correio.
Importante: as mudanças se aplicam apenas aos serviços online do Microsoft Office365 e ao Exchange Online. Se sua empresa possui seu próprio servidor corporativo de Microsoft Exchange, você ainda pode usar o provedor IMAP para conectar e-mails. Para obter os dados de conexão, entre em contato com o administrador do sistema da sua empresa.
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