A integração de sistemas é uma solução importante e necessária para otimizar o trabalho das equipes em empresas dos mais variados nichos.

Negócios que não tem uma cultura data-driven, ou seja, que não tomam decisões orientadas por dados e não investem em recursos importantes como softwares, podem estar perdendo a eficiência necessária para tornarem-se competitivas perante um mercado tão concorrido.

A empresa que utiliza os dados a seu favor, cresce de forma escalável e mais segura. Com esse crescimento, é automático que os processos se tornem mais complexos e a utilização de mais de um sistema seja necessária.

Em um cenário com dois ou mais softwares e o trabalho manual em passar informações de um para outro, é essencial contar com a integração dos sistemas. Com isso, é possível centralizar os dados do negócio, evitando erros.

Em meio a transformação digital que estimula empresas a evoluir em diversos aspectos, ainda existe muita dúvida sobre o que é e como funciona a integração sistemas. 

Pensando nisso, criamos este conteúdo para mostrar a sua importância e como ela pode otimizar o dia a dia dos colaboradores através de uma gestão integrada dos processos de um negócio.

Continue lendo o artigo para descobrir o que é integração de sistemas e quais os seus benefícios.

O que é integração de sistemas

Um cenário muito comum nas empresas é a utilização de sistemas diferentes, que, na maioria das vezes, funcionam bem isolados, mas em conjunto parecem não comunicar-se.

A integração de sistemas é a união de softwares diferentes, necessária para que a troca de informação entre eles seja eficaz. Ou seja, é a conexão de sistemas distintos entre si, para que funcionem de forma única através do compartilhamento de dados e informações.

Isso pode ser feito de algumas formas, como: através da incorporação do banco de dados, compartilhamento eletrônico das informações ou através de API.

Com a integração correta, todos os processos de um negócio ficam reunidos, otimizando a produtividade dos colaboradores, devido ao melhor fluxo das informações. 

Quais são os desafios de não ter sistemas integrados?

O grande desafio em não contar com um modelo de gestão integrado, além da parte técnica que envolve a comunicação entre os sistemas, é o impacto que utilizar softwares separados tem para os colaboradores e para o negócio como um todo.

À proporção que as empresas crescem ou quando notam falhas na produtividade e qualidade do serviço/produto que entregam, percebem a necessidade de implementar ou trocar seu sistema de gestão. E isso geralmente implica em trabalhar com duas ou mais plataformas diferentes.

Quando não há a integração de sistemas, isso gera retrabalho para os colaboradores, custos desnecessários e desgastes que podem impactar até no cliente final.

Alguns desafios comuns são: 

• Falha na comunicação entre setores
• Coleta de dados feita de forma manual
• Tomada de decisão com base em informações equivocadas
• Baixa performance com informações que não chegam quando e onde precisam chegar
• Prejuízos financeiros devido à lentidão nos processos e problemas que impactam diretamente na qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes. 

Conheça os benefícios da integração de sistemas

Os ganhos com a integração de sistemas são percebidos em todas as áreas de um negócio. Entre os principais benefícios, podemos citar:

• Aumento da produtividade: com sistemas integrados, todos os setores da empresa ficam conectados, criando processos que conversam entre si. Todas as operações passam a ser realizadas com mais precisão e de forma mais automatizada. Isso garante uma comunicação mais eficiente, alinhamento estratégico e fluxos de trabalho eficazes.
• Redução de custos: como a integração de sistemas elimina gargalos operacionais e otimiza processos, acaba contribuindo para a redução de gastos de forma geral. A eliminação do retrabalho reflete na diminuição de erros operacionais, ou seja, isso impacta diretamente no gerenciamento dos custos de um negócio.
• Diminuição de erros: com dados integrados, os sistemas mostram quais etapas precisam ser executadas para concluir um processo, o que reduz os riscos de erros ou execução de ações em duplicidade, por exemplo.
• Controle dos processos: gestores podem monitorar as atividades, e identificar gargalos operacionais. Com isso, fica mais fácil criar estratégias assertivas que vão contribuir com o sucesso do negócio.
• Monitoramento de dados: dados armazenados em sistemas diferentes que não conversam entre si, torna inviável conseguir uma análise eficiente do desempenho do negócio. A coleta de dados centralizada através de uma integração, garante segurança e confiança nas informações coletadas. 
• Melhora na tomada de decisão: utilizar sistemas integrados traz uma visão 360º do negócio, fazendo com que a tomada de decisão seja melhor e mais precisa.

Importância da integração de sistemas para uma gestão eficiente

A integração de sistemas é a melhor alternativa para quem precisa fazer uma gestão mais eficiente, pois se dá de forma simples e otimizada.

A criação de um ambiente digital integrado é uma necessidade para empresas que precisam fazer a troca de informações entre setores, tornar a rotina mais ágil e com menos chances de erro.

Além disso, a unificação dos sistemas auxilia na administração de um grande volume de dados, o que ajuda a obter informações valiosas e insights importantes para tomada de decisão. E quem faz a gestão de um negócio sabe a importância de evitar gargalos e ter em mãos todas as informações de forma rápida e precisa, não é mesmo?

As trocas de informações mais utilizadas para garantir uma gestão eficiente incluem dados de clientes, pedidos, informações de contas a pagar, notas fiscais, entre outros. Isso possibilita integrar sistemas como um CRM com um ERP, até uma plataforma de e-commerce, tornando todas as áreas de empresa mais conectadas.

Para saber mais sobre o tema, assista ao vídeo abaixo, feito pela nossa especialista Bitrix24:

Diferença entre CRM e ERP

O ERP, sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos da Empresa), é um software de gestão usado para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil de uma empresa. Sua aplicação é bastante ampla, e geralmente é dividido em módulos.

Já o CRM, que significa Customer Relationship Management (Gestão do Relacionamento com o Cliente), e é utilizado para cuidar da base de clientes. O principal objetivo deste CRM software é guardar as informações comerciais da empresa, ao mesmo tempo em que ajuda a identificar os planos de ação e alternativas para aumentar as vendas e avaliar o time comercial.

Ambos os sistemas são importantes, e podem se complementar. Apesar disso, a grande parte das empresas opta por um ou outro e em sua maioria o CRM é priorizado, principalmente pelo seu custo e facilidade de acesso. Por isso, é importante avaliar o que é melhor para o seu negócio e contar com uma integração de sistemas eficiente. 

Setores que podem ser integrados ao seu CRM

O CRM é uma ferramenta importante para a estratégia de empresas que focam no cliente. Desta forma, é possível englobar mais áreas, como marketing, vendas, serviços e muitas outras. Veja a seguir algumas delas:  

• Marketing: integrando plataforma de automação de marketing a um CRM, é possível fazer ações para atrair e nutrir leads. Quando integradas, estas plataformas tornam a passagem de bastão de leads para o comercial mais ágil, além de manter todas as informações de sua jornada salvas no mesmo banco de dados. 
• Pré-vendas: empresas que possuem equipe de pré-vendas podem se beneficiar da integração entre sistemas para recebimento de oportunidades e facilitar o acesso a informações importantes que ajudem o comercial a efetivar mais vendas.
• Pós-vendas: tão importante quanto vender, é fidelizar clientes. Com ferramentas unificadas, é possível fazer uma boa gestão de relacionamento com o cliente, conseguindo prestar um atendimento personalizado.
• Financeiro: ter o financeiro integrado ao CRM traz possibilidades como garantia de informações em tempo real sobre dados de pagamentos, notas fiscais e assinaturas de contratos, agilizando atendimentos e trazendo mais retorno para clientes. 
• Gestão de Projetos: ter a gestão de projetos unificada com um CRM traz resultados favoráveis como o acompanhamento de projetos e o andamento da produção de produtos e desenvolvimento de serviços. Isso traz autonomia para os colaboradores e maior gestão das atividades para os gestores.
• Suporte: seu produto ou serviço precisa de suporte? Que tal integrar todos os dados em um único lugar, com registros de toda a jornada do cliente, desde que ele entrou na base como um lead? É isso que a integração com um suporte pode fazer pelo seu cliente: trazer um atendimento único, personalizado e com retorno rápido.

Outras integrações de sistemas:

Além da integração entre setores, é possível unificar a comunicação entre outros sistemas, como:

• Comunicação: você pode integrar ao CRM plataformas de comunicação como WhatsApp, Telefonia e Chatbots, que ajudam na prospecção e contato com leads e clientes.
• CRM + ERP: enquanto ERP estrutura e padroniza processos, o CRM ajuda no relacionamento com leads e clientes. A união dos dois cria um ambiente que ajuda a manter esse relacionamento por muito mais tempo e de forma ágil e equilibrada com os processos internos de um negócio.
• CRM com Plataforma de Cursos: se o seu negócio possui uma plataforma de cursos, você pode usar a integração para coletar dados importantes que geram insights, além de ter em um único lugar informações sobre engajamento das aulas, acessos dos alunos, entre outros.  
• CRM com Redes Sociais: a maioria das empresas está nas redes sociais, não é mesmo? Temos disponível no mercado redes, cada uma como um canal de comunicação e envolvimento com a marca. Integrando um CRM com as redes sociais, é possível centralizar ações como publicações, monitoramento de comentários até comunicação via mensagem direta, tudo em um só lugar.

Agora ficou mais fácil perceber que a integração de sistemas é essencial para ajudar um negócio a funcionar de forma facilitada, ajudando na comunicação, não é mesmo? 

Principalmente quando falamos de sistemas distintos, que, quando unidos, facilitam o dia a dia da operação como um todo. Por isso, é importante buscar parceiros e fornecedores com capacidade e experiência técnica para integrar sistemas de forma eficiente.

Nós da Br24, podemos te ajudar com a integração de sistemas com o Bitrix24, um dos melhores CRMs do mercado. Tudo isso através de uma consultoria com especialistas focados em te auxiliar a alcançar os objetivos do seu negócio, com a integração das plataformas que seu negócio precisa. 

Para mais informações, preencha o formulário abaixo e aguarde o contato de nossos especialistas.