Automatizar processos comerciais é fundamental para empresas que almejam melhorar o relacionamento com seus clientes, acelerar o ciclo de vendas e reduzir esforços para vender mais. Mas para isso, é necessário organização e, principalmente, fazer o acompanhamento de indicadores. É aí que entra o Sales Ops, um sistema para gerar métricas e auxiliar no planejamento estratégico de ações e abordagens comerciais.
Acompanhe o texto para entender mais sobre Sales Ops e a importância de estruturá-lo na sua empresa.
O que é Sales Ops?
Sales Ops — abreviação para Sales Operations ou, em português, operações de vendas —, é um sistema de operações que analisa indicadores (KPIs), e demais informações relevantes para o seu negócio, com o objetivo de otimizar processos comerciais e aumentar as vendas.
Se em pequenas empresas um profissional pode ser suficiente para realizar todas as funções, em organizações B2B é recomendado investir num departamento de Sales Ops para escalar mais rapidamente seus negócios.
Portanto, em grandes empresas é interessante contratar profissionais dedicados ao Sales Ops, além de SDRs (Sales Development Representative) e do Gerente de SDRs. Uma das principais funções de quem atua na função, é sugerir melhorias na abordagem e na execução das estratégias de venda para gerar escalabilidade e previsibilidade.
Veja outras atribuições do Sales Operations:
- Estruturar indicadores de performance para mensurar o desempenho das vendas;
- Acompanhar dados e gerar relatórios;
- Analisar indicadores de acordo com as metas da organização;
- Sugerir melhorias no processo de venda ou otimizá-los;
- Monitorar o alinhamento do Sales Ops ao planejamento estratégico definido;
- Identificar gargalos nas etapas do processo comercial, desde a prospecção até a conversão de um lead.
Como você pode ver, o Sales Ops atua na gestão de todas as operações de vendas e contribui no alcance das metas, fornecendo dados e suporte para as tomadas de decisão.
Aliás, o Sales Ops analisa não apenas informações do setor de vendas, como também do marketing. Vamos ver os principais benefícios?
Benefícios do Sales Operations para empresas B2B
Vivemos na chamada “Era dos Dados” e não há mais justificativa para deixar de considerá-los em seus negócios. Trata-se, na verdade, de um pré-requisito para empresas que desejam se manter no mercado.
Logo, não há mais espaço para tomadas de decisão baseada em achismos. É preciso otimizar suas ações com base em informações sólidas, por isso o Sales Ops é tão relevante. O sistema facilita a criação de indicadores — assim como o seu acompanhamento —, e reduz as chances de erros dos seus vendedores.
Confira os principais benefícios do Sales Operations:
- Previsão de entradas: o acompanhamento de dados e métricas permite identificar o número de leads no pipeline, mensurar os qualificados, obter forecasts mais acurados e prever as entradas, o que ajuda na definição de metas e planejamentos mais eficientes.
- Tomada de decisão mais assertiva: com acesso a dados confiáveis, fica mais fácil e rápido identificar gargalos e outros problemas no processo comercial. Uma consequência disso é a otimização dos processos e o aumento da produtividade.
- Maior eficiência nas vendas: o trabalho dos seus vendedores se torna mais eficiente pois o Sales Ops cria um padrão de vendas na sua empresa. Dessa forma, todos entendem melhor quando e o que deve ser executado em cada etapa do processo comercial. Isso impacta não só na eficiência como no aumento da confiança dos seus clientes.
- Crescimento escalável: um processo de vendas bem estruturado produz mais receita, sem exigir mais gastos com atração e conversão de leads. A sua organização se torna escalável, pois vai conseguir crescer rápido e efetivamente.
- Aumento da escalabilidade: a estruturação do processo comercial também facilita o dimensionamento da equipe de vendas, fundamental para ajustar seus processos durante o crescimento da empresa.
Boas razões para ter um Sales Ops na sua empresa, não? Este deve ser visto como departamento estratégico e imprescindível para organizações B2B. Agora, vamos ver como estruturá-lo!
Como estruturar o Sales Ops na sua organização
Primeiro você deve verificar se apenas um profissional basta para essa função ou se é preciso criar um departamento. Após confirmar sua demanda, é possível iniciar a estruturação do seu Sales Ops.
1. Estruture o processo de vendas
Seu processo de vendas deve estar bem estruturado antes de investir em Sales Ops. Se esse não for o seu contexto, se dedique primeiro à esta etapa. Com um processo definido, o Sales Operations vai conseguir monitorá-lo e otimizá-lo com mais eficiência.
2. Forme uma equipe
Com um processo de vendas estruturado você já pode formar sua equipe de operações de vendas. É possível incluir os seguintes cargos:
- Diretor: para gerenciar a equipe e garantir o alinhamento das ações com o planejamento estratégico definido pela organização;
- Gerente: responsável por desenvolver as equipes e processos de vendas, bem como modelar e analisar dados;
- Analista: para criar e analisar dados, e encaminhá-los para os gestores;
- Assistente: profissional responsável por gerar relatórios, pesquisar informações e KPIs.
3. Definir as métricas
As métricas e KPIs são indispensáveis para o Sales Ops. Defina aquelas que são mais significativas para o seu negócio. Depois de listá-las, mensure os resultados atuais e os projete para os próximos períodos.
Dica: escolha um profissional para acompanhar as métricas de cada setor, por exemplo, um para o marketing e outro para SDRs.
Veja algumas métricas que você pode incluir:
- Custo de Aquisição de Clientes (CAC);
- Churn Rate;
- Taxa de conversão no funil;
- Taxa de fechamento;
- Tempo de ciclo de vendas;
- Ticket médio;
- Previsão de fechamento.
4. Estabeleça práticas comuns
Estabeleça práticas comuns que devem ser seguidas pela sua equipe de operação de vendas. Além dos KPIs, informações como persona, objetivos do negócio, estratégias, tutorial das operações e scripts de vendas devem ser esclarecidos ao time.
Ao fazer isso, seu Sale Ops poderá acompanhar cada etapa do processo comercial e encontrar possíveis falhas e oportunidades.
Dica: desmembre cada fase do processo para analisá-lo minuciosamente e identificar problemas mais rápido.
5. Oriente sua equipe e incentive o acompanhamento de resultados
Quando você já tiver resultados das suas métricas disponíveis, oriente sua equipe sobre as melhorias necessárias e proponha mudanças. Lembre-se de que esse é um processo contínuo, por isso é muito importante fazer ajustes de tempos em tempos.
Incentive também sua equipe a continuar acompanhando os resultados e realizar outros ajustes que forem constatados.
Pronto! Ao seguir essas orientações, a implantação do Sales Ops na sua organização terá mais chances de ter sucesso!
Soluções para um Sales Ops mais eficientes
Por fim, seu Sales Ops precisa ter à disposição soluções tecnológicas para monitorar e analisar os dados.
Um dos grandes desafios dos setores comerciais de várias empresas, é lidar com muitas ferramentas no dia a dia, o que impacta na redução da produtividade, necessidade de retrabalho e insegurança das informações.
A automação de vendas e o uso de soluções como CRM, facilitam o trabalho das operações de vendas. O ideal é contar com ferramentas que centralizem as atividades. Assim, há mais agilidade, ganho de tempo e aumento das conversões de clientes.
Confira o post “CRM no Bitrix24: tudo o que este gerenciador de relacionamento com o cliente pode oferecer”, e veja a importância de contar com uma ferramenta que ofereça todos os recursos que seu Sales Ops precisa para potencializar seus resultados.
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