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Gestão de Projetos e Tarefas

Como ser mais produtivo com 13 dicas práticas

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Umas das principais dúvidas dentro do ambiente corporativo é como ser mais produtivo? Afinal de contas, a produtividade impacta não apenas no desempenho individual e no desenvolvimento profissional, mas também está ligada ao crescimento da própria empresa. 

Nesse sentido, buscar aumento da performance da equipe é muito importante. Por isso, nesse artigo você vai descobrir dicas essenciais de como gerenciar o seu tempo e ser mais produtivo no trabalho e no dia a dia. Continue a leitura! 

Por que fazer gestão do tempo é importante?

Você tem a sensação de que 24 horas não são suficientes para fazer tudo que precisa? O seu time sempre está correndo contra o tempo para entregar as demandas? Essas duas situações são típicas do mundo em que vivemos, em que os processos são tão acelerados, que a nossa noção de tempo se modifica mais e mais rápido. 

Fazer uma correta gestão do tempo significa trabalhar com priorização e usar as horas que você tem disponíveis para distribuir as tarefas e garantir que o mais importante seja feito. 

Com isso, você e sua equipe só têm a ganhar. Abaixo estão elencados os principais benefícios de uma gestão do tempo eficiente.

1. Melhor distribuição de tarefas

Quando você organiza suas tarefas e projetos, ganha mais agilidade no seu fluxo de trabalho, além disso, também pode fazer a melhor distribuição entre a sua equipe, entendendo quem tem mais e menos demandas, sem sobrecarregar nenhum colaborador. 

2. Mais foco e menos pressão no dia a dia

Quando sua equipe sabe exatamente o que precisa ser feito, a tendência é que a produtividade aumente e surjam menos demandas de última hora. Dessa forma, o desenvolvimento do trabalho fica mais previsível, o que colabora com a saúde emocional dos colaboradores. 

3. Menos possibilidade de imprevistos

Uma tarefa ou reunião de última hora sempre vai surgir, mas elencando todas as tarefas é possível minimizar os imprevistos e  fazer a gestão mais eficiente e assertiva daquilo que está sob sua responsabilidade. 

4. Aumento da produtividade

Com isso, você consegue aumentar a produtividade, priorizando as coisas necessárias, delegando aquilo que precisa para a sua equipe e tendo uma melhor gestão do tempo e das tarefas. 

5. Diminuição do estresse e ansiedade

Uma boa gestão também garante que o emocional estará em ordem, o que é muito importante para o bom andamento e desempenho das funções. Problemas como ansiedade e estresse são comuns no ambiente corporativo, mas eles podem ser diminuídos quando o tempo é gerenciado de forma correta.  

6. Aumento da autoconfiança

Ter todas as informações e tarefas sob controle é garantia de maior confiança no trabalho, isso torna os colaboradores mais motivados e engajados com o propósito da sua empresa o que, consequentemente, aumenta a produtividade. 

Como ser mais produtivo e aumentar a produtividade da equipe?

Para ser mais produtivo é preciso elencar as tarefas mais importantes, fazer o monitoramento, ter uma comunicação eficiente com o time, integrar os sistemas, utilizar ferramentas e muito mais! 

Agora que você já conhece os benefícios, que tal entender como você pode aumentar a produtividade na prática com as dicas abaixo!

Monitoramento e aumento da transparência

Com uma ferramenta de gestão de projeto você faz um gerenciamento mais eficaz na sua empresa, consegue ter melhor monitoramento e com isso aumenta a transparência com os seus colaboradores.  

Nesse quesito, o Bitrix24 é a ferramenta que ajuda a sua empresa a se desenvolver, aumentar a produtividade e muito mais! Se você quer saber como fazer isso, assista o webinar gratuito de tarefas e projetos e descubra como aumentar a performance. 

 

Melhora da comunicação da equipe

Para melhorar a comunicação, é preciso ter uma intranet eficiente. Isso mesmo! Intranet corporativas permitem envio de mensagens, vídeos, imagens e também têm um papel muito estratégico nas organizações. 

Outra vantagem da intranet é a rede social corporativa que ajuda na integração da equipe e no engajamento. 

Utilização de métodos ágeis 

Existem algumas metodologias ágeis que vão ajudar a organizar os seus processos, uma delas é o Scrum, utilizado no desenvolvimento de projetos voltados principalmente para software, ele está sendo utilizado cada vez mais em outros campos. 

O Scrum é um conjunto de técnicas que são empregadas no gerenciamento de projetos, tornando os processos mais simples e claros, pois são mantidos os registros do andamento de cada uma das etapas.  

Integração dos sistemas 

Integrar os sistemas é uma solução que ajuda a otimizar o tempo da equipe em vários nichos. Com a integração, você consegue unir sistemas diferentes que funcionam  de forma única através do compartilhamento de dados e informações. 

Fazendo a integração correta, todos os processos de um negócio ficam reunidos, otimizando a produtividade, devido ao melhor fluxo das informações.

Adoção de ferramentas

Existem várias ferramentas que ajudam a medir a produtividade. Muitas delas podem ser usadas gratuitamente, escolha uma que mais se encaixa com você e teste. A tecnologia também é uma ótima aliada da performance. 

Divisão das tarefas em pequenas entregas

Quando fizer o planejamento das tarefas, quebre elas em entregas menores. Dessa forma, você saberá exatamente por onde começar e conseguirá fazer as entregas aos poucos, o que ajudará também na motivação. 

Crie recompensas

Motivação é importante ao longo do caminho, por isso, você pode criar pequenas recompensas quando atingir um objetivo. Podem ser recompensas pequenas como alguns minutos de folga, ou presentear a equipe com brindes, por exemplo. 

Pense naquilo que faz mais sentido para o seu contexto e comece a aplicar. 

Faça uma coisa por vez

Essa dica pode parecer óbvia, mas muitas pessoas tentam fazer várias coisas ao mesmo tempo e o resultado é que você se sentirá sobrecarregado e acabará por não finalizar nenhuma das tarefas. 

Você será mais produtivo se fizer uma coisa por vez e ter foco total naquilo que estiver fazendo no momento. 

Defina as prioridades

No dia a dia surgem várias demandas, mas será que elas precisam ser feitas imediatamente? Faça as coisas mais importantes e que tenham maior peso para o negócio, em seguida parta para as tarefas com menos urgentes. 

 

Saiba qual é o período mais produtivo da sua equipe

Todos temos um momento de maior e menor produtividade, para alguns a manhã é esse período, outros são mais ativos durante a tarde. 

Entender como sua equipe funciona ajuda a distribuir as tarefas de maior complexidade em períodos em que as pessoas estão mais concentradas e conseguem produzir com mais qualidade. 

Pausas são importantes 

Pausas curtas são importantes e vão fazer com que você trabalhe por períodos mais longos sem se esgotar rapidamente. 

Esses momentos ajudam a pensar, refletir e ter ideias que permitem identificar erros e sanar ineficiências. 

Saiba delegar

Você tem dificuldade em delegar? Esse hábito faz com que você não compartilhe muitas coisas com a sua equipe e acaba se sobrecarregando.

Como gestor, você precisa garantir a qualidade dos trabalhos, as responsabilidades podem ser divididas e outras pessoas também podem colaborar muito com você. 

Tenha hábitos saudáveis

Ser mais produtivo também significa se alimentar corretamente, fazer exercícios e ter um bom sono. Essas necessidades fisiológicas básicas são importantes para manter o seu corpo saudável e com isso a performance também irá aumentar. 

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