Defina o escopo, reúna a equipe, identifique os principais componentes do projeto, decomponha as fases em tarefas menores, estruture a EAP hierarquicamente, verifique sua completude, documente-a e, por fim, aplique-a no gerenciamento do seu projeto. Ufa!
Precisando gerenciar seu projeto? A resposta está na Estrutura Analítica de Projetos EAP). Quer visualizar as estratégias e afazeres exigidos para que você alcance seus objetivos de forma detalhada?
EAP. Deseja fazer com que todas as etapas do seu projeto sejam cuidadosamente planejadas e executadas? EAP!
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O que é a estrutura analítica do projeto?
A EAP é uma decomposição visual, hierárquica e orientada a entregas de um projeto. É justamente através desse processo de subdivisão que não apenas gerentes de projeto, mas outros profissionais passam a poder desmembrar o escopo de um projeto e verificar todas as tarefas e etapas pendentes para que seus projetos sejam concluídos com sucesso.
Importância da EAP na gestão de projetos
Não é à toa que criar uma Estrutura Analítica de Projeto é o primeiro passo para desenvolver um cronograma de projeto. Ela define todo o trabalho que precisa ser feito (e em que ordem) para que os objetivos e metas do projeto sejam alcançados.
Se aprofundar no seu projeto através de uma representação visual te fará entender o escopo do projeto e te ajudará a alocar recursos para todas as suas tarefas. Uma EAP bem construída ajuda com importantes grupos de processos e áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, tais como:
- Planejamento, agendamento e orçamento do projeto;
- Gestão de riscos, recursos, tarefas e equipe.
Uma EAP ainda ajuda a evitar problemas comuns de gerenciamento de projetos, como prazos perdidos, aumento do escopo e estouro de custos, por exemplo. O escopo do seu projeto pode compreender várias fases ou subprojetos menores — e mesmo esses subprojetos podem ser divididos em tarefas, entregáveis e pacotes de trabalho! Sua EAP pode ajudar a gerenciar esses itens e obter clareza sobre os detalhes necessários para realizar todos os aspectos do escopo do seu projeto.
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Tipos de estrutura analítica do projeto
Existem dois tipos principais de Estrutura Analítica do Projeto: baseada em entregas e em fases. Para saber qual delas aplicar no seu projeto, tudo depende da forma como ele será dividido — em termos de tempo ou escopo.
Uma EAP baseada em entregas começa dividindo o projeto em todas as principais áreas do escopo e, em seguida, as divide em entregas do projeto e pacotes de trabalho. A EAP baseada em fases exibe a entrega final no topo e, assim como na EAP baseada em entregas, realiza a mesma divisão em entregas e pacotes de trabalho.
Conheça os componentes da EAP
- Projeto — o nível mais alto da EAP, representando o projeto como um todo. Este nível fornece uma perspectiva geral do que precisa ser alcançado;
- Entregas principais ou fases — dividido logo abaixo do projeto, o detalhamento das principais áreas do projeto é realizado aqui. “Planejamento”, “Execução” e “Encerramento” fazem parte desse nível.
- Sub-entregas ou sub-fases — este nível subdivide as entregas principais ou fases em partes menores e mais manejáveis. Cada sub-entrega representa uma parte fundamental da entrega principal. Dentro da fase de “Planejamento”, por exemplo, você pode ter sub-entregas como “Definição de escopo” ou “Desenvolvimento de cronograma”.
- Pacotes de trabalho — os pacotes de trabalho são os menores e mais detalhados componentes da EAP. Eles representam o trabalho que precisa ser realizado para que as sub-entregas sejam concluídas. Cada pacote de trabalho pode ser atribuído a um responsável ou equipe e conta com descrições detalhadas das tarefas.
- Tarefas — dentro de cada pacote de trabalho, estão as tarefas individuais. Essas tarefas, que nada mais são do que as ações que precisam ser realizadas, representam o nível mais detalhado da EAP e são indispensáveis na execução do projeto. As tarefas costumam ser acompanhadas de prazos, responsáveis e dependências.
- Marcos — os marcos indicam a conclusão de uma fase ou entrega importante. Eles auxiliam no progresso do projeto e indicam se ele está ou não no caminho certo.
Níveis da estrutura analítica do projeto
A EAP cumpre seu propósito em três níveis. São eles:
Primeiro nível
O primeiro nível da EAP representa o projeto como um todo. É aqui que os objetivos gerais do projeto e sua finalidade principal são colocados em jogo.
Segundo nível
No segundo nível, o projeto é dividido em áreas de foco ou fases. Essas divisões podem ser baseadas em entregas ou em etapas do ciclo de vida do projeto.
Terceiro nível
O terceiro nível desagrega ainda mais as áreas de foco ou fases em sub-entregas ou sub-fases. Cada sub-entrega é um componente essencial da entrega principal, favorecendo a gestão e o acompanhamento detalhado.
Pacotes de trabalho e suas definições
Os pacotes de trabalho representam as unidades básicas de trabalho que precisam ser realizadas para que as sub-entregas sejam completadas. Cada pacote de trabalho é, por sua vez, uma coleção de tarefas ou atividades relacionadas que, quando concluídas, contribuem para a entrega de uma determinada parte do projeto.
Especificidade, responsabilidade, mensurabilidade e temporalidade fazem parte das principais características dos pacotes de trabalho.
Relacionamento entre as partes da EAP
A Estrutura Analítica do Projeto é organizada de forma hierárquica, onde cada nível proporciona um maior aprofundamento das entregas e atividades do projeto. O relacionamento entre as partes da EAP representa um dos indicadores da coesão do plano de projeto.
Em um projeto de construção de um prédio, por exemplo:
- Projeto (Primeiro nível):
- Construção do prédio comercial;
- Entregas principais ou fases (Segundo nível):
- Planejamento;
- Execução;
- Encerramento;
- Sub-entregas ou sub-fases (Terceiro nível):
- Planejamento: definição de escopo, desenvolvimento de cronograma;
- Execução: fundação, estrutura, acabamento;
- Encerramento: inspeção Final, entrega do prédio;
- Pacotes de trabalho:
- Fundação: escavação, instalação de armadura, concretagem;
- Estrutura: montagem de pilares, construção de lajes;
- Acabamento: pintura, instalação de janelas e portas.
Cada um desses pacotes de trabalho é imprescindível para a conclusão das sub-entregas, que, por sua vez, completam as entregas principais, levando à finalização do projeto como um todo.
Saiba o que contém uma EAP eficiente
Uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos) é a base estruturante de um gerenciamento de projetos bem-sucedido. Ele oferece um modelo visual e hierárquico que decompõe o escopo do projeto em partes menores e mais detalhadas, conhecidas como pacotes de trabalho.
Essa decomposição não apenas facilita o entendimento do que precisa ser feito, mas também promove uma comunicação eficaz, um planejamento mais preciso e a execução meticulosa de cada etapa.
A lógica por trás da EAP é simples: ao dividir um projeto em tarefas menores e inter-relacionadas, a complexidade é reduzida, tornando cada etapa mais compreensível e manejável. Essa abordagem transforma um projeto que pode parecer esmagador em um conjunto de atividades claras, cada uma com objetivos e resultados bem definidos.
O EAP funciona como um “mapa estratégico”, orientando equipes e gestores ao longo do caminho e garantindo que todos os esforços estejam alinhados com os objetivos gerais.
Dicionário EAP
O dicionário do EAP é uma extensão importante para detalhar cada item do projeto. Ele funciona como uma espécie de manual que descreve o escopo de cada tarefa ou etapa dentro do projeto.
Esse documento ajuda a evitar mal-entendidos ao fornecer uma explicação detalhada de termos, atividades e objetivos. Além disso, ele pode incluir informações adicionais, como critérios de aceitação, recursos necessários e possíveis riscos associados.
Por exemplo, ao listar uma tarefa como “desenvolver uma landing page”, o dicionário deve responder aos seguinte questionamentos:
- Quais elementos visuais serão usados?
- Quem é o responsável?
- Qual é o objetivo final?
Descrição da tarefa
Uma descrição bem feita no EAP é o ponto de partida para a execução eficaz. Ela precisa ser clara, concisa e específica, eliminando quaisquer dúvidas sobre o que precisa ser feito.
Por exemplo, ao invés de simplesmente listar “Revisar contrato”, a descrição completa poderia ser: “Revisar o contrato de parceria com fornecedores, destacando cláusulas financeiras e possíveis ajustes necessários, e enviar o documento revisado até sexta-feira.”
Essa abordagem detalhada evita erros, garante que as expectativas sejam alinhadas e facilita a priorização das tarefas. Além disso, é essencial que a descrição seja acessível para todos os membros da equipe e que esteja disponível em uma plataforma centralizada, como o Bitrix24, para consulta e atualização.
Status da tarefa
Acompanhar o status de cada tarefa em tempo real é um dos maiores benefícios do EAP. Ele permite que gestores e equipes saibam exatamente onde o projeto está e quais ações ainda precisam ser concluídas.
Os status mais comuns incluem:
- Pendente: a tarefa ainda não foi iniciada;
- Em andamento: o trabalho está em progresso;
- Concluída: a atividade foi finalizada.
Manter essas informações atualizadas evita gargalos, facilita reuniões mais objetivas e melhora a tomada de decisão. Sistemas de automação como o CRM Bitrix24 simplificam o rastreamento, garantindo que a equipe esteja sempre informada sobre o progresso.
Data de conclusão da tarefa
Definir uma data de conclusão realista é essencial para manter o projeto no prazo. Uma EAP eficiente estabelece prazos para cada tarefa, criando um cronograma geral que ajuda a evitar atrasos e desorganização.
Ao planejar a tarefa “Finalizar protótipo de produto”, a data de conclusão precisa considerar o tempo necessário para design, fabricação e testes. Quando bem planejada, essa data ajuda a equipe a manter o foco e permite ajustes no cronograma, caso surjam imprevistos.
Proprietário da tarefa
O proprietário da tarefa é o ponto de referência para sua execução. No EAP, cada tarefa deve ser atribuída a um responsável específico, garantindo que haja accountability e que o trabalho seja realizado dentro do prazo.
Essa pessoa deve ter clareza sobre suas responsabilidades, incluindo:
- Garantir que a tarefa seja concluída;
- Comunicar possíveis dificuldades;
- Alinhar-se com outros membros da equipe.
Orçamento da tarefa
No EAP, o orçamento é um componente essencial para garantir que os recursos financeiros sejam usados com eficiência. Ele detalha os custos relacionados a cada tarefa, ajudando a evitar desperdícios e permitindo uma alocação mais inteligente.
Um bom controle orçamentário também ajuda a identificar possíveis economias, redirecionando recursos para áreas mais estratégicas do projeto. Ferramentas de gestão, como o Bitrix24, podem integrar controle financeiro diretamente ao EAP, simplificando esse acompanhamento.
Como criar uma estrutura analítica do projeto
- Defina o objetivo do projeto: Compreenda o que precisa ser alcançado e os principais resultados esperados;
- Identifique as entregas principais: Liste as principais áreas de trabalho que devem ser concluídas para atingir o objetivo do projeto;
- Divida as entregas em sub-entregas: Desagregue cada entrega principal em sub-entregas menores e mais manejáveis;
- Crie pacotes de trabalho: Identifique os pacotes de trabalho dentro de cada sub-entrega com foco nas tarefas pendentes;
- Estabeleça a estrutura hierárquica: Organize os componentes da EAP em uma estrutura hierárquica — do projeto como um todo até os pacotes de trabalho;
- Atribua responsabilidades: Atribua um responsável ou equipe para cada pacote de trabalho;
- Estime recursos e prazos: Estime os recursos necessários e defina os prazos de início e conclusão para cada pacote de trabalho;
- Vincule dependências: Identifique e vincule as dependências entre os pacotes de trabalho para evitar gargalos;
- Revise e ajuste: Revise a EAP com a equipe e as partes interessadas, fazendo ajustes conforme necessário;
- Documente a EAP: Documente a EAP e compartilhe-a com todos os membros da equipe e partes interessadas.
Saiba como o CRM Bitrix 24 potencializa seu EAP
O Bitrix24 transforma o EAP em um processo ainda mais eficiente e organizado. Ele reúne funcionalidades que ajudam a centralizar informações e melhorar a gestão de tarefas, prazos e recursos.
Alguns recursos do Bitrix24 que potencializam seu EAP incluem:
- Gestão centralizada: permite acompanhar todas as tarefas, prazos e orçamentos em um só lugar;
- Colaboração em equipe: facilita a comunicação entre os membros, eliminando gargalos e atrasos;
- Relatórios em tempo real: oferece uma visão completa do progresso, ajudando na tomada de decisões rápidas.
Sistemas de automação
A automação reduz tarefas repetitivas e melhora a eficiência dos processos, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas. Com o Bitrix24, é possível:
- Configurar notificações automáticas para prazos importantes;
- Atualizar status de tarefas de forma automática com base em critérios pré-estabelecidos;
- Gerar relatórios instantâneos sem a necessidade de cálculos manuais.
Gestão de projetos
O EAP é uma peça central na gestão de projetos, mas sua eficiência aumenta quando aliado a ferramentas específicas, como o Bitrix24. Ele permite organizar tarefas, monitorar recursos e acompanhar prazos de maneira integrada, garantindo que cada detalhe seja controlado.
Além disso, o Bitrix24 oferece opções de personalização que atendem a diferentes necessidades e tamanhos de equipe. Desde pequenos negócios até grandes corporações, essa plataforma pode ser adaptada para otimizar processos e melhorar resultados.
Apps inteligentes
A tecnologia tem revolucionado a forma como gerenciamos projetos, e apps inteligentes são parte fundamental desse movimento. Eles integram funcionalidades como gestão de tarefas, controle financeiro e comunicação em um único local.
Com o Bitrix24, é possível usar apps que automatizam processos, conectam equipes e promovem análises detalhadas, permitindo que gestores tomem decisões mais informadas.
Ao incorporar esses aplicativos ao seu EAP, você não só melhora a eficiência, mas também garante que sua equipe tenha as ferramentas necessárias para ser independente e proativa.
