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Estrutura analítica do projeto: saiba como montar a sua

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Equipe trabalhando com eficiência graças à estrutura analítica do projeto.

A criação de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) eficaz é uma das bases para o bom desempenho de uma empresa. Mas será que você sabe montá-la corretamente? Responder positivamente a essa pergunta é importante, já que a EAP pode ser o diferencial entre atingir ou não os seus objetivos.

Este artigo se propõe a detalhar o que é a estrutura analítica do projeto e os principais passos necessários para criá-la de modo eficiente.

Se você está buscando melhorar a gestão de projetos em sua empresa, continue conosco para descobrir como a EAP pode ser o diferencial que você precisa!

O que é a estrutura analítica do projeto?

A estrutura analítica do projeto (EAP) é um componente importante no gerenciamento de projetos. Representa, de forma visual e hierárquica, todos os entregáveis de um projeto, subdividindo-os em menores componentes gerenciáveis. Essa divisão permite uma compreensão detalhada das tarefas necessárias para a realização do projeto em sua totalidade.

Essencialmente, a EAP serve como uma ponte entre o objetivo final do projeto e as atividades específicas que precisam ser executadas para alcançá-lo. Isso ajuda na organização e no planejamento, bem como na atribuição de recursos, estimativa de custos e identificação de riscos potenciais.

Ao desmembrar o projeto em partes menores, torna-se mais fácil para os gerentes de projetos e suas equipes manterem o foco e a direção.

Diferença entre EAP e cronograma

A EAP e o cronograma de projeto são dois componentes distintos e complementares no gerenciamento de projetos, cada um com seu propósito e foco específicos. Por isso, é preciso reconhecer a diferença entre eles.

Enquanto a EAP é uma representação hierárquica e visual de todos os entregáveis e trabalhos que devem ser realizados para concluir um projeto, o cronograma é uma representação temporal das atividades e tarefas que compõem o projeto.

Ou seja, é o cronograma que define quando cada tarefa deve ser iniciada e concluída, bem como a sequência lógica em que elas devem ser executadas.

Em resumo, a EAP lida com o “o quê” precisa ser feito, enquanto o cronograma lida com o “quando” e “por quem” cada tarefa será realizada.

Veja também: Como elaborar um projeto empresarial: importância e softwares utilizados

Como montar a sua estrutura analítica do projeto

A montagem da estrutura da EAP requer alguns passos, como os destacados logo abaixo.

1. Defina o tipo de EAP a ser utilizada

Existem dois tipos principais de EAP: orientada a entregas e orientada a fases. A EAP orientada a entregas é organizada em componentes tangíveis do projeto, como produtos ou serviços finais. Já a EAP orientada a fases é dividida em etapas do ciclo de vida do projeto, como iniciação, planejamento, execução e encerramento.

2. Identifique os requisitos

Em seguida, é essencial identificar todos os requisitos do projeto, incluindo escopo, objetivos, entregas, restrições e premissas. Esses requisitos formarão a base para a criação dos pacotes de trabalho e tarefas na EAP. Aqui, envolva as equipes e partes interessadas para garantir que nada seja negligenciado.

3. Crie o termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é um documento que formaliza a existência do projeto e fornece uma descrição inicial de seus requisitos de alto nível. Ele serve como base para o desenvolvimento da EAP e outros planos do projeto. Certifique-se de que o termo de abertura esteja devidamente aprovado por todos os responsáveis antes de prosseguir.

4. Divida os pacotes de trabalho e as tarefas 

Esta é a etapa em que a EAP será elaborada de fato. Com base nos requisitos e no termo de abertura, identifique os principais pacotes de trabalho e as tarefas necessárias para a entrega do projeto.

Organize-os em uma estrutura hierárquica, começando com os pacotes de trabalho de nível superior e subdividindo-os em tarefas e subtarefas mais detalhadas. Junto a isso, atribua recursos, durações e dependências para cada item.

5. Compartilhe e debata a EAP com a equipe

Após a criação, é importante compartilhá-la com a equipe do projeto e com as partes interessadas. Realize uma revisão detalhada para garantir que nada tenha sido esquecido e que todos possam entender claramente suas responsabilidades. Uma dica de ouro é encorajar o feedback e fazer ajustes conforme necessário antes de finalizar a EAP.

6. Use a tecnologia a seu favor

Utilizar um software pode facilitar esse processo, permitindo atualizações em tempo real e melhorando a comunicação entre os membros da equipe. Lembre-se, uma EAP bem construída é a chave para um planejamento eficaz e pode aumentar as chances de sucesso do seu projeto significativamente.

Veja também: Fluxograma de processos: benefícios, tipos, como analisar, símbolos e etapas

Como o Bitrix24 ajuda na EAP?

O Bitrix24 desempenha um papel fundamental na otimização da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), facilitando a organização e a gestão de cada fase com eficiência. A plataforma permite que as equipes definam com clareza os entregáveis e decomponham os trabalhos em pequenas partes, mais fáceis de gerenciar. Esta abordagem simplificada ajuda a identificar todos os elementos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.

Com o Bitrix24, gestores podem facilmente criar uma visão detalhada da EAP, promovendo a colaboração eficaz entre todos os envolvidos no projeto. Isso é especialmente útil para identificar dependências entre tarefas, ajustar prazos e distribuir recursos de maneira eficiente.

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