A pandemia do novo coronavírus, o Covid-19, tornou realidade o home office uma para várias empresas ao longo do globo. Manter os trabalhadores em casa tem o objetivo de conter a disseminação do vírus, preservando a saúde dos colaboradores e da população. As mudanças ocorrem de forma repentina e exigem agilidade das empresas, já que os informes das autoridades de saúde dão poucos dias para adaptação.
Quando o assunto é home office para o time de vendas, há ainda mais preocupações: como será realizado o atendimento? Como ter controle sobre a produtividade? Nesse momento, o gestor precisa ter calma e delinear um plano de ação a ser comunicado para toda a equipe e implementado em conjunto.
Se você estava despreparado para a situação, confira nosso guia com dicas para estruturar o trabalho remoto da equipe de vendas.
Orientações básicas para começar o trabalho home office
1) Institucionalize seu escritório virtual
O escritório virtual é o local na nuvem onde seus colaboradores poderão encontrar todas as funcionalidades necessárias para trabalhar: gerenciador de tarefas, ferramentas de comunicação interna e externa, controle de produtividade.
Escolher uma única plataforma que reúna todos os recursos, torna todo o processo de implementação mais fácil. Deste modo, há menos chances dos processos se perderem e há maior agilidade na adaptação do time de venda no trabalho remoto.
2) Crie uma política de home office
Diferente das empresas que já tem a modalidade home office já estabelecida, você vai precisar delinear, do zero, regras que deverão ser seguidas pelos colaboradores. Alguns pontos a serem considerados na política de home office:
- modelo de entrega – será por jornada ou projeto?
- quais ferramentas serão utilizadas e para quê?
- onde encontrar acessos importantes?
- quais equipamentos serão disponibilizados?
- quais as dicas de dress code e como estruturar o ambiente de trabalho?
- como será feita a comunicação do time?
- crie um guia de comunicação com clientes e prospects;
- defina horários fixos para reuniões e rotinas de acompanhamento com toda a equipe.
Inclua tudo o que for importante, especifique em um documento, comunique e cobre o time, regularmente. Nos primeiros dias, a equipe poderá sofrer com a adaptação, por isso é tão importante deixar as orientações disponíveis por escrito. Assim, seu time poderá consultar sempre que necessário.
3) Check-list de infraestrutura
Lembre-se que, mesmo não estando no escritório, é preciso fornecer os equipamentos adequados para o vendedor continuar com seu trabalho. Forneça computadores ágeis e periféricos que tornem o trabalho mais rápido: um bom headset, mouse e teclado. Peça ao colaborador para verificar se a internet de casa está adequada às demandas do trabalho e o auxilie, se for necessário.
4) Guia de comunicação
Com tantos canais de comunicação permitidos pela internet, é importante definir um guia de comunicação e deixá-lo claro para todos dentro da empresa e, até mesmo, para os clientes.
Escolha qual será o meio de comunicação remota – use o WhatsApp pessoal apenas em última instância e para avisos esporádicos! Comunique aos clientes os cuidados que estão sendo tomados neste momento e disponibilize o meio de comunicação pelo qual eles deverão entrar em contato – e-mail, bate-papo, WhatsApp Business, etc.
Confira, a seguir, os recursos disponíveis no Bitrix24 que vão te ajudar a colocar em prática o trabalho remoto do time de vendas.
Como o Bitrix24 pode ajudar no home office da sua equipe vendas
O Bitrix24 está disponibilizando contas gratuitas, sem limites de usuários, para as empresas que estão implementando o home office. Nosso guia prático apresenta as principais funções para você implementar a plataforma com o time – desde a comunicação interna até o controle de produtividade.
A política de home office já foi criada? Então, mãos à obra!
Grupos de trabalho
Para começar, defina os grupos de trabalho! Eles podem ser organizados por projetos ou por departamentos. Este recurso torna a comunicação mais organizada e efetiva, levando a sua mensagem para quem precisa vê-la.
Ao criar o grupo de trabalho do time de vendas, lembre-se de integrar com o CRM. Além de criar tarefas dentro do próprio CRM, com esta opção você criar tarefas ou eventos no projeto e incluir contatos do CRM software.
Chat
Se você acha que a comunicação da sua equipe vai ser prejudicada pela distância física dos colaboradores, saiba que os chats do Bitrix24 facilitam o trabalho remoto. Existem três modalidades:
- o bate-papo público (voltado para toda a equipe);
- o bate-papo privado (que pode incluir colaboradores e clientes – bastando informar um e-mail para convidar os participantes) e
- o bate-papo conectado ao site (aberto para novas mensagens de clientes ou leads).
Em ambos, há campo de pesquisa por data e palavras-chave.
Com o bate-papo geral, você pode criar uma tarefa sem sair do chat.
A comunicação escrita não está sendo suficiente? Sem problemas: os bate-papos do Bitrix24 contam com recurso de áudio e videoconferência!
Telefonia
As ligações para os prospects não precisam ser suspensas durante o home office, o CRM do Bitrix24 realiza ligações diretamente da plataforma, além de poder gravar a conversa. Os registros ficam salvos dentro do CRM e é possível, ainda, adicionar comentários sobre a ligação, que podem ser recuperados pela equipe de vendas ou na passagem de bastão para o time de atendimento.
Fluxo de atividades
O fluxo de atividades é a página principal do Bitrix24, a ferramenta facilita a comunicação interna, permite criar tarefas, comentários, fazer pesquisas e notificar colegas. Utilize este recurso para se comunicar com todos os colaboradores, trazendo novidades sobre o cenário atual, por exemplo.
Para criar uma publicação, basta clicar em Anúncio, redigir sua mensagem, escolher os destinatários e decidir quantos dias o seu anúncio será importante.
Não perca sua atividade de vista: favorite a publicação com a estrela no canto direito.
Acompanhe a produtividade
Como medida emergencial, às vezes não dá tempo de treinar as habilidades da equipe de vendas para lidar com a liberdade inesperada do home office. Então, ter maior controle sobre o tempo utilizado em cada tarefa se torna necessário, pelo menos nos primeiros dias. Inclua a opção de rastreamento de tempo em cada tarefa, incluindo uma estimativa e indicando ao colaborador que inicie o gerenciador de tempo.
Esqueceu de iniciar ou pausar? Sem problemas! Há a opção de incluir o tempo manualmente.
Passagem de bastão
Com o trabalho remoto fluindo e obtendo sucesso no fechamento de vendas, não dá para perder nenhuma informação ao passar o cliente para a equipe de entregas. O Bitrix24 facilita a passagem de bastão porque o projeto, reúne o processo de vendas e integra as equipes responsáveis pelo onboarding do cliente. E o melhor: o histórico de vendas continua integrado ao contato, facilitando a adaptação do time que assumirá o atendimento.
#StaySafe
Desde o dia 3 de março, o Bitrix24 liberou contas com usuários ilimitados, para ajudar empresas que precisam se adaptar às rotinas de trabalho remoto. Quem não tinha um plano de contingência, pode contar com as funcionalidades acima de maneira gratuita.
Quando as medidas de contingência do Covid-19 acabarem, o Bitrix24 dará 30 dias para salvar as informações da plataforma e você poderá solicitar, também, a remoção completa das informações dos servidores.
Saiba mais no site do #StaySafe.
Entenda mais sobre o que é Bitrix24!
