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Gestão Operacional: conceito, importância e aplicação [Guia]

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Dois profissionais analisam dados da gestão operacional em um computador. A frente imagens em holograma que representam pessoas, engrenagem e gráficos.

A gestão operacional, otimiza processos e maximiza a eficiência dos negócios, abrange todos os setores da empresa, sendo crucial para o sucesso. O gestor operacional desempenha papel fundamental na melhoria contínua dos processos, implementando estratégias e sistemas de gestão.

Essa abordagem resulta em benefícios como maior produtividade, redução de desperdícios e melhoria da qualidade dos setores internos, sendo o Bitrix24 uma solução recomendada para centralizar dados e interações com clientes. Investir na gestão operacional é essencial para alcançar a excelência empresarial.

Saiba o conceito de gestão operacional

A gestão operacional é uma prática que tem como objetivo otimizar a eficiência e eficácia dos negócios. Uma das metas priorizadas é a otimização do tempo e a maximização dos lucros.

Esse conceito surgiu durante a Revolução Industrial, onde os negócios estavam em rápida expansão e se fazia necessário uma administração focada em otimização de processos, minimização de desperdícios e otimização da produtividade.

Com a evolução dos negócios, a gestão operacional passou a considerar outros setores como qualidade, logística e distribuição. Atualmente o conceito compreende todos os setores de uma empresa, com ênfase na satisfação do cliente.

Entenda porque a gestão operacional é importante

O setor operacional de um negócio é um dos pontos chave para o sucesso da empresa. Se essa área não tiver o acompanhamento e ações necessárias, as equipes podem não ter resultados expressivos. 

Sem uma gestão operacional adequada a empresa não faz o melhor uso dos seus recursos e por consequência não consegue se destacar perante a concorrência, porque essa falta de otimização irá refletir diretamente nos resultados.

Se seu negócio busca maior qualidade nas soluções e produtos fornecidos, produtividade das equipes, aumentar a margem de lucro e tornar os clientes satisfeitos, uma das ações primordiais é construir uma gestão operacional sólida.

O papel do gestor operacional na prática

O gestor operacional é responsável pela manutenção e realização de melhorias em todos os processos de uma empresa. Também poderá corrigi-los e reestruturá-los quando for aplicável.

O acompanhamento do setor operacional é realizado a partir de coleta de dados e posterior análise dos mesmos com auxílio de softwares, relatórios e fluxogramas. Após a análise é realizada a identificação de ajustes e melhorias.

Algumas melhorias que podem ser realizadas são:

  • Automação de processos: ao automatizar tarefas repetitivas haverá um aumento na eficiência;
  • Gestão de estoque: ao controlar o estoque para evitar excessos ou escassez teremos uma minimização de custos;
  • Implementação de indicadores-chave de desempenho (KPIs): ao acompanhar métricas do desempenho operacional do negócio vamos identificar continuamente ajustes necessários para o pleno funcionamento da empresa.

Aplicação da gestão operacional: Passo a passo

Agora que entendemos o que é o conceito de gestão operacional, porque é importante e qual é o papel do gestor operacional dentro da empresa, chegou a hora de saber qual é o passo a passo para transformar suas metas e objetivos em fluxos de trabalho.

01- Contrate um gestor operacional qualificado

O primeiro passo para aplicar a gestão operacional no seu negócio é contratar um gestor operacional qualificado. Defina quais serão as responsabilidades dessa pessoa, alinhadas com as necessidades da empresa. 

Analise as experiências anteriores da pessoa candidata, relacionadas a gestão de processos, otimização de operações e estratégias de melhoria contínua. Além das habilidades técnicas é necessário avaliar a capacidade de liderança, comunicação e como a pessoa candidata lida com a resolução de problemas.

Por fim, você deve observar se a pessoa se enquadra na cultura e visão da empresa. Um processo seletivo minucioso com análise crítica das informações irão garantir uma contratação assertiva de um gestor operacional.

02- Faça o mapeamento

O gestor operacional deverá conhecer a fundo todos os processos da empresa e como eles se interligam entre si. Assim será identificado os gargalos do negócio, análise de priorização de melhorias em determinadas etapas e a validação se alguma área está gastando além do recomendado.

03- Estabeleça as estratégias que vão ser usadas

É fundamental que a definição das estratégias a serem utilizadas sejam feitas de acordo com as necessidades do negócio. Utilizar metodologias comprovadas, como Six Sigma, pode ser valiosa para evitar desperdício e padronizar procedimentos. Adotar tecnologias como software de automação, pode elevar a produtividade e qualidade das entregas.

04- Tenha um CRM de qualidade

Em uma sala de reunião, uma equipe de trabalho analisa dados da gestão operacional.

Um CRM (Customer Relationship Management) de qualidade irá centralizar os dados da sua empresa, e também o histórico de todas as interações com os seus clientes. Entender o comportamento do cliente, o que ele espera e quais são os parâmetros de qualidade para ele é crucial para o sucesso do seu negócio.

05- Invista em um sistema de gestão operacional

Contratar um sistema de gestão operacional pode ser um diferencial na sua empresa. Ele irá fornecer um acompanhamento completo do seu negócio, que abrange desde a cadeia de suprimentos até o acompanhamento de processos e fluxos de trabalho. 

Saiba como otimizar a gestão operacional

Para otimizar a gestão operacional é fundamental entender as práticas atuais do negócio para estruturar bem os processos. Descobrir a origem dos erros e propor as melhores soluções é o primeiro passo. Identifique o que está gerando retrabalho e atrasos na entrega das demandas e solucione o mais rápido possível.

Reestruturar os processos pode ter um impacto positivo na produtividade e nos resultados. Etapas com falhas podem atrapalhar toda a operação da empresa. Reestruturar pode ser uma grande mudança que virá acompanhada de maior qualidade para o seu negócio.

Estabeleça metas corretamente para que as equipes possam trabalhar direcionadas por elas. Ter funcionários engajados e líderes comprometidos não é suficiente. Você precisa cobrar o comprimento das metas traçadas, acompanhá-las constantemente e realizar ajustes ao longo da trajetória para alcançar os resultados esperados.

Os benefícios de uma boa gestão operacional

Uma gestão operacional assertiva fornece à empresa diversos benefícios. As equipes elevam sua produtividade por meio de otimização dos processos, o que faz com que as tarefas sejam realizadas de forma eficiente e com menor desperdício de recursos. 

Ao mapear todos os processos internos fica mais fácil de acompanhar as áreas e promover a melhoria contínua. A empresa eleva a qualidade nos setores internos e constrói uma base sólida para o crescimento sustentável da organização. 

Maior produtividade

Após identificar e minimizar os desperdícios, automatizar tarefas repetitivas e aplicar a melhoria contínua dos processos, os colaboradores terão sua produtividade elevada, podendo entregar as tarefas em menor tempo e com mais qualidade.

Menos desperdícios

A aplicação de uma gestão operacional eficiente na sua empresa fará com que sejam eliminadas tarefas desnecessárias, excesso de estoque, retrabalho e processos ineficientes. A organização passa a analisar de forma minuciosa as etapas internas identificando pontos de melhoria.

Registro dos processos

Duas mulheres analisam a gestão operacional no chão de fábrica em meio a produção.

Documentar os processos operacionais é construir uma visão transparente de como as tarefas estão sendo executadas. Com isso será possível identificar pontos de melhoria. Assim a empresa pode revisar, analisar e aprimorar os processos existentes, tornando os fluxos de trabalho mais eficazes.

Mais qualidade nos setores internos

Identificar padrões de excelência e garantir que cada etapa dos processos sejam realizadas com qualidade, torna os setores internos precisos e eficazes. Com isso você terá um ambiente organizado e focado em entregar as melhores soluções para os clientes, em todas as etapas.

Como observamos, para aplicar gestão operacional na sua empresa é fundamental centralizar os dados das suas operações e também o histórico de contato com seus clientes. Para isso, a ferramenta perfeita é o Bitrix24. Com ele você poderá unir todas as ferramentas necessárias para seu negócio entregar sucesso aos clientes, contando com um software renomado para centralização de dados.

Aqui na Br24 oferecemos os melhores profissionais do mercado para orientar você e sua equipe, com licenças do Bitrix24, um time de suporte fenomenal para sanar suas dúvidas e uma equipe pronta para acompanhar e direcionar seu contato com a ferramenta.

Ter o histórico de interações com os clientes documentada é um dos pontos cruciais para que você entenda as necessidades dos seus clientes e se prepare para fornecer as melhores soluções. A Br24 oferece o aplicativo PowerZap que conecta o WhatsApp ao CRM Bitrix24, facilitando a interação dos seus colaboradores com os clientes e centralizando as comunicações.

Também oferecemos o aplicativo Chat Booster, que otimiza o contato inicial com seus clientes, direcionando-os de forma assertiva e automatizando essa etapa. O aplicativo eSignature fornece o acompanhamento de documentos digitais diretamente no Bitrix24, centralizando essa informação no Bitrix24.

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