Antes de falar sobre a importância da gestão de projetos, vale relembrar sobre o conceito do que é um Projeto. De acordo com o PMI (Project Management Institute), projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas por um grupo de pessoas, destinadas a produzir um produto, um serviço ou resultados únicos.
Um projeto é temporário, pois tem início e fim definidos e, consequentemente, com escopo e recursos planejados (todos temporários). Sabendo disso, podemos entender melhor como fazer a gestão de um projeto, levando em consideração que ele tem data de início e fim, recursos limitados e um objetivo definido desde a sua concepção.
Entenda o que é gestão de projetos
A gestão de tarefas projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para atingir determinados objetivos. É uma metodologia que engloba práticas de planejamento, monitoramento, garantindo sucesso de um projeto e respeitando prazos e metas.
Com isso, a empresa se torna competitiva, aumenta a produtividade e obtém maior lucro. As expectativas do cliente são alcançadas e ele fica satisfeito com o produto do projeto.
Importância da gestão de projetos para uma empresa
O mercado está cada vez mais competitivo, por isso uma automação na gestão de projetos ajuda a empresa a se destacar, melhora o desempenho e como a empresa é vista pelas pessoas que estão de fora.
Abaixo estão outros benefícios dessa prática que são fundamentais.
Redução de custos
A gestão de projetos ajuda a calcular a monitorar e calcular os gastos de um projeto, o correto gerenciamento de custos faz com que se tenha economia, aproveitamento das oportunidades e previsibilidade de todos os gastos do início ao fim do projeto.
Cumprimento de prazos
A pessoa responsável pela gestão do projeto deve criar um cronograma para execução, propondo todas as etapas do projeto até a entrega de resultados.
Com isso, mesmo que os atrasos aconteçam, eles serão poucos e não afetarão a satisfação do cliente.
Satisfação dos clientes
Todo o trabalho é desenvolvido de modo a garantir que os clientes tenham suas expectativas atendidas. Ter uma boa gestão de projetos significa que as equipes terão melhor desempenho, respeitando o orçamento e recursos disponíveis.
Engajamento de colaboradores
A organização das funções e equipes faz com que os colaboradores tenham melhor desempenho no seu trabalho, facilitando a comunicação entre as equipes, que conseguem entender cada etapa e todas as suas implicações.
Com os resultados sendo alcançados, os colaboradores se sentem mais estimulados a fazer boas entregas e contribuir com o produto final.
Saiba como funciona a gestão de projetos
Agora que você já sabe o que é gestão de projetos e sua importância para uma empresa, vamos descobrir as etapas que marcam o ciclo de vida de um projeto.
Início
Essa fase se inicia antes mesmo do projeto começar, aqui são reunidas todas as informações sobre objetivos, limitações do projeto, etc. A documentação correta dessa fase faz com que se ganhe tempo no futuro.
Essa é a parte mais geral e mais estratégica do projeto, depois virão as questões específicas e detalhes que serão ajustados.
Planejamento
Nessa fase, o projeto está aprovado e passa a ganhar forma. É definido o cronograma que irá nortear cada uma das entregas, além de orçamento, metas e o que será usado para alcançá-las.
Coordenação e execução
Nessa fase as ideias saem do papel. São definidas ações para garantir que elas sejam executadas, respeitando os prazos e as limitações de orçamento.
É preciso prestar atenção caso seja necessário realizar mudanças durante o caminho.
Controle
Cada ação deve ser monitorada e registrada para que no futuro possam ser feitas análises, auxiliando na tomada de decisões. Os relatórios devem ser completos para se ter eficiência na gestão.
Encerramento do projeto
Se todas as etapas foram cumpridas, o projeto será encerrado dentro do prazo estipulado, porém, não é nesse momento que o trabalho se encerra. Essa é a etapa perfeita para reunir a equipe, passar feedbacks e otimizar ainda mais os resultados futuros.
Principais metodologias de gestão de projetos
Existem diferentes modelos que atendem às necessidades específicas de cada projeto e equipe. As metodologias diferentes incluem diferentes entregáveis, fluxos de trabalho e software de gestão. Conheça as principais que você pode usar na sua empresa.
Gantt
O gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos que relaciona trabalhos concluídos em certo tempo com o tempo reservado para eles. Ele engloba duas seções, de um lado está a lista de tarefas e do outro cronograma com barras de programação que visualizam o trabalho.
Também é possível incluir datas de início e término das tarefas, marcos, dependência entre tarefas e etc.
Scrum
O scrum é uma metodologia para gestão de projetos em diversas áreas. Scrum é focado nas pessoas, em cooperação, envolvimento de equipes diversas e do cliente para cooperarem entre si.
Existem três pilares do scrum: transparência, interação (ou inspeção) e adaptação. A transparência é o conhecimento de todos os requisitos, argumentos e entregas do projeto.
A interação ou inspeção faz a avaliação das entregas para verificar o andamento do projeto e garantir a qualidade dos resultados e a adaptação promove o ajuste imediato e modificações ao longo do desenvolvimento.
Waterfall
Essa é uma metodologia mais tradicional para gerenciamento de tarefas, usada no setor de fabricação ou construção. O modelo possui abordagem linear, em que os projetos são divididos em sequência com o lançamento de uma fase dependente na conclusão do precedente.
Lean
Tem como objetivo fazer mais com menos com menos recurso, aumentando a eficiência e o trabalho em equipe. Os desperdícios podem ser representados por três Ms: muda (desperdício), mura (inconstância) e muri (sobrecarga), a intenção é evitar esses erros, melhorar a execução e agilizar o processo.
Kanban
No Kanban é possível melhorar a visualização de fluxos, por meio de elementos visuais, especialmente os quadros. Como ferramenta de software, ela permite a movimentação dos quadros com fluidez.
É possível usar de diferentes formas, pois no Kanban não há um processo definido, é ótimo para equipes de diversos tamanhos e para equipes remotas.
Dicas de como escolher a melhor metodologia de gestão de projetos
Não existe uma regra que determine qual metodologia é melhor para você, tudo vai depender do tamanho do projeto, da empresa e quais são as necessidades naquele momento. Sabendo dessas informações, você conseguirá fazer escolhas assertivas e alinhadas com cada necessidade.
Entenda o que faz um gestor/gerente de projetos
O gerente de projetos é o profissional que planeja e coordena a execução do projeto, de modo a garantir o sucesso da iniciativa. De acordo com o PMI (Project Management Institute), os gerentes de projetos são agentes de mudanças e devem inspirar e direcionar as pessoas na busca pelo propósito.
As funções do gerente de projetos incluem assegurar que o projeto fique dentro do escopo, do custo e do prazo planejados; monitorar os indicadores dos projetos; obter, selecionar e adquirir recursos humanos, financeiros e materiais; coordenar as partes interessadas; gerenciar conflitos; comunicar decisões e resultados; assegurar a aplicação da metodologia de gestão de projetos mais coerente e adequada para o contexto do projeto e o momento da empresa; receber, avaliar e executar solicitações de mudanças.
Pensando em termos de diferentes metodologias, o gerente de projetos ágeis tem um papel diferente do gerente de projetos em metodologias tradicionais. Em metodologias ágeis, como o Scrum, as funções de gerenciamento de projetos podem ficar sem um profissional específico porque os três papéis fundamentais da metodologia são: Scrum Master (guardião da metodologia ágil), Product Owner (o dono do produto considerada a pessoa de negócios) e o time de desenvolvimento, por isso o papel do gerente de projetos nos métodos ágeis pode ficar um pouco abstrato em algumas organizações.
O gerente de projetos em metodologias ágeis deve ser capaz de liderar equipes multidisciplinares e autogerenciáveis, além de ter habilidades para lidar com mudanças e incertezas.
Ele deve ser capaz de se adaptar rapidamente às mudanças e tomar decisões rápidas para garantir que o projeto seja entregue dentro do prazo e do orçamento. Além disso, ele deve ter habilidades interpessoais para lidar com conflitos entre membros da equipe.
Saiba como aplicar a gestão de projeto: 5 passos
Fazer gestão de projetos envolve planejar, organizar e controlar recursos para atingir objetivos específicos dentro de um determinado prazo, como vimos anteriormente. Trata-se de um conjunto de processos, práticas e frameworks que garantem que o projeto seja concluído com eficiência e eficácia, dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
Um projeto geralmente é dividido em fases de grupos de ações e tarefas que devem ser colocadas em prática ao decorrer do tempo definido, sendo essas etapas e boas práticas para realização de projetos definidas no PMBoK, o guia de conhecimento em gerenciamento de Projetos do PMI. As fases do modelo incluem: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.
Durante cada uma dessas fases, o gerente ou responsável pelo projeto aplica técnicas e ferramentas para garantir que ele seja concluído dentro do prazo, orçamento e escopo definidos. O responsável pelo projeto também deve documentar todos os aprendizados, também conhecido como lições aprendidas adquiridos ao longo do projeto, para que possam ser utilizados em projetos futuros.
Dentro desse pensamento e formato é importante estar atendo a cinco pontos fundamentais para o sucesso do projeto, que são:
1- Escolha a metodologia
Existem diversas metodologias e frameworks utilizados para fazer a gestão de projetos, escolha a melhor opção de acordo com as necessidades e objetivos específicos de cada projeto. Dentre as metodologias podemos citar as mais conhecidas: o PMBOK (Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), publicado pelo Project Management Institute (PMI) e as metodologias Ágeis como por exemplo o Scrum.
Por serem as mais conhecidas, essas duas metodologias têm muitos conteúdos e literaturas que facilitam sua compreensão e execução, além de terem uma legião de fãs no mundo dos projetos.
Além dessas existem outras tantas formas de fazer gestão de projetos, tais como: Kanban, Lean Six Sigma, Critical Chain Project Management (CCPM), PRINCE2, entre outras.
Você já tem a sua metodologia favorita?
2- Monitore os indicadores
Uma das definições do PMI diz que “cada projeto é um empreendimento único”, e como todo empreendimento é necessário acompanhar os indicadores para avaliar sua “saúde” e desempenho.
Em um projeto, como tempo e recursos são escassos e definidos, os indicadores mais importantes são justamente os que medem o ROI (retorno sobre o investimento), indicadores de desempenho de prazos (IDP), indicadores de desempenho de custos (IDC), e Valor agregado (VA).
Além destes, dependendo do tipo de projeto, é necessário medir a eficiência do time, a eficiência dos recursos (pessoas, máquinas, tecnologias) empregados no desenvolvimento do projeto. O importante é definir o que faz sentido ser medido em cada projeto e estar atento aos indicadores e as metas alinhadas para cada um.
3- Faça revisões no planejamento
As metodologias ágeis são mais flexíveis em relação ao replanejamento de um projeto caso seja necessário, mas isso não significa que um projeto planejado com a metodologia mais tradicional como PMBOK não deva ser revisado e mudado se houver necessidade.
O gerente do projeto deve estar atento a tudo em relação ao projeto, desde o escopo, as etapas de execução, os recursos, os documentos, a comunicação, enfim, e se algo estiver saindo fora do planejado por qualquer motivo, é necessário fazer a revisão e tomar uma nova rota ou verificar onde há o gap para ajustar e voltar ao plano inicial.
4- Invista em bons profissionais
As empresas sabem que o seu recurso mais valioso é o humano. O capital humano é capaz de mudar o rumo de uma organização, afinal de contas “as organizações não evoluem, as pessoas sim! (Gui Marback) e neste ponto uma boa cultura também pode ajudar bastante.
Sabendo disso, o gerente de projetos precisa cuidar bem deste que é um dos recursos alocados no projeto: pessoas! E isso começa desde a contratação ou recrutamento do time que ficará alocado no projeto.
Dependendo do tipo de projeto e do tamanho da organização, times multidisciplinares podem ser montados e pessoas podem ser realocadas apenas para a execução de um determinado projeto, como se eles ficassem “emprestadas” por um tempo para aquele empreendimento. Empresas que trabalham com tecnologia se utilizam muitos desses recursos de multidisciplinar e alocação periódicas de pessoas para os projetos.
5- Utilize um software de gestão de projetos
Além de cuidar de todos os outros pontos citados anteriormente, um dos recursos extremamente relevantes para qualquer tipo de projeto é ter um sistema ou software que o auxilie na gestão.
Imagine um arquiteto gerenciando a obra da construção de um condomínio, utilizando papel e caneta, ou até mesmo uma simples planilha. Seria impossível fazer uma boa gestão dessa forma. Por isso a tecnologia está aí para isso, para ajudar de forma inteligente e eficiente na gestão dos recursos do projeto, desde a sua concepção até a sua entrega final.
Existem vários softwares que podem ser usados para fazer a gestão dos projetos, o Bitrix24 é um deles. Você já conhece?
Gestão de projetos com automação no Bitrix24
O Bitrix24 é uma plataforma Al in One com mais de 35 ferramentas que podem ser utilizadas de forma simultânea ou separadamente. A gestão de projetos é um destes cursos que possuem 5 formas de visualização: modo lista, modo kanban, modo planejados, visão em Gantt e o Scrum.
Além disso, os projetos podem ser criados e compartilhados com grupos de trabalho internos e até mesmo com o cliente caso seja necessário que ele acompanhe em tempo real o seu projeto.
As tarefas podem ser criadas de forma fácil, inclusive sendo repetidas e salvas como modelos para futuros projetos semelhantes. A visualização do prazo e das tarefas fica à escolha e preferência de cada um, eu particularmente gosto muito do modo kanban por ser bem visual e ajudar na organização das tarefas, outras pessoas preferem o modo Gantt porque proporciona ver as tarefas principais e as subtarefas de uma só vez, também ajuda muito na gestão dos prazos e alocação dos recursos e visualização das etapas do projeto.
Regras de automação
No Bitrix24 além de gerenciar seus projetos, você ainda pode utilizar as regras de automação para facilitar ainda mais o seu dia a dia e aumentar a eficiência em tarefas.
Regras de automação são algoritmos que realizam ações predefinidas quando a tarefa chega a um estágio específico. Ou seja, você programa o Bitrix24 para fazer uma ação automática prevista em alguma etapa do projeto. Por exemplo: uma regra de automação pode notificar o responsável pela tarefa quando você mover o card da tarefa para a etapa “finalizada”.
Com a ajuda de regras de automação, você pode agilizar o trabalho da empresa, aumentando a eficiência dos funcionários e organizando a execução de tarefas e projetos. É importante saber que as regras de automação estão disponíveis a partir do plano Profissional do Bitrix24.
Você também pode utilizar um gatilho que é uma condição ou uma ação que aciona o processamento de estágio. Quando um gatilho é acionado, a tarefa é levada ao estágio necessário, que por sua vez aciona a regra de automação apropriada. Um gatilho bem bacana para o gerente do projeto, é o de “quase atrasada”, o gatilho funciona quando faltam 24 horas para o prazo da tarefa terminar, assim o gestor pode tomar uma ação antes que a tarefa fique fora do prazo planejado.
Gestor de projetos gratuito
Para você conhecer melhor como a ferramenta de Projetos funciona no Bitrix24, você pode utilizar a versão free que possui Tarefas para você gerenciar projetos, delegar e definir tarefas e estar atualizado sobre cada tarefa e projeto, e não perder os prazos.
Você também conta com o recurso de “resumo de status da tarefa” ter o tempo decorrido planejado e monitore o tempo real gasto na conclusão da tarefa. O gerenciamento de projetos no modo free é ilimitado e no modo Scrum você também pode testar com até 5 times diferentes com usuários ilimitados.
No modo free ainda te permite fazer integração dos documentos do seu projeto com o Drive do Bitrix para salvar os documentos gerados durante os projetos, e o mais legal de tudo isso é que o seu projeto também pode ser vinculado a um cliente que contratou a sua empresa ou serviço através do uso da ferramenta de CRM.
Se você é um gestor de projetos, líder de um time que trabalha com projetos, está precisando melhorar a eficiência da sua gestão, ou está buscando por uma ferramenta para te ajudar nessa tarefa, eu te convido a conhecer o Bitrix24 e testar a ferramenta de tarefas e projetos.
O Bitrix24 é uma plataforma de gestão utilizada por mais de 7 milhões de empresas em todo o mundo e disponível em 18 idiomas. É uma plataforma completa de gestão, CRM, marketing, e mais de 35 ferramentas que atendem as mais diversas áreas da sua empresa. Com o Bitrix24 é possível automatizar processos diários e tornar a rotina de trabalho muito mais eficiente.
E se você tiver alguma dúvida sobre a ferramenta de Tarefas e Projetos no Bitrix24 e se pode atender a sua empresa, entre em contato com o nosso time, teremos muito prazer em atender você.
