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O que é workflow e qual a sua importância para uma empresa

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Colegas de trabalho trabalhando em equipe e sendo mais produtivos graças ao workflow.

Você já conhece o workflow? Imagine sua empresa operando com máxima eficiência, onde cada atividade é executada de maneira fluída, economizando tempo e aumentando a produtividade. Isso é possível através da implementação de um workflow eficaz.

Mas, o que é workflow, como ele funciona e quais são os impactos positivos que ele pode proporcionar a uma empresa?

A seguir, traremos mais detalhes sobre como o workflow pode ser uma alavanca para o sucesso da sua empresa, abordando os principais aspectos do conceito e as vantagens que ele proporciona.

Continue conosco para descobrir como essa ferramenta pode transformar o dia a dia corporativo!

O que é workflow?

O workflow é o fluxo organizado e sistemático de tarefas em uma empresa, sendo uma abordagem para realizar tarefas de forma mais eficiente. Cada etapa do workflow representa uma ação que deve ser concluída na ordem certa antes de prosseguir para a próxima fase.

Nesse sentido, o conceito de workflow é fundamental para promover a eficiência operacional, pois mapeia e gerencia os processos do negócio, garantindo que as tarefas sejam realizadas de forma coordenada e no momento certo.

Ele estabelece regras claras sobre quem é responsável por cada tarefa, quando ela deve ser realizada e quais informações ou recursos são necessários para sua conclusão.

Assim, pode ser implementado em todos os setores da empresa, como no atendimento ao cliente, onde cada etapa impacta diretamente na satisfação do público, demandando máxima organização.

Tipos de workflow

Existem diferentes tipos de workflow que podem ser implementados dependendo das necessidades específicas de cada empresa.

Veja quais são os tipos e para que eles servem!

Ad hoc

Um workflow ad hoc não segue um fluxo pré-definido, sendo criado e adaptado segundo as necessidades específicas de uma situação ou projeto.

Esse tipo de fluxo é flexível e permite que as equipes reajam rapidamente a mudanças ou imprevistos, definindo as etapas conforme a demanda surge. É especialmente útil para projetos únicos ou tarefas não rotineiras que exigem um grau de improvisação e adaptabilidade.

Administrativo

Os workflows administrativos são projetados para gerenciar e automatizar tarefas e processos burocráticos em uma organização. Eles abrangem atividades como aprovação de documentos, solicitações de compras, processamento de folhas de pagamento e gerenciamento de recursos humanos.

Produtivo

Já os workflows produtivos são aqueles que regem os processos centrais de uma empresa, como a fabricação de produtos ou a prestação de serviços. Isto é, eles definem as etapas necessárias para transformar insumos em produtos finais, garantindo a qualidade, a eficiência e a conformidade com os padrões estabelecidos.

Assim, são fluxos cruciais para otimizar a produtividade, reduzir desperdícios e manter a consistência dos produtos ou serviços oferecidos.

Transacional

Outro tipo existente é o transacional, que é projetado para gerenciar e rastrear transações comerciais, como pedidos de clientes, processamento de pagamentos e gerenciamento de contratos, garantindo que todas as etapas envolvidas em uma transação sejam executadas corretamente, desde o início até a conclusão.

Colaborativo

O último é colaborativo, que facilita a interação e a coordenação entre membros de uma equipe ou entre diferentes departamentos de uma organização.

Dentro disso, esses workflows definem as etapas necessárias para a realização de tarefas conjuntas, como a revisão e aprovação de documentos, o compartilhamento de informações e a tomada de decisões em grupo.

Workflow x processos

Muitas vezes o workflow se confunde com processos, mas os dois conceitos não têm o mesmo significado. A principal diferença reside na capacidade que o primeiro tem de proporcionar uma estrutura mais dinâmica e adaptável.

Enquanto os processos podem ser rígidos e linearmente definidos, o workflow introduz flexibilidade, permitindo ajustes em tempo real conforme as necessidades da empresa mudam.

Além disso, o processo é mais amplo e genérico. Por exemplo: para lançar um novo produto no mercado, uma empresa precisa de um processo que englobe diferentes fases, desde a concepção do produto, passando pelo desenvolvimento, até o lançamento.

Porém, o workflow atua dentro do processo, criando etapas sistematizadas para que cada fase seja executada com eficiência.

Portanto, apesar de distintos, um complementa o outro.

Vantagens do workflow para a empresa

Implementar sistemas que tenham um bom workflow promove muitas vantagens, como:

Melhora a produtividade das equipes

Com um workflow bem estruturado, as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente e organizada. Cada membro sabe exatamente quais são suas responsabilidades e o que é esperado dele em cada etapa do processo. 

Isso elimina a duplicação de esforços, evita confusões e garante que todos estejam alinhados e focados em suas tarefas. Como resultado, a produtividade geral da equipe aumenta significativamente, reduzindo o tempo gasto em cada tarefa.

Padroniza as tarefas

O workflow também padroniza as tarefas, garantindo que elas sejam executadas de maneira consistente e conforme os padrões e melhores práticas estabelecidos pela empresa.

Essa é uma das principais vantagens, pois reduz a possibilidade de erros, garante a qualidade do trabalho e facilita a integração de novos membros à equipe, uma vez que eles podem seguir os fluxos de trabalho pré-definidos.

Melhora a comunicação da equipe

Mais uma vantagem é a melhora da comunicação da equipe. Com um workflow bem definido, a comunicação entre os membros do time é aprimorada. Afinal, todos sabem quem é responsável por cada tarefa, quais são os prazos e quais são as próximas etapas, criando um ambiente muito mais favorável para a colaboração e o compartilhamento de informações.

Melhora o atendimento ao cliente

Pensando mais especificamente no atendimento ao cliente, a empresa também tem grandes ganhos. Com processos mais eficientes, o setor consegue oferecer um atendimento mais consistente e de alta qualidade aos clientes.

Dentro disso, os fluxos de trabalho garantem que todas as solicitações e problemas sejam tratados de maneira eficiente e dentro dos padrões fixados, melhorando a satisfação do cliente e fortalecendo a reputação da empresa.

Portanto, como visto, adotar esse tipo de fluxo impulsiona a produtividade, promover um ambiente de trabalho mais integrado e eficiente, bem como afeta direta e positivamente os clientes de uma organização.

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Por meio da plataforma Bitrix24, você tem acesso a workflows automatizados, para ter maior controle e uma gestão eficiente das tarefas de todo o time.

Além disso, a gestão das tarefas pode ser feita de várias formas, desde tarefas recorrentes, até tarefas dependentes, pessoais e em grupo.

E mais, como a plataforma tem mais de 35 ferramentas integradas, ela também conta com CRM que permite a configuração de funis para todas as etapas de contato com o cliente, sempre personalizando conforme o seu modelo de negócio.

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