Se o processo de fechar um contrato na sua empresa está dando mais dor de cabeça do que motivos para comemorar uma nova conquista, este artigo é para você.
Neste rápido guia, você vai entender as definições, regulamentações e benefícios envolvidos com a implementação da assinatura eletrônica nas empresas. Se você é um usuário Bitrix24 vai aprender, também, como nossos clientes estão acelerando seus processos de fechamento de vendas com a integração eSignature, da Br24.
Entenda o que é assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica contempla qualquer método de assinatura realizada por meio eletrônico, segmentada por assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada – sendo estas duas últimas protegidas e verificadas por certificação digital. Ou seja, são assinaturas válidas juridicamente.
Essas certificações podem ser realizadas através de login-senha, token, biometria, etc, e é o sistema de validação que garante a legalidade do documento.
Esse sistema de validação, por sua vez, são garantidos por softwares de assinatura eletrônica. Você já deve ter ouvido falar de algum deles, os mais conhecidos são:
- Clicksign – pioneira no mercado brasileiro neste segmento;
- Docusign – empresa com maior número de usuários no mundo e
- D4Sign – única plataforma com integração de dados junto ao Governo Federal.
Assinatura eletrônica x assinatura digital: qual a diferença?
Antes de tudo, é preciso conhecer quais são as maneiras de validar um documento por assinatura. Você já conhece a firma tradicional, onde alguém escreve o nome ou uma rubrica no papel.
Já a assinatura eletrônica refere-se a qualquer método de assinatura realizada por meio eletrônico e reúne vários métodos: reprodução da imagem da firma, login-senha, token, biometria, assinatura digital, etc.
No Brasil, a chegada da pandemia provocou um significativo avanço neste tema com a Lei 14.063/20, que organizou as assinaturas eletrônicas em:
- Assinatura eletrônica simples – que identifica os signatários;
- Assinatura eletrônica avançada – que usa método de certificação, mas que não é emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
- Assinatura eletrônica qualificada – que usa certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada na ICP-Brasil.
Benefícios da assinatura eletrônica para as empresas
Apesar de integrar uma breve etapa da negociação, usar a assinatura eletrônica promove ganhos operacionais, financeiros e estratégicos para a empresa. Confira como:
- Agilidade – mais rapidez para distribuir o documento;
- Economia – a distribuição eletrônica evita gastos com impressão e logística essencial durante a pandemia e para empresas com contratos internacionais;
- Segurança – o processo é protegido contra invasões e fraudes;
- Acesso facilitado à informação – com toda informação digital, fica mais recuperar histórico de dados e
- Melhoria nos processos – a digitalização do processo de assinatura pode facilitar a passagem de bastão entre os setores de venda, financeiro e atendimento ao cliente, otimizando a produtividade dos times.
Para otimizar, ainda mais, essas vantagens podem ser combinadas com a automação no processo de vendas.
Saiba mais sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica
Como vimos, existem três métodos de assinatura eletrônica. De acordo com a Medida Provisória 2.200/2001-2, todas são reconhecidas por lei, desde que os signatários assim o reconheça. Portanto, a assinatura eletrônica tem validade jurídica.
No entanto, valer-se de uma assinatura avançada (a mais utilizada por empresas) ou qualificada (geralmente utilizada em processos governamentais) é o melhor método para evitar fraudes e alterações nos documentos após a assinatura. Isso porque elas são protegidas por criptografia e perdem a validade se houver alguma alteração.
Neste sentido, ao buscar por uma solução de assinatura digital para sua empresa, o recomendado é optar por serviços de assinatura, como a Clicksign, a D4Sign ou a DocuSign. Essas empresas se especializaram em criar soluções de tecnologia antifraude para ser integrado aos principais CRM’s do mercado.
Automatize a assinatura de documentos com Bitrix24
Agora que você já entendeu o mínimo para começar a usar a assinatura eletrônica na sua empresa, vamos ao que interessa: como otimizar os processos no fechamento dos contratos.
Os usuários do Bitrix24 têm a opção de contratar a integração eSignature, que conecta os principais serviços de assinatura eletrônica ao Bitrix24 CRM. Depois de configurar a integração, é preciso definir as regras de automação. Nesta etapa, você pode definir automações para:
- Enviar o documento automaticamente a todos os signatários, após o fechamento da venda;
- Identificar e notificar a conclusão das assinaturas e
- após a assinatura, avançar a negociação no funil de vendas.
Além da agilidade na conclusão do fechamento do contrato, todos os departamentos envolvidos ficam alinhados, facilitando o acompanhamento da venda e início da prestação do serviço/produto negociado.
5 motivos para utilizar assinatura eletrônica
De acordo com a Associação Brasileira de Startups, a implementação da assinatura eletrônica pode otimizar em até 90% o processo de gestão de contratos.
Este valor revela uma grande oportunidade para quem quer construir um negócio escalável, podendo minimizar custos de operação com uma solução tecnológica.
Veja como a assinatura eletrônica pode melhorar, na prática, a saúde da sua empresa.
1 – Otimização e mais velocidade em seus processos
A impressão do documento, o envio e o recolhimento de assinatura por todos os envolvidos, além de custo financeiro com papel e logística, também representa a perda do nosso bem mais valioso: o tempo.
Afinal, além de ficar suscetível aos processos próprios dos serviços de entrega, a cobrança de assinaturas também precisa se encaixar na rotina dos signatários (o que, francamente, pode levar semanas).
Com a assinatura eletrônica, a impressão e a logística são eliminadas, dando lugar para um processo que pode ser realizado simultaneamente por diferentes signatários.
Basta um dispositivo conectado à internet. Quando integrado a um CRM, é possível ainda:
- definir lembretes reforçando pedido de assinatura;
- sinalizar as equipes que todos os envolvidos assinaram o documento e
- avançar o lead no funil de vendas automaticamente.
Com o armazenamento dos documentos na nuvem, a renovação e a atualização de contratos também são otimizadas pela assinatura eletrônica.
Graças a este recurso, a busca pelos documentos é feita rapidamente, de qualquer lugar com acesso à internet, sem necessidade de ir ao arquivo morto.
2 – Seu time se dedicando ao que realmente importa: vender mais
No item anterior já deu para perceber que, com a assinatura eletrônica integrada ao CRM, o vendedor pode excluir do seu workflow a cobrança de assinaturas e a notificação para as equipes técnica e financeira quando o contrato estiver totalmente assinado.
Delegar processos repetitivos e automáticos para o CRM diminui o custo de aquisição por cliente e possibilita que seus vendedores se dediquem a:
- estudar e aplicar novas estratégias de vendas;
- melhorar o relacionamento com o cliente para aprimorar suas propostas comerciais e
- ganhar velocidade no fechamento de novas negociações e contratos.
3 – Mais economia para o seu negócio
Você faz ideia de quanto sua empresa gasta com a impressão de contratos e documentos que poderiam ser digitais?
Dependendo do histórico de documentos, quanto você gasta com espaço físico apenas para manter uma quantidade infinita de papéis pegando poeira?
Manutenção de impressoras, compra de papel, autenticações nos cartórios, contratação de office boys, locação de espaço… Tudo isso entra nos gastos recorrentes da empresa, todavia, sem agregar valor ao seu negócio. Ou seja, seu faturamento pode ser prejudicado por um gerenciamento de contratos ultrapassado.
Por isso, ao escolher por uma solução de assinatura eletrônica com gestão na nuvem considere que a solução vai poupar despesas e otimizar o faturamento da empresa.
4 – Muito mais controle sobre os dados
A gestão de contratos exige cuidados essenciais com os documentos, que contém informações sensíveis sobre acordos comerciais.
Neste sentido, a digitalização de assinaturas pode garantir:
- armazenamento de arquivos na nuvem, que possibilita backups;
- segurança contra perda e extravio de documentos físicos e
- maior controle de acesso aos documentos.
5 – Sua empresa praticando ações sustentáveis
Já mostramos os ganhos mensuráveis que sua empresa pode alcançar com a assinatura eletrônica, mas existe ainda o legado para o futuro, uma conquista imensurável!
Implementar a transformação digital no seu negócio impacta muito na sustentabilidade do meio ambiente, não apenas pela diminuição no uso de papel, mas também a partir da redução de resíduos, como a tinta utilizada nessas impressões.
Além disso, ações de economia consciente rendem importantes selos de sustentabilidade, que comprovam o compromisso com a sociedade e contribuem com o posicionamento estratégico da empresa.
Nós, da Br24, entendemos o impacto transformador que a tecnologia de assinatura digital está tendo nos negócios de diferentes portes e segmentos. Para atender a essa demanda, criamos o eSignature, um aplicativo inovador que integra os principais softwares de assinatura ao Bitrix24.
Com o eSignature, você pode simplificar e agilizar os processos de assinatura e aprovação de documentos, aumentando a eficiência e a produtividade do seu negócio.
Fale com nossos especialistas e descubra como podemos ajudar a revolucionar seu negócio!
