A assinatura eletrônica Bitrix24 é para você que busca mais conveniência, eficiência e segurança ao formalizar ou concluir um contrato. Trata-se de uma tecnologia desenvolvida para garantir mais autonomia e praticidade para o seu time.
Com essa ferramenta, momentos importantes, como o fechamento de um grande negócio, não perdem o seu brilho devido a processos burocráticos que dependem de assinaturas presenciais ou envio do documento pelo correio.
Neste artigo, você vai entender as definições, regulamentações e benefícios envolvidos na implementação da assinatura eletrônica nas empresas. Se você é um usuário Bitrix24, vai aprender, também, como nossos clientes estão acelerando seus processos de fechamento de vendas com a integração eSignature da Br24.
Entenda o que é assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é uma forma legal de realizar a autenticação de documentos no meio digital, ou seja, sem a necessidade de papel e caneta. Este método é segmentado em assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada, sendo estas duas últimas protegidas e verificadas por certificação digital. Ou seja, são assinaturas válidas juridicamente.
Somente em 2023, durante o mês de maio, a plataforma GOV.BR registrou mais de 3,8 milhões de assinaturas eletrônicas utilizadas para autenticar documentos. Essas certificações podem ser realizadas, por exemplo, através de login-senha, token ou biometria.
Esse sistema de validação, por sua vez, é garantido por softwares de assinatura eletrônica, e entre os mais conhecidos podemos destacar o Clicksign, pioneiro no mercado brasileiro nesse segmento.
Há também o DocuSign, que é a empresa com maior número de usuários no mundo. O D4Sign também é um software de assinatura eletrônica de grande destaque no mercado, sendo a única plataforma com integração de dados junto ao Governo Federal.
Entenda a organização da assinatura eletrônica segundo a Lei 14.063/20:
Ao conhecer melhor as formas de validar um documento por assinatura, você poderá utilizá-la de uma maneira mais estratégica. No Brasil, a chegada da pandemia provocou um avanço nesse tema com a Lei 14.063/20, que organizou as assinaturas eletrônicas em três categorias principais, que levam em conta o nível de segurança e a certificação:
Assinatura eletrônica simples
Exatamente por ser uma forma de assinatura simplificada, esse modelo só deve ser utilizado em transações de baixo risco e relevância para evitar eventuais fraudes. A assinatura pode ser realizada por meio de um simples clique, sendo confirmada através do IP do computador, geolocalização ou troca de mensagens.
O processo é realizado a partir de autocadastro via central de segurança, com utilização de login e senha. Este tipo de assinatura pode ser tranquilamente utilizado em recibos, termos de adesão e documentos internos de empresas.
Assinatura eletrônica avançada
Já a assinatura avançada é uma modalidade que supera o básico, vinculando a autenticação das assinaturas ao próprio contrato.
O objetivo central dessa modalidade de assinatura é minimizar os riscos, por meio de evidências adicionais que podem ser utilizadas para verificar a autenticidade. Grande parte das empresas, utilizam a assinatura eletrônica avançada em seus contratos, pois essa modalidade garante maior segurança ao processo legal.
Assinatura eletrônica qualificada
É possível comparar a assinatura eletrônica qualificada à assinatura de tinta manuscrita, podendo ser utilizada em vários tipos de transação, como contratos governamentais, questões de saúde, contratos comerciais ou documentos fiscais.
Benefícios da assinatura eletrônica para as empresas
Quando um processo toma tempo e impede a produtividade em escala na sua empresa, você está, com certeza, perdendo dinheiro. Sob essa perspectiva, a tecnologia surge como uma mola propulsora capaz de concentrar energia, em vez de desperdiçá-la.
É o que ocorre com a assinatura eletrônica, pois, mesmo sendo utilizada em uma breve etapa da negociação, é capaz de promover ganhos operacionais, financeiros e estratégicos para a sua empresa.
Entre os benefícios desta tecnologia, podemos destacar a sua agilidade, uma vez que realiza a distribuição do documento com rapidez. Outro fator importante é a economia que o processo de assinatura digital oferece, com menos gastos com impressão e logística. Além disso, por se tratar de um processo legal, a assinatura virtual precisa ser extremamente segura, sendo capaz de proteger a empresa contra invasões e fraudes.
Essa ferramenta também contribui significativamente para ampliar a colaboração do seu time, já que a digitalização do processo de assinatura pode facilitar a passagem de bastão entre os setores de venda, financeiro e atendimento ao cliente, otimizando a produtividade da equipe.
Assinatura eletrônica Bitrix24: uma tecnologia valiosa para a empresa
O Bitrix24 é uma plataforma de gestão empresarial, capaz de transformar negócios convencionais em empresas escaláveis. O foco da ferramenta é oferecer integrações inteligentes ampliando o controle e a previsibilidade de todo o processo.
Quando se trata da utilização da assinatura eletrônica no Bitrix24, os usuários têm a opção de contratar a integração eSignature, que conecta os principais serviços de assinatura eletrônica à plataforma. O processo de integração é realizado de forma prática, sendo necessário definir as regras de automação.
Dentro de um processo comercial, por exemplo, o documento é enviado automaticamente a todos os signatários após o fechamento da venda. Em seguida, a ferramenta identifica e notifica a conclusão das assinaturas.
Logo após a conclusão da assinatura, é possível avançar com a negociação no funil de vendas. Além da agilidade na conclusão do fechamento do contrato, todos os departamentos envolvidos ficam alinhados, facilitando o acompanhamento da venda e o início da prestação do serviço ou produto negociado.
Assinatura eletrônica Bitrix24: passo a passo para criar e enviar um documento
Há duas maneiras de começar a trabalhar com a assinatura eletrônica: você pode escolher um documento do CRM ou criar um novo, conforme demonstrado a seguir.
Toda a configuração da assinatura eletrônica no Bitrix24 é extremamente intuitiva e simples. Para iniciar o processo de configuração, basta selecionar o formato do documento que deseja trabalhar, que pode ser um documento já pronto em em PDF ou um arquivo do seu computador para editar.
Em seguida, você deve preencher o nome do remetente, ou seja, quem vai assinar o documento na sua empresa. Mais abaixo, você deve inserir os dados da empresa; fique atento, pois, sem inserir os dados da empresa, ocorrerá um erro e o documento não será criado.
O próximo passo é selecionar o destinatário, que será carregado dos contatos no CRM, ou seja, todos os contatos relacionados ao negócio. Após preencher esses campos, clique em “Continuar” e o documento será gerado com base nos dados da negociação.
Você pode, ainda, adicionar detalhes extras ao seu documento; basta clicar em “Editar”, utilizando os blocos à direita: remetente, destinatário e comum.
Em seguida, coloque o cursor na seção necessária do seu documento, selecione um elemento à direita e clique em “Inserir”. Na sequência, marque o campo da lista e clique em “Selecionar”. Dessa forma, quando seu cliente receber um documento para assinatura, ele verá quais campos precisam ser preenchidos.
Fique atento, pois a ferramenta exige que o remetente assine primeiro, antes dos destinatários. A notificação de assinatura será enviada para o e-mail do seu cliente. Outra boa notícia é que quem vai assinar o documento não precisa ter o Bitrix24; a plataforma gera uma tela exclusiva para assinatura do documento. No histórico do negócio, em seu CRM, o Bitrix24 vai te atualizar sobre quem já assinou o documento. Após a última assinatura, o Bitrix24 vai gerar o documento assinado com validação eletrônica.
Plataformas de assinatura eletrônica para Bitrix24
Conforme especificado anteriormente, o Bitrix24 oferece a você total liberdade para escolher a plataforma de assinatura que deseja trabalhar.
As três plataformas descritas abaixo permitem assinar documentos eletrônicos com validade jurídica, sendo integradas ao seu Bitrix24 por meio do app eSignature. Confira os diferenciais e benefícios de cada plataforma:
1) Clicksign
A Clicksign atende pessoas, empresas, ONGs, poder público e instituições de ensino, oferecendo serviços para assinatura eletrônica simples — sem uso de certificado digital. A plataforma de assinatura eletrônica permite o envio e assinatura de documentos por WhatsApp, e-mail e SMS. Para reforçar a validade jurídica, a Clicksign conta com diferentes meios de autenticação:
- Código de acesso;
- Autenticação por selfie do signatário;
- Assinatura manuscrita — direto na tela do desktop, celular ou tablet;
- Verificação de documento oficial.
Entre os diferenciais, podemos destacar a capacidade ilimitada de armazenamento de documentos, a gestão de documentos, o controle dos acessos a pastas e a emissão de relatórios por categoria. A Clicksign e a Br24 são parceiras, e nossos clientes têm condições especiais de contratação. Aproveite e fale com um consultor.
2) D4Sign
Na D4Sign, é possível contratar serviços de assinatura eletrônica com ou sem certificado digital. A plataforma possui mais de 20 milhões de documentos assinados, tornando-se referência no segmento.
Assim como a Clicksign, você também pode enviar e assinar documentos por WhatsApp, SMS ou e-mail. A plataforma faz a autenticação do signatário por meio de:
- Selfie do signatário;
- Documento oficial;
- WhatsApp ou SMS do signatário;
- Captura de geolocalização;
- Certificado Digital ICP-Brasil.
Entre os diferenciais da D4Sign, podemos destacar a geração automática de documentos, sendo extremamente útil para quem utiliza sempre os mesmos modelos de documento.
Além disso, a ferramenta oferece cofres e funções criptográficas para autenticar a não alteração de documentos. Outro diferencial da ferramenta está na capacidade de integração com o Microsoft Office 365.
3) DocuSign
A plataforma de assinatura eletrônica DocuSign é muito utilizada por serviços financeiros e imobiliários, departamentos de vendas, recursos humanos, compras e jurídico.
Assim como os outros serviços, a DocuSign também permite a assinatura de qualquer dispositivo, mas só envia o documento por SMS ou e-mail. Assinaturas sem e com certificado digital são suportadas pela solução. A plataforma conta com diferentes meios de autenticação, como:
- Código de acesso;
- SMS e telefone;
- Documento oficial;
- Captura de geolocalização;
- Com base em perguntas confidenciais ao signatário.
Entre os diferenciais da DocuSign, destacamos a utilização do aplicativo móvel, que permite acesso ao sistema mesmo sem conexão à internet.
Além disso, a plataforma oferece suporte para 43 idiomas. Outro grande diferencial, principalmente para empresas multinacionais, é a sua conformidade com os padrões de segurança do Brasil, EUA e União Europeia.
Motivos para utilizar assinatura eletrônica em sua empresa
De acordo com a Associação Brasileira de Startups, a implementação da assinatura eletrônica pode otimizar em até 90% o processo de gestão de contratos. Esse número revela uma grande oportunidade para quem quer construir um negócio escalável, podendo minimizar custos de operação com uma solução tecnológica. Confira a seguir como a assinatura eletrônica pode melhorar, na prática, a saúde da sua empresa.
Mais otimização e velocidade em seus processos
A impressão do documento, o envio e o recolhimento de assinatura por todos os envolvidos, além do custo financeiro com papel e logística, também representam a perda do nosso bem mais valioso: o tempo.
Afinal, além de ficar suscetível aos processos próprios dos serviços de entrega, a cobrança de assinaturas também precisa se encaixar na rotina dos signatários, o que pode levar semanas. Com a assinatura eletrônica, a impressão e a logística são eliminadas, dando lugar a um processo que pode ser realizado simultaneamente por diferentes signatários.
Com o armazenamento dos documentos na nuvem, a renovação e a atualização de contratos também são otimizadas pela assinatura eletrônica. Graças a esse recurso, a busca pelos documentos é feita rapidamente, de qualquer lugar com acesso à internet, sem necessidade de ir ao arquivo morto.
Seu time se dedicando ao que realmente importa: vender mais
Com a assinatura eletrônica integrada ao CRM, o vendedor não precisará realizar a cobrança de assinaturas, nem mesmo notificar equipes técnicas e financeiras quando o contrato estiver totalmente assinado. Isso porque todo esse processo é realizado de forma automatizada.
Delegar processos repetitivos e automáticos para o CRM diminui o custo de aquisição por cliente e possibilita que seus vendedores se dediquem a estudar e aplicar novas estratégias de vendas, melhorar o relacionamento com o cliente e ganhar velocidade no fechamento de novas negociações e contratos.
Mais controle sobre seus dados
A gestão de contratos exige cuidados essenciais com os documentos, que contêm informações sensíveis sobre acordos comerciais.
Nesse sentido, a digitalização de assinaturas permite que se realize o armazenamento de arquivos na nuvem, possibilitando backups. Além disso, a assinatura eletrônica oferece segurança contra perda e extravio de documentos físicos.
Sua empresa praticando ações sustentáveis
Já mostramos os ganhos mensuráveis que sua empresa pode alcançar com a assinatura eletrônica, mas existe ainda o legado para o futuro, uma conquista imensurável!
Implementar a transformação digital no seu negócio impacta muito na sustentabilidade do meio ambiente, não apenas pela diminuição no uso de papel, mas também pela redução de resíduos, como a tinta utilizada nessas impressões.
Aqui, na Br24, entendemos o impacto transformador que a tecnologia de assinatura digital oferece aos negócios de diferentes portes e segmentos. Para atender a essa demanda, criamos o eSignature, um aplicativo inovador que integra os principais softwares de assinatura ao Bitrix24.
Com o eSignature, você pode simplificar e agilizar os processos de assinatura e aprovação de documentos, aumentando a eficiência e a produtividade do seu negócio. Fale com nossos especialistas e descubra como implementar essa tecnologia em sua empresa.
