Se você é da área de tecnologia, provavelmente já está familiarizado com o termo backlog, porém, se você não é de “TI”, ainda deve ter algumas dúvidas sobre o assunto. Pois bem, hoje vamos entender mais sobre o conceito e ver como podemos aplicar no nosso contexto de trabalho.
Backlog é um conceito muito disseminado com a prática da gestão ágil de projetos, e relacionado ao desenvolvimento de produtos. Mas, o seu uso é comum e adaptável para diversas áreas em qualquer tipo de empresa.
Na verdade, todos nós já utilizamos backlog em algum momento, com outro nome mais simples mas com a mesma eficiência que o backlog de nome difícil. Sim, você já conhece a boa e velha lista de tarefas com coisas a fazer. Assim, simples como ter uma agenda com várias atividades ou ações que você precisa fazer mas estão esperando “a hora certa”.
Neste artigo nós vamos conhecer melhor o termo backlog, como funciona, suas vantagens, alguns exemplos práticos e ferramentas que podem ser usadas para acompanhar a sua lista de itens a serem executados, ou melhor, o seu backlog. Vamos juntos?
Entenda o que é Backlog
Jeff Sutherlan um dos co-criadores da metodologia Scrum define backlog como uma lista priorizada de itens de trabalho que precisam ser abordados durante o desenvolvimento de um produto ou projeto. Neste contexto, ele explica que os itens podem incluir funcionalidades, correções, melhorias e outras atividades relacionadas ao desenvolvimento. O backlog é dinâmico e pode ser ajustado ao longo do tempo.
Para Mike Cohn, autor do livro “User Stories Applied” (Histórias de usuário aplicadas) e defensor das práticas ágeis, backlog é “uma coleção de histórias de usuário, tarefas e requisitos que ainda não foram implementados no produto”. Ele defende que é muito importante manter o backlog organizado e priorizado, para que a equipe possa focar no trabalho mais valioso a qualquer momento.
Trazendo uma terceira visão sobre o assunto, temos Roman Pichler, autor de diversos livros sobre Scrum e desenvolvimento ágil, que define backlog como “uma lista de itens que representam o trabalho a ser feito em um projeto”. Pichler defende que backlog é uma ferramenta flexível que ajuda a equipe a manter o foco nas atividades mais importantes e a adaptar-se às mudanças à medida que o projeto avança.
De forma mais simples e resumida, como já contextualizado acima, podemos definir backlog como uma lista de itens a serem abordados em um projeto, sendo fundamental para a gestão ágil, mas também aplicável em outros contextos.
Descubra como funciona um backlog
Como estamos falando de um conceito comumente utilizado em gestão de projetos de metodologia ágeis, vamos usar o contexto de Scrum, onde o time responsável pelo projeto escreve e prioriza os itens iniciais do backlog do produto que está sendo desenvolvido.
O ponto principal, é que os itens de backlog sejam “suficiente” para que a equipe inicie a primeira sprint. Depois do start teremos o sprint backlog, composto pelas próximas tarefas que farão parte do projeto em questão.
Sendo assim, o backlog funciona como uma lista dinâmica de itens de trabalho a serem realizados que inclui as tarefas, as funcionalidades e as melhorias a serem implementadas, lembrando que a lista backlog deve sempre ser organizada por prioridade. À medida que a equipe trabalha no projeto, itens do topo do backlog são selecionados, e movidos para a fase de desenvolvimento.
O backlog também deve ser continuamente ajustado, com novos itens adicionados e priorizados conforme as necessidades do projeto. Assim a equipe mantém o foco nas atividades mais relevantes para entregar valor de forma contínua.
Backlog: principais vantagens de sua utilização
Usando um exemplo mais simples, não ligado a gestão ágil, vamos imaginar o cenário em que a sua empresa decidiu implementar um novo CRM – falando nisso já conhece o Bitrix24 CRM?
Implementar um novo sistema envolve investimento em tempo e recursos, agora imagine você tentando implementar um sistema novo sem ter uma lista de tarefas organizadas e priorizadas para te guiar. Você vai se sentir perdido sem saber por onde começar.
Pois bem, tão importante quanto ter uma lista de tarefas bem organizada com etapas a serem realizadas e em ordem de prioridade é conseguir executar essa lista. Então, nesta seção veremos as principais vantagens da utilização de backlog.
01- Demanda por uma sistematização de requisições
A sistematização de requisições em backlog oferece uma abordagem estruturada para gerenciar e priorizar o trabalho em projetos de desenvolvimento.
Ao centralizar todas as solicitações, como funcionalidades, correções de bugs e melhorias, as equipes podem avaliar e classificar de forma eficiente com base em critérios objetivos, garantindo que o trabalho mais valioso seja abordado primeiro. Isso resulta em um foco direcionado nas atividades de maior impacto e valor, aumentando a produtividade e a entrega de resultados significativos.
Além disso, a sistematização promove a adaptação ágil, permitindo que as equipes incorporem mudanças e novas solicitações de maneira flexível.
02- Tempo devidamente estipulado
Qualquer empresa, grande ou pequena, sabe o quanto tempo é igual a recurso financeiro. O que mais as empresas buscam é otimizar o tempo para cortar gastos e serem mais produtivas. Concorda?
Sendo assim, uma das vantagens de trabalhar com backlog é que você pode controlar melhor e estipular o tempo que será investido em cada tarefa. Como por exemplo: a tarefa X deve ser feita em 2 dias, ou seja, os esforços se concentram para executar a tarefa naquele tempo estipulado.
03- Possibilidade de analisar a capacidade operacional da equipe
A utilização do backlog proporciona um planejamento eficiente ao priorizar tarefas com base em sua relevância e urgência e oferece visibilidade clara às tarefas em andamento e pendentes, aprimorando a compreensão do progresso e das necessidades do trabalho.
A análise do backlog em conjunto com a capacidade operacional possibilita previsões precisas de conclusão do trabalho, evitando sobrecarga ou subutilização de recursos, e facilita a alocação inteligente de recursos, evitando desequilíbrios de carga.
A capacidade de adaptação a mudanças é aprimorada com o monitoramento contínuo do backlog e da equipe, permitindo ajustes ágeis conforme as circunstâncias evoluem, e o aprendizado contínuo é incentivado por meio da análise regular do desempenho da equipe.
04- Estabelecimento de prioridades
Por meio do uso de um backlog, como já abordado, é possível estabelecer prioridades para o projeto.
Ao identificar e concentrar-se nas tarefas de maior valor resultando em uma gestão eficaz do fluxo de trabalho, evitando desperdícios em tarefas menos relevantes e garantindo que as tarefas com prazos críticos sejam atendidas pontualmente.
A partir da priorização de tarefas também se promove uma comunicação mais eficaz, alinhando a equipe e os stakeholders em relação às atividades mais relevantes para a entrega. Ao focar nas necessidades do cliente, a priorização também contribui para a satisfação do cliente, entregando resultados que atendem às suas expectativas.
05- Estimativa de etapas
Com o uso do backlog, é possível também planejar com antecedência as tarefas que serão executadas em cada fase do projeto. Assim possibilitando também prever melhor o limite de WIP (Work In Progress – Trabalho em Progresso) dessas etapas.
As definições das etapas em um projeto são muito importantes, e ter uma visão da quantidade de trabalho que precisará ser executado em cada uma delas é essencial para saber o esforço necessário de tempo e recursos para quem está cuidando da gestão.
Exemplos de Backlog
O uso de backlog é amplamente aplicado e agora que nós conhecemos vários benefícios, vamos conhecer alguns exemplos práticos do uso de backlog nas empresas.
- Desenvolvimento de Software (Agile/Scrum): no desenvolvimento de software com gestão Ágil, como o Scrum, o backlog é essencial. Imagine por exemplo uma equipe que desenvolve um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Seu backlog teria itens como “Adicionar funcionalidade de criar tarefas”, “Implementar lembretes de prazo” e “Corrigir bug de sincronização”. A equipe prioriza esses itens, trabalhando nas histórias de usuário mais valiosas primeiro.
- Suporte e Manutenção de Software: no suporte de software, o backlog é usado para rastrear solicitações de suporte, correções de bugs e melhorias. Por exemplo: a equipe de suporte de um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) mantém um backlog com itens de correção e melhorias, como “Resolver problema de checkout com PayPal”, “Otimizar tempo de carregamento da página de produtos” e “Adicionar opção de idioma”.
- Marketing Digital: no marketing digital (em uma agência, por exemplo), um backlog pode incluir atividades como “Criar campanha de mídia social para o lançamento do produto X”, “Escrever artigo de blog sobre tendências do setor” e “Otimizar palavras-chave para melhorar o SEO do site”. Uma agência de marketing digital pode usar um backlog para planejar e executar as atividades de marketing para vários clientes. Inclusive aqui na Br24 o nosso time de marketing, utiliza Backlog dentro do Bitrix24, sabia?
Esses exemplos demonstram como o uso de backlog é aplicado em diferentes contextos para melhorar a gestão, o planejamento e a entrega de projetos e atividades. Cada empresa pode utilizar essa abordagem para organizar atividades e projetos, trabalhando sempre com a priorização e gestão dos recursos de forma mais prática e até visual utilizando boas ferramentas.
Saiba quem é o responsável pelo backlog
O responsável pelo backlog pode variar dependendo do contexto e da metodologia utilizada. No Scrum, por exemplo, o Product Owner é responsável por gerenciar e priorizar o backlog do produto. Já em algumas organizações, o Gerente de Produto é responsável por definir e priorizar o backlog.
Há também a possibilidade do backlog ser gerenciado pela equipe de desenvolvimento, especialmente se estiverem utilizando metodologias ágeis como Kanban. Essa tarefa também pode ser atribuída aos líderes técnicos das empresas.
Dicas de como refinar o backlog
Refinar o backlog é uma prática indispensável. Ela garante que as tarefas estejam atualizadas e descritas com clareza. Veja algumas dicas para deixar seu backlog sempre funcional.
Formalize todas as demandas
Uma demanda só deve entrar no backlog se estiver bem definida. Escreva claramente o que precisa ser feito, incluindo os detalhes essenciais, como objetivos, prazos e critérios de aceitação. Isso evita mal-entendidos e garante que todos os envolvidos saibam exatamente o que se espera de cada tarefa.
Além disso, mantenha um histórico das demandas concluídas. Isso ajuda a equipe a acompanhar o progresso e entender o que já foi entregue.
Atribua a tarefa somente para o responsável
Evitar dispersão é uma das vantagens de atribuir tarefas de forma clara e direta. Se você já determinou quem é responsável por cada parte do backlog, evite delegar a mesma tarefa a outras pessoas.
Isso cria um fluxo mais organizado e evita sobrecarga ou confusão, permitindo que o responsável execute suas atividades com autonomia e clareza.
Não se antecipe demais
Planejar é essencial, mas se antecipar demais pode ser contraproducente. Evite adicionar tarefas ao backlog que não tenham uma visão clara ou que dependam de muitas variáveis externas. Isso apenas aumenta o risco de retrabalho e confusão.
Em vez disso, trabalhe em ciclos curtos, ajustando o backlog conforme as prioridades mudam. Isso mantém o planejamento ágil e realista.
Saiba como usar o backlog no Scrum
Se você trabalha com Scrum, o backlog é uma ferramenta fundamental. Ele ajuda a organizar as tarefas e definir o que deve ser feito a cada sprint.
O backlog no Scrum é uma lista de tarefas e um reflexo das necessidades e prioridades da sua equipe no curto e médio prazo.
O backlog no Scrum também permite que você tenha controle sobre a evolução do projeto, sabendo exatamente onde está e o que falta para alcançar seus objetivos.
Passo a passo para organizar o backlog criativo
Quando o seu backlog envolve tarefas criativas, o processo de organização exige ainda mais atenção. Ideias precisam ser pensadas e refinadas antes de serem executadas, e o backlog criativo não é diferente.
O primeiro passo é reunir sua equipe para um brainstorm. Aqui, a ideia é deixar as ideias fluírem e, sem pressão, levantar tudo o que poderia ser relevante.
Com isso, você terá uma base sólida de ideias para refinar e organizar.
A seguir, faça uma triagem para escolher o que mais se alinha com as necessidades do momento e comece a transformá-las em tarefas reais dentro do seu backlog.
Faça um brainstorm com a equipe
O brainstorming é um dos métodos mais poderosos para organizar um backlog criativo. Ao reunir sua equipe, você amplia as possibilidades de encontrar soluções inovadoras e criativas para seus desafios.
Esse processo fortalece o trabalho colaborativo, ao mesmo tempo que coloca você no controle das ideias, permitindo que tudo seja organizado com um foco claro. Ao ter todos envolvidos, você consegue gerar um backlog mais completo e com soluções mais adaptadas ao contexto atual do seu negócio.
Selecione as ideias e utilize em um checklist
Após o brainstorm, é hora de dar forma às ideias. Ao selecionar as melhores, use um checklist para garantir que cada uma delas seja bem estruturada e organizada.
Esse checklist não é apenas para organizar as tarefas, mas para garantir que todas as ações sigam um fluxo claro e alinhado com os objetivos da equipe.
Ter esse controle dentro do backlog cria uma sensação de segurança no processo de execução, além de garantir que o time saiba exatamente o que esperar de cada tarefa.
Selecione a nova ideia e execute
Quando uma nova ideia é selecionada, o próximo passo é agir. Esse é o momento de colocar tudo que foi planejado em prática, sempre com o foco no objetivo maior do seu negócio.
A execução das tarefas vai depender da clareza do backlog, e é nesse momento que você se torna independente, aplicando o que foi planejado sem depender de ninguém.
Analisar os pontos positivos e negativos
Depois de cada execução, analise o que deu certo e onde você pode melhorar. Avaliar os pontos positivos e negativos é um passo essencial para o aprimoramento contínuo.
Ao fazer isso, você aprende a cada nova tarefa, refinando seu backlog e criando um ciclo de evolução constante. Isso faz com que o seu controle sobre o processo seja mais firme, sem depender de ninguém para encontrar os ajustes necessários.
Aponte melhorias para a execução
Quando você identifica áreas de melhoria, é o momento de ajustar o processo para torná-lo mais eficiente. Se algo não funcionou como esperado, pense no que pode ser mudado para otimizar o fluxo de trabalho.
O importante aqui é que você, como líder, tenha sempre a capacidade de ajustar o que for necessário para manter o backlog sempre otimizado e alinhado com os objetivos da sua empresa.
Ferramentas utilizadas para gerir o backlog
Como já citamos acima, é importante termos uma ferramenta para fazer o controle e a gestão do backlog. De modo mais superficial vamos conhecer algumas ferramentas de mercado que trabalham com backlog e em seguida, vamos conhecer melhor essa usabilidade no Bitrix24.
Trello
Uma ferramenta de gerenciamento visual que utiliza quadros para organizar tarefas e projetos de forma amigável. É fácil de usar e é popular entre equipes pequenas e projetos simples. O Jira é outra ferramenta versátil usada para rastrear e gerenciar projetos, desenvolvimento de software e equipes ágeis. Ele oferece recursos avançados para criar e monitorar backlogs, além de suporte a metodologias como Scrum e Kanban.
Asana
É uma plataforma de gerenciamento de trabalho que permite criar, rastrear e colaborar em tarefas e projetos. É adequada para diferentes metodologias de gerenciamento, incluindo Kanban e Scrum.
Microsoft Azure DevOps
A Microsoft Azure DevOps (anteriormente conhecida como Visual Studio Team Services) é uma plataforma completa para planejamento, acompanhamento e entrega de software, voltado mais para a área de tecnologia e desenvolvimento de sistemas que oferece funcionalidades abrangentes de gerenciamento de backlog.
Monday.com
É uma ferramenta de colaboração visual que permite criar, acompanhar e gerenciar tarefas e projetos. Ela oferece uma variedade de modelos e integrações para equipes de diferentes setores.O ClickUp também ficou famoso no Brasil por oferecer gerenciamento de trabalho que permite criar backlogs personalizados e acompanhar projetos usando diferentes metodologias.
E por fim o nosso mais querido Bitrix24 que tem mais de 35 ferramentas inclusive tarefas e projetos (Kanban e Scrum), que permite às equipes trabalharem com sistema de backlog tanto para projetos pontuais quanto para tarefas recorrentes mensal ou anuais que devem entrar nos planejamentos dos times.
Aqui na BR24, toda empresa utiliza o Bitrix24 para gerenciar as tarefas e os projetos, cada área tem seu próprio backlog que pode ser alimentado pelos gestores ou com apontamentos trazidos pelos próprios integrantes ou solicitações de demandas criadas pelos nossos clientes, para correção ou melhorias nos nossos aplicativos, por exemplo.
Que tal fazer um teste no modo free e criar um backlog para a sua equipe começar a trabalhar com essa ferramenta na prática? Crie a sua conta grátis e utilize o Bitrix24 na sua gestão.
E se quiser saber mais sobre tarefas e projetos, nós criamos este curso completíssimo para você ir além com o Bitrix24 e gerenciar seu tempo e suas atividades e tarefas diárias.
