O BPMS, ou Business Process Management Suite, é uma ferramenta que automatiza e gerencia os processos de uma empresa. Ele permite que as organizações mapeiem, analisem e otimizem seus processos, tornando-os mais eficientes.
Em um mundo cada vez mais competitivo, é preciso encontrar formas de melhorar as operações. Por isso, o BPMS é uma ferramenta que pode ajudar as empresas a alcançar esse objetivo.
Abaixo vamos discutir o que é BPMS, como funciona, quais são suas vantagens e como pode ser aplicado no seu negócio.
Saiba o que é BPM e qual sua função
O BPM é uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de conhecimentos e técnicas que se dedica ao gerenciamento de processos. Seu grande diferencial é sua percepção ampla sobre a organização. Ele considera aspectos como mercado, tecnologia, cultura, objetivos e estrutura da empresa. Juntos, eles são responsáveis por atividades inter-relacionadas que solucionam questões específicas – o que chamamos de processos de negócios.
Por sua vez, classificamos os processos de negócios em:
- Processo primário – que entrega valor direto ao cliente;
- Processo de suporte – que entrega valor para outros processos – e
- Processo de gerenciamento – que analisa atividades e assegura o desempenho da organização.
De acordo com Association Of Business Process Management Professionals International (ABPMP), a partir desta base de conhecimento o BPM realiza uma profunda investigação nas organizações. Este estudo tem o objetivo de analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos.
Esta abordagem traz um avanço em relação a outras propostas de gerenciamento de processos empresarias porque é focado na adaptação e transformação contínuas. Isto é possível porque o BPM é pautado em técnicas e metodologias que permitem mudanças rápidas. Estas mudanças são a partir de análises pontuais de tarefas tendo os objetivos estratégicos da empresa como o foco principal de atuação.
Descubra como BPMS agrega valor para seu negócio
Como já citado acima, o BPMS oferece uma ampla série de vantagens para o negócio, e isso pode ajudar no posicionamento estratégico e diferenciação frente ao mercado.
Um dos fatores que mais agrega benefícios para o negócio é o aumento da eficiência. A partir da automação de processos manuais, os colaboradores são liberados para se concentrarem em tarefas mais estratégicas. Isso pode resultar em uma redução do tempo de execução dos processos, o que leva a uma melhoria geral na eficiência e saúde da empresa.
Garantindo que os processos sejam executados de acordo com as melhores práticas, também é possível notar o aumento na qualidade dos produtos e serviços. Isso pode ser alcançado através da definição de regras de negócio, do monitoramento do desempenho dos processos e da análise de dados.
Integração
Uma das maneiras pelas quais o BPMS contribui para a integração empresarial é através da padronização dos processos. Ao mapear e documentar os procedimentos operacionais, o BPMS permite que a empresa estabeleça práticas consistentes em todas as suas áreas, facilitando a comunicação interna e promovendo a coesão organizacional.
Isso é muito benéfico em ambientes onde diferentes departamentos precisam colaborar, pois cria uma base comum para compreensão e execução de tarefas.
Além disso, o BPMS facilita a integração de sistemas e tecnologias diversas. Ao centralizar a gestão de processos em uma única plataforma, é possível conectar e coordenar sistemas de maneira mais eficaz. Isso elimina silos de informação e promove uma visão holística das operações da empresa.
Formulários eletrônicos
Ao adotar um BPMS, as organizações podem criar e gerenciar formulários de maneira mais eficiente, transformando processos tradicionalmente baseados em papel em fluxos de trabalho digitais integrados.
A automação de processos oferecida pelo BPMS permite a criação de formulários eletrônicos dinâmicos e interativos. Esses formulários podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada processo, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade.
Processos automatizados
A automação de processos é outra vantagem significativa oferecida pelo BPMS, contribuindo diretamente para a integração eficiente da empresa. A automação reduz a dependência de tarefas manuais propensas a erros, acelerando a execução de processos e melhorando a precisão. Isso não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também libera recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas e criativas.
Documentos
Ao integrar funcionalidades específicas para o gerenciamento de documentos, o BPMS contribui para o controle e acesso facilitado à informação documental. Uma das maneiras pelas quais o BPMS auxilia nesse contexto é fornecendo um ambiente centralizado para armazenamento e recuperação de documentos relacionados aos processos de negócios.
Ao estabelecer modelos e procedimentos consistentes para a criação, revisão, aprovação e arquivamento de documentos, o sistema contribui para a uniformidade e conformidade com políticas internas e regulamentações externas.
Além disso, é possível ter recursos avançados de busca e recuperação, permitindo aos usuários localizar rapidamente documentos específicos. Isso economiza tempo e esforço e torna o acesso à informação mais ágil e eficiente.
Indicadores, KPI e Dashboards
O BPMS desempenha um papel significativo na melhoria dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) e na criação de dashboards eficientes para monitoramento e análise. As empresas podem definir, medir e analisar KPIs de maneira mais eficaz, tendo visão abrangente dos processos operacionais e criando indicadores mais alinhados aos objetivos estratégicos de negócio.
Ao integrar-se a ferramentas de visualização de dados, o BPMS permite que as empresas construam dashboards que apresentem informações relevantes em tempo real, tornando mais fácil para os gestores e tomadores de decisão monitorar o desempenho dos processos e alcançar insights valiosos.
Saiba o que é necessário para implantar o BPM
Para implementar o BPM é necessário sistemas de gerenciamento de processos de negócio (os BPMS, na sigla em inglês). Como dissemos, o BPM faz a união de princípios e práticas desde a fase de mapeamento até a melhoria periódica. Logo, é preciso recorrer ao BPMS para colocar este projeto em prática, para que seja possível mapear, executar, automatizar e monitorar processos.
Os BPMSs são a evolução das plataformas de workflow ou de gestão de trabalho. Isso porque além de estarem pautadas na análise interdisciplinar da organização, eles são implantados visando a otimização do fluxo de trabalho. Na atualidade, com o crescimento da transformação digital, os BPMs são considerados ambientes de operação de negócio, já que são capazes de reunir processos de diferentes áreas da empresa.
Implantando o BPM em sua empresa
Quer implantar o BPM na sua empresa? Você vai precisar de um BPMS para implantar um gerenciamento de processos eficaz. É ele que possibilitará a criação dos modelos e da automação de processos. A escolha pelo sistema de gerenciamento de processos deve ser feita cuidadosamente. O sistema é quem será responsável por uma gestão mais eficiente e poderá, de fato, contribuir com a conquista das metas da empresa. Mas, mais que um sistema, é essencial contar com a expertise de um especialista em BPM!
Este especialista pode fazer parte da sua empresa, pode ser um consultor ou um parceiro comercial. O fato é que sua experiência permitirá analisar e planejar fluxos de trabalhos, conectar com ferramentas que podem automatizar processos e definir métricas que devem ser analisadas para encontrar pontos de melhoria.
Assim como o BPM é adaptável, as etapas de trabalho do gerente de processos se adapta de uma organização para outra. De forma geral, o método de implantação é orientado por analisar a organização, modelar, executar, analisar e otimizar processos.
No entanto, a área de atuação é maior e contempla:
- a criação do projeto de gerenciamento;
- a modelagem de processos;
- a análise de processos;
- o desenho de processos;
- o gerenciamento de desempenho de processos – que medirá os processos;
- a transformação de processos – que melhora, redesenha ou faz a reengenharia de processos;
- a organização do gerenciamento de processos – a governança dos projetos
- o gerenciamento corporativo de processos – que alinha processos com a estratégia e recursos da organização.
Conheça as vantagens de usar BPMS
A adoção de um BPMS oferece diversas vantagens para as organizações, além das melhorias significativas na eficiência operacional, na tomada de decisões e na adaptação às mudanças do ambiente de negócios, existem outros benefícios que estão listados abaixo:
- Melhoria contínua: o BPMS facilita a identificação de áreas de melhoria por meio do monitoramento em tempo real e da análise de dados. Isso permite que as organizações identifiquem gargalos, otimizem processos e implementem melhorias contínuas para alcançar maior eficácia operacional.
- Agilidade nos negócios: a capacidade de modificar rapidamente os processos em resposta a mudanças nas condições de mercado, regulamentações ou requisitos internos proporciona maior agilidade aos negócios. O BPMS permite que as organizações se adaptem rapidamente a novas circunstâncias, mantendo a competitividade.
- Transparência e visibilidade: o BPMS fornece uma visão transparente e em tempo real dos processos, permitindo que os gestores e tomadores de decisão monitorem o desempenho de forma detalhada. Isso promove uma tomada de decisão mais informada e orientada por dados.
Componentes do BPMS: entenda como funciona
O BPMS é uma plataforma tecnológica composta por diversos componentes que trabalham em conjunto para possibilitar a modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização de processos de negócios. Seus principais componentes incluem:
Motor de Processo (Process Engine)
Este é o núcleo do BPMS, responsável por executar os processos automatizados. Ele interpreta e aplica as regras do processo, gerenciando a sequência de atividades, interações e decisões conforme definido no modelo de processo.
Motor de Regras (Rule Engine)
O componente gerencia as regras de negócios associadas aos processos. Ele permite que as organizações modifiquem e ajustem as regras sem a necessidade de reprogramação, proporcionando flexibilidade e adaptabilidade aos processos automatizados.
Motor de Integração (Integration Engine)
Responsável pela integração com sistemas externos, o motor de integração facilita a comunicação entre o BPMS e outros sistemas da empresa, como sistemas de CRM, ERP ou bancos de dados. Isso é crucial para garantir uma execução de processo fluida e para manter a sincronia de dados.
Motor de Monitoramento (Monitoring Engine)
Monitora e registra o desempenho dos processos em tempo real. Ele coleta dados sobre a execução, identifica possíveis gargalos e fornece insights para a análise e otimização contínua dos processos.
Ferramentas de Modelagem (Modeling Tools)
As ferramentas de modelagem permitem que os usuários criem e editem visualmente os modelos de processo. Elas normalmente utilizam notações padronizadas, como BPMN, para representar graficamente as atividades, eventos, decisões e fluxos de um processo.
Interface de Usuário (User Interface)
É a interface por meio da qual os usuários interagem com o BPMS. Pode incluir painéis de controle, dashboards e formulários que facilitam o acompanhamento do progresso dos processos, a tomada de decisões e a interação com tarefas.
Banco de Dados (Database)
O banco de dados armazena informações essenciais para a execução dos processos, como dados de instâncias de processos, registros de atividades e informações sobre regras de negócios. A eficiência e segurança do banco de dados são críticas para o funcionamento adequado do BPMS.
Gerenciador de Documentos (Document Manager)
Facilita o gerenciamento de documentos associados aos processos. Pode incluir a capacidade de armazenar, recuperar, versionar e controlar documentos relacionados aos processos de negócios.
Ferramentas utilizadas no BPM
Em seguida, conheça as principais ferramentas envolvidas na implantação do gerenciamento de processos empresariais.
Gerenciador de tarefas e projetos
Talvez o gerenciador de tarefas seja a ferramenta mais lembrada quando se fala de gerenciamento de processos. Mas neste ponto você já deve ter percebido que implantar o BPM na sua empresa vai além de sistematizar fluxos de trabalho. Ainda assim, ele é fundamental para operacionalizar a modelagem, a execução e a análise de atividades.
Ele é especialmente útil por tornar visível, para colaboradores e gestores, como se dá a organização do trabalho. Os formatos como Kanban, gráfico Gantt, calendário ou listas servem para isso. No entanto, é a inteligência do BPM que permitirá associar o gerenciado com os benefícios da automação de processos e integração com outros sistemas. Desse modo, torna o trabalho, realmente, mais eficiente.
Automação de processos
Ao iniciar a implantação do BPM, uma das principais análises feitas é pelos processos que podem ser automatizados. Aliando a experiência do gestor da empresa com a expertise do implantador, será possível identificar processos repetitivos de baixa complexidade realizados pelos colaboradores e que tem potencial de ser realizados por “máquinas”.
A automação de processos está intimamente ligada com a melhoria de performance do departamento e o aumento de produtividade. Ele traz a vantagem de ser medido mais objetivamente que os processos humanos. Assim, a partir dos relatórios de análise da automação, fica mais fácil encontrar gargalos dos fluxos de trabalho e propor planos de otimização de processos.
Customer relationship management (CRM)
Mais que uma plataforma de comunicação com prospects e clientes, o CRM é um importante centro operacional que pode (e deve!) ser otimizado. Processos como funil de venda, follow-ups e passagem de bastão, por exemplo, são rotinas que podem ser melhoradas. Tudo isso com um mapeamento adequado, o apoio de automações e ajustes nos fluxos de trabalho.
Comunicação Interna e intranet
O BPM não esquece do recurso humano como importante fator no desenvolvimento dos processos. Portanto, o gerenciamento de processos busca integrar ferramentas de gestão de pessoas e de comunicação interna. Desse modo, é possível reunir dados de produtividade, pontos de contato, etc. para identificar gargalos e necessidades de mudança na equipe.
Saiba a diferença entre BPM,BPMN e BPMS
O BPM (Business Process Management), BPMN (Business Process Model and Notation) e BPMS (Business Process Management System) são conceitos relacionados, mas desempenham papéis distintos no contexto da gestão de processos de negócios.
O BPM, ou Gestão de Processos de Negócios, é uma abordagem metodológica para identificar, modelar, analisar, melhorar, automatizar e monitorar processos de negócios. É uma disciplina gerencial que visa otimizar a eficiência e eficácia dos processos organizacionais, alinhando-os com os objetivos estratégicos da empresa.
O BPMN, ou Modelagem e Notação de Processos de Negócios, é uma linguagem gráfica padronizada para a representação de processos de negócios. Ele fornece uma notação visual compreensível para todas as partes envolvidas na gestão de processos, desde analistas de negócios até desenvolvedores de software. O BPMN utiliza símbolos específicos para representar diferentes elementos e atividades de um processo, proporcionando uma maneira clara e consistente de documentar e comunicar a lógica de negócios.
Por fim, o BPMS, ou Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma plataforma tecnológica que suporta a implementação prática da gestão de processos de negócios. Um BPMS permite a modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização de processos de negócios. Ele geralmente inclui ferramentas para criar, editar e visualizar modelos BPMN, além de funcionalidades para implementar fluxos de trabalho automatizados, integrar sistemas e monitorar o desempenho dos processos.
Ficou empolgado com todas as possibilidades que um bom gerenciamento de processos pode trazer para a sua empresa? Então comece a avaliar as necessidades para implantar em seu negócio. Como mostramos, o BPM é uma disciplina complexa e você vai precisar do apoio de um especialista para implantação de um gerenciamento personalizado para a sua empresa.
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