Você sabe como BPM te auxilia no gerenciamento de processos de negócios? Entenda mais sobre o assunto no artigo!
Otimizar os processos de uma empresa pode ser o diferencial entre as organizações bem sucedidas e àquelas que estão sempre “apagando incêndios”. Ou pior ainda, perdendo oportunidades de crescimento. Mas como otimizar aquilo que se quer está identificado? É com este obstáculo que muitos gestores se deparam ao buscar melhorias para seus departamentos ou empresas.
Se você está buscando saber como implementar uma gestão de processos, este artigo pode te ajudar. Vamos apresentar o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de processos de negócios mais conhecidos, estruturados e implantados em todo o mundo! Ele é o Business Process Management (BPM).
Ao final da leitura, esperamos contribuir para que você possa visualizar como é a estrutura de implementação do BPM em negócios de diferentes tamanhos e segmentos! Você também verá como conhecer os benefícios para as organizações e saber os primeiros passos para levar esta inteligência para sua empresa. Boa leitura!
O que é BPM e qual sua função?
O BPM é uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de conhecimentos e técnicas que se dedica ao gerenciamento de processos. Seu grande diferencial é sua percepção ampla sobre a organização. Ele considera aspectos como mercado, tecnologia, cultura, objetivos e estrutura da empresa. Juntos, eles são responsáveis por atividades inter-relacionadas que solucionam questões específicas – o que chamamos de processos de negócios.
Por sua vez, classificamos os processos de negócios em:
- Processo primário – que entrega valor direto ao cliente;
- Processo de suporte – que entrega valor para outros processos – e
- Processo de gerenciamento – que analisa atividades e assegura o desempenho da organização.
De acordo com Association Of Business Process Management Professionals International (ABPMP), a partir desta base de conhecimento o BPM realiza uma profunda investigação nas organizações. Este estudo tem o objetivo de analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos.
Esta abordagem traz um avanço em relação a outras propostas de gerenciamento de processos empresarias porque é focado na adaptação e transformação contínuas. Isto é possível porque o BPM é pautado em técnicas e metodologias que permitem mudanças rápidas. Estas mudanças são a partir de análises pontuais de tarefas tendo os objetivos estratégicos da empresa como o foco principal de atuação.
Os benefícios do BMP para as empresas
Tão vasto quanto a sua área de aplicação, os ganhos do BPM para os negócios vão além das operações da empresa. Os benefícios são perceptíveis para a organização, para os clientes, para a gerência e para o próprio ator do processo.
Os principais benefícios de implementar o BPM são vistos com:
- o aumento da transparência de processos;
- a objetividade no controle da performance da empresa;
- a maior produtividade e eficiência dos colaboradores;
- a redução de custo de operação;
- a integração inteligente de sistemas de gestão – como o CRM, gerenciamento de tarefas e projetos, intranet e regras de automação de processos;
- a gestão de documentos e
- a análise de indicadores do negócio.
O que é necessário para implantar o BPM?
Para implementar o BPM é necessário sistemas de gerenciamento de processos de negócio (os BPMS, na sigla em inglês). Como dissemos, o BPM faz a união de princípios e práticas desde a fase de mapeamento até a melhoria periódica. Logo, é preciso recorrer ao BPMS para colocar este projeto em prática, para que seja possível mapear, executar, automatizar e monitorar processos.
Os BPMSs são a evolução das plataformas de workflow ou de gestão de trabalho. Isso porque além de estarem pautadas na análise interdisciplinar da organização, eles são implantados visando a otimização do fluxo de trabalho. Na atualidade, com o crescimento da transformação digital, os BPMs são considerados ambientes de operação de negócio, já que são capazes de reunir processos de diferentes áreas da empresa.
Implantando o BPM em sua empresa
Quer implantar o BPM na sua empresa? Você vai precisar de um BPMS para implantar um gerenciamento de processos eficaz. É ele que possibilitará a criação dos modelos e da automação de processos. A escolha pelo sistema de gerenciamento de processos deve ser feita cuidadosamente. O sistema é quem será responsável por uma gestão mais eficiente e poderá, de fato, contribuir com a conquista das metas da empresa. Mas, mais que um sistema, é essencial contar com a expertise de um especialista em BPM!
Este especialista pode fazer parte da sua empresa, pode ser um consultor ou um parceiro comercial. O fato é que sua experiência permitirá analisar e planejar fluxos de trabalhos, conectar com ferramentas que podem automatizar processos e definir métricas que devem ser analisadas para encontrar pontos de melhoria.
Assim como o BPM é adaptável, as etapas de trabalho do gerente de processos se adapta de uma organização para outra. De forma geral, o método de implantação é orientado por analisar a organização, modelar, executar, analisar e otimizar processos.
No entanto, a área de atuação é maior e contempla:
- a criação do projeto de gerenciamento;
- a modelagem de processos;
- a análise de processos;
- o desenho de processos;
- o gerenciamento de desempenho de processos – que medirá os processos;
- a transformação de processos – que melhora, redesenha ou faz a reengenharia de processos;
- a organização do gerenciamento de processos – a governança dos projetos
- o gerenciamento corporativo de processos – que alinha processos com a estratégia e recursos da organização.
Ferramentas utilizadas no BPM
Em seguida, conheça as principais ferramentas envolvidas na implantação do gerenciamento de processos empresariais.
Gerenciador de Tarefas e Projetos
Talvez o gerenciador de tarefas seja a ferramenta mais lembrada quando se fala de gerenciamento de processos. Mas neste ponto você já deve ter percebido que implantar o BPM na sua empresa vai além de sistematizar fluxos de trabalho. Ainda assim, ele é fundamental para operacionalizar a modelagem, a execução e a análise de atividades.
Ele é especialmente útil por tornar visível, para colaboradores e gestores, como se dá a organização do trabalho. Os formatos como Kanban, gráfico Gantt, calendário ou listas servem para isso. No entanto, é a inteligência do BPM que permitirá associar o gerenciado com os benefícios da automação de processos e integração com outros sistemas. Desse modo, torna o trabalho, realmente, mais eficiente.
Automação de processos
Ao iniciar a implantação do BPM, uma das principais análises feitas é pelos processos que podem ser automatizados. Aliando a experiência do gestor da empresa com a expertise do implantador, será possível identificar processos repetitivos de baixa complexidade realizados pelos colaboradores e que tem potencial de ser realizados por “máquinas”.
A automação de processos está intimamente ligada com a melhoria de performance do departamento e o aumento de produtividade. Ele traz a vantagem de ser medido mais objetivamente que os processos humanos. Assim, a partir dos relatórios de análise da automação, fica mais fácil encontrar gargalos dos fluxos de trabalho e propor planos de otimização de processos.
Customer relationship management (CRM)
Mais que uma plataforma de comunicação com prospects e clientes, o CRM é um importante centro operacional que pode (e deve!) ser otimizado. Processos como funil de venda, follow-ups e passagem de bastão, por exemplo, são rotinas que podem ser melhoradas. Tudo isso com um mapeamento adequado, o apoio de automações e ajustes nos fluxos de trabalho.
Comunicação Interna e intranet
O BPM não esquece do recurso humano como importante fator no desenvolvimento dos processos. Portanto, o gerenciamento de processos busca integrar ferramentas de gestão de pessoas e de comunicação interna. Desse modo, é possível reunir dados de produtividade, pontos de contato, etc. para identificar gargalos e necessidades de mudança na equipe.
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Ficou empolgado com todas as possibilidades que um bom gerenciamento de processos pode trazer para a sua empresa? Então comece a avaliar as necessidades para implantar em seu negócio. Como mostramos, o BPM é uma disciplina complexa e você vai precisar do apoio de um especialista para implantação de um gerenciamento personalizado para a sua empresa.
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