Um cronograma de projeto é um documento essencial para o sucesso das propostas dentro da sua empresa. Nele você terá informações valiosas como tarefas, as pessoas responsáveis por cada entrega e também o prazo que cada etapa tem para ser entregue.
Neste texto, iremos abordar como você pode elaborar um cronograma para um projeto específico e os principais benefícios que ele proporciona a sua equipe, como redução de custos e de lead time.
Por fim, você entenderá porque o Bitrix24 é a plataforma essencial para acompanhamento de projetos e conhecerá as soluções que a Br24 oferece para sua empresa.
Saiba o que é um cronograma de projeto
O cronograma de projeto é um documento que registra todas as tarefas determinadas no planejamento de um projeto. Além disso, ele indica quais são os prazos para cada etapa, os recursos necessários e o quão importante é cada tarefa.
O documento centraliza informações sobre prazos, atividades e recursos em um único lugar, facilitando a gestão e acompanhamento da execução do projeto. Com esses dados temos um controle minucioso do tempo, o que previne possíveis atrasos nas entregas.
Desenvolvendo um cronograma de projeto você poderá acompanhar o progresso do projeto, verificando a correlação das atividades, o que já foi entregue e como está o consumo dos recursos.
Dicas de como elaborar um cronograma de um projeto
Acompanhe abaixo dicas valiosas para você elaborar um cronograma de projeto!
Determine o escopo do projeto
A primeira etapa da criação de um cronograma de projeto é a definição do escopo que ele terá. O escopo define todas as tarefas que serão entregues até a finalização do seu projeto.
Se fossemos desenvolver um projeto de criação de um software de player de música para uma empresa, o escopo deste software seria: criaremos um site contendo 8 páginas distintas onde um usuário poderá se cadastrar e logar na plataforma, acessar músicas e álbuns e marcá-los como favoritos, seguir seus artistas preferidos, ser adicionado por outros usuários e adquirir planos de assinatura.
Desenvolva a estrutura analitica do projeto (EAP)
Para determinar qual será a estrutura analítica do projeto, devemos dividir o escopo em partes menores. Essa divisão é chamada de linha de base do escopo onde cada parte menor é um pacote de trabalho.
Considerando o exemplo do software de player de música, o EAP poderia ser:
- Tela inicial do software;
- Tela de cadastro;
- Tela de login;
- Tela de pesquisar músicas e álbuns;
- Tela de favoritos;
- Telas de artistas seguidos;
- Tela de usuários que seguem a conta;
- Tela de plano de assinatura.
Detalhe cada pacote de trabalho em tarefas
Nessa etapa é necessário especificar tarefas para cada pacote de trabalho identificado no passo anterior. Para isso é necessário que você determine tudo que precisa ser feito para que partindo do primeiro passo o projeto se desenvolva até a última etapa.
Vamos determinar as tarefas para os dois primeiros pacotes de trabalho:
| Tela inicial | Tela de cadastro |
| Logo e nome do software | Logo e nome do software |
| Link para cadastro | Botão para logar com rede social |
| Link para Login | Formulário para inscrição |
| Descrição dos planos de assinatura | Opção de receber mensagens de marketing |
| Link para suporte | Opção para aceitar compartilhar dados |
| Link para saber mais sobre a empresa | Opção de aceitar termos de uso |
| Link para as redes da empresa | Botão de se inscrever |
| Benefícios de assinar o software | Link para login |
Identificando as dependências do projeto
Dependência é uma tarefa que está impedida de ser iniciada porque depende de que outras tarefas sejam entregues. Seguindo o nosso exemplo, não podemos ter o link da tela de cadastro na tela inicial do software sem antes ter desenvolvido todos os requisitos desta tela.
Representar as etapas em fluxograma é uma opção para visualizarmos as dependências, onde podemos diferenciar as equipes ou pessoas responsáveis pela tarefa com cores distintas. As etapas de criação da tela inicial e tela de cadastro podem ser divididas em equipes, indicadas por cor:
Determine o prazo de entrega para todas as tarefas
Retorne a lista de tarefas indicadas no fluxograma anterior e estime o tempo em que cada uma deverá ser realizada. Nessa etapa você também poderá indicar se algumas delas serão realizadas em conjunto, como o exemplo da determinação dos links para as páginas de login e cadastro.
Determine a disponibilidade dos recursos
Geralmente os recursos limitantes em um projeto é a disponibilidade da sua equipe para realizar as tarefas. Organize a equipe para que todos estejam com tempo necessário para cumprir as tarefas do projeto.
No nosso exemplo estimamos que para desenvolver a logo e nome do software seria necessário cerca de 7 dias, para isso a equipe deve estar ciente e disponível para realização dessa etapa.
Porém, imprevistos podem ocorrer durante o desenvolvimento, como alterações necessárias de fontes e de cor. Assim, é recomendado que a gestão tenha uma estimativa mais alta de dias, para que o projeto seja concluído com sucesso, independente dos riscos que possam ocorrer.
Identifique os marcos
Para que o acompanhamento do andamento do seu projeto seja ainda mais assertivo, é recomendado que você identifique os marcos que ele terá ao longo do seu desenvolvimento.
Um marco é um ponto que determina onde o seu projeto está, considerando todas as tarefas que já foram entregues e também o prazo de cada uma delas. No nosso software de player de música, um marco seria a entrega da página inicial, pois como primeira página ela é importante para marcar o início da entrega do projeto.
Crie seu cronograma de projeto
Após desenvolvermos o material das etapas anteriores, estamos prontos para criar nosso cronograma de projeto. Aqui é onde veremos a representação visual de todo o projeto.
Unindo as tarefas, os marcos, as equipes responsáveis por cada entrega e também o prazo de cada uma delas.
Após finalizar seu cronograma de projeto compartilhe nas redes sociais e marque a Br24 que ficaremos muito felizes em saber que esse conteúdo foi valioso para você e sua empresa!
Principais benefícios de um cronograma de projeto
Desenvolvendo um cronograma de projeto temos diversos benefícios, como organização geral do projeto, definições claras sobre entrega e pessoa responsável, mapeamento de custos, indicação de prazos e acompanhamento claro de cada etapa.
O que torna a gestão de cada participante mais assertiva, pois o responsável pelo projeto poderá alterar a pessoa que está executando uma etapa específica de acordo com o conhecimento e disponibilidade de cada integrante.
Melhora a produtividade
Quando desenvolvemos um cronograma para nosso projeto aumentamos o foco e a produtividade das pessoas envolvidas, pois cada uma saberá quais atividades estão sob sua responsabilidade e até quando ela deverá ser entregue.
Maior gerenciamento de riscos
Acompanhando ativamente o cronograma de um projeto poderemos identificar pontos que devem ser ajustados para não impactar negativamente a entrega das tarefas. Um diferencial desse modelo de organização é a antecipação de falhas, garantindo que as tarefas não estão atrasadas nem sendo executadas na ordem errada.
Custos reduzidos
O cronograma de projeto auxilia a prever os custos totais e assim dá clareza à gestão o quanto de recursos será necessário para entregar o que foi proposto. Evitando o desperdício de recursos e a necessidade de retrabalho da equipe envolvida.
Lead time menor
O documento também poderá reduzir o lead time (tempo de execução) do seu projeto, identificando atividades críticas que são as que possuem maior impacto no tempo total do projeto. Priorizando a entrega dessas tarefas o seu lead time poderá ser otimizado.
Dicas para criar cronograma de projeto eficiente com Bitrix24
Para que seu projeto tenha sucesso é fundamental que você esteja conectado à melhor plataforma de gerenciamento de projetos do mercado, o Bitrix24. Com ele você terá acesso a diagramas de Gantt, que irá representar o seu cronograma de forma visual, facilitando o acompanhamento das entregas.
O Bitrix24 disponibiliza uma área para acompanhamento de tarefas, onde temos etapas editáveis para se adequar às necessidades da sua empresa, a pessoa responsável pela tarefa, o acompanhamento de quanto tempo aquela tarefa levou até ser concluída e a descrição da atividade que indica o que é esperado naquela entrega.
A plataforma também disponibiliza ferramentas para comunicação do time, como chats, publicações e espaço de comentários onde a equipe poderá interagir de forma eficiente, garantindo a colaboração constante e entrega de tarefas no tempo proposto.
O Bitrix24 é uma ferramenta poderosa para acompanhamento de projetos, e é necessário que sua equipe esteja devidamente treinada para utilizar a plataforma. Além disso, você deverá personalizar a plataforma de acordo com as necessidades da sua empresa e de cada projeto que está em execução.
Entenda a diferença entre planejamento vs cronograma
O planejamento é a primeira etapa que um projeto é submetido, é nela que são definidas as metas, objetivos e recursos totais para execução da entrega. Nesse momento é realizada a definição do plano do projeto que identifica os principais stakeholders, o escopo, recursos, orçamento e o mapeamento dos riscos iniciais.
Já o cronograma define as tarefas, prazos, sequência e dependências. Ele é voltado para gerir o tempo de cada entrega, para garantir que o projeto seja finalizado dentro do prazo definido. Com ele a equipe terá como acompanhar as entregas já realizadas e quanto tempo possuem para finalizar o que foi proposto.
Saiba o real propósito de um cronograma de projeto
Um cronograma de projeto é capaz de elevar o nível do processo dos seus projetos e de melhorar o funcionamento geral do seu negócio.
Mas, o real propósito de um cronograma de projeto é promover a credibilidade e a organização da sua empresa. Isso porque, se você realizar as suas ações empresariais sem um acompanhamento, estará mais suscetível a erros que podem comprometer o resultado final dos serviços ou produtos ofertados.
Por isso, o cronograma de projeto permite que você acompanhe o desenvolvimento de todas as atividades da empresa, do começo ao fim, realizando análises, criando metas e monitorando as tarefas de todos os colaboradores.
Afinal, por que é importante criar um cronograma de projeto?
Além de credibilidade e organização, ainda há muitas outras vantagens atreladas à criação de um cronograma de projeto. Confira o porquê de criar um cronograma desse tipo e comece a pensar no desenvolvimento do seu!
Ajuda a evitar atrasos nas entregas
Na maioria das vezes, as empresas deixam para monitorar os seus projetos quando o prazo já está próximo. Porém, isso é muito prejudicial, uma vez que podem haver falhas no processo que sejam irreparáveis em tão pouco tempo.
Tal situação acaba provocando atrasos consideráveis, o que pode comprometer a satisfação dos seus clientes e, consequentemente, a credibilidade do seu negócio.
Com o cronograma de projeto, esse problema é evitado. Isso porque a atividade é monitorada em todas as fases, sendo possível identificar erros e corrigi-los rapidamente, sem causar danos à conclusão do projeto. Assim, os atrasos nas entregas são evitados e os seus clientes também não são prejudicados.
Atualiza os stakeholders do projeto
Os stakeholders são as pessoas ou organizações envolvidas no projeto, sendo impactadas por, ou impactando, essas atividades. Porém, é comum que haja a mudança desses indivíduos ao longo do processo. Às vezes, os colaboradores são alterados, os fornecedores e, até mesmo, os clientes.
Então, para não deixar os stakeholders desorganizados ao longo do projeto, o cronograma de projeto também é útil para atualizá-los e mantê-los sempre em dia.
Acompanhar o progresso dos projetos
Como você pôde ver ao longo do post, o acompanhamento dos projetos é fundamental para manter a organização da empresa e dos seus serviços. Por isso, um dos principais benefícios da criação de um cronograma de projeto é justamente poder acompanhar o progresso dos projetos.
Assim, é possível avaliar os aspectos positivos que devem ser mantidos e os negativos que precisam de ajustes e correções. Com certeza, os seus resultados serão impulsionados rapidamente ao contar com o cronograma de projeto.
Define métricas mais reais e alcançáveis
Um dos principais passos para a criação de um cronograma de projeto é a definição de metas. Porém, com essa ferramenta, a intenção é que as métricas e os objetivos traçados sejam os mais reais e alcançáveis possíveis.
Dessa forma, a sua equipe se sentirá mais motivada ao longo dos projetos e terá um propósito em cada uma das suas ações. Isso é fundamental para aumentar a produtividade e melhorar os resultados do seu empreendimento.
Dicas para utilizar seu cronograma de projetos na prática
O cronograma de projetos é uma ferramenta fundamental para a sua empresa, mas, se for implementada de qualquer jeito, pode gerar mais problemas que soluções. Por isso, você precisa saber usar esse tipo de cronograma e inseri-lo em seu negócio de modo cuidadoso.
Veja algumas dicas para utilizar seu cronograma de projetos na prática:
- Prepare a sua equipe para a presença dessa ferramenta;
- Promova treinamentos e tire as dúvidas dos colaboradores quanto ao cronograma;
- Deixe claro no cronograma as atividades relativas a cada funcionário;
- Esteja fisicamente presente sempre que possível e mantenha a equipe motivada;
- Identifique todas as tarefas que fazem parte do projeto;
- Mantenha o cronograma de projetos atualizado;
- Acompanhe o desenvolvimento específico de cada uma das atividades.
Exemplo de um bom cronograma de projeto
Um cronograma de projeto não precisa ser extremamente complexo para ser eficiente. Ele pode ser mais simples do que você imagina, mas isso não significa que deva ser simplório. É preciso ter informações claras e metas muito bem definidas.
Confira um exemplo de um bom cronograma de projeto:
Saiba qual profissional cria um cronograma de projeto
Se você está interessado não apenas em criar um cronograma de projeto, mas também em trabalhar com o desenvolvimento dessa ferramenta, deve saber qual tipo de carreira e profissão deve seguir.
O profissional responsável pela criação de cronogramas de projetos é o Gerente de Projetos. Esse cargo é alcançado por quem sabe conduzir projetos com excelência e possui experiência nisso.
Para se tornar um gerente de projetos, você deve se graduar em algum curso relativo aos negócios, como administração, gestão de projetos e processos gerenciais. Em São Paulo, o salário médio desse tipo de profissional é de 11 mil reais.
Entenda se todos projetos empresariais precisam de um cronograma
Apesar de nem todo projeto empresarial ser complexo e precisar de muitas etapas para ser concluído, todos eles precisam de organização. Logo, se a organização é uma necessidade, ter um cronograma de projetos também é essencial para qualquer atividade empresarial.
Com isso, os projetos empresariais ficam organizados, atualizados, sem atrasos e com um controle eficiente ao longo de todo o desenvolvimento. Vale a pena investir um pouco de tempo e, até, capital para ter projetos mais qualificados, ágeis e tranquilos.
Tempo médio para elaboração de um cronograma de projeto
O tempo médio para elaboração de um cronograma de projeto depende da complexidade e da quantidade de tarefas de cada um deles. Então, não é possível determinar ao certo essa medida, uma vez que a criação do cronograma pode levar horas, dias e até meses.
Por isso, é importante que você avalie as etapas do seu processo minuciosamente e veja com o seu gerente de projetos o tempo estipulado para a elaboração do seu cronograma. Assim, você conseguirá estar à par do andamento e do prazo para a criação dessa ferramenta empresarial.
Br24 e Bitrix24: sistemas que potencializam a sua gestão de projetos
A Br24 além de fornecer especialistas em implementação e personalização do Bitrix24 para se adaptar às necessidades da sua empresa, também oferece serviço de integração específica que você quer utilizar em seu negócio.
Realizamos a oferta de assinaturas do Bitrix24, onde você irá escolher o plano que se adequa ao tamanho da sua empresa e as necessidades que ela possui. Somos o maior parceiro Bitrix24 da América Latina.
Temos o PowerZap que é um aplicativo para Bitrix24 que irá centralizar a comunicação que a sua empresa tem com os clientes no histórico do Bitrix24, facilitando a interação com seus clientes.
O Chat Booster, que é um bot de atendimento para clientes, que funciona 24h por dia, com ele você irá automatizar a primeira comunicação com os seus clientes e leads, podendo definir o fluxo do bot ajustado a suas necessidades específicas.
O Signature é um aplicativo de assinatura eletrônica. Com ele você poderá acompanhar em tempo real a assinatura de documentos dos seus clientes, podendo consultar o status da assinatura de cada integrante do documento, definindo o tipo de signatário e podendo escolher entre três integradores de validação de assinatura diferentes.
O Br24 Academy, que é equipado com cursos iniciantes, intermediários e avançados sobre Bitrix24, que irá preparar sua equipe para trabalhar com assertividade com a ferramenta e tirar o melhor proveito em todas as funcionalidades dela.
Aqui você também contará com atendimento ao cliente pronto para solucionar todas as suas dúvidas e problemas. Além de tudo isso você terá acesso a um time de experts em Bitrix24, focado em levar sucesso aos seus projetos e equipes.
Nossos especialistas Bitrix24 irão acompanhar seu contato com a ferramenta constantemente e estarão prontos para tirar todas as suas dúvidas. Estamos esperando por você!
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