O PMBOK é um conjunto de diretrizes, melhores práticas, terminologias e processos padronizados para o gerenciamento de projetos. Ele é publicado pelo Project Management Institute (PMI) e funciona como um guia universal para gerentes de projeto.
Se você gerencia projetos ou trabalha em uma empresa, pode estar usando o PMBOK sem nem se dar conta do que ele é (ou, quem sabe, precisando dele mais do que imagina).
Já imaginou ter em mãos um manual repleto de diretrizes, práticas recomendadas e processos padronizados que poderiam transformar a maneira como você conduz seus projetos?
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Entenda o que é o PMBOK
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge), ou “Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos”, é um guia reconhecido internacionalmente que reúne as melhores práticas e padrões para gerenciar projetos.
Não confunda: O PMBOK não é um manual com instruções passo a passo, mas sim um guia de referência. Os gerentes de projeto devem usar o conhecimento e as ferramentas apresentadas no guia para adaptar as melhores práticas às particularidades de cada projeto.
Vale lembrar que o sucesso de um projeto depende não somente do uso do PMBOK, mas também da experiência, das habilidades e da liderança do gerente de projeto e da equipe.
Importância do PMBOK
Justamente por estabelecer uma linguagem comum e um conjunto de boas práticas que facilitam a comunicação, o planejamento e a execução de projetos de qualquer porte ou área de atuação, dizer que o PMBOK é de suma importância no gerenciamento de projetos é dizer o óbvio.
O guia aumenta a eficiência, reduz riscos, melhora a comunicação entre as partes interessadas e, consequentemente, aumenta as chances de sucesso do projeto. O domínio do PMBOK também é um diferencial para profissionais da área, abrindo portas para novas oportunidades e reconhecimento no mercado de trabalho. Em suma, o PMBOK é uma ferramenta indispensável para profissionais em busca de excelência em gerenciamento de projetos.
Conheça a estrutura do PMBOK
O PMBOK organiza o gerenciamento de projetos em duas dimensões principais:
- Grupos de processos: representam as fases do ciclo de vida de um projeto;
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e controle;
- Encerramento.
- Áreas de conhecimento: representam os diferentes aspectos a serem gerenciados em um projeto:
- Gerenciamento da integração;
- Gerenciamento do escopo;
- Gerenciamento do cronograma;
- Gerenciamento dos custos;
- Gerenciamento da qualidade;
- Gerenciamento dos recursos;
- Gerenciamento das comunicações;
- Gerenciamento dos riscos;
- Gerenciamento das aquisições;
- Gerenciamento das partes interessadas.
As dez áreas de conhecimento
Cada área representa um conjunto de processos, ferramentas e técnicas que visam garantir que o projeto seja entregue dentro do prazo, orçamento e com a qualidade esperada. A seguir, conheça um pouco mais sobre cada uma delas:
- Gerenciamento da integração: Coordena todos os processos e atividades do projeto fazendo com que eles funcionem sempre de forma unificada;
- Gerenciamento do escopo: Define e controla o que está incluído e o que está excluído do projeto;
- Gerenciamento do cronograma: Define as atividades, sequencia-as, estima seus recursos e durações e desenvolve o cronograma do projeto;
- Gerenciamento dos custos: Planeja, estima, orça, financia, gerencia e controla os custos do projeto;
- Gerenciamento da qualidade: Compreende os processos e atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, de modo que o projeto atenda aos requisitos para os quais foi concebido;
- Gerenciamento dos recursos: Compreende os processos que organizam, gerenciam e lideram a equipe do projeto, além de planejar, gerenciar e controlar os recursos físicos do projeto;
- Gerenciamento das comunicações: Planeja, gerencia e controla as comunicações do projeto;
- Gerenciamento dos riscos: Compreende os processos de planejamento, identificação, análise, resposta e controle de riscos em um projeto;
- Gerenciamento das Aquisições: Compreende os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto;
- Gerenciamento das partes interessadas: Compreende os processos exigidos para identificar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactadas pelo projeto, analisar as expectativas e o impacto no projeto e desenvolver estratégias de gerenciamento para engajá-las no projeto.
Os 49 processos de gestão de projetos
Cada área de conhecimento do PMBOK conta com um conjunto de processos que descrevem as atividades a serem realizadas para gerenciar essa determinada área. No total, o PMBOK 6ª edição define 49 processos, distribuídos entre os cinco grupos de processos e as dez áreas de conhecimento.
Vale ressaltar que o PMBOK 7ª edição trouxe uma mudança em relação à 6ª edição, substituindo os processos por princípios, domínios de desempenho e modelos para entrega de valor. No entanto, a estrutura das 10 áreas de conhecimento continua sendo fundamental para a compreensão dos diferentes aspectos do gerenciamento de projetos por aqueles que utilizam o PMBOK.
Grupos de Processos
O PMBOK organiza o gerenciamento de projetos em cinco grupos de processos, que representam as diferentes fases do ciclo de vida de um projeto.
Iniciação
- Define e autoriza o projeto, determinando sua viabilidade e objetivos;
- Identifica as partes interessadas e suas expectativas;
- Desenvolve o termo de abertura do projeto, que formaliza o início do projeto.
Planejamento
- Define o escopo do projeto, detalhando os produtos, serviços ou resultados a serem entregues;
- Cria o plano de gerenciamento do projeto, que inclui todos os planos subsidiários para as diferentes áreas de conhecimento;
- Estipula o cronograma do projeto, definindo as atividades, sequenciando-as, estimando seus recursos e durações;
- Desenvolve o orçamento do projeto, estimando os custos e definindo o plano de financiamento;
- Identifica os riscos do projeto e desenvolve planos de resposta.
Execução
- Coloca em prática o plano de gerenciamento do projeto, coordenando as atividades e recursos para que os objetivos sejam atingidos;
- Gerencia a equipe do projeto, fornecendo orientação, treinamento e suporte;
- Realiza as aquisições necessárias para o projeto (compra de materiais, contratação de serviços ou aquisição de produtos);
- Gerencia as comunicações do projeto, providenciando a transmissão das informações para todas as partes interessadas.
Monitoramento e controle
- Acompanha o progresso do projeto, comparando o desempenho real com o planejado;
- Identifica e analisa desvios em relação ao plano, tomando ações corretivas quando necessário;
- Controla os custos do projeto;
- Monitora os riscos do projeto e implementa os planos de resposta quando necessário;
- Gerencia as mudanças no projeto, avaliando o impacto e implementando as mudanças aprovadas.
Encerramento
- Finaliza todas as atividades do projeto. Será que os produtos, serviços ou resultados foram entregues conforme o planejado?
- Formaliza o encerramento do projeto, obtendo a aceitação das partes interessadas e arquivando a documentação;
- Realiza a avaliação do projeto, identificando lições aprendidas e boas práticas para futuros projetos.
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Qual a influência do PMP e PMO nos projetos?
PMP (Project Management Professional) e PMO (Project Management Office) desempenham papéis diferentes, mas complementares, na influência sobre o sucesso dos projetos. O PMP, profissional certificado pelo PMI, atua na gestão individual de cada projeto, aplicando seu conhecimento e experiência para garantir o sucesso do mesmo.
Entre suas responsabilidades, estão a liderança da equipe, o planejamento, a execução e o monitoramento das atividades, o gerenciamento de riscos e o providenciamento de uma boa comunicação entre as partes interessadas. A presença de um PMP qualificado aumenta as chances de sucesso do projeto, pois ele traz consigo expertise e habilidades de liderança para lidar com os desafios.
Por outro lado, o PMO, um departamento ou escritório de gerenciamento de projetos, atua em nível organizacional, influenciando todos os projetos da empresa. A definição de padrões, metodologias e ferramentas de gestão, o fornecimento de treinamento e suporte aos gerentes de projeto, o monitoramento do portfólio de projetos e o gerenciamento de recursos compartilhados fazem parte de seus encargos.
Um PMO confiável, por sua vez, contribui para a maturidade em gerenciamento de projetos da organização, aumentando a taxa de sucesso dos projetos e otimizando o uso de recursos.
Um PMP qualificado aliado a um PMO confiável potencializa o sucesso dos projetos e contribui para o amadurecimento da organização em gestão de projetos. Falando em alianças, aliando o poder do Bitrix24 com as melhores práticas do PMBOK, a Br24 oferece uma solução completa para otimizar a gestão de projetos da sua empresa.
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