Se todo trabalho tem seus lados bons e ruins, podemos afirmar que a etapa burocrática do processo de vendas não é a melhor parte da rotina de vendas. Acima de tudo, vendedor gosta mesmo é de vender. Por isso, quando é chegado o momento do fechamento do contrato, é um Deus nos acuda: confirmação dos serviços contratados, levantamento de informações do cliente, assinaturas, envio para o financeiro, e por aí vai!
Não bastasse ser um processo lento, sujeito ao retrabalho e burocrático – um desafio para quem é bom mesmo na negociação – o tempo gasto no fechamento do contrato pode prejudicar as metas de vendas. Afinal, se os seus vendedores gastam tempo finalizando um contrato, em vez de concentrar forças em novas propostas, isso quer dizer que sua empresa pode estar perdendo vendas!
Se você já viu que a conta não está fechando na produtividade da equipe de vendas, continue a leitura porque neste artigo vamos elencar os principais ladrões de tempo no fechamento de contrato e apresentar algumas das técnicas que você pode colocar em ação para agilizar a etapa final das vendas.
Entenda o que é fechamento de contrato
O fechamento de contrato é o momento em que há a formalização de tudo que foi negociado durante um longo processo de negociação entre vendedor e comprador. Esse fechamento representa, como resultado de muita dedicação e esforço, a concretização do objetivo central de todo negócio: a venda.
Com toda certeza, o instante do fechamento de contrato é o auge do processo de venda para qualquer vendedor. Ele significa que todo o empenho valeu a pena e foi recompensado, além de mostrar que as estratégias de venda foram eficazes e assertivas.
Desafios do fechamento de contrato
Certamente a sua empresa já tem traçado todo o processo de vendas, mas as atenções ficam centradas especialmente na conversão – quando o jogo da negociação realmente acontece. Mas qual o suporte é dado para a equipe quando a venda é finalizada? Neste momento, é comum as responsabilidades se dividirem, tendendo a piorar o processo de vendas.
Recolher assinaturas, encaminhar o contrato para a equipe financeira, alimentar as informações no CRM, informar a equipe técnica que dará a atenção ao novo cliente… Ufa! Por vezes, um vendedor precisa adiar reuniões com outros prospects, porque a prioridade é dar atenção ao cliente recém conquistado.
Quando tudo acontece em um work-flow fluído, menos mal. Mas e quando o cliente não envia as informações para inclusão no contrato ou demora para retornar o contrato assinado? Novamente, o tempo que poderia ser dedicado para negociações, poderá ser gasto enviando mensagens com lembretes e verificando se as tentativas de contato foram respondidas.
Com tantos desafios, resta a dúvida: como agilizar a assinatura do contrato? Elencamos, a seguir, algumas dicas que podem ajudar você a organizar o processo de vendas da sua equipe.
Dicas para agilizar o fechamento de contrato
1. Aposte na assinatura eletrônica
Você já usa uma ferramenta de assinatura eletrônica? Caso não, termine a leitura deste artigo e providencie logo – tem opções para todos os gostos e bolsos: ClickSign, DocuSign e Do4Sign são os mais conhecidos.
Com as pessoas usando a internet para adquirir produtos e serviços, a assinatura eletrônica tornou-se primordial para fechar contratos. Os ganhos são óbvios, economia de tempo e dinheiro, sem papelada e com a mesma validade jurídica que um contrato convencional.
2. Use o CRM a seu favor
Organizar a plataforma usada no gerenciamento de vendas para recolher informações estratégicas para a construção do contrato tem dois benefícios. Por um lado, otimiza a criação do contrato e, por outro lado, aumenta o senso de responsabilidade no preenchimento correto do CRM.
3. Integrar a comunicação
Durante a negociação é comum se comunicar com o futuro cliente por vários meios: chatbot, WhatsApp, e-mail, telefone. É aí que a bagunça pode começar. Nada pior do que buscar informações em diferentes lugares. Por isso, integre todos os canais de comunicação e facilite a busca por informações, para encontrar os dados em um único lugar. Quando o contrato estiver sendo fechado, fica muito mais fácil para o vendedor acessar o histórico de comunicação!
4. Aproveitar a automação
Já pensou quanto tempo gasto verificando se o contrato foi assinado? E enviando e-mails lembrando o cliente que está aguardando assinatura para fechar a venda?
Na BR24 somos enfáticos: deixe as máquinas fazerem o serviço repetitivo e burocrático. Por isso, criamos o aplicativo eSignature que permite a assinatura dos documentos pelo próprio Bitrix24 Na sua próxima atualização, o aplicativo criará, ainda, gatilhos e regras de automação no CRM.
Aspectos que dificultam o fechamento de contrato
Existem alguns aspectos que dificultam o fechamento de contrato, fazendo com que a efetivação da venda seja postergada ou, até mesmo, cancelada. Então, para que você consiga evitar esses fatores no ambiente da sua empresa, saiba quais são os principais:
- Burocracia no atendimento e no fechamento de negócios;
- Atendimento ultrapassado e sem personalização;
- Imagem negativa da empresa, provocada pela atuação corporativa ;
- Site incompleto, desorganizado e antiquado;
- Ausência de perfil e falta de estratégias para a atuação da empresa nas redes sociais.
Bitrix24: Experimente a automação para assinatura eletrônica de graça
Se este artigo te fez pensar como as vendas podem aumentar com as nossas dicas, então não perca tempo e comece a aplicá-las ainda esta semana.
Após identificar os gaps que mais afetam a produtividade da equipe de vendas, faça um plano de ação por etapas: iniciando pelas automações, seguindo com a integração de comunicação e finalize configurando seu CRM para reunir as informações importantes para novos contratos.
Para quem já é usuário Bitrix24, tudo isso é mais fácil e intuitivo. Usando o aplicativo do eSignature é possível:
- enviar documentos automaticamente, depois o fechamento da venda;
- identificar quando as assinaturas estão concluídas;
- notificar os responsáveis e
- avançar a negociação no funil de vendas.
Além da facilidade para ativar estas funções, os clientes Bitrix24 têm 14 dias gratuitos para usar os recursos do eSignature. Experimente!
Fluxograma de Processos: benefícios, tipos, como analisar, símbolos e etapas
