Para a alegria dos pensadores visuais, o termo japonês “Kanban”, que significa “cartão visual” ou “placa visual”, representa tarefas e monitora o progresso de trabalho de uma equipe através de post-its.
Certamente, em algum momento da vida, você já usou ou ao menos ouviu falar sobre os post-its, pequenas folhas de papel adesivo reposicionável utilizadas para anotações rápidas e temporárias.
Essa é justamente a proposta do Kanban, que utiliza quadros digitais ou físicos divididos em colunas para representar as diferentes fases do processo de trabalho.
Em sua forma tradicional, a gestão é realizada por meio de post-its, contribuindo para a visualização e o acompanhamento das tarefas. O termo ‘Kanban’ em japonês se traduz como ‘cartões’ ou ‘sinais visuais’, reforçando sua essência visual de gerenciamento.
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Afinal, o que é Kanban?
Kanban é uma metodologia visual de gerenciamento de projetos que auxilia na organização e otimização do fluxo de trabalho. Essa metodologia pode ser desenvolvida dentro de um sistema visual definido em quadro em colunas de separação que permitem dividir o trabalho em segmentos ou pelo status.
Quando realizado em sistema de cartões, ele descreve o trabalho realizado dentro do processo. O Kanban permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou fluxo de trabalho.
Conheça os princípios fundamentais do Kanban
O Kanban baseia-se em três princípios fundamentais:
- Visualizar o trabalho: Um quadro Kanban, onde cartões representam tarefas, ajuda cada equipe a visualizar seus respectivos fluxos de trabalho, identificando gargalos e áreas de melhoria.
- Limitar o trabalho em progresso (WIP): Definir limites para o número de tarefas em progresso evita sobrecarga de trabalho e faz com que a equipe mantenha um ritmo sustentável (que refere-se a uma velocidade ou intensidade de trabalho que pode ser mantida de maneira consistente ao longo do tempo sem causar desgaste, exaustão ou diminuição da qualidade).
- Gerenciar o fluxo: Monitorar o progresso das tarefas e ajustar o processo conforme necessário estimula um fluxo contínuo e eficiente.
Os três princípios fundamentais do Kanban — visualizar o trabalho, limitar o trabalho em progresso (WIP) e gerenciar o fluxo — juntos, criam um sistema de gerenciamento de projetos. Quando aplicados em conjunto, esses princípios proporcionam uma série de benefícios sinérgicos que melhoram a produtividade, a qualidade do trabalho e o bem-estar da equipe.
Benefícios de aplicar o Kanban
Nada faz sucesso à toa — muito menos o Kanban.
Com essa afirmação em mente, fica fácil deduzir que o sucesso desta metodologia está ligado aos seus inúmeros benefícios para equipes e organizações. Sua abordagem visual facilita a gestão de tarefas e processos, proporcionando uma nova maneira de alcançar objetivos e melhorar a produtividade.
Melhoria na visibilidade do fluxo de trabalho
Imagine que você e toda a sua equipe tenham à disposição uma maneira de visualizar todas as tarefas em andamento, pendentes e concluídas. Isso pode ser alcançado por meio de quadros Kanban que revelam o status de cada tarefa em colunas distintas, representando diferentes fases do processo.
Essa visibilidade, além de colaborar com a identificação de gargalos, onde intervenções rápidas (se necessárias) mantêm o fluxo de trabalho constante, também foca na comunicação e na colaboração entre os membros da equipe (sempre da melhor forma possível).
Aumento da eficiência e produtividade
É limitando o trabalho em progresso (WIP) e focando em concluir tarefas antes de iniciar novas que o Kanban ajuda a equipe a manter um ritmo de trabalho saudável. Essas práticas levam a um aumento da produtividade, tendo em vista que a equipe pode se concentrar melhor nas tarefas prioritárias e reduzir o tempo ocioso ou perdido com mudanças de contexto.
Não confunda limitar com eliminar — o WIP continuará sendo realizado, mas de maneira que nenhum membro da equipe fique sobrecarregado ou confuso com as prioridades de cada tarefa.
Flexibilidade e adaptação a mudanças
O Kanban pode ser ajustado para atender às mais variadas equipes ou projetos — afinal, ele é uma metodologia adaptável, onde as tarefas podem ser adicionadas, removidas ou movidas entre colunas em questão de segundos.
Essa flexibilidade, por sua vez, faz com que as equipes possam responder a mudanças nas prioridades, requisitos do projeto ou condições de mercado (também em questão de segundos).
Redução de desperdícios
Com uma visibilidade aprimorada, é possível identificar onde os recursos estão sendo mal utilizados — e é aí que entra outro benefício importantíssimo: a redução de desperdícios.
Neste sentido, tarefas desnecessárias, duplicações de esforço e tempos de espera prolongados representam desperdícios reduzidos graças ao Kanban. A redução de desperdícios leva a uma melhor utilização dos recursos disponíveis, seja tempo, pessoal ou materiais, resultando em uma economia de custos e no aumento da eficiência operacional.
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Definição de colunas do Kanban
No Kanban, cada coluna representa uma etapa específica do processo, ajudando a equipe a gerenciar e acompanhar o progresso das tarefas de maneira ativa e visual.
To Do: tarefas a serem feitas
A coluna “To Do” reúne todas as tarefas que ainda não foram iniciadas. Essas tarefas estão aguardando para serem trabalhadas e são organizadas e priorizadas nesta coluna. Antes de começar um novo ciclo de trabalho ou sprint, todas as tarefas planejadas são colocadas na coluna “To Do”, de modo que a equipe sempre saiba exatamente o que precisa ser feito a seguir.
Doing: tarefas sendo executadas
A coluna “Doing” é onde as tarefas em andamento são colocadas — e o monitoramento das tarefas que estão sendo executadas é indispensável para que o Kanban cumpra seu principal propósito: administrar as tarefas à medida que elas avançam pelo processo. Cada tarefa nesta coluna é atribuída a um ou mais membros da equipe, e é aqui que um limite de trabalho em progresso (WIP) costuma ser aplicado para evitar sobrecarga.
Esse limite, por sua vez, é aplicado para que a equipe possa se concentrar em concluir as tarefas antes de dar início a outras, mantendo um fluxo de trabalho gerenciável e, acima de tudo, funcional.
Done: tarefas concluídas
A coluna “Done” contém todas as tarefas que foram concluídas e não requerem mais nenhuma ação. Ela não só registra o trabalho concluído, mas também dá à equipe a oportunidade de celebrar suas realizações e, em alguns casos, o final bem sucedido de um ciclo, parceria, campanha, projeto…
Antes de mover uma tarefa para a coluna “Done”, uma verificação final pode ser realizada para confirmar que todos os critérios de aceitação foram atendidos. A análise das tarefas concluídas pode fornecer dados pertinentes para relatórios de progresso e retroalimentação, ajudando a equipe a melhorar seus processos de forma contínua.
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Kanban e Bitrix24
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O CRM do Bitrix permite utilizar o Kanban para gerenciar negócios, leads e contatos, proporcionando uma visão clara do pipeline de vendas e do estágio de cada oportunidade.
Além disso, quando se trata de automação, o Kanban pode ser utilizado, no Beatriz, para visualizar e gerenciar fluxos de trabalho e processos de negócios automatizados.
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Conheça algumas desvantagens do Kanban
Apesar de suas inúmeras vantagens, o Kanban tem suas limitações. Para começar, ele depende muito da autodisciplina da equipe. Se você não seguir as práticas de gerenciamento visual de tarefas, o método pode perder sua eficácia.
Isso pode ser um problema em empresas onde os colaboradores não estão habituados a esse tipo de organização ou não estão suficientemente motivados para manter o sistema funcionando adequadamente.
Outra questão é que o Kanban não impõe prazos rigorosos. Isso significa que, para quem trabalha com datas de entrega específicas ou prazos apertados, pode haver uma sensação de falta de urgência.
A flexibilidade é uma das forças do Kanban, mas para alguns tipos de projetos, pode ser necessário combinar com outras metodologias que têm foco em prazos.
As 4 regras fundamentais do Kanban
Para garantir que o Kanban funcione da melhor maneira possível, é importante seguir quatro regras essenciais que servem como pilares para a implementação bem-sucedida dessa metodologia.
1° regra
Um dos grandes diferenciais do Kanban é que ele não exige que você comece do zero ou faça mudanças radicais no seu processo atual. Ele é adaptável a qualquer fluxo de trabalho, permitindo que você aproveite o que já está funcionando bem em sua equipe.
Ao contrário de metodologias mais estruturadas, como o Scrum, o Kanban pode ser incorporado ao que sua equipe já pratica, ajustando-se conforme o progresso. Isso facilita o início da implementação sem criar atritos ou descontinuidades no processo.
2° regra
Mudanças radicais podem desestabilizar uma equipe, gerando resistência ou até prejudicando o desempenho inicial. Por isso, o Kanban defende a aplicação de melhorias de forma gradual.
Pequenas mudanças incrementais são menos invasivas e mais simples de serem aceitas e absorvidas pela equipe. Com o tempo, essas melhorias contínuas trazem grandes avanços, sem a necessidade de reformulações.
O Kanban valoriza esse ritmo de evolução, ajustando o processo aos poucos para garantir que as melhorias realmente façam diferença.
3° regra
O Kanban não impõe papéis ou estruturas para a equipe, o que permite uma fácil adaptação ao formato que uma empresa já adota. Isso é essencial, pois muitas vezes o que já funciona bem no seu processo atual pode ser interrompido, preservando boas práticas e a experiência acumulada da equipe.
A implementação do Kanban, portanto, não interfere nas responsabilidades ou nas funções, permitindo que cada membro continue desempenhando seu papel sem grandes interferências.
4° regra
Um princípio fundamental do Kanban é que todos os membros da equipe devem ser incentivados a proporcionar melhorias e liderar mudanças, independentemente do cargo que ocupam.
Esse incentivo à liderança colaborativa gera um ambiente onde as ideias fluem de todos os lados, promovendo a evolução contínua do processo. Isso significa que, ao longo do tempo, as sugestões de melhorias podem vir para qualquer membro da equipe, o que fortalece o senso de participação e responsabilidade compartilhada.
Práticas do Kanban
Além dos princípios, o Kanban se baseia em algumas práticas fundamentais que garantem sua eficácia e a melhoria contínua dos processos de trabalho. Cada uma dessas práticas oferece um pilar para construir um fluxo de trabalho mais ágil e eficiente.
Visualizar o trabalho
O primeiro passo no Kanban é tornar o trabalho visível. Isso é feito por meio de quadros que mostram todas as tarefas e seus benefícios relevantes. Ao visualizar o processo, toda a equipe consegue acompanhar o progresso e identificar possíveis gargalos ou desafios.
Um quadro Kanban, seja físico ou digital, oferece uma visão clara e em tempo real de como as atividades estão avançando, o que facilita a priorização e a gestão do fluxo de trabalho.
Implementar o WIP
Limitar o trabalho em andamento (WIP) é uma prática no Kanban. Quando muitas tarefas estão em andamento ao mesmo tempo, há uma tendência de queda na eficiência e na qualidade.
Ao definir limites claros para quais tarefas podem estar em progresso simultaneamente, a equipe se mantém focada no que é prioritária e garante a conclusão de atividades antes de começar novas. Isso melhora o fluxo de trabalho e reduz o risco de sobrecarga.
Gerenciar o fluxo
Uma vez que o trabalho fica visível e o WIP é controlado, o próximo passo é gerenciar o fluxo de tarefas. O objetivo aqui é garantir que as atividades fluam de maneira contínua e equilibrada entre as etapas do processo.
Monitorar e ajustar o fluxo ajuda a identificar gargalos, além de reduzir o tempo que uma tarefa leva para ser concluída. Essa prática garante que o trabalho seja entregue dentro do prazo e com a qualidade esperada.
Tornar as políticas explícitas
No Kanban, as políticas que orientam o trabalho devem ser claras e bem definidas para todos. Isso inclui critérios para mover tarefas de uma fase para outra, definições de prioridade e padrões de qualidade.
Ao tornar essas políticas explícitas, a equipe tem um entendimento comum sobre como o trabalho deve fluir, o que evita confusões e garante que todos sigam as mesmas diretrizes.
Ciclos de feedback
Para garantir a melhoria contínua, é importante implementar ciclos de feedback regulares. Isso inclui tanto o feedback dos clientes sobre o produto final quanto o feedback da própria equipe sobre o processo de trabalho.
Essas revisões constantes permitem ajustes necessários e revisões para a otimização do Kanban. Ciclos de feedback promovem um ambiente de aprendizado constante e colaboração, ajudando a equipe a refinar suas práticas ao longo do tempo.
Melhorar colaborativamente
A melhoria contínua é um dos alicerces do Kanban. Esse método incentiva as equipes a buscarem constantemente formas de aprimorar o processo de trabalho de maneira colaborativa. Experimentar novas abordagens e evoluir o processo é essencial para manter o desempenho e a eficiência. Para atender às demandas específicas de um projeto pode ser necessário incluir outras metodologias como o Scrum, por exemplo.
Com essas práticas, o Kanban se torna uma ferramenta para melhorar a gestão de tarefas, reduzir desperdícios e otimizar a entrega de valor.
É uma metodologia que capacita sua equipe a trabalhar de forma mais eficiente e, ao mesmo tempo, mais autônoma, permitindo que cada membro contribua ativamente para o sucesso do projeto.
