A automação de processos é um passo importante para toda empresa que busca otimizar o dia a dia de sua operação, usando a tecnologia a seu favor. Ela torna operacional um procedimento antes executado de forma manual, utilizando a integração de sistemas e dados.
Ela pode ser aplicada de várias formas, contribuindo com negócios de todos os portes e segmentos de mercado. Isso se dá pelo fato de que transforma tarefas repetitivas e manuais em uma operação automática e otimizada.
Com isso, você reduz tempo e custo, aumenta a produtividade do negócio, além de minimizar falhas. Tudo isso através de softwares e sistemas que dão apoio a diversas atividades. Afinal de contas, quem não quer diminuir gargalos operacionais e ineficiências do seu negócio, não é mesmo? Assim, sobra mais tempo para investir em estratégias e inovações! Se você não conhece o tema, continue lendo o artigo e saiba o que é automação, quais seus benefícios e principais tipos.
Entenda o que é automação de processos
Automatizar é a ação de transformar um processo manual, o mais independente possível da interação humana. Isto é, converter uma ação que já existe e, a partir disso, utilizar a tecnologia a favor para melhorias e otimizações e assim minimizar falhas.
Atualmente, a automação é uma realidade na rotina de empresas que buscam produtividade e eficiência. Esta é uma estratégia de otimização para determinadas atividades de um negócio e pode ser usada em diversas frentes e setores. Ela garante que os métodos de trabalho sejam mais fáceis, reduzindo assim a necessidade de tarefas manuais e repetitivas, por exemplo.
Para entender como funciona na prática, imagine uma empresa que vende roupas em um e-commerce. Se todas as vezes que um produto é comprado, um colaborador precisar enviar um e-mail manual de confirmação do pedido, ou mesmo registrar em sistema cada compra efetuada, o trabalho será muito maior do que precisaria, certo?
Isso acarreta em uma série de processos manuais que podem ser evitados, o que impacta desde o colaborador que gastará tempo e energia com tarefas morosas, até o cliente final, que poderá receber informações (ou o produto) com atraso.Este processo se repetiria muitas vezes ao dia, de forma consecutiva e cíclica, o que resultaria em colaboradores cansados e com maior probabilidade de perder dados importantes ou passar alguma informação errada.
Com a automação de processos, não importa quantas vendas aconteçam, as informações serão enviadas de forma automática e tudo fica registrado no sistema da empresa. Empresas, de um modo geral, precisam manter um controle contínuo e ágil sobre seus produtos ou serviços, logística, volume de vendas, relacionamento com os clientes e indicadores financeiros. Por isso, contar com a automação de processos torna-se fundamental!
Principais objetivos da automação de processos
Como a automação de processos tem se tornado cada vez mais frequente nas empresas, é normal que surja a pergunta: quais são os objetivos dessa prática? Bem, a resposta para esse questionamento é um tanto quanto simples e objetiva.
A automação de processos foca em aprimorar o andamento do fluxo de trabalho, com o objetivo de otimizar tempo, aumentar a produtividade empresarial e melhorar os resultados gerais da companhia.
Conheça os tipos de automação de processos
Como a automação de processos é aplicada de inúmeras formas em uma empresa, ela é classificada por tipos. Assim, cada um desses grupos atua de um modo diferente, a depender dos seus objetivos específicos. Dessa maneira, cada companhia pode escolher qual tipo combina mais com suas necessidades e interesses. Conheça os tipos de automação de processos:
- Chatbots → programas de computador que interagem com os clientes via chat e em tempo real;
- Scripts → instruções pré-escritas que podem ser executadas para automatizar tarefas;
- Unidade de Resposta Audível (URA) → bot que responde perguntas por meio de áudios;
- Robotic Process Automation (RPA) → automação de processos por meio de softwares robóticos;
- Business Process Management Systems (BPMS) → sistemas que permitem que haja a automação e o gerenciamento de processos empresariais;
- Hiperautomação → uso combinado de diversos tipos de ferramentas para automatizar processos.
Saiba como funciona a automação de processos
Como vimos, a automação é feita através de softwares e sistemas utilizados por organizações para gerenciar sua operação.
A automatização de processos faz a coleta, análise e armazenamento de dados e permite a extração de informações para monitoramento e geração de relatórios, o que impacta na tomada de decisão.
Ela é necessária para centralizar dados e evitar ruídos de comunicação, garantindo que todos os setores da empresa estejam integrados, sem contar a padronização das tarefas que precisam ser realizadas.
No marketing, por exemplo, usar automação é fundamental para garantir a eficácia nas ações para alcançar resultados de forma mais rápida e assertiva. Vemos isso no envio de e-mails, programação de publicações em redes sociais, geração de cadastros em formulários e muito mais.
A automação tem como objetivo evitar atrasos em diversas atividades e fazer com que qualquer erro seja evitado.
Entenda como a automatização de processo reduz os custos
Os custos de uma empresa são enormes e devem ser reduzidos ao máximo, para que os lucros aumentem e sejam mais satisfatórios. O que talvez você não saiba é que a automação de processos pode auxiliar na diminuição desses gastos.
É completamente normal que, ao longo da cadeia produtiva, haja gargalos e erros não identificados pelos funcionários. Então, ao automatizar parte das tarefas, a tecnologia da automação é capaz de torná-las mais precisas, reduzindo a existência de falhas e, também, identificando-as com maior rapidez.
A automação de processos também permite que a sua empresa necessite de um menor número de colaboradores, o que diminui bastante os custos. Como algumas atividades passam a ser feitas automaticamente, é possível reduzir a mão de obra ou, até mesmo, direcioná-la a outras tarefas mais produtivas e importantes.
Além disso, a automação de processos consegue eliminar etapas da linha de produção. Muitas vezes, algumas fases são complexas demais ou não são tão importantes, e o sistema de automação é capaz de reconhecer isso e retirá-las. Assim, os custos com materiais e condições de funcionamento são altamente reduzidos!
Dicas de como aplicar a automatização de processo nas vendas
Como você pôde observar, a automação de processos pode ser muito benéfica para o funcionamento da sua empresa. Desenvolver processos automatizados no setor de vendas pode significar um alcance real de suas metas comerciais.
Então, confira algumas dicas de como fazer isso:
- Mapeie os processos de venda;
- Defina os objetivos que deseja alcançar com a automatização;
- Conheça os seus clientes, a sua persona e a jornada de compra de cada um deles;
- Organize as etapas do processo de vendas;
- Escolha um bom software e aplique o sistema de automação de processos;
- Monitore os seus resultados;
- Realize ajustes caso seja necessário.
Saiba quais processos podem ser automatizados
A automação pode ser utilizada de diversas formas, em várias funções e qualquer segmento. Veja abaixo alguns exemplos de processos que podem ser automatizados:
- Marketing: com plataformas de automação, é possível criar campanhas de captação e retenção de leads e fazer o envio de e-mails automáticos, e, ainda, fazer a curadoria da base de leads.
- Atendimento: melhore a eficácia e tempo de atendimento com seus leads e clientes, automatizando ações na jornada do comprador. Assim, você oferece mais agilidade e diminui o tempo de espera para ser atendido, por exemplo.
- Vendas: utilizando ferramentas que dispensam o contato com humanos, como chatbots, por exemplo, é possível otimizar as vendas e fazer uma pré-qualificação dos leads que chegam, enviando ao comercial somente leads quentes.
- Gestão de estoque: faça o gerenciamento do seu estoque de forma automática, assim, vendedores (ou até mesmo clientes, no caso de e-commerce) terão acesso em tempo real do que está disponível.
- Gestão financeira: garanta mais segurança, agilidade e assertividade no controle dos pagamentos, recebimentos, emissão de notas fiscais e boletos, automatizando todos esses processos de acordo com a jornada do cliente.
- Relacionamento e satisfação do cliente: o pós-venda é tão importante quanto a venda em si! Para garantir uma melhor experiência com sua empresa, você pode enviar e-mails automáticos ensinando como utilizar o produto ou serviço comprado e deixar um canal aberto para resolução de dúvidas, melhorando o relacionamento com o cliente. Você também pode enviar pesquisas de NPS automaticamente após uma compra.
- Relatórios: facilite o monitoramento de indicadores, extraindo dados de forma automática através de dashboards personalizados para visualização de informações em tempo real.
É preciso analisar como utilizar cada uma das opções de forma mais adequada e de acordo com a estratégia da empresa, para assim garantir um resultado positivo quando aplicado ao negócio.
Principais benefícios da automação de processos
Processos manuais demandam muito tempo, um tempo que um negócio poderia estar dedicando a algo mais produtivo ou estratégico, principalmente porque processos repetitivos e manuais tomam grande parte da rotina de uma empresa.
A automação de processos garante um fluxo de trabalho organizado e traz benefícios para a rotina de todos na empresa, a curto e longo prazo.
Veja a seguir os principais benefícios em usar a automação de processos nas empresas:
Facilita o trabalho interno
Ao automatizar determinadas ações, os colaboradores acabam economizando tempo e conseguem realizar atividades mais importantes. Isso aumenta o nível de motivação das pessoas e facilita o trabalho interno, que passa a ser executado de forma mais produtiva.
Padronização de processos
Processos automatizados garantem uma maior padronização das ações. Atividades feitas manualmente, tem maior risco de erros. Isto é, ao padronizar processos, eles acontecem sempre da mesma maneira e de forma contínua, colaborando para mais qualidade, controle e resultados melhores.
Com isso, fica fácil estabelecer um padrão de qualidade, e assim mantê-lo com mais eficiência.
Ganho na transparência
A automação traz mais transparência aos processos através de informações organizadas e centralizadas. Assim, gestores conseguem ter uma visão mais ampla das operações a tarefas, contando com uma gestão mais segura e eficiente.
Tomada de decisão mais assertiva
Com processos automatizados, as tomadas de decisão são mais rápidas e assertivas, pois se baseiam em dados e indicadores mais precisos. Quando gestores tomam decisões baseadas em dados e não suposições, as chances de encontrar oportunidades melhores no momento certo aumentam exponencialmente. Isso impacta no crescimento e escalabilidade do negócio.
Centralização de informações
Com dados coletados em tempo real e de forma automática, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar. Isso facilita o acesso aos dados por todos os setores da empresa, e facilita a consulta de informações a qualquer momento. Assim, a automação ajuda a reduzir erros e problemas relacionados a falhas de comunicação, por exemplo.
Redução de custos
Todo negócio tem como meta a redução de custos. E a automação é uma ferramenta excelente para isso, já que diminui custos com infraestrutura, já que, a empresa pode contar com soluções e ferramentas que apoiam os processos.
A economia também ocorre pois processos automatizados reduzem o tempo de execução de tarefas, desta forma, é possível direcionar os colaboradores para outras funções mais estratégicas, que contribuirão com o crescimento do negócio.
Promove a integração de áreas
Uma boa automação é capaz de mapear todas as atividades da empresa, identificando ineficiências e desperdícios, o que permite realizar correções e centralizar processos. Isto promove uma melhor integração entre setores da empresa, através de uma comunicação unificada, ajudando todos a exercer suas tarefas da melhor forma.
Viabiliza um acompanhamento preciso
A automação permite a padronização de tarefas e processos, o que ajuda a ter um acompanhamento mais preciso. Qualquer colaborador que tenha acesso ao sistema pode acompanhar o andamento dos processos e atividades, e, a partir disso, exercer suas funções com mais eficiência.
Otimiza o tempo e mantém o foco no que é estratégico
Com softwares de automação, o tempo para realizar tarefas é reduzido, já que podem facilmente ser executadas pelo sistema. Isso facilita para manter o foco no que é mais estratégico para o negócio, já que esta ação melhora o fluxo das tarefas e permite que colaboradores direcionem suas atividades em ações focadas no crescimento do negócio.
Maior clareza sobre qual processo vai automatizar
Processos automatizados e organizados permitem o aperfeiçoamento constante das tarefas. Isso porque, a automação torna mais fácil para os gestores realizar alterações nos processos, agilizar ações e incorporar novas tecnologias. Tudo isso agrega para o negócio um ciclo de constante avaliação e melhoria contínua.
Monitoramento dos resultados alcançados
Por coletar dados e ter informações centralizadas, a automação torna possível monitorar em tempo real os resultados dos esforços de todas as ações realizadas. Isso se dá através do acompanhamento de métricas e geração de relatórios, o que ajuda a trazer mais clareza e precisão na tomada de decisão.
Entenda o que é o sistema de BPMS
O BPMS, cuja sigla representa Business Process Management System (ou Suite), que, em português, significa Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, é um sistema que tem como objetivo a gestão inteligente dos processos.
Ou seja, ele consiste em um conjunto de softwares que definem, modelam, executam, monitoram e melhoram os processos de negócio de maneira integrada e automatizada.
Esse sistema integra todos os aplicativos, bancos de dados, colaboradores e softwares necessários para os processos de uma empresa.
Assim, é possível criar e personalizar fluxos de trabalhos, identificar gargalos, monitorar os processos empresariais e melhorá-los sempre que possível. Então, em resumo, o BPMS visa aumentar a qualidade, eficiência e produtividade das companhias!
Dicas de como colocar a automatização de processos em prática
Para colocar a automatização de processos em prática, é preciso fazer um planejamento completo, definindo quais objetivos devem ser alcançados através dela. Este é o primeiro passo para mudar e melhorar processos na empresa.
Organize tudo da melhor forma, e lembre-se de alinhar as mudanças com seus colaboradores, que são as pessoas responsáveis por colocar tudo em prática. Também é importante contar com bons softwares para ajudar a colocar em prática tudo o que foi planejado, integrando todas as áreas do negócio.
Busque entender também qual o melhor sistema para sua empresa: seria um CRM, que integra todo o processo de vendas? Ou ainda, a gestão de Tarefas e Projetos, ou tudo isso junto? Indiferente de qual deles você escolher, você pode utilizar o Bitrix24 como ferramenta. Ela oferece soluções completas para um negócio, diminuindo a necessidade de diversos softwares e evitando investimentos desnecessários.
Com a plataforma, é possível automatizar diversos processos, desde o marketing até o pós-venda. Aqui na Br24 nós somos especialistas Bitrix24 e podemos te ajudar a implementar a ferramenta em sua operação. Por sermos a primeira parceira da plataforma na América Latina autorizada a emitir certificados oficiais, nós gostamos de passar nosso conhecimento de forma facilitada para você, através de cursos especiais.
Se você quer aprender a aumentar a produtividade do seu time, acelerar vendas e reduzir custos com as automações da plataforma, você precisa conhecer o Curso de Automação de Processos no Bitrix24. Acesse o link para saber mais. Ficou com dúvidas sobre a plataforma ou quer falar com um de nossos especialistas? Então preencha o formulário abaixo e aguarde o nosso contato.
Afinal, como sei que minha empresa precisa de automatização?
Até aqui, já ficou claro que a automatização consegue proporcionar diversas vantagens para um negócio. Mas, como saber se a sua empresa precisa, de fato, de automatizar processos?
Há inúmeros sinais que mostram essa necessidade. Confira os principais:
- Os custos estão muito altos e não param de aumentar;
- A falta de comunicação interna e externa está frequente;
- Você observa melhorias que poderiam ser feitas;
- Os funcionários estão sobrecarregados, cansados e desmotivados;
- A satisfação dos clientes está muito baixa.
Entenda como o CRM Bitrix24 te ajuda na automatização de processos
O CRM Bitrix24 é uma plataforma de gestão e colaboração incrível que auxilia em diversas tarefas, tornando o trabalho entre equipes mais dinâmico, prático e produtivo. Descubra, logo abaixo, como o CRM Bitrix24 te ajuda na automação de processos em diversos setores.
Vendas
O setor de vendas tem o potencial de manter uma empresa sólida e financeiramente saudável. É por isso que você deve tentar, ao máximo, acelerá-las e aumentá-las no seu empreendimento.
O CRM Bitrix24 te ajuda a fazer isso, uma vez que possibilita a automatização do funil de vendas, a partir de regras e gatilhos. Ou seja, essa ferramenta monitora a jornada do cliente e permite que você entenda a quantidade de leads que a sua empresa possui, quantos negócios estão em andamento e precisam de maior atenção, e quantas vendas já foram concluídas.
Marketing
O marketing é a alma do negócio. Isso é o que muitas pessoas dizem, e a frase está um tanto quanto correta! Sem as propagandas e os anúncios, dificilmente uma empresa consegue aumentar o número de clientes, já que os seus produtos e serviços não chegam até o público-alvo e não são amplamente divulgados.
Pensando nisso, se você quer impulsionar o marketing do seu negócio e obter resultados melhores através da automatização dessa área, o CRM Bitrix24 pode te ajudar bastante.
Com esse recurso tecnológico, você pode criar um e-mail marketing e desenvolver campanhas on-line. Além disso, é possível utilizar os robôs do Bitrix24 para enviar notificações e mensagens aos clientes, o que colabora muito para o marketing!
Atendimento
O contato com o cliente é um aspecto empresarial que deve ser sempre monitorado, aperfeiçoado e levado a sério. Muitas vezes, o atendimento é o momento crucial para que um cliente seja atraído ou repelido da sua loja. É por isso que esse quesito deve ser cuidado com bastante atenção.
Se o atendimento do seu negócio é demorado e ineficiente, você perderá um número bem considerável de vendas. Então, para solucionar isso, dá para usar a automação do CRM do Bitrix24! Com a plataforma, você consegue integrar aplicativos, utilizar bate-papo ao vivo, usar bots automáticos e acelerar e aumentar a qualidade do atendimento do seu empreendimento.
Administrativo
Uma empresa que preza pelo seu sucesso e qualidade precisa contar com uma excelente administração. Ela é a base de tudo, permitindo que todas as outras áreas do negócio se mantenham em pleno funcionamento. Mas, muitas vezes, por ter que lidar com muitos processos complexos e cheios de etapas, ela pode perder parte da sua eficiência e agilidade.
Assim, se precisa manter o seu setor administrativo funcionando com qualidade, você pode contar com o CRM Bitrix24 para ajudar na automação de processos. Com ele, é possível gerenciar leads e negócios, automatizar fluxos de trabalho, monitorar equipes, gerenciar contatos e automatizar os processos de negócios e vendas.
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