Se você gerencia uma equipe, seja ela comercial ou não, com toda a certeza acompanha métricas-chave e prepara relatórios como parte fundamental da sua rotina.
Embora alguns profissionais ainda incorporem essa responsabilidade como mera formalidade, atualmente é quase que indiscutível que aqueles que optam por uma abordagem orientada por dados e que documentam os resultados, são capazes de tomar as melhores decisões em um curto espaço de tempo – habilidade especialmente necessária em um mundo cada vez mais volátil, incerto, complexo e ambíguo.
Sabendo que a análise de dados está presente no DNA das empresas de resultados, a plataforma Bitrix24 oferece recursos de relatórios em tempo real, que cruzam diferentes informações inseridas na ferramenta e organizam elas visualmente para empoderar os gestores de diferentes áreas.
Continue lendo este artigo para saber como equipes de marketing, vendas, operações, finanças, projetos e até mesmo recursos humanos, podem aproveitar os relatórios do Bitrix24 para identificar riscos e oportunidades de crescimento.
O que você precisa saber sobre os relatórios do Bitrix24
Praticamente todas as informações presentes dentro do Bitrix24 podem ser convertidas em relatório, desde os tradicionais relatórios de vendas até o tempo que cada funcionário leva para executar uma única tarefa.
Dessa forma, podemos dizer que o Bitrix24 torna possível visualizar com facilidade dados tanto comerciais quanto de performance individual dos colaboradores.
Claro que você não precisa utilizar todos eles em sua análise – e nem recomendamos – mas, dependendo do seu objetivo ou do problema que você precisa resolver, eles podem orientar muito bem questões como:
- Será que preciso contratar mais pessoas ou melhorar meu processo?
- Qual vendedor está colaborando mais para alcançar a meta?
- O que está impedindo a produtividade da minha equipe?
- Quais negociações preciso conquistar ainda esta semana para estar dentro da meta?
- De onde estão vindos os leads mais qualificados?
- Por que meu projeto está em atraso?
Para isso você pode fazer uso dos relatórios padrões ou customizar seu próprio relatório, fazendo uso de campos e dos diferentes filtros disponíveis na ferramenta.
? LEIA TAMBÉM: Assistente de Relatórios do Bitrix24
Confira alguns relatórios que você pode extrair da ferramenta:
1) Relatórios de Despesas
Todo projeto possui uma previsão de orçamento, mas nem sempre as coisas ocorrem como o esperado. Nesse momento o importante é manter um registro de tudo que for despesa extra.
Para isso, o Bitrix24 permite que os colaboradores solicitem orçamento para gastos diretamente pela plataforma, que depois ficam listados para conferência:
Fonte: Bitrix24.com
Essa é uma ótima forma de saber se o dinheiro está sendo bem utilizado e também prever gastos semelhantes no seu próximo planejamento.
? Clique aqui para ver um passo a passo de como funciona o recurso Relatórios de Despesas do Bitrix24.
2) Relatórios Comerciais
Toda a parte que envolve o Bitrix24.CRM conta com uma ferramenta especial: o CRM Analytics. Nele é possível acessar os seguintes relatórios em tempo real:
Análise de Leads
Aqui é possível verificar quantos leads estão parados em cada etapa do seu funil, além de informações detalhadas como o valor de todos eles, o tempo médio que eles estão ali e a taxa de conversão entre uma etapa e outra.
Fonte: Bitrix24.com
Logo abaixo da análise do seu funil, você também tem o Desempenho do Funcionário. Aqui ficam listados todos os colaboradores que estão atrelados a um lead, assim como a quantidade total de leads trabalhados por ele no período que você definir.
Você também tem informações como taxa de conversão, leads perdidos e descartados.
Fonte: Bitrix24.com
Análise de Vendas
Da mesma forma que a Análise de Leads, você terá dados sobre o avanço das oportunidades no funil até que elas sejam convertidas em negócios, assim como o Desempenho dos Funcionários. Como você pode ver na imagem a seguir, além dos negócios também dá para acompanhar os leads que estão na pipeline e os negócios já anteriores.
Fonte: Bitrix24.com
Ainda na parte de Análise de Vendas, você terá o Relatório de Tendência, que mostra quando as vendas aumentaram ou diminuíram em um período específico – muito útil para variações sazonais. Clique aqui para saber mais sobre as Tendências de Vendas.
Fonte: Bitrix24.com
E por último, a Análise de Vendas também tem a Comparação de Períodos, que como o próprio nome já diz, permite que você compare períodos distintos da sua pipeline de negócios.
Performance de Funcionário
Essa é uma ferramenta bem interessante para quem quer entender o desempenho dos vendedores.
Em Performance do Funcionário você pode visualizar rapidamente como está o ranking da equipe, ou seja, quais colaboradores estão tendo o melhor desempenho dentro do período ou pipeline que você deseja analisar.
Além do gráfico, como mostrado na imagem abaixo, você tem dados detalhados para cada vendedor, como: Negócios em Progresso, Total de Ganhos, Média de Negócios no período que você escolher e a taxa de conversão.
Fonte: Bitrix24.com
Clientes mais Rentáveis
Provavelmente em algum momento você precisará entender qual o perfil dos clientes mais rentáveis para a sua empresa. Isso ajudará, por exemplo, na sua estratégia de atração de leads qualificados.
Para isso, o Bitrix24 disponibiliza um relatório com os clientes que possuem maior valor em compras de produtos ou serviços da sua empresa.
Além do gráfico inicial, você tem dados como o Total de Negócios Trabalhados, os Ganhos, o Valor e a taxa de conversão.
Fonte: Bitrix24.com
3) Relatórios de ROI
Ainda em Análise CRM temos o Sales Intelligence, que tem a premissa um pouco diferente dos relatórios que falamos até agora.
Nele, você terá um cálculo facilitado do seu ROI (Retorno Sobre Investimento), ou seja, o Bitrix24 vai reunir quanto dinheiro a sua empresa investiu em publicidade e o quanto isso refletiu nos negócios ganhos.
Com o Sales Intelligence você ainda pode:
- Calcular o CAC (Custo de Aquisição de Cliente);
- Reunir em um só lugar o relatório de desempenho de vários canais utilizados nas suas ações de marketing;
- Entender o retorno de cada canal individualmente e redistribuir o investimento para aquele que é mais lucrativo;
- Rastrear a Jornada do Cliente: qual link ele clicou, por quais etapas passou no Funil de Negócios e qual produto ele acabou comprando.
Fonte: Bitrix24.com
Na parte inferior do relatório, você consegue visualizar um resumo dos canais conectados – sejam eles digitais ou físicos – e a quantidade de Leads/Negócios originados por cada um deles dentro de um período específico.
Fonte: Bitrix24.com
? Clique aqui para saber em detalhes como conectar seus canais e utilizar os recursos de análise do Sales Intelligence.
4) Relatórios de Tempo e Trabalho
Para um gestor é fundamental acompanhar diariamente o que está sendo trabalhado pela equipe. No entanto, esse pode ser um trabalho penoso e com sério risco de micro-gerenciamento.
Pensando em facilitar essa questão, o Bitrix24 possui um sistema que chama de Relatório de Trabalho.
Basicamente é um documento que centraliza o que cada colaborador fez no período e quanto tempo ele levou em cada tarefa.
Fonte: Bitrix24.com
? Clique aqui para descobrir como configurar corretamente esse recurso no seu Bitrix24.
5) Relatórios de Eficiência do Funcionário
Outro relatório que auxilia bastante os gestores é o Relatório de Eficiência. Diferente do Relatório de Trabalho – que traz em detalhes como foi o dia, semana ou mês do colaborador -, o Relatório de Eficiência oferece uma métrica de produtividade, que é resultado de um cálculo entre as tarefas totais atribuídas ao funcionário, as tarefas concluídas e as tarefas com objeção (atrasadas).
Enquanto o colaborador acompanha a própria eficiência dessa forma:
Fonte: Bitrix24.com
O gestor tem um resumo de toda a equipe como na seguinte imagem:
Fonte: Bitrix24.com
6)Relatórios de Atendimento ao Cliente
O módulo de Contact Center, onde você pode centralizar a área de atendimento em apenas uma ferramenta, também tem seu relatório interativo. Com ele você pode:
- Analisar a eficiência de cada canal – incluindo o WhatsApp;
- Acompanhar o desempenho de cada um dos operadores;
- Ter em tempo real a taxa de satisfação dos clientes;
- A quantidade total de mensagens recebidas em cada canal;
- O tempo médio de espera;
- Entre outros dados que você pode editar para completar o relatório padrão.
Fonte: Bitrix24.com
E se você tiver entre os operadores um Chat Bot especial para Canais Abertos do Bitrix24, também é possível metrificar o desempenho dele por meio desses relatório e assim, saber se o investimento na ferramenta está valendo a pena.
? Clique aqui para saber mais sobre as Estatísticas de Conversa do Contact Center.
Bônus: Relatório de Vendas por WhatsApp
Além de calcular a eficiência no atendimento, você também pode ter um relatório de vendas por WhatsApp. Este recurso não está disponível nativamente no Bitrix24, mas é possível instalar o PowerZAP WhatsApp API, que além de recursos como manter o Histórico de Conversas no CRM, também oferece um relatório por período, onde você pode verificar:
- Quantidade de leads e negócios gerados pelo WhatsApp;
- Faturamento total por este canal;
- Ticket Médio do WhatsApp;
- Acompanhamento dos negócios: ganhos, em andamento e perdidos.
Fonte: Aplicativo PowerZAP WhatsApp API, exclusivo para Bitrix24
Análise de dados do Bitrix24 em Ferramentas de BI
Até aqui vimos os vários relatórios que o Bitrix24 disponibiliza para análise na própria plataforma. No entanto, se a sua empresa já tem maturidade suficiente em dados, aqui vai uma boa notícia: é possível analisar as informações contidas na sua conta Bitrix24 em qualquer ferramenta de Business Intelligence, como Power BI, Google Data Studio, entre outras.
Para isso basta exportar os dados de cada entidade – Leads, Negócios, Contatos, etc – e importar para sua ferramenta de BI favorita.
Até pouco tempo atrás, esse processo precisava ser feito manualmente pelos usuários, mas com o lançamento do aplicativo Data Connector, todo o trabalho de exportar e importar planilhas de dados pode ser automatizado.
Bitrix24: Uma ferramenta verdadeiramente data-driven
Como você pode ter percebido, o Bitrix24 é a ferramenta ideal para quem busca desenvolver uma visão Data-Driven capaz de guiar toda a decisão do negócio, seja em termos de faturamento ou produtividade.
A variedade de relatórios e a possibilidade de personalizá-los conforme a necessidade do gestor, permite que cada área utilize da sua forma, porém com a vantagem de usufruírem da mesma fonte de dados: o Bitrix24 e qualquer evento gerado dentro da plataforma.
Verifique se o seu plano Bitrix24 contempla os relatórios comentados neste artigo ou entre em contato com nossa equipe de especialistas para contratar uma licença capaz de empoderar sua empresa para conquistar resultados orientados por dados.
Entenda mais sobre o que é Bitrix24!
Saiba mais sobre o Ideal Customer Profile
