Redução de custos nas empresas em tempos de pandemia e crise

Mesmo antes de superar a pandemia, teremos que lidar com uma crise econômica em escala mundial. Confira algumas estratégias de redução de custos nas empresas para sobreviver ao cenário futuro - e nada animador.

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A pandemia do covid-19 tem sido um desafio em escala global. Mesmo países que estão no topo da lista dos mais desenvolvidos estão enfrentando dificuldades. Medidas como a quarentena e o isolamento social estão sendo impostas para  “achatar a curva” de transmissão e têm sido apontadas como as melhores práticas.

Você sabe de tudo isso. Você tem acompanhado diariamente as notícias, não consegue encontrar álcool em gel nas farmácias e talvez esteja lendo este artigo enquanto trabalha remotamente.

Se por um lado existe a preocupação com a vida das pessoas, por outro há inquietação na economia.

Embora ainda não seja possível prever com exatidão os efeitos da pandemia, os especialistas já falam de bons anos de recessão e recuperação econômica pela frente. 

Existe o grande medo de que algumas empresas não sobrevivam, principalmente micro, pequenas e médias. Isso porque esses negócios dependem de uma série de fatores, entre eles a circulação de moeda e o hábitos do consumidor, que na situação atual estão sendo evitados: eventos, viagens, idas à academia, aulas presenciais, etc. 

A quarentena tem levantado uma série de discussões do que seria o ideal: priorizar a saúde das pessoas ou a economia para evitar uma futura crise econômica mundial?

Neste artigo não vamos dar uma resposta para isso, mas vamos mostrar com responsabilidade que talvez exista um equilíbrio entre cuidar da saúde dos seus colaboradores, encontrar oportunidades criativas e desbravar estratégias de redução de custos.

O importante nesse momento é se informar, manter as pessoas seguras e evitar que o medo conduza a tomada de decisão do seu negócio. Vamos lá?

Trabalho Remoto não é mais uma opção

Nas últimas semanas você deve ter sido impactado por uma série de conteúdos sobre trabalho remoto. 

Talvez você não tenha percebido, mas a maioria desses conteúdos, se antes da pandemia tinham o objetivo de mostrar os prós e contras do home office, agora se propõem a relatar e explicar “como fazer”.

Sabe o que isso significa? Que o home office não é mais uma opção para muitas empresas.

Empresas que não tinham isso estruturado precisaram criar planos de contenção de última hora, realizar investimentos que não estavam no planejamento financeiro anual e, ainda estão encontrando dificuldades na adaptação dos colaboradores ao modelo de escritório digital.

As empresas que antes não consideravam a cultura do home office como uma opção, seja por falta de interesse, priorização de investimento em estrutura ou ainda desconfiança nos colaboradores, a partir de agora vão precisar se adequar ao modelo para continuarem vendendo, seja qual for a crise que virá pela frente. É praticamente um caminho sem volta.

Em casos mais sérios, algumas diante da falta de tempo e estrutura, optaram pela demissão de funcionários, mas será que esse é o melhor momento para fazer isso?

Onde as empresas podem cortar gastos diante de crises econômicas?

Como comentado anteriormente, o medo não pode ser o tomador de decisões da sua empresa. Antes de adotar medidas drásticas como demitir seus colaboradores, saiba que é preciso identificar oportunidades de redução de custos mais eficazes.

Para isso, faça um levantamento de todos os recursos físicos do seu escritório, eventos internos, viagens para reuniões e softwares contratados. Depois, priorize aquilo que é essencial e separe o que for dispensável. Converse com os líderes dos departamentos para que eles ajudem a tomar essa decisão, afinal, eles são as pessoas com mais clareza a respeito disso e estarão dispostos a ajudar nesse momento de retenção de gastos.

Envolva também os demais colaboradores para que eles sugiram outras ferramentas ou formas de realizar as mesmas tarefas sem custos. Isso também será importante para entenderem o propósito – às vezes as pessoas são realmente apegadas aos recursos que utilizam.

Alguns softwares possuem multas de cancelamento, que devem ser avaliadas: pagar a multa ainda é mais vantajoso do que continuar com o serviço? Algumas vezes sim, então é questão de pesar o que faz mais sentido para a saúde financeira da sua empresa.

Apenas empresas que se renovam e promovem a criatividade em momentos de crise, conseguem sobreviver às mudanças nessa escala. Veja algumas ações que podem ajudar seu negócio nesse momento:

A importância de manter seus colaboradores

Em momentos de crise é comum que os empreendedores busquem cortar gastos fixos e acabem olhando para o quadro de colaboradores. 

No entanto, esta pode não ser a decisão mais sábia, pois mais do que nunca é agora que eles podem ajudar para que o seu negócio continue andando, mesmo que a passos lentos – mas saiba, que a previsão é que toda a economia siga assim pós-pandemia. Então é melhor seguir o ritmo do que parar, certo?

Então, antes de colocar em risco a qualidade de vida dos seus colaboradores e também a recuperação da sua empresa, tente encontrar outras formas para reduzir os custos, por exemplo, nas ferramentas e softwares usados para auxiliar o trabalho.

Estratégias de redução de custos na infraestrutura

É normal que ao longo do tempo e com o crescimento da empresa, sejam adotadas  diferentes ferramentas, seja por necessidade ou gosto pessoal dos envolvidos. 

Pagar por muitas ferramentas, integradas ou não, podia parecer bom antes da crise. Afinal, a ferramenta “a” faz a mesma coisa que a “b”, mas a “b” é muito boa para isso e a “a” para aquilo. Sem falar que o departamento de vendas prefere uma solução e o marketing outra. Aquela eterna briga.

Isso talvez perca força dentro das organizações. A área de TI terá que fazer cortes e buscar por soluções multipotenciais fará mais sentido do que nunca. Pode parecer ruim em um primeiro momento, mas faz todo o sentido em termos de estratégia de sobrevivência:

  • O corte de ferramentas pode representar uma economia tremenda para o negócio;
  • Todos os funcionários estarão alinhados na mesma plataforma, podendo extinguir barreiras de comunicação que nem haviam sido mapeadas;
  • Os processos terão que ser revistos e poderão se tornar ainda mais eficientes do que anteriormente;

Outro lugar que você pode rever seus custos, além de plataformas de tecnologia usadas no back office, por exemplo, são os canais de comunicação com os seus clientes.

Hoje em dia existem soluções de telefonia empresarial na nuvem com baixo custo benefício e que ainda podem ser integradas ao seu CRM. Quer ter uma comunicação mais próxima, porque não usar o WhatsApp para vender mais?

Para empresas que não podem contratar mais pessoas ou estão com o quadro defasado, mas precisam ampliar o número de atendimento e vendas, talvez seja interessante apostar em um chatbot, capaz de estar 24h disponível para aproveitar todas as oportunidades que chegam pelo seu site, redes sociais e até mesmo pelo whatsapp. A adesão ao chatbot inclusive já ganhou vários adeptos no mundo todo durante a quarentena.

Além disso, rever as ferramentas pode trazer a oportunidade de identificar softwares que são pagos mensalmente, mas que não tem impacto real para o negócio ou que não são usados por ninguém da empresa.

Parece estranho, mas muitas vezes alguns funcionários acabam saindo, ninguém mais domina aquela ferramenta e por falta de aviso, o departamento financeira continua pagando as mensalidades. Será que você também não tem gastos com ferramentas fantasmas?

Se te derem limão, faça uma limonada… no seu home office.

Lembra do home office forçado para empresas despreparadas? Ele pode ser uma oportunidade de redução de custos no seu escritório físico, por exemplo, energia, papel, água, café e outros recursos que podem ser economizados.

Algumas empresas, por exemplo, alugam várias salas comerciais. E se metade da sua operação ficar home office e a outra metade presencial? E ainda: será que o seu negócio tem necessidade de ter uma sede fixa ou pode trabalhar 100% remoto, alugando salas e espaços em co-working para eventos e reuniões esporádicas. 

Lembrando que isso tudo não precisa ser para sempre, mas poderão fazer uma grande diferença na redução de gastos não essenciais para focar na força da sua empresa: as pessoas.

“Empresas ruins são destruídas pelas crises. Empresas boas sobrevivem. Empresas excelentes são aprimoradas por elas” Andrew Grove (Criador da metodologia OKR)

Se você está buscando por uma solução capaz de ajudar nos desafios citados neste artigo, venha conhecer Bitrix24: uma plataforma com mais de 35 ferramentas capazes de unir toda a sua empresa, alinhando pessoas, processos e comunicação, seja ela interna ou com os seus clientes por meio de CRM com automações, chat, telefonia, rede social corporativa, chamada em vídeo para até 8 pessoas, gestão de tarefas e projetos e muito mais.

Por essa característica, Bitrix24 colabora para que o trabalho remoto aconteça com transparência, sabendo quando e como seus colaboradores estão trabalhando. Tudo isso sem precisar pagar preços exorbitantes por cada usuário, como alguns plataformas costumam negociar.

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Crises econômicas mudam sociedades, mas eventualmente acabam passando. Continue acompanhando nosso conteúdo e fique seguro no seu home office. #StaySafe

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