Você já ouviu falar sobre Fluxograma de processos? Essa é uma poderosa ferramenta que pode transformar a rotina da sua equipe. Um grande problema que pode atrapalhar todo o funcionamento de uma empresa é a falta de processos definidos.
A desorganização e a ausência de etapas estabelecidas para a realização de tarefas pode ser um empecilho para o fluxo de entregas e causar perda de tempo e até mesmo prejuízos.
Sua equipe está passando por isso? Então, saiba que uma simples atitude pode facilitar o dia a dia e ajudar a organizar melhor as tarefas rotineiras. Quer saber mais? Continue lendo esse artigo.
Entenda o que é Fluxograma de Processos e para que serve
Um fluxograma de processos é uma ferramenta visual que representa graficamente as etapas de um processo ou fluxo de trabalho.
Ele descreve cada parte, decisões, atividades e resultados de um processo específico e é utilizado para ajudar as empresas a entender e melhorar seus sistemas internos, tornando-os mais eficientes e eficazes.
O objetivo é documentar e visualizar cada atividade, identificar problemas e gargalos no fluxo de trabalho, analisar em detalhes, identificar pontos de melhoria e desenvolver estratégias para melhorar a qualidade do processo.
Fluxograma de processos: Importância para empresa
O fluxograma de processos é importante para uma empresa por diversos motivos. Ele permite identificar problemas e ineficiências, ajudando a tomar medidas corretivas para melhorar e agilizar as ações internas da empresa.
Além disso, é uma ferramenta útil para a comunicação, permitindo que todos os envolvidos compreendam visualmente as etapas e atividades envolvidas em cada operação.
É também importante para a gestão da qualidade, pois ajuda a identificar pontos de melhoria e oportunidades para otimização, permitindo que a empresa implemente soluções para aumentar a qualidade e eficiência.
Dicas de quando usar o Fluxograma
O Fluxograma de processos é uma ferramenta versátil que pode ser usada em várias situações. Ele pode ser usado para documentar processos existentes, ajudando a empresa a identificar áreas que precisam de melhorias.
O fluxograma também pode ser usado para identificar problemas em um processo, como aberturas e outras questões que afetam a eficiência e eficácia da entrega.
Além disso, também é útil para planejar uma nova forma de operar, permitindo que a empresa visualize as etapas e atividades necessárias para concluir um novo projeto ou tarefa.
Finalmente, o fluxograma de processos também pode ser usado para comunicar e ensinar as atividades da empresa a outros funcionários, garantindo que todos envolvidos compreendam visualmente as etapas e atividades envolvidas.
Exemplos de fluxograma de processos
Existem muitos exemplos de fluxograma de processos em diferentes áreas de uma empresa. Alguns dos exemplos mais comuns incluem:
Gestão de incidentes ITIL
A gestão de incidentes é uma atividade recorrente da área de TI e envolve uma série de etapas.
Um fluxograma de processo para a gestão de incidentes pode incluir etapas como a identificação do incidente, a abertura do registro de incidente, a investigação e análise da causa raiz, a implementação de uma solução e a finalização do incidente. Desse modo, é possível padronizar o processo e facilitar na hora de executá-lo.
Processo de vendas
O processo de vendas envolve várias etapas, desde a prospecção de clientes até o fechamento de vendas. Um fluxograma para otimizar esse tipo de processo pode incluir etapas como a prospecção, qualificação de leads, apresentação de propostas, negociação e fechamento da venda.
Processo de compras
Essa é uma ação que envolve a aquisição de produtos e serviços para uma empresa.
Um fluxograma de processo para compras pode incluir etapas como a identificação da necessidade de compra, a seleção de fornecedores, a negociação de termos e condições, a emissão do pedido de compra e o recebimento e inspeção dos produtos ou serviços adquiridos.
Solicitação de materiais
Um fluxograma de processo para a solicitação de materiais pode incluir etapas como a identificação da necessidade de materiais, a elaboração de uma solicitação de materiais, a aprovação da solicitação, a emissão de um pedido de compra e o recebimento e distribuição dos materiais adquiridos.
Melhoria contínua
A melhoria contínua consiste na identificação e implementação de melhorias em um processo existente.
Um fluxograma com a finalidade de padronizar essa ação, pode incluir etapas como a identificação de oportunidades de melhoria, a análise dos problemas existentes, a definição de objetivos de melhoria, a implementação de soluções e a monitorização contínua para garantir que as melhorias sejam sustentadas.
Como classificar o fluxograma de processos
Existem dois tipos principais de fluxogramas de processos, e, se quer utilizá-los na sua empresa, você precisa saber como classificá-los. O primeiro deles é o Fluxograma Linear, e ele visa apresentar como determinado processo começa e termina. Ele também exibe o passo a passo de atividades e as tomadas de decisão ocorridas ao longo do processo.
Já o segundo tipo é o Fluxograma Funcional também mostra como os processos começam e terminam, o passo a passo das atividades e as tomadas de decisão. Porém, junto a isso, essa categoria sinaliza e integra os responsáveis por cada tarefa.
Dicas de fluxograma de processo online grátis
Muitas empresas têm vontade de fazer fluxogramas de processo, mas, por estarem no início do empreendimento, acabam não tendo recursos financeiros suficientes para investir nesse quesito.
Apesar de ter diversas opções ao longo do post, é necessário atender às necessidades desse público, com possibilidades de fluxograma de processo especificamente gratuitas. Se o seu negócio se encaixa no perfil descrito, não se preocupe, pois há muitas alternativas.
Confira algumas dicas:
- Bitrix24;
- yED;
- Draw.io;
- CalligraFlow;
- Dia;
- ClickCharts Diagram;
- Diagram Designer;
- OpenOffice.org Draw;
- Pencil;
- Diagram Ring.
Entenda o que é Fluxograma de Processo de Produção
O Fluxograma de Processo de Produção é um modo utilizado pelas empresas para realizar a gestão e a organização de todas as etapas da produção. Isso é feito para tornar as fases produtivas mais eficientes, organizadas e monitoradas.
Assim, os gestores dos negócios conseguem visualizar todo o processo de produção, descobrindo o que está de acordo com as expectativas e o que deve ser aperfeiçoado ou corrigido. Dessa maneira, o fluxograma serve como um guia para a gestão dos empreendimentos, o que melhora a performance geral do negócio.
Entenda a diferença de um Organograma e Fluxograma
É comum as pessoas confundirem esses dois conceitos. No entanto, vamos explicar melhor as diferenças que caracterizam cada um.
Enquanto um organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma organização, mostrando as unidades organizacionais e as relações entre elas, um fluxograma é uma representação gráfica de um processo, mostrando as etapas sequenciais e as decisões tomadas em cada uma delas.
Um fluxograma é composto por símbolos padronizados e é utilizado para entender e documentar um processo de negócios ou um fluxo de trabalho.
Em resumo, a principal diferença entre as duas ferramentas é que o organograma mostra a estrutura organizacional de uma empresa, enquanto o fluxograma mostra um processo ou fluxo de trabalho.
Dicas de como desenhar um fluxo de processo
Desenhar um fluxograma de processo pode parecer uma tarefa complexa, mas com algumas dicas simples, é possível criar um fluxo claro e fácil de entender:
Identifique o objetivo do processo
Antes de começar a desenhar o fluxograma, é importante ter uma compreensão clara do objetivo do processo. O que você está tentando alcançar com esse processo? Quais são as metas e resultados desejados? Essas informações ajudarão a orientar o desenho do fluxograma.
Identifique as etapas do processo
Com o objetivo em mente, comece a identificar as etapas do processo, desde o início até o fim. Essas etapas devem ser claras e específicas, para que o fluxograma possa representar com precisão o processo.
Identifique as conexões entre as etapas
À medida que você identifica as etapas do processo, é importante também identificar as conexões entre elas. Como as etapas se conectam e se relacionam umas com as outras?
Essas conexões ajudarão a criar um fluxograma mais completo e preciso.
Use símbolos padronizados
Existem vários símbolos padrão que são usados em fluxogramas de processos para representar diferentes tipos de etapas e conexões. Usar símbolos padronizados ajuda a tornar o fluxograma mais fácil de entender e permite que outras pessoas possam interpretá-lo corretamente.
Mantenha o fluxograma simples
É importante manter o fluxograma o mais simples possível, sem muitos detalhes ou informações desnecessárias. Isso torna mais fácil para as pessoas entenderem o fluxo do processo e identificarem problemas ou áreas para melhorias.
Principais tipos de fluxograma de processo
Há guatro tipos de fluxogramas de processo. Abaixo, nós separamos cada um deles e explicamos suas principais aplicações.
Diagrama de Blocos
O Diagrama de Blocos é o tipo de fluxograma mais simples, sem envolver pontos de decisão. Ele consiste em representações gráficas e geométricas capazes de representar a estrutura e a sequência lógica dos algoritmos de diversos programas computacionais.
Esse modelo de fluxograma é bastante utilizado para a visualização de sistemas e suas interações internas. Ele é ideal para se ter uma visão geral dos componentes, das entradas, das saídas e das relações de um sistema.
Assim, o Diagrama de Blocos é um excelente fluxograma de processos, possibilitando um ponto de vista mais amplo e claro, o que facilita a tomada de decisões e a observação dos aspectos que precisam de melhorias.
Fluxograma de processo simples
Sendo bem parecido com o Diagrama de Blocos, o Fluxograma de Processo Simples é mais um dos principais tipos dessa ferramenta digital. Ele tem o mesmo objetivo que o Diagrama, mas com uma diferença sutil: inclui pontos de decisão.
Dessa forma, ao longo da sequência lógica do processo, há momentos em que escolhas precisam ser feitas, e cada uma delas direcionarão e guiarão o restante do fluxograma e as respostas encontradas nele.
Fluxograma de Processos Linear
O fluxograma de processos linear é utilizado quando os processos desenhados são criados de forma mais sistemática. Ou seja, quando o processo é mais simples e padronizado. Alguns especialistas também o chamam de fluxograma de processos simples.
Esse modelo de fluxograma de processo visa representar um modelo sequencial que vai do início ao fim, utilizando símbolos padronizados para descrever cada etapa. De modo geral, ele é de mais fácil compreensão.
Fluxograma de processo funcional
O fluxograma de processo funcional é um modelo utilizado para desenhar propostas de processos mais complexos. É muito utilizado, por exemplo, quando os processos são desmembrados em diferentes times ou áreas.
Esse modelo relaciona as funções de uma forma não linear. É utilizado, por exemplo, quando uma atividade começa em um setor e termina em outro, ou quando as funções se convergem. Esse modelo permite fluxos mais robustos e dá mais margem para a inserção de melhorias no meio do processo.
Dicas de como analisar um fluxograma de processo
Nós separamos algumas dicas de como analisar um fluxograma de processos. Confira:
- Faça uma primeira leitura mais superficial, sem se atentar tanto a cada um dos detalhes, para se familiarizar mais facilmente com as etapas;
- Siga a sequência descrita no fluxo, mesmo que ele seja no modelo funcional;
- Analise o tipo de fluxograma de processo, se ele é linear ou funcional, para saber o tipo de abordagem que você deve avaliar;
- Analise cada etapa dos processos e se precisar, revise novamente;
- Certifique-se que cada responsável seja identificado com facilidade;
- Perceba se há gargalos no seu fluxograma de processo;
- Verifique se o fluxograma segue um padrão e se ele está claro para o restante dos envolvidos.
Com essas dicas, sua análise com certeza será muito mais efetiva.
Fluxograma de processos: benefícios para sua empresa
Implementar essa metodologia na sua empresa pode trazer vários benefícios para o dia a dia do seu negócio. Confira a seguir algumas dessas vantagens.
Ajuda a eliminar falhas
Para evitar falhas em um negócio, é muito importante que a análise dos dados seja feita, refeita, supervisionada e frequente. E é nesse ponto que o fluxograma de processos atua.
Afinal, ele deixa de forma muito mais clara as etapas dos processos, bem como os responsáveis por cada uma. E tudo isso de forma otimizada, uma vez que as informações são condensadas e seguem um desenho que facilita o entendimento dos processos.
Reduzir o tempo gasto em tarefas
Por falar em otimização, o fluxograma de processos reduz o tempo gasto em tarefas. Acompanhar as tarefas utilizando um fluxograma assim permite que você identifique gargalos antes deles acontecerem, bem como antecipar e deixar alerta os responsáveis pelas próximas etapas.
Diminui custos
Essa redução de tempo e de falhas nos processos acarretam em menos custos na realização dos processos da sua empresa.
Isso ocorre porque o fluxograma faz com que os processos sejam mais eficientes, exija muito menos esforço humano para refazer as tarefas e torna, assim, os processos muito mais econômicos.
Melhora a eficiência
Os três pontos anteriores levantados evidenciam como o fluxograma de processo melhora a eficiência da sua equipe. A própria forma com que se desenha um fluxograma, dando um panorama geral muito mais visual para quem o utiliza, faz com que a sua equipe trabalhe de forma mais eficiente.
O fluxograma de processo deixa claro o caminho que o negócio irá tomar, comandado por quem e após qual etapa finalizada. Isso de forma simples e de fácil entendimento.
Permite mudanças contínuas e oportunas
Ao longo do texto, falamos sobre a identificação de gargalos. Essa é uma vantagem da utilização de fluxograma de processo. Redesenhar tal fluxograma é possível e o caminho mais fácil para identificar se mudanças oportunas devem acontecer é através da própria análise do fluxograma.
Por isso, é importante que o fluxograma seja revisitado com frequência e durante todas as etapas dos processos. Não se esqueça de mantê-lo também atualizado e acessível para todos que necessitem consultá-lo.
Aumenta a satisfação de clientes e funcionários
Um fluxograma de processos aumenta a satisfação de clientes e funcionários ao permitir a identificação de oportunidades de melhoria no processo, mudanças oportunas e a sua implementação.
Isso resulta em uma experiência mais eficiente e satisfatória para os clientes e uma maior organização (e menos burocracia) aos seus colaboradores.
Determina se os processos são eficientes
É no acompanhamento do fluxograma de processo que você pode identificar com mais facilidade se os processos estão funcionando, se a sua equipe tem trabalhado ativamente e se o prazo é válido.
Além disso, identifica se são necessárias melhorias. Isso tudo faz com que fique muito mais claro se os processos mais eficientes.
Facilita a manutenção de padrões e consistência
O fluxograma de processos facilita a manutenção de padrões e consistência, uma vez que ele é desenhado pensando no processo como um todo, com um início e um fim.
Para quem gosta de trabalhar de forma mais metódica (e sabemos que nos negócios isso muitas vezes é mais que necessário), o fluxograma de processos é um excelente instrumento por isso.
A visão facilitada que ele oferece, bem como ser uma ferramenta que apesar de personalizável, segue um modelo mais padronizado, traz uma maior consistência na hora de realizar etapa por etapa.
Otimize as vendas com o fluxograma de processos
O fluxograma de processos é uma ferramenta bastante útil para o gerenciamento da sua empresa. Inclusive, ele possibilita a otimização das vendas, uma vez que permite o controle e a visualização de todos os processos do negócio. Assim, é possível desenvolver uma visão estratégica e sistêmica para o seu empreendimento.
Dessa maneira, você pode otimizar as suas vendas ao monitorar os processos, identificar e solucionar rapidamente gargalos e falhas, observar padrões de trabalho e avaliar outras possibilidades de processos. Com isso, a atuação do seu negócio fica cada vez mais assertiva, aumentando a chance de concluir vendas.
Dicas de sites para fazer fluxogramas online
O fluxograma online é uma ferramenta muito funcional para empresas, independentemente do ramo de atuação delas. Se quer fazer fluxogramas online, mas não sabe onde fazer, fique tranquilo, pois você descobrirá agora. Confira algumas dicas de sites para fazer fluxogramas online e escolha o que mais te agradar:
- Creately;
- Canva;
- HEFLO!;
- Draw.io;
- Lucidchart;
- Dia;
- Bizagi Modeler;
- MindMeister;
- Coggle;
- Funnelytics.
Principais erros cometidos na elaboração de Fluxograma de Processos
Apesar de ser muito funcional, o fluxograma de processos às vezes é feito de maneira equivocada. Veja quais são os principais erros cometidos na elaboração dessa ferramenta, para que evite cometê-los e tenha os melhores resultados:
- Colorir o fluxograma sem estabelecer um critério;
- Construir loops infinitos;
- Utilizar caixa de processo para qualquer tipo de atividade;
- Não conectar as tarefas ao longo do fluxograma.
Fluxograma de processos: uma ferramenta poderosa
Como você pode perceber, o fluxograma de processos é uma ferramenta valiosa para as empresas de todos os tamanhos e setores.
Ele é amplamente utilizado em diversas áreas, como engenharia, negócios, saúde e tecnologia da informação. Sua implementação é simples e rápida, podendo ser criado com uma variedade de ferramentas, desde papel e lápis até softwares especializados.
Somos a maior parceira da Plataforma Bitrix24 da América Latina, com um time altamente qualificado para te ajudar a implantar as soluções da ferramenta. Fale com a nossa equipe agora mesmo!
Melhores softwares para elaboração de um fluxograma de processo
Como você pôde perceber ao longo desse conteúdo, ter um fluxograma de processos é muito útil em várias situações. Para que ele seja elaborado corretamente, você precisa contar com boas ferramentas, visando a praticidade, a eficiência e a otimização de tempo.
Alguns dos melhores softwares para a construção de um fluxograma de processo já foram mencionados no decorrer do texto, mas, entre eles, há aqueles que são mais utilizados. Por isso, confira mais informações acerca dos principais programas para elaborar um fluxograma de qualidade!
Edraw Max
Diagramas de rede, organogramas, plantas baixas, mapas mentais, gráficos e, claro, fluxogramas. Essas são algumas diagramações possíveis de serem feitas no Edraw Max, que está entre os melhores softwares desenvolvidos para esse tipo de serviço.
Nessa plataforma, você e sua equipe conseguem visualizar todas as etapas dos processos empresariais, escolhendo os recursos gráficos mais apropriados para cada uma delas. A interface do Edraw Max é organizada, intuitiva e limpa, então é super fácil utilizá-lo para desenvolver o seu fluxograma de processos.
O Edraw Max possui versões gratuitas e pró, sendo permitido experimentar as últimas gratuitamente por 15 dias.
Lucidchart
O Lucidchart é uma plataforma e um aplicativo especializado na criação de diagramações. Uma característica muito positiva desse software é que, nele, é possível que várias equipes de uma empresa colaborem e interajam entre si para chegar a resultados mais satisfatórios para o coletivo.
Além de ter diversos tipos de diagramas, essa ferramenta permite que os usuários utilizem modelos prontos e aprendam como utilizar e criar essas representações gráficas. Caso queira testá-lo, o Lucidchart disponibiliza uma versão gratuita. Mas, as modalidades pagas oferecem um leque bem maior de possibilidades.
Draw.io
Se estava à procura de um criador de fluxograma de processos e diagramas em geral que fosse grátis, o Draw.io pode ser uma boa solução. Os seus benefícios vão muito além do fato dele ser gratuito.
Um dos principais é que ele não precisa de nenhum download para ser acessado, bastando entrar no site. Fora isso, os elementos do software são separados por categorias, a plataforma pode ser traduzida para o português, dá para fazer sobreposições, salvar os trabalhos e muito mais.
Bizagi Modeler
O Bizagi Modeler é uma plataforma que permite que as empresas criem e armazenem processos de negócios. A partir de diagramas e fluxograma de processos feitos no Bizagi Modeler, você conseguirá ter maior transparência interna no seu empreendimento, gerenciar a equipe de maneira mais eficiente e promover a colaboração entre os seus funcionários.
Essa ferramenta é um excelente auxílio no processo de gestão e organização empresarial. Assim como as outras apresentadas, ela permite o controle dos projetos e das atividades de um negócio, o que é fundamental para os empresários que querem se destacar em seu nicho de atuação.
Canva
Sem dúvidas, o Canva é um software de design gráfico sensacional. Ele serve para diversos contextos, tanto pessoais quanto profissionais. Nele, dá para elaborar posts para redes sociais, slides, revistas, fluxogramas, vídeos, cartazes e muitos outros recursos visuais.
O melhor de tudo é que a sua versão gratuita oferece ótimas ferramentas, então o Canva consegue ser extremamente útil até mesmo para quem não pode investir em programas de fluxograma de processos pagos. Porém, se você tiver condições de adquirir a modalidade premium, tenha a certeza de que terá recursos de alta qualidade para a criação dos seus diagramas.
Gliffy
Seguindo com os principais softwares para a elaboração de fluxograma de processos, o Gliffy é mais uma ótima opção. Ele possibilita a criação de diagramas com praticidade, oferece modelos prontos e permite o compartilhamento dos trabalhos criados.
Outro aspecto bastante interessante é que, no Gliffy, é possível realizar colaborações em tempo real. Assim, a sua equipe poderá criar e editar fluxogramas de modo coletivo.
Cacoo
Cacoo é um software que também possibilita a criação colaborativa de fluxogramas. Nele, seu time empresarial pode ter acesso a várias funcionalidades: edições em tempo real, videochamadas, bate-papo, modelos prontos, histórico das versões dos diagramas e muito mais.
Se quiser experimentar o funcionamento do Cacoo, a plataforma disponibiliza seus serviços gratuitamente por 30 dias.
SmartDraw
Concorrente do Windows Visio, o SmartDraw é um programa computacional muito bom para a elaboração de organogramas, calendários, diagramas, cronogramas e fluxogramas. Ele foi desenvolvido para facilitar a criação desses recursos gráficos, o que é excelente para quem não possui muitas habilidades tecnológicas.
Assim, seu funcionamento é bem prático, sendo acessível para diversos tipos de usuários. Isso é ótimo para empresas, já que grande parte dos colaboradores poderão utilizar a plataforma e elaborar fluxogramas. Infelizmente, o SmartDraw não tem uma versão gratuita. Então, caso queira adquirir os seus serviços, terá que optar por planos (individuais e para equipes) pagos, que possuem preços anuais variados.
Conheça as etapas e símbolos do fluxograma de processos
Devido à importância do fluxograma de processos, é fundamental que você saiba reconhecer todos os seus símbolos e domine todas as suas etapas, do início ao fim. Assim, você conseguirá desfrutar dessa ferramenta ao máximo, sem ter que enfrentar nenhum tipo de dificuldade em sua utilização.
Por esse motivo, conheça, agora, as etapas e os símbolos do fluxograma de processos!
Início/fim
O símbolo de “início e fim” é realmente auto-explicativo. Ele indica em qual ponto o processo se inicia e em qual ele termina. Qualquer fluxograma, independentemente do seu nível de complexidade, precisa ter um início/fim bem definido.
Assim, todo mundo que visualizá-lo saberá exatamente quais são os pontos de início e fim da representação dos processos empresariais.
Processo
O símbolo de “processo” é muito frequente nos fluxogramas de processos, já que eles indicam, literalmente, as etapas dos projetos empresariais e revelam aquilo que deve ser feito ao longo do desenvolvimento da tarefa.
Alguns exemplos do uso do símbolo “processo” são: “separar produto”; “fazer pedido de matéria-prima junto ao fornecedor”; “contatar cliente”.
Decisão
A “decisão” é uma etapa do fluxograma de processos em que o processo empresarial pode seguir por dois caminhos distintos. Para escolher qual deles deve ser seguido, você precisa tomar uma decisão, a depender do contexto.
Um exemplo disso é a proposta de um serviço ou produto para um cliente. Ela pode ou não ser aceita, e os próximos passos do processo dependem dessa resposta. Se o consumidor aceitar, você pode dar prosseguimento à produção do produto ou à execução do serviço. Se ele recusar, é necessário enviar uma contraproposta e tentar convencê-lo a efetivar a compra.
Fluxo
O símbolo de “fluxo” é utilizado para representar a sequência em que as ações devem ser feitas, para que o resultado final seja o esperado. De modo geral, esse símbolo não gera muitas dúvidas, já que é bastante intuitivo, por ser uma seta. E, quando vemos uma seta, é comum que a associemos a continuidade, ordem e fluxo.
Vale lembrar que nenhum símbolo deve ser colocado no seu fluxograma de processos sem estar conectado a outro por meio de uma seta de fluxo. Ela é fundamental para ordenar a representação do seu projeto empresarial.
Processo pré-definido
O “processo pré-definido” é um símbolo utilizado para se referir a uma etapa que já foi usada, previamente, em um outro fluxograma. Como ela pode ser encontrada em duas representações, pode causar confusões no momento da visualização macro.
Assim, para não parecer que essa etapa é algo distinto da observada em outro fluxograma, o símbolo “processo pré-definido” entra em ação!
Operação manual
O símbolo “operação manual” consiste em uma indicação de alguma tarefa que só pode ser executada manualmente. No caso de fábricas, por exemplo, uma situação de operação manual é o desligamento de determinados maquinários.
Alguns deles só param de executar suas funções quando um colaborador aciona o botão de “pausar/parar”. Dessa forma, não é possível realizar tal ação de maneira remota ou digital, e o símbolo “operação manual” deixa isso bem esclarecido no fluxograma de processos.
Documento
Toda vez que um documento é gerado ao longo do processo empresarial, o símbolo “documento” aparecerá. Ele sinaliza que contratos, propostas, relatórios e muitos outros arquivos foram produzidos.
Além disso, os símbolos “documento” podem ser utilizados em sobreposição, para estabelecer um agrupamento de documentos gerados em uma mesma etapa do processo.
Espera
Em alguns pontos do fluxograma de processos, há a necessidade de esperar um período de tempo para dar prosseguimento às tarefas do projeto. Isso porque determinadas etapas não podem ser iniciadas antes das antecessoras serem concluídas.
Há situações em que uma fase demora um pouco mais para ser finalizada. Um exemplo disso é quando ela precisa esperar a resposta de um cliente ou a chegada de alguma matéria prima.
Nesses casos, o símbolo de “espera” é utilizado, indicando uma pausa no processo por algum motivo importante e específico.
Conector
O conector é um símbolo bastante semelhante à seta de fluxo. Ele serve para, como o próprio nome diz, conectar um ponto a outro no fluxograma de processos. Até aí, você deve estar pensando: por que não usar a seta para isso?
É aí que está a diferença entre o conector e a seta de fluxo! Enquanto a seta conecta pontos próximos entre si, o conector liga etapas que estão muito distantes uma da outra.
Nesses casos, o uso da seta não é adequado, pois deixaria o fluxograma confuso e visualmente poluído. Então, o conector simplifica esse tipo de conexão e deixa o fluxograma mais organizado!
Saiba o que é um fluxograma multifuncional
Um fluxograma multifuncional é aquele que envolve tarefas feitas por diversos setores da empresa, agrupando-as em um mesmo projeto geral. Ele é excelente para esse tipo de processo, uma vez que consegue organizar as suas etapas em faixas, separando-as de acordo com o departamento ou o colaborador responsável por cada uma delas.
Assim, o fluxograma multifuncional é muito útil para intensificar a organização empresarial e facilitar a visualização dos processos para os mais variados departamentos envolvidos. Desse modo, até as áreas de atuação que não possuem muito contato entre si conseguem estar cientes do andamento dos projetos da empresa!
Diferença de um diagrama de processo
Uma dúvida muito comum relativa ao fluxograma de processo é quanto a diferença entre ele e o diagrama de processo. Primeiro de tudo, é necessário entender o conceito de diagrama, que é uma ferramenta utilizada para otimizar processos visuais, representando a sequência de tarefas/atividades.
Apesar de ser muito parecido com o fluxograma, a diferença de complexidade é um fator muito expressivo. Enquanto o fluxograma de processo é construído de informações detalhadas sobre os processos e as etapas que os compõem, o diagrama é bem mais simplório, tendo uma estrutura padrão e focando apenas na sequência das tarefas, sem considerar os detalhes.
De modo geral, o diagrama é mais resumido, enquanto o fluxograma tende a ser mais completo e aprofundado.
Entenda como a Br24 otimiza um fluxograma de processo
Um fluxograma de processo é uma excelente representação dos projetos empresariais e, como você pôde observar, serve justamente para facilitar a visualização das tarefas. Mas, é possível deixá-lo ainda mais simplificado, com o auxílio de recursos de alta qualidade.
E, se quer ter essa praticidade em sua empresa, a Br24 está aqui para te ajudar! Com a plataforma do Bitrix24, oferecemos mais de 35 ferramentas empresariais que tornam a criação e o monitoramento do fluxograma de processo muito mais fáceis.
Com o uso do Bitrix24, também é possível automatizar e programar processos do seu fluxograma. Faça como mais de 10 milhões de empresas, de todas as partes do mundo, e se junte ao time do Bitrix24 por meio da Br24!
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Exemplo de fluxograma de processos
Você já se perguntou como as empresas mantêm seus processos em ordem e evitam o caos? A resposta, muitas vezes, está na utilização de uma ferramenta extremamente estratégica: o fluxograma de processos.
Imagine que você está gerenciando uma loja online e precisa garantir que os pedidos sejam enviados rapidamente e sem erros. Um fluxograma pode ser a solução perfeita para manter tudo organizado.
Despacho de mercadorias
Vamos considerar um exemplo de fluxograma para o despacho de mercadorias, uma etapa crucial no processo de logística de uma empresa de e-commerce.
O processo começa com a recepção do pedido feito pelo cliente. O sistema registra o pedido e envia uma notificação para o departamento responsável. O próximo passo é verificar se todos os itens do pedido estão disponíveis em estoque. Se algum item estiver faltando, o departamento de compras deve ser notificado para providenciar a reposição ou informar o cliente sobre o atraso.
Com todos os itens confirmados, a equipe prepara o pedido. Isso inclui a embalagem dos produtos e a inclusão de documentos necessários, como a nota fiscal e instruções de manuseio.O pedido embalado é então despachado. Isso envolve coordenar com a transportadora, gerar etiquetas de envio e atualizar o status do pedido no sistema de rastreamento.
Finalmente, o cliente deve confirmar o recebimento do pedido. O departamento de atendimento ao cliente deve acompanhar o status da entrega e resolver qualquer problema que possa surgir.
Processo de fabricação
Vamos agora explorar um exemplo de fluxograma para um processo de fabricação.
O processo inicia com a chegada das matérias-primas, que são inspecionadas e registradas no sistema de inventário. As matérias-primas são então transformadas em componentes. Cada componente deve ser produzido conforme especificações rigorosas para garantir a
qualidade.
Após a fabricação dos componentes, a montagem do produto é realizada. Isso envolve a combinação de todos os componentes para formar o produto final. O produto montado passa por uma inspeção de qualidade, onde testes são realizados para garantir que atende aos padrões de desempenho e segurança.
Finalmente, o produto é embalado e armazenado até ser enviado aos clientes. A embalagem deve proteger o produto e facilitar o transporte.
Entenda quem deve estar envolvido no fluxograma de processos
Criar um fluxograma eficaz requer a participação de várias pessoas com diferentes papéis e responsabilidades. Vamos conhecer quem deve estar envolvido:
Responsável pelo processo
É a pessoa que possui uma visão geral do processo e conhece todas as etapas envolvidas. Essa pessoa lidera a criação do fluxograma, garante que ele seja preciso e faz a revisão final.
Quem vai executar
São aqueles que realizam as tarefas diárias. Eles têm conhecimento prático do processo e podem fornecer informações valiosas sobre cada etapa. Sua participação é crucial para garantir que o fluxograma reflita a realidade do trabalho.
Cliente interno
Este é o departamento ou equipe que utiliza o resultado do processo. Sua opinião ajuda a garantir que o fluxograma atenda às suas necessidades e expectativas. Eles podem indicar áreas onde o processo pode ser melhorado.
Especialista em processos
O especialista em processos traz uma perspectiva externa e pode ajudar a identificar melhores práticas e oportunidades de melhoria. Este profissional assegura que o fluxograma esteja alinhado com as melhores práticas do setor e os objetivos da empresa.
Gestão
Os gestores são responsáveis por garantir que o fluxograma esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa e que os recursos necessários sejam alocados. Eles também revisam e aprovam o fluxograma, assegurando sua adoção e implementação.
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Saiba quando não utilizar um fluxograma
Embora os fluxogramas sejam ferramentas úteis para mapear e otimizar processos, há momentos em que eles podem não ser a solução mais adequada. Vamos explorar essas situações com mais detalhes para ajudá-lo a entender quando optar por abordagens alternativas pode ser mais vantajoso.
Processos muito simples ou rotineiros
Para processos que são extremamente simples ou que ocorrem regularmente sem variações significativas, um fluxograma pode ser desnecessariamente complexo. Imagine uma tarefa como a abertura e o fechamento de uma loja. Este é um processo que acontece todos os dias, de maneira bastante similar. As etapas são previsíveis e não apresentam grandes variações.
Nesses casos, uma lista de verificação ou um guia rápido pode ser mais eficiente. Esses documentos são mais diretos e fáceis de consultar rapidamente. Em vez de um fluxograma detalhado, uma lista de tarefas simples pode garantir que cada passo seja seguido corretamente, sem sobrecarregar a equipe com informações desnecessárias.
Processos imprevisíveis
Em processos que envolvem muitas variáveis imprevisíveis, como situações de emergência ou atendimento ao cliente com problemas diversos, um fluxograma pode se tornar muito rígido e limitar a flexibilidade necessária para lidar com a imprevisibilidade. Pense em um cenário de atendimento ao cliente onde cada chamada pode trazer um problema único e inesperado.
Um fluxograma pode não conseguir capturar todas as possíveis variações e nuances que surgem em tais situações.
Para lidar com esses casos, é melhor adotar diretrizes gerais e uma abordagem mais flexível. Em vez de um fluxograma detalhado, crie um conjunto de princípios ou diretrizes que ajudem a guiar a tomada de decisões. Isso permite que a equipe responda de maneira mais ágil e adaptativa.
Processos em constante mudanças
Em ambientes onde os processos estão em constante evolução, como em equipes de desenvolvimento ágil ou startups em rápido crescimento, um fluxograma pode rapidamente se tornar desatualizado. Se as mudanças ocorrem com frequência e os processos são alterados regularmente, manter um fluxograma atualizado pode ser um esforço desproporcional.
Para esses cenários, pode ser mais eficaz adotar uma abordagem mais dinâmica e adaptativa. Em vez de criar fluxogramas detalhados, considere usar documentos mais flexíveis e regularmente revisados. Ferramentas como mapas mentais, diagramas de fluxo menos rígidos, ou mesmo sistemas de gerenciamento de projetos que permitem atualizações contínuas podem ser mais adequados.
Erros para se evitar ao criar um fluxograma de processos
Para garantir que seu fluxograma realmente ajude e não cause mais confusão, aqui estão alguns erros comuns a evitar:
Incluir todos os detalhes possíveis pode tornar o fluxograma difícil de seguir. Ao invés disso foque nas etapas principais e mantenha o fluxograma claro e direto. Detalhes adicionais podem ser incluídos em documentos separados, se necessário.
Não ouvir as pessoas que realmente trabalham com o processo pode resultar em um fluxograma que não é útil na prática. Envolva os executores e usuários finais desde o início para garantir que o fluxograma seja realmente aplicável e útil.
Implementar um fluxograma sem testá-lo pode levar a falhas inesperadas. Teste o fluxograma em situações reais ou simuladas antes de adotá-lo completamente para identificar e corrigir problemas.
