Neste artigo, você aprenderá sobre OKR, uma metodologia muito utilizada por empresas do Vale do Silício para gerir seus objetivos. Descubra as principais vantagens, como dar início a aplicação e como o Bitrix24 pode auxiliar na implementação dos OKRs.
Aplicar a metodologia OKR permitirá que você defina os objetivos de forma mais clara e consiga acompanhá-los através de métricas mensuráveis. Leia o artigo abaixo para conhecer um pouco mais sobre OKRs e como eles podem ajudá-lo a alcançar resultados significativos.
Entenda o que é o OKR
OKR é uma metodologia, ou framework, utilizada para definir objetivos alinhados à estratégia da empresa e estabelecer metas mensuráveis que deem suporte ao atingimento destes objetivos.
A história da metodologia é extensa, mas a primeira utilização do termo “OKR” é atribuída geralmente a Andy Grove na Intel, nos anos 70. Porém, a sua popularidade é mais recente, principalmente após a sua utilização na Google e a adoção por outras empresas do Vale do Silício.
O termo OKR é uma sigla para Objectives and Key Results, ou seja, Objetivos e Resultados-Chave. Esses termos são a base para o framework, é preciso traçar objetivos motivadores que alavanquem a organização a um novo patamar e definir metas, os resultados-chave, que, ao serem atingidos, permitirão alcançar estes objetivos.
Esta metodologia pode ser utilizada a nível de organização, equipe ou até mesmo individual. O importante é seguir as regras para definir e acompanhar os OKRs. Com a devida aplicação, é possível alcançar alinhamento na estratégia e resultados de alto valor.
Definindo Objetivos
Os objetivos em geral devem começar com um verbo, ser qualitativos, expressos através de uma frase curta e simples e com caráter motivador.
Eles também precisam possuir um prazo, sendo o prazo trimestral o mais comum, e um responsável. Porém, ter um responsável não significa que este será o único a atuar neste objetivo, apenas que é a pessoa que se comprometeu com o seu atingimento.
Os objetivos podem ser mais conservadores, baseados no histórico de fatos e mais fáceis de atingir, ou então mais ousados, com grandes desafios e pretensões. Não há um melhor ou pior, a definição dependerá principalmente do perfil da organização e da equipe que atuará nesses objetivos.
Dadas essas características, um exemplo de objetivo de uma organização poderia ser “Se tornar líder de mercado no meu estado”.
Definindo Resultados-Chave
Os resultados-chave são metas que, ao serem alcançadas, devem contribuir para conquistar ou se aproximar dos objetivos. A sua determinação é de extrema importância, pois é preciso identificar os principais valores que irão impactar de forma a caminhar em direção ao objetivo traçado.
É importante que esses resultados sejam mensuráveis, por isso, diferente dos objetivos, eles precisam ser quantitativos. Através das medidas, os resultados podem ser acompanhados constantemente.
Também é essencial que não se confunda resultados-chave com tarefas e iniciativas. As tarefas e iniciativas são hipóteses, ações que serão realizadas no dia a dia com o intuito de atingir as metas, mas não são resultados-chave em si pois não têm garantia de valor.
Por exemplo, “enviar e-mail para 10 clientes” é uma tarefa, pois não gera necessariamente um valor. Já “aumentar o número de clientes de 10 para 20” pode ser considerado um resultado-chave, pois ao atingi-lo certamente teremos obtido algum valor.
Os resultados-chave são geralmente compostos por um verbo, um indicador é uma meta para este indicador. Desta forma, podemos citar como exemplo: “Aumentar o NPS para 70”, “Aumentar a base de clientes em 20%”.
Exemplos de OKR (Objective and Key Results)
De acordo com os conceitos acima, podemos apresentar alguns exemplos de OKRs, representados por objetivos e os resultados-chave que os acompanham.
- OKR estratégico: Objetivo: Tornar-se a líder de mercado na região de atuação. Resultados-chave: Alcançar um total de 20.000 clientes, aumentar a retenção de clientes para 85%.
- OKR de equipe de desenvolvimento: Objetivo: Entregar um produto de alta qualidade. Resultados-chave: Diminuir a quantidade de tarefas de correções para apenas 10/mês, diminuir o tempo médio de resolução de tarefas para apenas 3 dias.
- OKR da área de pessoas: Objetivo: Construir um ambiente de trabalho agradável. Resultados-chave: Aumentar o eNPS para 85, diminuir o turnover para apenas 4%.
Conheça os diferenciais da metodologia OKR
Algumas características dos OKRs são responsáveis por torná-los tão atraentes para diversas organizações. Entre elas, podemos destacar:
Transparência: Ao utilizar a metodologia, os objetivos da empresa devem ser compartilhados com todos os colaboradores, assim como metas e indicadores que muitas vezes são ocultados. Isso se traduz em um maior engajamento e motivação, pois cada pessoa sabe para que o seu esforço está sendo aplicado e o que se espera de resultado.
Alinhamento: Com a transparência e um compartilhamento dos objetivos gerais deve haver um alinhamento entre diferentes áreas. Pois, tanto na definição quanto no acompanhamento dos OKRs os objetivos precisam se complementar e atender ao planejamento estratégico geral da organização.
Autonomia: Através da comunicação dos objetivos e resultados esperados, os colaboradores podem ter mais autonomia para tomar decisões e iniciativas. Afinal, saberão o que a organização como um todo precisa, podendo agir sem precisar que sejam demandados.
Motivação: A transparência e autonomia incentivadas pela metodologia por si só já costumam melhorar a motivação dos colaboradores. Além disso, é indicado que 60% dos objetivos sejam construídos de baixo para cima (Bottom-Up), iniciando pelas equipes e colaboradores, o que aumenta o engajamento e a sensação de “ser ouvido”.
Agilidade: Diferente de algumas metodologias tradicionais e conservadoras, os OKRs devem seguir ciclos mais curtos, podendo ser adaptados à necessidade da organização e do mercado em que atua.
Foco: A metodologia preconiza a definição de um número limitado de objetivos e também um número limitado de metas por objetivo. Isso força a definição de um foco, evitando a divisão de esforços e fortalecendo o alinhamento das ações.
Dicas de como implementar OKR na sua empresa
Para uma aplicação ideal dos OKRs é necessário que os colaboradores estejam preparados para conhecer, entender e lidar com os principais indicadores da organização. Como apontado anteriormente, a transparência é essencial, então não se deve esconder números como faturamento e margem de lucro.
Como um dos pontos fortes da metodologia é a adaptabilidade, é possível começar com uma espécie de piloto, aplicando-a somente a nível de equipe. Obtendo sucesso com esse projeto inicial, ela pode ser expandida para a organização como um todo e os participantes do piloto poderão atuar como engajadores e promotores internamente.
De forma similar a essa ideia, é possível até mesmo adaptar os OKRs a objetivos de nível pessoal, como “Ter uma vida mais saudável” ou “Alcançar um novo patamar na carreira”, atribuindo resultados-chave e os acompanhando por indicadores mensuráveis. Desta forma é possível fazer um “test-drive” da metodologia e seus benefícios.
Cerimônias
Um ciclo de OKR geralmente tem uma duração trimestral, mas isso pode ser adaptado dependendo da necessidade da organização. Durante este ciclo, alguns passos precisam ser tomados através do que podemos chamar de cerimônias, ou rituais.
Primeiro, é necessário criar os OKRs. É preciso investir um tempo olhando para o planejamento estratégico e, caso houver, OKRs anteriores, discutir quais objetivos deverão ser traçados para o novo ciclo e quais metas ajudarão a alcançar estes objetivos.
Com os OKRs formulados, estes devem ser validados. Nesse momento os objetivos e resultados-chave precisam ser apresentados e validados para todos da organização. Através da validação que se deve garantir um alinhamento dos OKRs com os objetivos mais estratégicos, bem como um alinhamento entre diferentes áreas.
Após a definição e validação ocorre a fase de acompanhamento, que é mais longa. O acompanhamento costuma ocorrer através dos “check-ins”, encontros frequentes em que se discute o andamento dos OKRs e os planos para alcançar os resultados-chave. Uma frequência recomendada seria realizar “check-ins” semanais dentro das equipes e um “check-in” mensal envolvendo toda a organização.
Ao final de um ciclo de OKR indica-se a realização de um “check-in” final, mais focado na retrospectiva das iniciativas e resultados alcançados, bem como um feedback de aprendizado em relação ao ciclo.
Dashboard de OKRs
Para seguir o conceito de transparência, fundamental na metodologia, os OKRs precisam ficar visíveis e acessíveis para todos os colaboradores. Isso pode ser feito através de dashboards, painéis que publicizam internamente os objetivos da organização.
Além disso, as métricas e dados relativos aos OKRs também podem ser apresentados através de dashboards, garantindo um acompanhamento constante. Desta forma, a apresentação do andamento dos resultados não fica restrita às cerimônias de check-in.
Comunicação
A comunicação é essencial para a correta aplicação da metodologia. Desde a definição e validação, os objetivos e resultados-chave devem ser discutidos e comunicados de forma clara para toda a organização.
Além disso, o acompanhamento deve ser constante e frequente, com a comunicação acerca do progresso, dos problemas enfrentados e dos planos para novas iniciativas ou melhorias nas iniciativas em andamento.
Uma recomendação comum é que os responsáveis pelos OKRs tenham um relacionamento próximo à equipe de pessoas da organização, pois é a área que geralmente tem maior conhecimento em relação à comunicação interna.
Entenda a diferença entre OKR e KPI
É comum acontecer uma certa confusão entre os conceitos de OKR e KPI. Muitas vezes, esses conceitos podem estar relacionados, mas não significam a mesma coisa.
KPI é uma sigla para Key Performance Indicators, ou Indicadores Chave de Performance. Podemos definir KPI como valores que permitem medir o desempenho de tarefas e processos internos. Diferente dos OKRs que tem caráter temporário, com um ciclo definido, os KPIs são mais perenes, com acompanhamento constante e rotineiro.
Por exemplo, tratando-se de uma equipe de vendas, a taxa de conversão ou o valor de negócios fechados podem ser considerados KPIs, pois são indicadores mensuráveis de acompanhamento constante e que revelam o desempenho dos processos desta equipe.
É importante destacar que os KPIs podem fazer parte de um OKR, afinal, por serem indicadores mensuráveis com os quais a organização já deve estar acostumada, são candidatos perfeitos de indicadores para medir os resultados chave.
Podemos ilustrar isso da seguinte forma: Em uma empresa em que há um suporte ao cliente com avaliação do atendimento, essa avaliação é um KPI, pois é um indicador de performance, acompanhado de forma constante.
Esta mesma empresa pode definir um OKR com o objetivo de aumentar a satisfação dos clientes. Com base nesse objetivo, um resultado-chave pode ser o aumento da nota média na avaliação de atendimento de 8 para 9. Ou seja, o KPI existente foi utilizado como indicador para medir o atingimento de um resultado-chave.
Conheça os erros de OKR para evitar em seu negócio
Para uma correta aplicação dos OKRs é preciso ficar atento aos erros mais comuns e evitá-los. Caso contrário, o processo pode acabar poluído, impedindo a
01- Unir os objetivos e resultados-chaves a um bônus
Os OKRs devem ser utilizados para traçar objetivos desafiadores, que elevem o patamar da equipe ou organização a um novo nível. Atrelar bônus aos resultados-chave definidos em um OKR por um lado pode fazer com que as pessoas busquem metas muito conservadoras, que não elevem o nível de forma significativa, com medo de criarem desafios à obtenção do bônus.
Por um outro lado, caso ainda assim sejam traçadas metas significativas, o fato de não alcançá-las pode causar grande desmotivação, por conta da perda do bônus atrelado. Esse tipo de situação acaba causando menos engajamento para novos ciclos de OKR.
02- Associar resultados-chaves com ações
Na hora de definir os resultados-chaves é de suma importância que sejam utilizados indicadores que acompanham resultados e não somente ações. Os indicadores de resultados são aqueles que têm um valor diretamente atrelado, já as ações são hipóteses de geração de valor.
Por exemplo, os indicadores de “negócios fechados” ou “avaliação de satisfação” acompanham resultados, estão diretamente ligados a um valor gerado. Já “número de ligações realizadas” ou “e-mails enviados” são apenas ações, podem vir a gerar algum valor ou não.
Atrelar os resultados-chaves a meras ações pode causar uma falsa sensação de eficiência, de que as metas estão sendo atingidas e os objetivos serão alcançados, quando na verdade não se está medindo nenhum tipo de resultado real.
03- Objetivos top-down
A metodologia OKR busca uma visão “360”, com o envolvimento e engajamento da organização como um todo. Isso significa que os objetivos não podem ser meramente traçados pelas diretorias e passados adiante, é necessário uma participação geral.
Uma recomendação comum é que 60% dos objetivos sejam construídos no formato “bottom-up”, ou seja, que sejam definidos pelas equipes, geralmente com caráter mais tático. Os demais poderiam partir das lideranças, com caráter mais estratégico, mas em todo o caso é sempre necessário validar e alinhar todos.
04- Usar os resultados chaves como indicadores de saúde
Os resultados-chave devem ser traçados especificamente para acompanhamento dos OKRs, buscando alcançar os objetivos. Isso significa que é preciso acompanhar indicadores que precisam ser melhorados e cuja melhoria causará impacto suficiente para alcançar um novo nível relativo ao objetivo traçado.
Isso não significa que os demais indicadores devem ser deixados de lado. Estes ainda devem ser acompanhados, como KPIs por exemplo, e podem ter muita relevância para acompanhar o estado da organização, apenas não farão parte dos OKRs definidos.
05- Não realizar reuniões de check-in
As reuniões de check-in possuem papel fundamental no acompanhamento dos OKRs, é através dela que será possível verificar o estado das metas, entender os desafios enfrentados e definir próximos passos. As reuniões devem acontecer com frequência, que pode ser adaptada ao caso, e são importantes também para reforçar a aplicação da metodologia, inseri-la no cotidiano e demonstrar sua relevância.
OKR e os benefícios do Bitrix24
Ao aplicar a metodologia de OKR é de suma importância que hajam indicadores bem definidos e coletados, pois é através deles que será mensurado o atingimento das metas de resultados-chave.
Através do Bitrix24 é possível unificar diversos processos da empresa e acompanhar os indicadores por uma única ferramenta. Por exemplo, com o CRM é possível acompanhar indicadores como a quantidade e valor dos negócios realizados e a taxa de conversão de leads.
Ao utilizar as ferramentas de marketing é possível avaliar o alcance de campanhas e a quantidade de leads criados. Ainda, ao utilizar soluções como o Powerzap Whatsapp API você consegue unificar a sua comunicação com os clientes e coletar indicadores de atendimento e prospecção.
Os OKRs em si podem ser acompanhados através do módulo de tarefas, definindo projetos para cada objetivo e acompanhando as iniciativas através de tarefas que busquem alcançar os resultados-chave.
Por fim, o Feed e o bate-papo são ferramentas ideais para fortalecer a comunicação e transparência tão necessárias na metodologia, mantendo os colaboradores engajados e alinhados no cumprimento dos objetivos.
Conclusão
E aí, o OKR faz sentido para você e sua organização? Através da aplicação desta metodologia tão popular diversas empresas já alcançaram resultados de alto valor. Além de melhorar o seu gerenciamento de objetivos, é possível obter outras vantagens como o alinhamento, engajamento e motivação das equipes.
Com OKRs bem definidos e validados, compostos por objetivos qualitativos e resultados mensuráveis, transparência, acompanhamento e comunicação constantes a metodologia certamente pode causar um grande impacto.
Aproveite dos conhecimentos obtidos com esse artigo, se aprofunde na metodologia e tente introduzi-la e adaptá-la à sua realidade. Seguindo os preceitos fundamentais e com o auxílio de boas ferramentas para acompanhar seus indicadores, como o Bitrix24, temos certeza que será possível alcançar grandes resultados.
