O workflow (fluxo de trabalho) tem como objetivo descrever o trabalho realizado dentro de uma organização, compreendendo as etapas a serem seguidas, as pessoas responsáveis e as ferramentas utilizadas.
No mundo corporativo, a organização e a estruturação de processos são indicativos do sucesso de empresas de qualquer tamanho.
Um dos métodos para alcançar esses objetivos é a implementação de workflows bem estruturados, que ajudam a mapear e aprimorar a sequência de atividades realizadas para concluir tarefas e projetos, responsabilizando-se pela realização dessas demandas de maneira ordenada e dentro dos prazos estabelecidos.
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Entenda o que é Workflow
Quando uma empresa está bem estruturada e seus processos fluem de maneira organizada, é provável que exista um workflow bem definido em operação. O workflow, ou fluxo de trabalho, não é apenas uma lista de tarefas — ele envolve todos os departamentos, fazendo com que cada área possa trabalhar em harmonia.
Um bom workflow mapeia todas as etapas e atividades necessárias para atingir um objetivo, define os responsáveis por cada tarefa e mantém o progresso mesmo na ausência dos supervisores. A visão do objetivo final é fundamental para aplicar, testar e ajustar o workflow conforme necessário.
O Bitrix24 é uma ferramenta que foca na padronização de processos e pode ajudar no workflow de diferentes empresas. Através do Bitrix, é possível organizar tarefas, metas e responsáveis por cada demanda em um simples bloco de notas, por exemplo.
A implementação de um workflow de sucesso não depende de um software específico, mas de uma boa organização e de clareza nos objetivos.
Importância do Workflow nas organizações
A implementação de workflows bem estruturados aprimora a organização e a produtividade dentro de uma empresa. É por meio de workflows bem definidos, por exemplo, que as tarefas passam a ser realizadas de maneira ordenada e dentro dos prazos estabelecidos, reduzindo a margem de erro e progredindo a qualidade do trabalho.
O workflow ainda admite que o progresso das atividades seja acompanhado pelos colaboradores e responsáveis de cada projeto/tarefa ou demanda, contribuindo para o monitoramento e a gestão dos processos.
Os workflows também viabilizam ajustes rápidos em resposta a mudanças nas imposições ou prioridades da empresa. Por meio de ferramentas de automação, é possível excluir tarefas repetitivas, liberar tempo para que os funcionários foquem em atividades de maior valor e reduzir a probabilidade de erros humanos.
Principais componentes de um Workflow
Um workflow é composto por diversos elementos que, juntos, atestam a execução bem sucedida de um processo. São eles:
- Etapas (ou atividades): Representam as ações individuais que precisam ser realizadas para completar o processo. Cada etapa tem um ou mais objetivos em particular e pode envolver diferentes pessoas ou sistemas.
- Transições: Definem a ordem em que as etapas são realizadas e as condições para passar de uma etapa para a próxima. As transições podem ser automáticas ou manuais, dependendo da natureza do processo.
- Decisões: Pontos no fluxo de trabalho onde o caminho a seguir depende de uma condição ou escolha. As decisões podem ser tomadas por pessoas ou sistemas, e influenciam o curso do processo.
- Atores (ou participantes): Indivíduos ou grupos responsáveis por executar as etapas do processo. Cada ator tem um papel e pode ter diferentes níveis de permissão e responsabilidade.
- Dados (ou informações): Elementos manipulados ou utilizados durante o processo. Os dados podem ser inseridos, processados, armazenados ou transmitidos entre as etapas do workflow.
- Regras de negócio: Condições ou restrições que governam o comportamento do processo, fazendo com que o workflow seja executado de acordo com as políticas e procedimentos da organização.
- Eventos: Ocorrências que disparam ações ou transições no fluxo de trabalho. Os eventos podem ser internos (como a conclusão de uma etapa) ou externos (como o recebimento de um e-mail).
- Resultados (ou entregáveis): Produtos finais ou resultados parciais gerados pelo processo. Os resultados podem ser documentos, informações, decisões ou qualquer outro tipo de output.
Além desses componentes básicos, um workflow pode compor-se de outros elementos, como gateways, timers ou subprocessos que são, respectivamente, pontos de ramificação ou junção no fluxo de trabalho, mecanismos que definem prazos ou intervalos de tempo para a execução de etapas ou transições e, por último, fluxos de trabalhos menores, incorporados a um processo maior para lidar com determinadas tarefas.
Conheça os tipos de Workflow
Conheça os diferentes tipos de workflow e descubra qual deles melhor se aplica à sua organização!
Workflow Sequencial
O workflow sequencial é caracterizado pela execução linear e ordenada de suas etapas. Cada etapa só pode ser iniciada após a conclusão da etapa anterior — o que o torna ideal para processos simples e previsíveis.
Sua simplicidade de compreensão e implementação é uma vantagem, mas a falta de flexibilidade para executar etapas de forma simultânea pode ser uma desvantagem em alguns casos. Um bom exemplo é o processo de aprovação de documentos, onde cada aprovador revisa o documento em sequência.
Workflow Paralelo
No workflow paralelo, ao contrário do sequencial, mais de uma etapa pode ser executada ao mesmo tempo — o que termina por acelerar a conclusão do processo.
Esse tipo de workflow é ideal para tarefas que não dependem umas das outras, como no processo de recrutamento, onde diferentes entrevistadores podem avaliar os candidatos ao mesmo tempo. Em contrapartida, a gestão e a coordenação de um workflow paralelo podem ser mais complexas e exigir um pouco mais de cada colaborador.
Workflow Baseado em Regras
No workflow baseado em regras, o fluxo do processo é ditado por um conjunto de regras predefinidas, que podem ser baseadas em condições, dados ou eventos.
Em processos complexos como a concessão de crédito, onde as regras definem os critérios de aprovação e os limites de crédito, essa flexibilidade e adaptabilidade fazem com que decisões e ações possam ser automatizadas. Contudo, a configuração e manutenção de um workflow baseado em regras podem ser mais desafiadoras — assim como acontece no workflow paralelo.
Workflow Colaborativo
Por fim, o workflow colaborativo envolve a participação de diversas pessoas ou equipes, que trabalham juntas para completar o processo.
Esse tipo de workflow é a opção perfeita para tarefas trabalhosas, como o desenvolvimento de um produto, onde designers, engenheiros e profissionais de marketing colaboram em diferentes etapas.
Sendo assim, o workflow colaborativo promove a colaboração, o compartilhamento de conhecimento e a utilização de diferentes habilidades, mas é importante ter em mente que a coordenação e a gestão de conflitos podem ser mais desafiadoras por aqui.
Além desses, existem outros tipos de workflow, como o workflow state machine, que avança de um estado para outro com base em eventos, o workflow ad hoc, que tolera alterações no fluxo durante a execução, e o workflow híbrido, que une diferentes tipos para atender às demandas de um processo.
Benefícios do Workflow
A implementação de workflows em uma organização traz uma série de benefícios que impactam (de forma positiva, claro) a produtividade e a qualidade dos processos. Saiba por que não pensar duas vezes antes de implementá-lo na sua empresa!
Melhoria na eficiência e produtividade
Imagine um processo de compra sem contratempos ou atrasos, onde cada etapa flui e cumpre seu propósito. A requisição de compra é criada de forma automática com base nas demandas de estoque, e enviada para aprovação do gestor responsável. Uma vez aprovada, a ordem de compra é gerada e enviada para o fornecedor, que recebe as informações completas sobre o pedido com quantidades, preços e prazos de entrega inclusos.
O sistema de gestão de estoque acompanha o status do pedido e notifica a equipe quando os materiais chegam ao depósito.
É aí que entra a melhora na eficiência e produtividade. Com um workflow automatizado, menos tarefas repetitivas e burocráticas passam a fazer parte do dia a dia dos colaboradores, que, com mais tempo livre nas agendas, poderão se concentrar em atividades mais estratégicas.
Através de uma boa comunicação entre os departamentos, todos ganham acesso às informações mais importantes em tempo real. O resultado? Um processo de compra mais ágil, preciso e eficiente, que reduz custos, evita erros e, acima de tudo, garante a satisfação dos clientes.
Redução de erros e retrabalho
Através de um fluxo de trabalho claro e estruturado, os workflows minimizam a ocorrência de erros humanos e falhas de comunicação.É justamente por meio da definição de responsabilidades e prazos para cada etapa do processo que as tarefas são executadas corretamente e no tempo certo, reduzindo retrabalhos e correções.
Com foco na priorização da precisão e da consistência na execução de tarefas repetitivas, a automação também desempenha um papel indispensável por aqui.
Melhoria na comunicação e colaboração
Workflows contribuem para uma melhor comunicação entre os membros da equipe, fornecendo um canal para o compartilhamento de informações, documentos e atualizações sobre o andamento de processos ou subprocessos.
Sendo assim, a colaboração também é aprimorada, já que todos os envolvidos têm acesso às informações de maior importância (e mais pertinentes no momento) e podem contribuir cada vez mais para o sucesso do projeto. Esta centralização de informações, por sua vez, reduz a probabilidade de mal-entendidos e melhora a coesão da equipe!
Maior transparência e controle
Com um workflow já implementado, é possível acompanhar o progresso do processo em tempo real, identificar gargalos e tomar medidas corretivas em instantes. A transparência aumenta a confiança entre os membros da equipe, fazendo com que os gestores possam tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Ainda na transparência, vale mencionar também que, por meio dela, cada membro da equipe sabe exatamente quais são as suas responsabilidades e seus respectivos prazos. Isso promove um ambiente de responsabilidade compartilhada, onde todos entendem a importância de suas contribuições.
O controle, por outro lado, foca no gerenciamento e no ajuste de processos para atingir metas e objetivos, priorizando o monitoramento e na geração de relatórios, na flexibilidade para ajustes e, não menos importante, na prevenção de problemas.
Bitrix24 – Workflow automatizado
Por meio da plataforma Bitrix24, você tem acesso a workflows automatizados que proporcionam maior controle e gestão aprimorada das tarefas de toda a equipe. Essa automação possibilita que as tarefas sejam monitoradas em tempo real, oferecendo visibilidade e transparência em todos os processos!
A gestão das tarefas pode ser realizada de várias maneiras — recorrentes, dependentes, individuais e em grupo. Certifique-se de que cada membro da equipe esteja ciente de suas responsabilidades e prazos, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e organizado.
Com mais de 35 ferramentas integradas, a plataforma também conta com um CRM que configura funis de vendas personalizados para todas as etapas de contato com o cliente, adaptando-se ao modelo de negócio de cada empresa. Dessa forma, a gestão de leads e clientes se intensifica, transformando (no melhor sentido possível) o atendimento e as vendas das organizações.
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