Olhar para o quadro de pessoal da sua empresa, ver seu funcionamento e traçar estratégias de valorização é de extrema importância para a saúde do seu negócio. Para quem está à frente de uma organização, é importante ter além desses valores, uma visão geral e estratégica sobre o quadro de funcionários e suas atividades.
Nesse artigo, preparamos um guia completo de como melhorar sua gestão através do quadro de pessoal. Você vai saber o que é, sua importância, benefícios e como trabalhar com essa metodologia. Confira!
Saiba o que é um quadro de pessoal
O quadro de pessoal vai muito além do coletivo de colaboradores da sua empresa, sendo uma forma de organizar o gerenciamento dos funcionários, levando em consideração a quantidade dessas pessoas, como elas se distribuem nos diferentes times, quais as funções de cada uma, sua posição e sua função.
Dessa forma, é possível enxergar cada colaborador como uma engrenagem importante e valiosa para que a máquina da sua organização funcione com maestria. Ter uma boa estrutura de quadro de pessoal auxilia e muito o gestor a ter controle e tomar decisões.
Um controle de pessoal pode ser aplicado em diferentes plataformas e superfícies, a depender do tamanho e da complexidade do seu negócio. Felizmente a tecnologia é uma aliada importante nesse quesito. Falaremos disso adiante.
Importância do controle de pessoal para empresa
Organização deve ser uma palavra de ordem para quem quer prosperar em seu negócio. É nesse aspecto que encontramos a grande importância do quadro de pessoal.
Ele permite que estratégias sejam traçadas, de mudanças de rota à expansão de número de funcionários. Um quadro de pessoal bem estruturado permite o crescimento da empresa e a ditar quais são os próximos passos e conquistas.
O controle de pessoal pode ajudar ainda o setor de Recursos Humanos a pensar a dinâmica da empresa, a valorização pessoal, e qual o valor daquele capital humano. É importante para o gestor e, ao mesmo tempo, para o funcionário.
Benefícios de um bom quadro de pessoal
Ter um quadro de pessoal eficiente e que funcione traz muitos benefícios para a empresa.O primeiro é o aumento da produtividade. Se o quadro é eficiente e define exatamente qual o papel fundamental daquele colaborador para a organização, isso faz com que cada peça se encaixe e os times trabalhem bem.
As tarefas ficam bem definidas, o acompanhamento por parte do gestor fica mais fácil e presente e assim os colaboradores se sentem mais estimulados. Também diminui a rotatividade dentro da empresa.
Com estímulos, clareza da gestão e acompanhamento de perto, o engajamento aumenta e a rotatividade diminui. Isso impacta diretamente as contas, bem como no clima da própria organização. Afinal, alta rotatividade gera sensações de incertezas e sua empresa pode ser apenas um trampolim de talentos.
Por fim, um outro benefício é uma maior clareza de gastos com pessoal. Ou seja, a gestão fica muito mais eficaz quando os dados e gastos com os times estão organizados, estruturados e até com automações aplicadas. Isso dá muito mais segurança na tomada de decisões.
Bitrix24: a ferramenta ideal para o seu RH
O quadro de pessoal é realmente um aspecto importantíssimo de uma empresa. Com ele, você consegue mensurar como está o funcionamento do negócio e monitorar o trabalho individual de cada colaborador.
Se você precisa de uma plataforma que auxilie no processo de controle do quadro de pessoal, o Bitrix24 é, sem dúvidas, a melhor opção. Essa ferramenta é ideal para o seu RH, já que possui recursos capazes de expor inúmeros dados da equipe empresarial. Isso ajuda na organização e na tomada de decisões de RH, quesitos que são fundamentais em uma corporação.
Saiba fazer o controle de quadro de pessoal na prática
O controle de quadro de pessoal, na teoria, parece ser super útil e funcional, não é mesmo? Mas, como realizá-lo na prática? É importante que você saiba essa resposta, pois só assim conseguirá monitorar o quadro da maneira correta e, consequentemente, alcançar bons resultados com essa ferramenta.
Então, se deseja aplicar essa estratégia em sua empresa, fique tranquilo e preste atenção em como controlá-la. Para isso, você precisa: ouvir os seus colaboradores, contar com softwares de gestão de Recursos Humanos, manter a comunicação com todos os setores da empresa, promover a interação entre os funcionários e dar preferência ao recrutamento interno.
Dessa forma, você com certeza irá desfrutar o melhor do quadro de pessoal e saberá exatamente como controlá-lo!
Dicas de como criar o quadro de pessoal da sua empresa
Agora que você já sabe dos benefícios, já deve estar com vontade de criar o quadro de pessoal da sua empresa. Para te ajudar, separamos uma lista com algumas dicas:
- Reúna os dados de cada empregado. Essencial que se tenha com clareza e fácil acesso o setor, o cargo, o salário, o tempo de casa, carga horária;
- Desenhe um quadro de pessoal ideal para sua empresa. Tenha-o como uma meta inicial. Ele vai ser importante para alinhar as expectativas e traçar os passos para atingi-lo;
- Certifique que nenhuma área esteja sobrecarregada e que o profissional tenha sua função bem definida;
- Defina critérios e tenha métodos. Isso é importante para que você consiga dar prosseguimento com o acompanhamento desse quadro;
- E por falar em acompanhamento, a última dica para criar o quadro de pessoal é ter ferramentas de automatização de processos que ofereçam clareza de dados para o gestor e o acompanhamento das tarefas do pessoal. Para isso, tenha a tecnologia como aliada.
Expansão do controle de pessoal: o que considerar
Expandir o quadro de pessoal pode ser um sinal que a empresa está prosperando. Porém, como já mostramos em outras ocasiões, uma equipe grande não necessariamente representa maior lucratividade. Por isso, a expansão do quadro de pessoal deve ser feita de forma estratégica.
Para isso, é importante considerar alguns fatores. O primeiro são os processos. É importante ver se a sua equipe está qualificada para todos os processos ou se precisa de talentos com novas skills, bem como se os processos existentes estão sendo feitos sem sobrecarregar a equipe.
É importante, claro, levar os custos em consideração. Por isso, é preciso saber qual o grau de experiência dos possíveis novos funcionários e se a saúde financeira da sua empresa permitirá remunerá-los como deve (inclusive os benefícios).
Considere também a estrutura do seu time e a hierarquia. É importante a valorização dos talentos existentes. Veja se não é a oportunidade de movimentar alguém internamente, dando novos desafios, responsabilidades e promoções.
Redução do quadro de pessoal: o que considerar
Reduzir o número de funcionários nunca é uma tarefa fácil. Por isso, a redução do quadro de pessoal também deve ser feita após muita análise estratégica. O primeiro ponto a se considerar é novamente os processos. Aqueles que são imprescindíveis, continuarão a ser abraçados pela equipe que permanecer? Esses funcionários possuem o conhecimento e as habilidades necessárias?
Em paralelo, é importante a análise financeira. Sua empresa pode estar enfrentando crise e essa ação se torna necessária para que maiores danos não aconteçam.É necessário também analisar o comportamento daquele funcionário. O cumprimento de horários, a produtividade, comprometimento com as metas, desenvolvimento individual, entre outros.
Dicas para valorizar o quadro de pessoal
Visando que sua organização seja considerada um local que valoriza o colaborador e retêm seus talentos, separamos 3 dicas de como valorizar o quadro de pessoal. Plano de desenvolvimento Individual
O Plano de desenvolvimento individual, também conhecido como PDI, é uma metodologia que o RH e as lideranças da empresa fazem em conjunto com o colaborador.
É uma forma de ajudar aquele trabalhador a atingir os objetivos, a casar o seu desenvolvimento individual e sua formação contínua com o sucesso da empresa. Esse plano traça um caminho para a carreira.
Esse plano visa desenvolver competências, traçar as metas para funcionários e empresas, além de definir um cronograma de ações e entregas. Isso será a base para futuras valorizações e promoções.
Invista em treinamentos e equipamentos
Além do PDI é importante que sua empresa ofereça condições para que esse desenvolvimento aconteça. Por isso, o investimento em equipamentos, ferramentas, tecnologia e uma formação continuada são primordiais.
Assim, sua organização e seus colaboradores estarão sempre atualizados com o que o mercado pede, e todo mundo sai beneficiado. É necessário que isso seja encarado, de fato, como um investimento, e não como um mero gasto. Mostre ao pessoal que você acredita e valoriza o trabalho que tem sido desenvolvido.
Invista em segurança e bem-estar
Certifique que sua equipe possui toda a estrutura de segurança e bem-estar, nos termos mais amplos que cada uma dessas palavras possam significar.
Oferecer um ambiente de trabalho seguro, que permite que o funcionário faça seu trabalho sem uma pressão excessiva, que preze pelo bem-estar mental e físico de cada um é peça chave para o sucesso do seu time.
Dicas de como apresentar um estudo de quadro de pessoal
Agora que você já sabe tudo sobre o quadro de pessoal, é importante saber como apresentar um estudo desse quadro.
O cerne dessa ação deve ser: dados. Isso significa que sua apresentação deve estar bem embasada. Ao longo do texto, buscamos mostrar como o quadro pessoal deve ser rico de informações para que ele possa, enfim, desempenhar o importante papel que ele tem dentro da sua organização.
Ter dados concisos e de fácil acesso ajudará, inclusive, a tomar decisões importantes, tal como a expansão ou redução do quadro pessoal.Outra dica é que esse processo pode ser automatizado.
Isso significa que você, gestor, não precisa ficar preenchendo planilhas e documentos em excesso. O ideal é que você tenha acesso a relatórios completos obtidos através de uma ferramenta eficaz.
Para isso, o Bitrix24, um sistema que já impactou mais de 12 milhões de empresas no mundo, pode te ajudar. Através do sistema do Bitrix24, você acompanha as tarefas da sua equipe e faz uma gestão de pessoas com muito mais eficiência. Tenha isso com automatização de etapas e centralização das informações.
Somos a maior parceira da Plataforma Bitrix24 da América Latina, com um time altamente qualificado para realizar a transformação digital em seu setor de Recursos Humanos. Fale com a nossa equipe agora mesmo!
Importância das leis trabalhistas para o quadro de pessoal
As leis trabalhistas constituem um aspecto bem importante e que nunca pode ser ignorado por uma empresa. Para o quadro de pessoal, essa necessidade fica ainda mais visível, já que dialoga, diretamente, com cada funcionário e colaborador.
Isso pode ser explicado porque, ao seguir as leis trabalhistas e valorizar a sua equipe, seu negócio terá um time mais motivado e produtivo. Além disso, você também não enfrentará problemas judiciais no setor trabalhista.
Então, certifique-se de que o departamento de RH da sua empresa esteja a par e tenha um conhecimento aprofundado das leis trabalhistas, de sua importância e das melhores maneiras para cumpri-las.
Dicas para melhorar a gestão de pessoal
Se o seu empreendimento enfrenta problemas relativos à gestão de pessoal, há diversas maneiras de solucioná-los. Veja algumas dicas que, sem dúvidas, irão te ajudar:
- Esteja aberto a receber feedbacks quanto ao ambiente de trabalho e os processos empresariais e incentive os colaboradores a darem sua opinião sincera. Assim, sua equipe sentirá engajada e poderá contribuir ativamente para o crescimento da empresa;
- Dê feedbacks aos funcionários, para que saibam os pontos positivos de suas tarefas e descubram os aspectos que precisam de melhorias;
- Programe e agende treinamentos, palestras e ações que visem o desenvolvimento pessoal e profissional do time. Isso qualifica, capacita e motiva cada um dos seus colaboradores;
- Mantenha a comunicação interna do seu empreendimento sempre ativa e clara, evitando falhas comunicativas e mal entendidos. Dessa forma, as informações serão passadas de modo assertivo entre os funcionários.
Saiba como deve ser elaborado o controle quadro pessoal
O controle de quadro pessoal é um aspecto fundamental na saúde de um negócio. É necessário monitorar as ações dos colaboradores e ter certa noção sobre o rendimento e as tarefas de cada um deles.
Para que esse controle ocorra de modo correto e assertivo, ele deve ser elaborado com a utilização de plataformas virtuais que se adequem à rotina administrativa da sua empresa. Além disso, o uso de softwares especializados nesse tipo de controle também é muito interessante, já que possibilita o monitoramento de ponto digital e a identificação de faltas, atrasos e horas extras.
A definição de metas também deve ser colocada em prática, já que motiva a equipe e a torna mais produtiva. Assim, também é possível acompanhar o andamento e a execução dos trabalhos, podendo realizar ajustes pontuais e analisar os resultados.
Fora isso, a atualização e o monitoramento do banco de informações da empresa são ações essenciais. Elas mostram a evolução dos processos, as mudanças ocorridas na empresa e o desempenho dos colaboradores.
Erros comuns no controle de pessoal
A gestão de pessoas é um dos pilares mais importantes para o sucesso de uma empresa, e erros no controle do quadro de funcionários podem prejudicar diretamente a eficiência e a saúde organizacional.
Apesar de parecer simples, muitos gestores cometem falhas recorrentes que podem impactar a produtividade e a motivação da equipe. Entre os erros mais comuns estão a falta de atualização dos dados, a ausência de treinamento dos gestores e a subestimação dos recursos necessários.
Estes erros, muitas vezes ignorados ou minimizados, podem gerar problemas graves, como sobrecarga de trabalho, tomada de decisões equivocadas e desmotivação entre os colaboradores.
Você precisa ler também: Gestão de recursos humanos: o que é, pilares e otimização
Falta de atualização dos dados
A falta de atualização dos dados é uma das falhas mais comuns e prejudiciais que as empresas podem cometer, impactando diretamente a eficiência operacional e a qualidade das decisões gerenciais. Quando os dados de colaboradores, como cargos, competências, horários de trabalho, e até informações de contato, estão desatualizados, o impacto se reflete em várias áreas da empresa.
Quando as informações estão desatualizadas, pode haver um erro de alocação de tarefas, fazendo com que o colaborador seja sobrecarregado ou não tenha as responsabilidades que realmente correspondem às suas capacidades e função.
Dados incorretos comprometem a elaboração de planos e estratégias, pois os gestores podem não ter a visão clara das capacidades da equipe, o que prejudica a tomada de decisões.
Um planejamento falho, baseado em informações desatualizadas, pode levar à contratação de mais ou menos pessoas do que o necessário, afetando o desempenho geral da empresa.
Ausência de treinamento dos gestores
Gestores têm um papel essencial no controle de quadro pessoal, pois são responsáveis por organizar, delegar e acompanhar o desempenho das equipes. Quando não recebem treinamentos adequados, podem enfrentar dificuldades em resolver conflitos e otimizar recursos. A capacitação contínua é fundamental para preparar esses líderes e garantir que eles sejam capazes de agir de forma estratégica.
Sem um treinamento adequado, os gestores podem não entender como otimizar a alocação de recursos humanos e materiais, resultando em uma má distribuição de tarefas e um desempenho abaixo do esperado.
O treinamento em habilidades de comunicação e resolução de conflitos é vital. A falta dessas habilidades pode gerar um ambiente de trabalho tóxico, onde os problemas são ignorados ou mal gerenciados, afetando a moral e o rendimento da equipe.
Gestores mal preparados podem ter dificuldades em motivar suas equipes, não sabendo como reconhecer e premiar o bom desempenho. Isso pode resultar em um baixo engajamento e aumento da rotatividade.
Subestimação dos recursos necessários
Muitas empresas cometem o erro de subestimar a quantidade de colaboradores necessários para garantir o bom funcionamento das operações. Ignorar as necessidades reais de recursos humanos não só afeta a qualidade das entregas, mas também impacta a saúde da equipe e o alcance das metas estabelecidas.
Quando há uma escassez de colaboradores, o trabalho é dividido entre os poucos funcionários disponíveis, resultando em sobrecarga. Isso pode diminuir a qualidade das entregas, aumentar o estresse e prejudicar a saúde mental e física dos colaboradores.
Com uma equipe reduzida, a produtividade tende a cair, e as tarefas são executadas de maneira apressada ou incompleta, prejudicando a qualidade do trabalho final.
Colaboradores sobrecarregados e insatisfeitos têm maior propensão a abandonar a empresa, o que gera custos com recrutamento e treinamento, além de um impacto na moral da equipe restante.
Como o controle de pessoal impacta a produtividade
O controle de pessoal eficiente é um dos fatores mais influentes na produtividade de uma empresa. Quando a gestão dos colaboradores é realizada de forma estratégica, com foco na otimização dos recursos humanos e na redução de custos, os resultados são evidentes tanto na performance individual quanto no desempenho coletivo.
A alocação de talentos de acordo com suas competências, a criação de um ambiente de trabalho positivo e a diminuição da rotatividade são elementos que, quando bem gerenciados, geram um ciclo de produtividade crescente.
Otimização dos recursos humanos
A otimização dos recursos humanos vai muito além de simplesmente alocar pessoas para funções. Trata-se de garantir que o time esteja não apenas preenchendo vagas, mas desempenhando funções que maximizem suas habilidades, conhecimentos e potencial. Isso cria um ciclo de eficiência que impulsiona a produtividade e a satisfação no trabalho.
Cada colaborador deve estar posicionado em funções que combinem com suas competências técnicas e comportamentais. Isso reduz significativamente o risco de underperformance, onde um colaborador não consegue entregar o esperado porque está fora de sua área de expertise. A correspondência entre cargo e competência resulta em um desempenho melhor e mais satisfatório.
Quando os colaboradores sabem exatamente quais são suas responsabilidades, sem sobreposição de funções ou tarefas vagas, o fluxo de trabalho se torna mais claro e ágil. Isso elimina a necessidade de retrabalho e melhora a agilidade na execução das tarefas.
Processos bem definidos permitem que a empresa opere com maior previsibilidade, reduzindo os riscos de atrasos e de falhas operacionais.
Otimizar a alocação de recursos humanos envolve identificar o potencial inexplorado dentro da equipe e garantir que os talentos sejam aproveitados ao máximo. Isso pode incluir programas de desenvolvimento pessoal e profissional, garantindo que os colaboradores estejam sempre se aperfeiçoando e assumindo funções que promovam sua realização profissional e, consequentemente, a entrega de melhores resultados.
Redução de custos e rotatividade
A redução de custos e rotatividade está diretamente ligada à gestão eficiente dos recursos humanos. Quando uma empresa consegue criar um ambiente de trabalho positivo, alinhado aos interesses dos colaboradores e ao desenvolvimento contínuo, a rotatividade tende a cair.
A diminuição da rotatividade, por sua vez, impacta de forma direta nas finanças da empresa, uma vez que custos com recrutamento, treinamento e adaptação de novos colaboradores são significativamente reduzidos.
Colaboradores satisfeitos e bem alinhados aos valores da empresa são mais propensos a permanecer a longo prazo. A redução da rotatividade significa menos necessidade de processos de recrutamento e menos custos com demissões. Recrutar e treinar novos funcionários pode ser um processo caro, além de ser demorado. Quando se tem um time estável, esses gastos são evitados.
Em vez de gastar constantemente recursos com treinamento de novos funcionários, a empresa pode investir em programas de capacitação contínuos, permitindo que a equipe atual desenvolva novas habilidades. Isso pode ajudar a melhorar a qualidade do trabalho e reduzir o número de erros administrativos, que são fontes comuns de desperdício financeiro.
Quando os colaboradores percebem que a empresa se importa com seu desenvolvimento e oferece oportunidades para crescimento, a lealdade organizacional tende a aumentar.
Melhor tomada de decisões
Uma boa gestão do quadro de pessoal permite que as decisões sejam tomadas com base em dados reais, concretos e atualizados, e não em suposições ou informações desatualizadas, impactando diretamente na qualidade das decisões, seja na alocação de recursos, no planejamento de novos projetos ou na definição de metas estratégicas.
Com dados atualizados e de fácil acesso, gestores podem rapidamente identificar onde estão os gargalos na operação e redistribuir tarefas de forma mais eficiente, o que evita problemas que se acumulem, prejudicando o desempenho geral da empresa.
Uma gestão eficiente de recursos humanos permite que as decisões sejam baseadas em métricas objetivas, como desempenho, produtividade e feedback dos colaboradores.
Isso ajuda a alinhar as decisões de RH e operacionais com os objetivos da empresa, garantindo que os recursos sejam usados de maneira estratégica e não desperdiçada.
Dicas Bônus para melhorar o controle quadro pessoal
Mesmo com todas essas dicas você ainda encontra dificuldades para controlar o quadro de pessoal da sua empresa? Se sim, fique tranquilo, pois ainda há dicas bônus que te ajudarão a melhorar esse monitoramento. Confira:
- Ouças os seus colaboradores (as suas sugestões, os seus feedbacks e as suas reclamações);
- Tenha uma comunicação constante com os outros setores da organização
- Incentive e promova a interação entre os colaboradores (happy hours, dinâmicas, comemoração de aniversários e etc.);
- Sempre dê prioridade ao recrutamento interno quando surgir novas vagas.
Principais rotinas e funções do departamento pessoal (DP)
A rotina de departamento pessoal, apesar de muito importante, nem sempre é conhecida pelas pessoas em geral. Esse setor é responsável por cuidar de questões burocráticas de uma empresa, então acaba sendo uma parte administrativa fundamental para a saúde do empreendimento.
Se você faz parte do grande grupo de indivíduos que não sabem o que o departamento pessoal executa, descubra quais são as principais rotinas e funções do DP:
- Faz a gestão da folha de pagamento;
- Auxilia os setores no planejamento de férias;
- Define metas;
- Garante o controle de horários;
- Oficializa demissões;
- Participa do processo de admissão de colaboradores;
- Apura o ponto;
- Controla os impostos.
