Olhar para o quadro de pessoal da sua empresa, ver seu funcionamento e traçar estratégias de valorização é de extrema importância para a saúde do seu negócio. Para quem está à frente de uma organização, é importante ter além desses valores, uma visão geral e estratégica sobre o quadro de funcionários e suas atividades.
Nesse artigo, preparamos um guia completo de como melhorar sua gestão através do quadro de pessoal. Você vai saber o que é, sua importância, benefícios e como trabalhar com essa metodologia. Confira!
Saiba o que é um quadro de pessoal
O quadro de pessoal vai muito além do coletivo de colaboradores da sua empresa, sendo uma forma de organizar o gerenciamento dos funcionários, levando em consideração a quantidade dessas pessoas, como elas se distribuem nos diferentes times, quais as funções de cada uma, sua posição e sua função.
Dessa forma, é possível enxergar cada colaborador como uma engrenagem importante e valiosa para que a máquina da sua organização funcione com maestria. Ter uma boa estrutura de quadro de pessoal auxilia e muito o gestor a ter controle e tomar decisões.
Um quadro de pessoal pode ser aplicado em diferentes plataformas e superfícies, a depender do tamanho e da complexidade do seu negócio. Felizmente a tecnologia é uma aliada importante nesse quesito. Falaremos disso adiante.
Importância do quadro de pessoal para empresa
Organização deve ser uma palavra de ordem para quem quer prosperar em seu negócio. É nesse aspecto que encontramos a grande importância do quadro de pessoal.
Ele permite que estratégias sejam traçadas, de mudanças de rota à expansão de número de funcionários. Um quadro de pessoal bem estruturado permite o crescimento da empresa e a ditar quais são os próximos passos e conquistas.
O quadro de pessoal pode ajudar ainda o setor de Recursos Humanos a pensar a dinâmica da empresa, a valorização pessoal, e qual o valor daquele capital humano. É importante para o gestor e, ao mesmo tempo, para o funcionário.
Benefícios de um bom quadro de pessoal
Ter um quadro de pessoal eficiente e que funcione traz muitos benefícios para a empresa.O primeiro é o aumento da produtividade. Se o quadro é eficiente e define exatamente qual o papel fundamental daquele colaborador para a organização, isso faz com que cada peça se encaixe e os times trabalhem bem.
As tarefas ficam bem definidas, o acompanhamento por parte do gestor fica mais fácil e presente e assim os colaboradores se sentem mais estimulados. Também diminui a rotatividade dentro da empresa.
Com estímulos, clareza da gestão e acompanhamento de perto, o engajamento aumenta e a rotatividade diminui. Isso impacta diretamente as contas, bem como no clima da própria organização. Afinal, alta rotatividade gera sensações de incertezas e sua empresa pode ser apenas um trampolim de talentos.
Por fim, um outro benefício é uma maior clareza de gastos com pessoal. Ou seja, a gestão fica muito mais eficaz quando os dados e gastos com os times estão organizados, estruturados e até com automações aplicadas. Isso dá muito mais segurança na tomada de decisões.
Bitrix24: a ferramenta ideal para o seu RH
O quadro de pessoal é realmente um aspecto importantíssimo de uma empresa. Com ele, você consegue mensurar como está o funcionamento do negócio e monitorar o trabalho individual de cada colaborador.
Se você precisa de uma plataforma que auxilie no processo de controle do quadro de pessoal, o Bitrix24 é, sem dúvidas, a melhor opção. Essa ferramenta é ideal para o seu RH, já que possui recursos capazes de expor inúmeros dados da equipe empresarial. Isso ajuda na organização e na tomada de decisões de RH, quesitos que são fundamentais em uma corporação.
Dicas de como criar o quadro de pessoal da sua empresa
Agora que você já sabe dos benefícios, já deve estar com vontade de criar o quadro de pessoal da sua empresa. Para te ajudar, separamos uma lista com algumas dicas:
- Reúna os dados de cada empregado. Essencial que se tenha com clareza e fácil acesso o setor, o cargo, o salário, o tempo de casa, carga horária;
- Desenhe um quadro de pessoal ideal para sua empresa. Tenha-o como uma meta inicial. Ele vai ser importante para alinhar as expectativas e traçar os passos para atingi-lo;
- Certifique que nenhuma área esteja sobrecarregada e que o profissional tenha sua função bem definida;
- Defina critérios e tenha métodos. Isso é importante para que você consiga dar prosseguimento com o acompanhamento desse quadro;
- E por falar em acompanhamento, a última dica para criar o quadro de pessoal é ter ferramentas de automatização de processos que ofereçam clareza de dados para o gestor e o acompanhamento das tarefas do pessoal. Para isso, tenha a tecnologia como aliada.
Expansão do quadro de pessoal: o que considerar
Expandir o quadro de pessoal pode ser um sinal que a empresa está prosperando. Porém, como já mostramos em outras ocasiões, uma equipe grande não necessariamente representa maior lucratividade. Por isso, a expansão do quadro de pessoal deve ser feita de forma estratégica.
Para isso, é importante considerar alguns fatores. O primeiro são os processos. É importante ver se a sua equipe está qualificada para todos os processos ou se precisa de talentos com novas skills, bem como se os processos existentes estão sendo feitos sem sobrecarregar a equipe.
É importante, claro, levar os custos em consideração. Por isso, é preciso saber qual o grau de experiência dos possíveis novos funcionários e se a saúde financeira da sua empresa permitirá remunerá-los como deve (inclusive os benefícios).
Considere também a estrutura do seu time e a hierarquia. É importante a valorização dos talentos existentes. Veja se não é a oportunidade de movimentar alguém internamente, dando novos desafios, responsabilidades e promoções.
Redução do quadro de pessoal: o que considerar
Reduzir o número de funcionários nunca é uma tarefa fácil. Por isso, a redução do quadro de pessoal também deve ser feita após muita análise estratégica. O primeiro ponto a se considerar é novamente os processos. Aqueles que são imprescindíveis, continuarão a ser abraçados pela equipe que permanecer? Esses funcionários possuem o conhecimento e as habilidades necessárias?
Em paralelo, é importante a análise financeira. Sua empresa pode estar enfrentando crise e essa ação se torna necessária para que maiores danos não aconteçam.É necessário também analisar o comportamento daquele funcionário. O cumprimento de horários, a produtividade, comprometimento com as metas, desenvolvimento individual, entre outros.
Dicas para valorizar o quadro de pessoal
Visando que sua organização seja considerada um local que valoriza o colaborador e retêm seus talentos, separamos 3 dicas de como valorizar o quadro de pessoal. Plano de desenvolvimento Individual
O Plano de desenvolvimento individual, também conhecido como PDI, é uma metodologia que o RH e as lideranças da empresa fazem em conjunto com o colaborador.
É uma forma de ajudar aquele trabalhador a atingir os objetivos, a casar o seu desenvolvimento individual e sua formação contínua com o sucesso da empresa. Esse plano traça um caminho para a carreira.
Esse plano visa desenvolver competências, traçar as metas para funcionários e empresas, além de definir um cronograma de ações e entregas. Isso será a base para futuras valorizações e promoções.
Invista em treinamentos e equipamentos
Além do PDI é importante que sua empresa ofereça condições para que esse desenvolvimento aconteça. Por isso, o investimento em equipamentos, ferramentas, tecnologia e uma formação continuada são primordiais.
Assim, sua organização e seus colaboradores estarão sempre atualizados com o que o mercado pede, e todo mundo sai beneficiado. É necessário que isso seja encarado, de fato, como um investimento, e não como um mero gasto. Mostre ao pessoal que você acredita e valoriza o trabalho que tem sido desenvolvido.
Invista em segurança e bem-estar
Certifique que sua equipe possui toda a estrutura de segurança e bem-estar, nos termos mais amplos que cada uma dessas palavras possam significar.
Oferecer um ambiente de trabalho seguro, que permite que o funcionário faça seu trabalho sem uma pressão excessiva, que preze pelo bem-estar mental e físico de cada um é peça chave para o sucesso do seu time.
Dicas de como apresentar um estudo de quadro de pessoal
Agora que você já sabe tudo sobre o quadro de pessoal, é importante saber como apresentar um estudo desse quadro.
O cerne dessa ação deve ser: dados. Isso significa que sua apresentação deve estar bem embasada. Ao longo do texto, buscamos mostrar como o quadro pessoal deve ser rico de informações para que ele possa, enfim, desempenhar o importante papel que ele tem dentro da sua organização.
Ter dados concisos e de fácil acesso ajudará, inclusive, a tomar decisões importantes, tal como a expansão ou redução do quadro pessoal.Outra dica é que esse processo pode ser automatizado.
Isso significa que você, gestor, não precisa ficar preenchendo planilhas e documentos em excesso. O ideal é que você tenha acesso a relatórios completos obtidos através de uma ferramenta eficaz.
Para isso, o Bitrix24, um sistema que já impactou mais de 12 milhões de empresas no mundo, pode te ajudar. Através do sistema do Bitrix24, você acompanha as tarefas da sua equipe e faz uma gestão de pessoas com muito mais eficiência. Tenha isso com automatização de etapas e centralização das informações.
Somos a maior parceira da Plataforma Bitrix24 da América Latina, com um time altamente qualificado para realizar a transformação digital em seu setor de Recursos Humanos. Fale com a nossa equipe agora mesmo!
Importância das leis trabalhistas para o quadro de pessoal
As leis trabalhistas constituem um aspecto bem importante e que nunca pode ser ignorado por uma empresa. Para o quadro de pessoal, essa necessidade fica ainda mais visível, já que dialoga, diretamente, com cada funcionário e colaborador.
Isso pode ser explicado porque, ao seguir as leis trabalhistas e valorizar a sua equipe, seu negócio terá um time mais motivado e produtivo. Além disso, você também não enfrentará problemas judiciais no setor trabalhista.
Então, certifique-se de que o departamento de RH da sua empresa esteja a par e tenha um conhecimento aprofundado das leis trabalhistas, de sua importância e das melhores maneiras para cumpri-las.
Dicas para melhorar a gestão de pessoal
Se o seu empreendimento enfrenta problemas relativos à gestão de pessoal, há diversas maneiras de solucioná-los. Veja algumas dicas que, sem dúvidas, irão te ajudar:
- Esteja aberto a receber feedbacks quanto ao ambiente de trabalho e os processos empresariais e incentive os colaboradores a darem sua opinião sincera. Assim, sua equipe sentirá engajada e poderá contribuir ativamente para o crescimento da empresa;
- Dê feedbacks aos funcionários, para que saibam os pontos positivos de suas tarefas e descubram os aspectos que precisam de melhorias;
- Programe e agende treinamentos, palestras e ações que visem o desenvolvimento pessoal e profissional do time. Isso qualifica, capacita e motiva cada um dos seus colaboradores;
- Mantenha a comunicação interna do seu empreendimento sempre ativa e clara, evitando falhas comunicativas e mal entendidos. Dessa forma, as informações serão passadas de modo assertivo entre os funcionários.
Saiba como deve ser elaborado o controle quadro pessoal
O controle de quadro pessoal é um aspecto fundamental na saúde de um negócio. É necessário monitorar as ações dos colaboradores e ter certa noção sobre o rendimento e as tarefas de cada um deles.
Para que esse controle ocorra de modo correto e assertivo, ele deve ser elaborado com a utilização de plataformas virtuais que se adequem à rotina administrativa da sua empresa. Além disso, o uso de softwares especializados nesse tipo de controle também é muito interessante, já que possibilita o monitoramento de ponto digital e a identificação de faltas, atrasos e horas extras.
A definição de metas também deve ser colocada em prática, já que motiva a equipe e a torna mais produtiva. Assim, também é possível acompanhar o andamento e a execução dos trabalhos, podendo realizar ajustes pontuais e analisar os resultados.
Fora isso, a atualização e o monitoramento do banco de informações da empresa são ações essenciais. Elas mostram a evolução dos processos, as mudanças ocorridas na empresa e o desempenho dos colaboradores.
Dicas Bônus para melhorar o controle quadro pessoal
Mesmo com todas essas dicas você ainda encontra dificuldades para controlar o quadro de pessoal da sua empresa? Se sim, fique tranquilo, pois ainda há dicas bônus que te ajudarão a melhorar esse monitoramento. Confira:
- Ouças os seus colaboradores (as suas sugestões, os seus feedbacks e as suas reclamações);
- Tenha uma comunicação constante com os outros setores da organização
- Incentive e promova a interação entre os colaboradores (happy hours, dinâmicas, comemoração de aniversários e etc.);
- Sempre dê prioridade ao recrutamento interno quando surgir novas vagas.
Principais rotinas e funções do departamento pessoal (DP)
A rotina de departamento pessoal, apesar de muito importante, nem sempre é conhecida pelas pessoas em geral. Esse setor é responsável por cuidar de questões burocráticas de uma empresa, então acaba sendo uma parte administrativa fundamental para a saúde do empreendimento.
Se você faz parte do grande grupo de indivíduos que não sabem o que o departamento pessoal executa, descubra quais são as principais rotinas e funções do DP:
- Faz a gestão da folha de pagamento;
- Auxilia os setores no planejamento de férias;
- Define metas;
- Garante o controle de horários;
- Oficializa demissões;
- Participa do processo de admissão de colaboradores;
- Apura o ponto;
- Controla os impostos.
