Olhar para o quadro de pessoal da sua empresa, ver seu funcionamento e traçar estratégias de valorização é de extrema importância para a saúde do seu negócio. Para quem está à frente de uma organização, é importante ter além desses valores, uma visão geral e estratégica sobre o quadro de funcionários e suas atividades.

Nesse artigo, preparamos um guia completo de como melhorar sua gestão através do quadro de pessoal. Você vai saber o que é, sua importância, benefícios e como trabalhar com essa metodologia. Confira!

Saiba o que é um quadro de pessoal

O quadro de pessoal vai muito além do coletivo de colaboradores da sua empresa, sendo uma forma de organizar o gerenciamento dos funcionários, levando em consideração a quantidade dessas pessoas, como elas se distribuem nos diferentes times, quais as funções de cada uma, sua posição e sua função.

Dessa forma, é possível enxergar cada colaborador como uma engrenagem importante e valiosa para que a máquina da sua organização funcione com maestria. Ter uma boa estrutura de quadro de pessoal auxilia e muito o gestor a ter controle e tomar decisões.

Um quadro de pessoal pode ser aplicado em diferentes plataformas e superfícies, a depender do tamanho e da complexidade do seu negócio. Felizmente a tecnologia é uma aliada importante nesse quesito. Falaremos disso adiante.

Importância do quadro de pessoal para empresa

Organização deve ser uma palavra de ordem para quem quer prosperar em seu negócio. É nesse aspecto que encontramos a grande importância do quadro de pessoal. 

Ele permite que estratégias sejam traçadas, de mudanças de rota à expansão de número de funcionários. Um quadro de pessoal bem estruturado permite o crescimento da empresa e a ditar quais são os próximos passos e conquistas.

O quadro de pessoal pode ajudar ainda o setor de Recursos Humanos a pensar a dinâmica da empresa, a valorização pessoal, e qual o valor daquele capital humano. É importante para o gestor e, ao mesmo tempo, para o funcionário.

Benefícios de um bom quadro de pessoal

Ter um quadro de pessoal eficiente e que funcione traz muitos benefícios para a empresa.O primeiro é o aumento da produtividade. Se o quadro é eficiente e define exatamente qual o papel fundamental daquele colaborador para a organização, isso faz com que cada peça se encaixe e os times trabalhem bem.

As tarefas ficam bem definidas, o acompanhamento por parte do gestor fica mais fácil e presente e assim os colaboradores se sentem mais estimulados. Também diminui a rotatividade dentro da empresa.

Com estímulos, clareza da gestão e acompanhamento de perto, o engajamento aumenta e a rotatividade diminui. Isso impacta diretamente as contas, bem como no clima da própria organização. Afinal, alta rotatividade gera sensações de incertezas e sua empresa pode ser apenas um trampolim de talentos.

Por fim, um outro benefício é uma maior clareza de gastos com pessoal. Ou seja, a gestão fica muito mais eficaz quando os dados e gastos com os times estão organizados, estruturados e até com automações aplicadas. Isso dá muito mais segurança na tomada de decisões.

Dicas de como criar o quadro de pessoal da sua empresa

Agora que você já sabe dos benefícios, já deve estar com vontade de criar o quadro de pessoal da sua empresa. Para te ajudar, separamos uma lista com algumas dicas:

• Reúna os dados de cada empregado. Essencial que se tenha com clareza e fácil acesso o setor, o cargo, o salário, o tempo de casa, carga horária;
• Desenhe um quadro de pessoal ideal para sua empresa. Tenha-o como uma meta inicial. Ele vai ser importante para alinhar as expectativas e traçar os passos para atingi-lo;
• Certifique que nenhuma área esteja sobrecarregada e que o profissional tenha sua função bem definida;
• Defina critérios e tenha métodos. Isso é importante para que você consiga dar prosseguimento com o acompanhamento desse quadro;
• E por falar em acompanhamento, a última dica para criar o quadro de pessoal é ter ferramentas de automatização de processos que ofereçam clareza de dados para o gestor e o acompanhamento das tarefas do pessoal. Para isso, tenha a tecnologia como aliada.

 

Expansão do quadro de pessoal: o que considerar

Expandir o quadro de pessoal pode ser um sinal que a empresa está prosperando. Porém, como já mostramos em outras ocasiões, uma equipe grande não necessariamente representa maior lucratividade. Por isso, a expansão do quadro de pessoal deve ser feita de forma estratégica.

Para isso, é importante considerar alguns fatores. O primeiro são os processos. É importante ver se a sua equipe está qualificada para todos os processos ou se precisa de talentos com novas skills, bem como se os processos existentes estão sendo feitos sem sobrecarregar a equipe.

É importante, claro, levar os custos em consideração. Por isso, é preciso saber qual o grau de experiência dos possíveis novos funcionários e se a saúde financeira da sua empresa permitirá remunerá-los como deve (inclusive os benefícios).

Considere também a estrutura do seu time e a hierarquia. É importante a valorização dos talentos existentes. Veja se não é a oportunidade de movimentar alguém internamente, dando novos desafios, responsabilidades e promoções.

Redução do quadro de pessoal: o que considerar

Reduzir o número de funcionários nunca é uma tarefa fácil. Por isso, a redução do quadro de pessoal também deve ser feita após muita análise estratégica. O primeiro ponto a se considerar é novamente os processos. Aqueles que são imprescindíveis, continuarão a ser abraçados pela equipe que permanecer? Esses funcionários possuem o conhecimento e as habilidades necessárias?

Em paralelo, é importante a análise financeira. Sua empresa pode estar enfrentando crise e essa ação se torna necessária para que maiores danos não aconteçam.É necessário também analisar o comportamento daquele funcionário. O cumprimento de horários, a produtividade, comprometimento com as metas, desenvolvimento individual, entre outros.

Dicas para valorizar o quadro de pessoal

Visando que sua organização seja considerada um local que valoriza o colaborador e retêm seus talentos, separamos 3 dicas de como valorizar o quadro de pessoal. Plano de desenvolvimento Individual

O Plano de desenvolvimento individual, também conhecido como PDI, é uma metodologia que o RH e as lideranças da empresa fazem em conjunto com o colaborador.

É uma forma de ajudar aquele trabalhador a atingir os objetivos, a casar o seu desenvolvimento individual e sua formação contínua com o sucesso da empresa. Esse plano traça um caminho para a carreira.

Esse plano visa desenvolver competências, traçar as metas para funcionários e empresas, além de definir um cronograma de ações e entregas. Isso será a base para futuras valorizações e promoções.

Invista em treinamentos e equipamentos

Além do PDI é importante que sua empresa ofereça condições para que esse desenvolvimento aconteça. Por isso, o investimento em equipamentos, ferramentas, tecnologia e uma formação continuada são primordiais.

Assim, sua organização e seus colaboradores estarão sempre atualizados com o que o mercado pede, e todo mundo sai beneficiado. É necessário que isso seja encarado, de fato, como um investimento, e não como um mero gasto. Mostre ao pessoal que você acredita e valoriza o trabalho que tem sido desenvolvido.

Invista em segurança e bem-estar

Certifique que sua equipe possui toda a estrutura de segurança e bem-estar, nos termos mais amplos que cada uma dessas palavras possam significar. 

Oferecer um ambiente de trabalho seguro, que permite que o funcionário faça seu trabalho sem uma pressão excessiva, que preze pelo bem-estar mental e físico de cada um é peça chave para o sucesso do seu time.

Dicas de como apresentar um estudo de quadro de pessoal

Agora que você já sabe tudo sobre o quadro de pessoal, é importante saber como apresentar um estudo desse quadro. 

O cerne dessa ação deve ser: dados. Isso significa que sua apresentação deve estar bem embasada. Ao longo do texto, buscamos mostrar como o quadro pessoal deve ser rico de informações para que ele possa, enfim, desempenhar o importante papel que ele tem dentro da sua organização.

Ter dados concisos e de fácil acesso ajudará, inclusive, a tomar decisões importantes, tal como a expansão ou redução do quadro pessoal.Outra dica é que esse processo pode ser automatizado.

Isso significa que você, gestor, não precisa ficar preenchendo planilhas e documentos em excesso. O ideal é que você tenha acesso a relatórios completos obtidos através de uma ferramenta eficaz. 

Para isso, o Bitrix24, um sistema que já impactou mais de 12 milhões de empresas no mundo, pode te ajudar. Através do sistema do Bitrix24, você acompanha as tarefas da sua equipe e faz uma gestão de pessoas com muito mais eficiência. Tenha isso com automatização de etapas e centralização das informações. 

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