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Controle de quadro de pessoal: importância, dicas para valorizar e gerir

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Sobre uma mão aberta há bonecos representando homens e mulheres em conexão como há em uma quadro de pessoal.

Olhar para o quadro de pessoal da sua empresa, ver seu funcionamento e traçar estratégias de valorização é de extrema importância para a saúde do seu negócio. Para quem está à frente de uma organização, é importante ter além desses valores, uma visão geral e estratégica sobre o quadro de funcionários e suas atividades.

Nesse artigo, preparamos um guia completo de como melhorar sua gestão através do quadro de pessoal. Você vai saber o que é, sua importância, benefícios e como trabalhar com essa metodologia. Confira!

Saiba o que é um quadro de pessoal

O quadro de pessoal vai muito além do coletivo de colaboradores da sua empresa, sendo uma forma de organizar o gerenciamento dos funcionários, levando em consideração a quantidade dessas pessoas, como elas se distribuem nos diferentes times, quais as funções de cada uma, sua posição e sua função.

Dessa forma, é possível enxergar cada colaborador como uma engrenagem importante e valiosa para que a máquina da sua organização funcione com maestria. Ter uma boa estrutura de quadro de pessoal auxilia e muito o gestor a ter controle e tomar decisões.

Um quadro de pessoal pode ser aplicado em diferentes plataformas e superfícies, a depender do tamanho e da complexidade do seu negócio. Felizmente a tecnologia é uma aliada importante nesse quesito. Falaremos disso adiante.

Importância do quadro de pessoal para empresa

Organização deve ser uma palavra de ordem para quem quer prosperar em seu negócio. É nesse aspecto que encontramos a grande importância do quadro de pessoal. 

Ele permite que estratégias sejam traçadas, de mudanças de rota à expansão de número de funcionários. Um quadro de pessoal bem estruturado permite o crescimento da empresa e a ditar quais são os próximos passos e conquistas.

O quadro de pessoal pode ajudar ainda o setor de Recursos Humanos a pensar a dinâmica da empresa, a valorização pessoal, e qual o valor daquele capital humano. É importante para o gestor e, ao mesmo tempo, para o funcionário.

Benefícios de um bom quadro de pessoal

Ter um quadro de pessoal eficiente e que funcione traz muitos benefícios para a empresa.O primeiro é o aumento da produtividade. Se o quadro é eficiente e define exatamente qual o papel fundamental daquele colaborador para a organização, isso faz com que cada peça se encaixe e os times trabalhem bem.

As tarefas ficam bem definidas, o acompanhamento por parte do gestor fica mais fácil e presente e assim os colaboradores se sentem mais estimulados. Também diminui a rotatividade dentro da empresa.

Com estímulos, clareza da gestão e acompanhamento de perto, o engajamento aumenta e a rotatividade diminui. Isso impacta diretamente as contas, bem como no clima da própria organização. Afinal, alta rotatividade gera sensações de incertezas e sua empresa pode ser apenas um trampolim de talentos.

Por fim, um outro benefício é uma maior clareza de gastos com pessoal. Ou seja, a gestão fica muito mais eficaz quando os dados e gastos com os times estão organizados, estruturados e até com automações aplicadas. Isso dá muito mais segurança na tomada de decisões.

Bitrix24: a ferramenta ideal para o seu RH

Um homem e duas mulheres analisando o quadro de pessoal em um notebook.

O quadro de pessoal é realmente um aspecto importantíssimo de uma empresa. Com ele, você consegue mensurar como está o funcionamento do negócio e monitorar o trabalho individual de cada colaborador. 

Se você precisa de uma plataforma que auxilie no processo de controle do quadro de pessoal, o Bitrix24 é, sem dúvidas, a melhor opção. Essa ferramenta é ideal para o seu RH, já que possui recursos capazes de expor inúmeros dados da equipe empresarial. Isso ajuda na organização e na tomada de decisões de RH, quesitos que são fundamentais em uma corporação.

Saiba fazer o controle de quadro de pessoal na prática 

O controle de quadro de pessoal, na teoria, parece ser super útil e funcional, não é mesmo? Mas, como realizá-lo na prática? É importante que você saiba essa resposta, pois só assim conseguirá monitorar o quadro da maneira correta e, consequentemente, alcançar bons resultados com essa ferramenta. 

Então, se deseja aplicar essa estratégia em sua empresa, fique tranquilo e preste atenção em como controlá-la. Para isso, você precisa: ouvir os seus colaboradores, contar com softwares de gestão de Recursos Humanos, manter a comunicação com todos os setores da empresa, promover a interação entre os funcionários e dar preferência ao recrutamento interno. 

Dessa forma, você com certeza irá desfrutar o melhor do quadro de pessoal e saberá exatamente como controlá-lo!

Dicas de como criar o quadro de pessoal da sua empresa

Agora que você já sabe dos benefícios, já deve estar com vontade de criar o quadro de pessoal da sua empresa. Para te ajudar, separamos uma lista com algumas dicas:

  • Reúna os dados de cada empregado. Essencial que se tenha com clareza e fácil acesso o setor, o cargo, o salário, o tempo de casa, carga horária;
  • Desenhe um quadro de pessoal ideal para sua empresa. Tenha-o como uma meta inicial. Ele vai ser importante para alinhar as expectativas e traçar os passos para atingi-lo;
  • Certifique que nenhuma área esteja sobrecarregada e que o profissional tenha sua função bem definida;
  • Defina critérios e tenha métodos. Isso é importante para que você consiga dar prosseguimento com o acompanhamento desse quadro;
  • E por falar em acompanhamento, a última dica para criar o quadro de pessoal é ter ferramentas de automatização de processos que ofereçam clareza de dados para o gestor e o acompanhamento das tarefas do pessoal. Para isso, tenha a tecnologia como aliada.

Expansão do quadro de pessoal: o que considerar

Expandir o quadro de pessoal pode ser um sinal que a empresa está prosperando. Porém, como já mostramos em outras ocasiões, uma equipe grande não necessariamente representa maior lucratividade. Por isso, a expansão do quadro de pessoal deve ser feita de forma estratégica.

Para isso, é importante considerar alguns fatores. O primeiro são os processos. É importante ver se a sua equipe está qualificada para todos os processos ou se precisa de talentos com novas skills, bem como se os processos existentes estão sendo feitos sem sobrecarregar a equipe.

É importante, claro, levar os custos em consideração. Por isso, é preciso saber qual o grau de experiência dos possíveis novos funcionários e se a saúde financeira da sua empresa permitirá remunerá-los como deve (inclusive os benefícios).

Considere também a estrutura do seu time e a hierarquia. É importante a valorização dos talentos existentes. Veja se não é a oportunidade de movimentar alguém internamente, dando novos desafios, responsabilidades e promoções.

Redução do quadro de pessoal: o que considerar

Reduzir o número de funcionários nunca é uma tarefa fácil. Por isso, a redução do quadro de pessoal também deve ser feita após muita análise estratégica. O primeiro ponto a se considerar é novamente os processos. Aqueles que são imprescindíveis, continuarão a ser abraçados pela equipe que permanecer? Esses funcionários possuem o conhecimento e as habilidades necessárias?

Em paralelo, é importante a análise financeira. Sua empresa pode estar enfrentando crise e essa ação se torna necessária para que maiores danos não aconteçam.É necessário também analisar o comportamento daquele funcionário. O cumprimento de horários, a produtividade, comprometimento com as metas, desenvolvimento individual, entre outros.

Dicas para valorizar o quadro de pessoal

Visando que sua organização seja considerada um local que valoriza o colaborador e retêm seus talentos, separamos 3 dicas de como valorizar o quadro de pessoal. Plano de desenvolvimento Individual

O Plano de desenvolvimento individual, também conhecido como PDI, é uma metodologia que o RH e as lideranças da empresa fazem em conjunto com o colaborador.

É uma forma de ajudar aquele trabalhador a atingir os objetivos, a casar o seu desenvolvimento individual e sua formação contínua com o sucesso da empresa. Esse plano traça um caminho para a carreira.

Esse plano visa desenvolver competências, traçar as metas para funcionários e empresas, além de definir um cronograma de ações e entregas. Isso será a base para futuras valorizações e promoções.

Invista em treinamentos e equipamentos

Duas mulheres em um escritório avaliam dados do quadro de pessoal em um tablet.

Além do PDI é importante que sua empresa ofereça condições para que esse desenvolvimento aconteça. Por isso, o investimento em equipamentos, ferramentas, tecnologia e uma formação continuada são primordiais.

Assim, sua organização e seus colaboradores estarão sempre atualizados com o que o mercado pede, e todo mundo sai beneficiado. É necessário que isso seja encarado, de fato, como um investimento, e não como um mero gasto. Mostre ao pessoal que você acredita e valoriza o trabalho que tem sido desenvolvido.

Invista em segurança e bem-estar

Certifique que sua equipe possui toda a estrutura de segurança e bem-estar, nos termos mais amplos que cada uma dessas palavras possam significar. 

Oferecer um ambiente de trabalho seguro, que permite que o funcionário faça seu trabalho sem uma pressão excessiva, que preze pelo bem-estar mental e físico de cada um é peça chave para o sucesso do seu time.

Dicas de como apresentar um estudo de quadro de pessoal

Agora que você já sabe tudo sobre o quadro de pessoal, é importante saber como apresentar um estudo desse quadro. 

O cerne dessa ação deve ser: dados. Isso significa que sua apresentação deve estar bem embasada. Ao longo do texto, buscamos mostrar como o quadro pessoal deve ser rico de informações para que ele possa, enfim, desempenhar o importante papel que ele tem dentro da sua organização.

Ter dados concisos e de fácil acesso ajudará, inclusive, a tomar decisões importantes, tal como a expansão ou redução do quadro pessoal.Outra dica é que esse processo pode ser automatizado.

Isso significa que você, gestor, não precisa ficar preenchendo planilhas e documentos em excesso. O ideal é que você tenha acesso a relatórios completos obtidos através de uma ferramenta eficaz. 

Para isso, o Bitrix24, um sistema que já impactou mais de 12 milhões de empresas no mundo, pode te ajudar. Através do sistema do Bitrix24, você acompanha as tarefas da sua equipe e faz uma gestão de pessoas com muito mais eficiência. Tenha isso com automatização de etapas e centralização das informações. 

Somos a maior parceira da Plataforma Bitrix24 da América Latina, com um time altamente qualificado para realizar a transformação digital em seu setor de Recursos Humanos. Fale com a nossa equipe agora mesmo!

Importância das leis trabalhistas para o quadro de pessoal

As leis trabalhistas constituem um aspecto bem importante e que nunca pode ser ignorado por uma empresa. Para o quadro de pessoal, essa necessidade fica ainda mais visível, já que dialoga, diretamente, com cada funcionário e colaborador. 

Isso pode ser explicado porque, ao seguir as leis trabalhistas e valorizar a sua equipe, seu negócio terá um time mais motivado e produtivo. Além disso, você também não enfrentará problemas judiciais no setor trabalhista.  

Então, certifique-se de que o departamento de RH da sua empresa esteja a par e tenha um conhecimento aprofundado das leis trabalhistas, de sua importância e das melhores maneiras para cumpri-las. 

Dicas para melhorar a gestão de pessoal

Se o seu empreendimento enfrenta problemas relativos à gestão de pessoal, há diversas maneiras de solucioná-los. Veja algumas dicas que, sem dúvidas, irão te ajudar: 

  • Esteja aberto a receber feedbacks quanto ao ambiente de trabalho e os processos empresariais e incentive os colaboradores a darem sua opinião sincera. Assim, sua equipe sentirá engajada e poderá contribuir ativamente para o crescimento da empresa;
  • Dê feedbacks aos funcionários, para que saibam os pontos positivos de suas tarefas e descubram os aspectos que precisam de melhorias;
  • Programe e agende treinamentos, palestras e ações que visem o desenvolvimento pessoal e profissional do time. Isso qualifica, capacita e motiva cada um dos seus colaboradores; 
  • Mantenha a comunicação interna do seu empreendimento sempre ativa e clara, evitando falhas comunicativas e mal entendidos. Dessa forma, as informações serão passadas de modo assertivo entre os funcionários.

Saiba como deve ser elaborado o controle quadro pessoal

Homem digitando em seu notebook acima, imagens em holograma de figuras relacionadas as trabalhistas no quadro de pessoal: balança, martelo, documentos.

O controle de quadro pessoal é um aspecto fundamental na saúde de um negócio. É necessário monitorar as ações dos colaboradores e ter certa noção sobre o rendimento e as tarefas de cada um deles. 

Para que esse controle ocorra de modo correto e assertivo, ele deve ser elaborado com a utilização de plataformas virtuais que se adequem à rotina administrativa da sua empresa. Além disso, o uso de softwares especializados nesse tipo de controle também é muito interessante, já que possibilita o monitoramento de ponto digital e a identificação de faltas, atrasos e horas extras. 

A definição de metas também deve ser colocada em prática, já que motiva a equipe e a torna mais produtiva. Assim, também é possível acompanhar o andamento e a execução dos trabalhos, podendo realizar ajustes pontuais e analisar os resultados. 

Fora isso, a atualização e o monitoramento do banco de informações da empresa são ações essenciais. Elas mostram a evolução dos processos, as mudanças ocorridas na empresa e o desempenho dos colaboradores.  

Dicas Bônus para melhorar o controle quadro pessoal

Mesmo com todas essas dicas você ainda encontra dificuldades para controlar o quadro de pessoal da sua empresa? Se sim, fique tranquilo, pois ainda há dicas bônus que te ajudarão a melhorar esse monitoramento. Confira:

  • Ouças os seus colaboradores (as suas sugestões, os seus feedbacks e as suas reclamações);
  • Tenha uma comunicação constante com os outros setores da organização 
  • Incentive e promova a interação entre os colaboradores (happy hours, dinâmicas, comemoração de aniversários e etc.);
  • Sempre dê prioridade ao recrutamento interno quando surgir novas vagas.

Principais rotinas e funções do departamento pessoal (DP)

A rotina de departamento pessoal, apesar de muito importante, nem sempre é conhecida pelas pessoas em geral. Esse setor é responsável por cuidar de questões burocráticas de uma empresa, então acaba sendo uma parte administrativa fundamental para a saúde do empreendimento. 

Se você faz parte do grande grupo de indivíduos que não sabem o que o departamento pessoal executa, descubra quais são as principais rotinas e funções do DP:

  • Faz a gestão da folha de pagamento;
  • Auxilia os setores no planejamento de férias;
  • Define metas;
  • Garante o controle de horários; 
  • Oficializa demissões;
  • Participa do processo de admissão de colaboradores; 
  • Apura o ponto; 
  • Controla os impostos.

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