Gestão de marketing e vendas data-driven: como usar o Bitrix24.CRM para encontrar oportunidades

Entender que um CRM pode oferecer insights para times comerciais pode ajudar a escalar suas vendas. Conheça os segredos da plataforma para guiar suas decisões com base em dados.

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Automatizar processos ainda tem sido a prioridade de muitas equipes comerciais quando contratam o Bitrix24.CRM. O que muita gente esquece – ou ainda não percebeu – é que a plataforma tem potencial para orientar com eficiência uma gestão de marketing e vendas data-driven.

Como está a performance da equipe? Quais os gargalos da sua operação comercial? No dia a dia, enquanto seus vendedores estão envolvidos em  atividades de follow-up e negociação, aos poucos o CRM vai sendo populado com dados de leads, oportunidades, clientes e – vale lembrar – desempenho dos próprios vendedores. 

Esses dados, se analisados posteriormente, podem ajudar a identificar oportunidades e evitar prejuízos na sua operação.

Neste artigo você vai aprender como usar o Bitrix24.CRM como uma ferramenta data-driven para equipes comerciais e ainda descobrir como usar os dados que você já tem em análises de Business Intelligence.

Gestão de vendas data-driven: Cenário, cultura e principais benefícios

Aqui no Brasil é comum associar a gestão data-driven com estratégias de marketing, mas equipes de vendas também podem – ou melhor, devem – tomar decisões por meio dos dados que coletam todos os dias.

Se você ainda acha que não alcançou o que seria o ideal para ter uma gestão orientada por dados, não se preocupe. A pesquisa do Bi-Survey.com realizada em 2020, traz uma informação que pode explicar isso:

“Em média, as organizações usam apenas 50% de todas as informações disponíveis para a tomada de decisões”.

Por que isso acontece? Bem, algumas hipóteses são a falta de cultura data-driven, ferramentas de análise adequadas e até mesmo a dificuldade de entender onde e como usar esses dados ao longo do processo comercial.

Isso é extremamente preocupante, principalmente quando levamos em conta que o mercado muda muito rapidamente, seja em termos do comportamento do consumidor ou riscos como uma pandemia global, que recentemente obrigou que muitas equipes comerciais se adaptassem para não paralisar a operação.

Mas onde estão esses dados que tanto estamos falando? Arrisco dizer que armazenados em todas tecnologias que você utiliza no processo comercial e, também, nas interações com leads e oportunidades que você está deixando de coletar. 

Para entender melhor esta última colocação, pense o seguinte: digamos que seus vendedores usam o WhatsApp, mas as interações com as oportunidades não são registradas no CRM. Como mapear isso num processo comercial ou ainda, torná-lo automatizado? É preciso ficar alerta pois, assim como esse exemplo, existem outras situações que você pode estar deixando de aproveitar. 

O que vale aqui é revisar seu processo comercial com o objetivo de identificar esses gaps.

Já o CRM é uma das principais fontes de dados do time comercial e, quando ele é o coração de toda a operação – registrando ligações, as atividades de cada vendedor ou interações em redes sociais e chats como faz o Bitrix24 – torna-se a principal fonte de insights de uma equipe de vendas com cultura data-driven. Essas equipes normalmente possuem as seguintes características:

✔️ Tomada de decisões mais rápidas;

✔️ Vendedores proativos em identificar oportunidades;

✔️ Otimização constante do processo comercial;

✔️ Capacidade de identificar riscos para a operação antes que eles se concretizem;

✔️ Identificam com facilidade canais e métodos que mais trazem retorno;

✔️ É uma equipe de vendas de alta performance e acima da média do mercado;

✔️ Os vendedores têm autonomia para tomar decisões que possam deixá-los mais próximos de bater as metas;

✔️ Transparência em toda a operação;

✔️ Destacam-se entre as outras equipes da empresa.

✔️ Conseguem identificar o que torna o ciclo de vendas mais rápido;

✔️ São abertos a sugestões de melhorias para extrapolar o potencial;

✔️ Influenciam na tomada de decisão de outros aspectos do negócio;

Mas para alcançar uma gestão de vendas data-driven é preciso estar aberto à realização de testes, viu? Não adianta ter dados, gráficos bonitos, mas não colocar eles à prova no mundo real. 

Agora que você já sabe onde estão os dados que você precisa, como otimizar esse captura e como isso vai influenciar no desempenho da sua equipe, vamos ver como na prática eles podem ser analisados no Bitrix24.

Indicadores comerciais que você pode acompanhar pelo Bitrix24.CRM

Diferente de alguns CRMs, o Bitrix24 possui uma parte de relatórios, que transforma os dados coletados e as ações realizadas no dia a dia pelos vendedores em indicadores de performance da operação.

Clicando em “Análises” no menu superior do CRM, a primeira tela que você encontra é a Análise do Lead, que mostrará o estado do seu Funil de Vendas e o desempenho individual de cada vendedor.

O pulo do gato está em utilizar os filtros disponíveis para entender o comportamento do seu funil. 

Por exemplo, você pode selecionar um período personalizado para obter uma visualização geral e identificar qual canal ou etapa do fluxo de cadência apresentam melhor desempenho, precisam de otimização ou simplesmente podem ser descartados da sua estratégia de follow-up.

Você também pode fazer outras combinações de filtros para analisar outros aspectos como leads repetidos, qual o canal e etapa de melhor desempenho dos seus vendedores, etc.

Na mesma página você também pode visualizar facilmente o desempenho individual de cada vendedor. 

O Bitrix24.CRM mostra a quantidade de leads ativos (aqueles que estão sendo trabalhados atualmente pelo vendedor), convertidos, descartados, perdidos e também a taxa de conversão de cada um. 

Essas informações podem auxiliar o gestor, por exemplo, em reuniões individuais para trabalhar o desempenho do colaborador e até mesmo precise especializar o time para que cada vendedor se dedique exclusivamente a um canal ou segmento de mercado.

Já em Vendas, você encontra as mesmas informações, mas tendo como base os negócios conquistados. Aqui você tem um número real da receita e também a tendência para o fechamento do mês – dados importantes para adaptar a estratégia comercial com a rapidez necessária para alcançar os resultados desejados.

O funil de cada vendedor, nesse caso, muda um pouco: Número de Leads, Número de Negócios, Negócios Perdidos e total de negócios gerados.

Em Plano de Vendas é possível configurar as metas de cada vendedor para um acompanhamento rápido no dia a dia. São dois tipos: número de vendas que precisa ser atingido e número de negócios que precisam ser alcançados dentro de determinado período.

Em Tendências de Vendas, você terá ganho em valor, taxa de conversão, valor perdido, perdas e, usando esses indicadores, o próprio Bitrix24 mostra como está o desempenho de cada vendedor.

Você também pode comparar o desempenho das vendas com períodos anteriores. Basta clicar em Comparação e usar os filtros disponíveis para segmentar de acordo com a sua necessidade.

Em Desempenho por Vendedor você tem um relatório mais direto. São mostrados indicadores como ganho, valor e conversão, o que torna mais visual para comparar o desempenho dos seus vendedores. Com esses dados você pode responder aquela famosa pergunta: O que este vendedor está fazendo que está gera mais lucro do que os outros? Descobrindo a resposta, você pode começar a replicar as ações para todo o time.

No Relatório de Clientes, você pode tirar entender o ICP daqueles que são regulares e aqueles que são mais rentáveis. Com isso você pode melhorar melhorar suas abordagens ou usar os mesmos canais que estão trazendo os clientes mais interessantes para a sua carteira.

O relatório de Sales Intelligence – que também pode ser usado por times de marketing – mostra em detalhes as vendas por canais, calculando o ROI de publicidade e construindo um funil que conecta os esforços de marketing e vendas.

Como ter relatórios avançados do Bitrix24 em ferramentas de BI

Embora o Bitrix24 ofereça relatórios importantes para tornar visuais os dados do CRM, ainda assim pode apresentar limitações para times comerciais mais maduros

Atualmente pelo Bitrix24 não é possível cruzar todos os campos do CRM – principalmente os personalizados, que só fazem sentido para o seu negócio. 

webinar por que tomar decisões baseadas em dados? Dicas práticas no Bitrix24

Se você tem essa necessidade ou simplesmente prefere usar uma ferramenta de BI como Google Data Studio, Tableau ou Microsoft Power BI para fazer suas análises, saiba que é possível exportar os dados do Bitrix24.

No entanto, para ter esses dados à disposição será preciso, todas as vezes que você precisar atualizar seus dashboards:

  1. Exportar separadamente cada entidade – clientes, leads, negócios, empresas, atividades ou produtos;
  2. Gerar um documento no formato de planilha;
  3. Importar para a sua ferramenta de BI favorita.

Isso pode levar muito tempo e ainda, quando você terminar esse processo, muito provavelmente os dados já estarão desatualizados. Por isso, a melhor opção para quem quer extrair os dados do Bitrix24 e analisar em uma ferramenta de BI é automatizar esse processo.

Você pode usar o aplicativo Data Connector para isso. Com ele é possível exportar todos os dados do Bitrix24.CRM de uma vez só, enviar para um banco de dados e a partir daí conectar com a sua ferramenta de BI. 

Isso significa que você terá dados regularmente atualizados e dashboards personalizados para a necessidade do seu negócio. Gostou? Essa pode ser o passo a mais para evoluir ainda mais sua gestão de vendas data-driven.

Você já usa dados para guiar suas decisões de vendas? Conta pra gente nos comentários como isso tem ajudado a alcançar seus objetivos.

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